Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2015 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie 20.03.2015 –10.04.2015 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 51 (zw. dalej PP 51) w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w 2014 r., zwanego dalej ZFŚS.

Ocena kontrolowanych zagadnień, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07.05.2015 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 WKiAW pozytywnie ocenił obszary poddane kontroli (ocena pozytywna z uchybieniami).

Fundusz socjalny PP 51 w 2014 r. wyniósł 81.605,51 zł. Na tę kwotę złożyło się m.in.:

- stan konta na dzień 01.01.2014 r. – 7.344,10 zł,

- wpływy z tytułu spłacanych pożyczek mieszkaniowych – 23.597,61 zł,

- odpisy na fundusz 2014 r. – 50.354,00 zł,

- odsetki bankowe – 309,79 zł.

Wypłaty z funduszu w 2014 r. wyniosły 78.119,60 zł, na co złożyły się m.in.:

- pożyczki mieszkaniowe – 20.000,00 zł,

- świadczenia urlopowe nauczycieli – 13.270,37 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku indywidualnego pracowników – 13.952,65 zł,

- dofinansowanie do wypoczynku dzieci – 1.334,00 zł,

- pomoc finansowa – 23.760,00 zł,

- dofinansowanie do działalności kulturalno – oświatowej – 2.602,58 zł,

- zapomogi losowe i pomoc rzeczowa – 3.200,00 zł.

Od przyznanych świadczeń socjalnych zapłacono podatek dochodowy w łącznej kwocie 6.548,00 zł.

Ocena pozytywna dotyczyła przede wszystkim zgodności gospodarowania funduszem socjalnym z przyjętym Regulaminem ZFŚS z dnia 17 października 2011 r. i obowiązującymi przepisami oraz terminowości regulowania podatku dochodowego od wypłaconych świadczeń.

Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły natomiast poprawności naliczania podatku dochodowego od wypłaconych świadczeń.

II. Oceny cząstkowe

1. Zwiększenia i zmniejszenia ZFŚS.

Kontroli poddano:

1. 17. wniosków o dofinansowanie wypoczynku indywidualnego, którym objęci byli pracownicy PP 51 oraz 4. wnioski o dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży,
2. 6. wniosków o zapomogę losową i 1. wniosek o pomoc rzeczową (2. emerytów i 5. pracowników),
3. 77. wniosków o pomoc finansową w okresie świąt (56. wniosków pracowników i 21. wniosków emerytów),
4. 27. wniosków o dofinansowanie m.in. karnetów na basen i fitness, biletów do kina  i teatru, na koncert,
5. Wszystkie wyciągi bankowe konta ZFŚS z 2014 r.,
6. 4. protokoły z posiedzeń komisji socjalnej oraz notatkę.

W 2014 r. przyznano i wypłacono 5. pożyczek mieszkaniowych na łączną kwotę 20.000 zł. Za gospodarowanie środkami ZFŚS odpowiedzialny był dyrektor PP 51.

Stwierdzono, że uprzedni główny księgowy dokonał w 1. na 132 przypadki naliczenia i wypłaty świadczenia z tytułu „wczasów pod gruszą” w kwocie wyższej o 5,00 zł niż kwota przyznanego świadczenia i wydanej przez dyrektora, na podstawie protokołu z posiedzenia komisji socjalnej, dyspozycji finansowej. Według wyjaśnień dyrektora powyższe spowodowane było pomyłką pisarską głównego księgowego.

W rozdziale I obowiązującego w PP 51 Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przywołano nieaktualne podstawy prawne, tj. uchylone z dniem 18.03.2009 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Pozostałe naliczenia i wypłaty świadczeń socjalnych były dokonywane zgodnie z dyspozycjami finansowymi dyrektora PP 51. Konto 135 na dzień 31.12.2014 r. odzwierciedlało wszystkie operacje finansowe, jakie miały miejsce w funduszu socjalnym. W PP 51 obowiązywał regulamin określający zasady gromadzenia i wydatkowania środków z funduszu. Ze środków z funduszu korzystali nauczyciele, pracownicy administracji i obsługi, emeryci oraz członkowie rodzin ww. uposażonych. Przyznanie świadczenia każdorazowo uwzględniało kryterium dochodowe. W PP 51 spłaty rat pożyczek mieszkaniowych były bieżąco monitorowane. Wnioski o świadczenia z ZFŚS były kompletne, każdorazowo podpisane przez członków komisji socjalnej i zatwierdzone przez dyrektora.

WKiAW pomimo ww. uchybień pozytywnie ocenił gospodarowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych w powyższym zakresie.

2.  Podatek od świadczeń z ZFŚŚ

Od świadczeń socjalnych przyznanych w 2014 r. naliczony i odprowadzony został podatek dochodowy w łącznej wysokości 6.548 zł. Kontroli poddano 8. list płac ZFŚS i 4. dyspozycje finansowe. Podatek dochodowy od świadczeń naliczał główny księgowy.W okresie do dnia 30.06.2014 r. poprzedni, a od dnia 01.07.2014 r. obecny główny księgowy. Listy płac były zatwierdzone przez głównego księgowego i dyrektora PP 51.

Stwierdzono, że w 1. przypadku od świadczenia wypłaconego za zorganizowany wypoczynek dzieci do 18 lat został naliczony i odprowadzony podatek dochodowy w kwocie 91,00 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), zwanej dalej updof, według którego wolne od podatku dochodowego są dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów, i zimowisk (…) - dzieci i młodzieży do lat 18, z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezależnie od ich wysokości. Zgodnie z wyjaśnieniami głównego księgowego powyższe spowodowane było błędnym odczytaniem wieku dziecka, na wypoczynek którego przyznano dofinansowanie.

Stwierdzono również, że w 2. przypadkach od udzielonych pracownikom zapomóg losowych (w kwocie 500 zł każda) naliczono i odprowadzono podatek dochodowy w łącznej kwocie 154,00 zł, co było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 26 updof, według którego wolne od podatku dochodowego są zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2.280,00 zł. Za powyższe nieprawidłowości odpowiadał główny księgowy PP 51, w okresie do 30 czerwca 2014 r. uprzedni, a od 01 lipca 2014 r. obecny główny księgowy.

Świadczenia wypłacane emerytom były zwolnione z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 updof. Świadczenia socjalne powyżej kwoty 380 zł były opodatkowane zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof. Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były w terminach wskazanych w art. 42 ust. 1 updof.

WKiAW pomimo powyższych nieprawidłowości pozytywnie ocenił proces rozliczania świadczeń z ZFŚS z tytułu podatku dochodowego (ocena pozytywna z nieprawidłowościami).

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. wypłacanie świadczeń socjalnych w kwocie przyznanej przez komisję socjalną i zgodnej z dyspozycją finansową,
2. naliczanie podatku dochodowego od świadczeń socjalnych zgodnie z updof,
3. skorygowanie i wyrównanie pracownikom wypłat przyznanych świadczeń o kwoty z tytułu niesłusznie pobranego podatku dochodowego,
4. aktualizację Regulaminu Gospodarowania Środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pod kątem podstaw prawnych.