Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Nr kontroli: P/3/11

Gospodarka finansowo - księgowa za 2010 r.

Szkoła Podstawowa Nr 11, ul. E. Plater 20 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  24.01. – 18.02.2011 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 11 im. UNICEF-u ul. E. Plater 20 w Szczecinie, zw. dalej SP 11, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/3/11podpisanym w dniu 21 lutego 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.03.2011 r.

SP 11 prowadziła działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 3.180,37 zł, co stanowiło 41,3% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 4.232.356,65zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 SP 11 w 2010 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 433.415,03 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 2.975,24 zł).

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w SP 11 systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji. Obowiązująca polityka rachunkowości nie zawierała metod ustalania wyniku finansowego oraz daty rozpoczęcia eksploatacji stosowanego oprogramowania a także zasad systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.  Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 pkt 2, 3 i 4 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące metod ustalania wyniku finansowego i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej opisu systemu przetwarzania danych z określeniem wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji a także zasady systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.  Według standardów kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” oraz „Mechanizmy kontroli - mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF.2009.15.84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, dyrektor szkoły powinien zadbać o określenie w formie pisemnej informacji wynikających z przepisów uor.

Osobą odpowiedzialną w SP 11 za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W toku kontroli ksiąg inwentarzowych wykazano, że zapisy w nich zawarte nie umożliwiały identyfikacji wpisanego środka względem składnika majątku, inwentarz nie był oznakowany, co było niezgodne z § 3 pkt 6 obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej, według którego wyposażenie dane w użytkowanie musi być niezwłocznie oznakowane przez kierownika administracyjno – gospodarczego zgodnie z zapisem w księdze inwentarzowej, w celu uniemożliwienia jego zmiany i ułatwienia identyfikacji.

Nie był wykazany ponadto stan posiadanych środków w podziale na kategorie a poszczególne lata nie były podsumowane.W księgach inwentarzowych dokonywano skreśleń i zamazywań bez umieszczania daty i podpisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 1 uor, według którego zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany, a według art.24 ust. 1 uor księgi rachunkowe, w tym m.in. księgi pomocnicze (inwentarzowe) powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. W SP 11 osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był kierownik administracyjno - gospodarczy. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - nadzór” dyrektor szkoły powinien egzekwować od pracowników realizację obowiązujących w SP 11 zarządzeń wewnętrznych regulujących ww. zagadnienia.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2010r. ustalono, że na 32 skontrolowane dowody księgowe na łączną kwotę 301.513,27 zł:

  • Notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 15.744 zł (faktury nr: 1234/10 za wyposażenie szkolnych miejsc zabaw i F/25/01/2010 za ławki) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych, udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
  • W 6. przypadkach na łączną kwotę 149.084,58 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowanie w miesiącu wpływu faktury do SP 11 mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor i art. 23 ust. 2 uor pkt 1, 2 i 4, według których do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym a zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2010r. stwierdzono, że na 10 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 65.430,17 zł - notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 15.785,79 zł (faktury nr: 20/MKM/2010 za roletę materiałową, FV000802 za meble, 309/08/2010 za meble i 6705/311/10 za notebooka) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z zapisami ww. § 11 ust. 4 pkt 1, 2 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”, dyrektor szkoły powinien zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych.

Ustalono ponadto, że w dniu 17.02.2010 r. (WB 31) zostały zapłacone ustawowe odsetki za niezapłacone zobowiązanie wobec SEC-u (faktura za listopad 2009 r. w kwocie 23.774,31 zł) – nota odsetkowa nr 10035 na kwotę 107,74 zł. Powyższe naruszało art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w SP 11 proces ten przebiegał nieprawidłowo w zakresie spisywanych notatek służbowych. W wyniku analizy 6. objętych kontrolą umów stwierdzono, że wszystkie poprzedzone zostały analizą rynku, z której sporządzone zostały notatki służbowe zawierające szacunkową wartości zamówienia z podatkiem VAT wraz z jej równowartością w euro, co było niezgodne z art. 32 ust. 1 pzp, według którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

W toku kontroli dochodów budżetowych za 2010r. ustalono, że wynajem pomieszczeń w budynku SP 11 (sale lekcyjne, sala gimnastyczna) odbywał się według cen umownych. Nie funkcjonował cennik regulujący wysokość opłat za wynajmowane pomieszczenia, co stwarza ryzyko dowolności i braku jasnych kryteriów przy dysponowaniu zasobami szkoły. Według standardu „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” powinien zostać stworzony dokument wewnętrzny w celu uregulowania cen za wynajem i stworzenia tym samym mechanizmu kontroli wpływów.

Zatwierdzona przez dyrektor szkoły dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

  • procedury dotyczące zamówień publicznych i regulamin komisji przetargowej nie posiadały podstawy prawnej.
  • procedury dotyczące zamówień publicznych, regulamin komisji przetargowej, instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,  instrukcja inwentaryzacyjna i gospodarki kasowej, instrukcja obiegu dokumentów i podpisywania korespondencji nie wskazywały daty wejścia w życie.
  • Instrukcja obiegu dokumentów i podpisywania korespondencji, procedury dotyczące zamówień publicznych i regulamin komisji przetargowej nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 54 ust. 2 uofp, dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli 6 akt osobowych pracowników SP 11 oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń nie stwierdzono istotnych uchybień.  

Dyrektor szkoły zrealizowała w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

 

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

  1. uzupełnienie dostępnej dokumentacji o brakujące zapisy,
  2. przestrzeganie instrukcji inwentaryzacyjnej,
  3. ustalenie cennika i zasad wynajmu pomieszczeń SP 11,
  4. dostosowanie notatek służbowych z przeprowadzanych analiz rynku do obowiązujących przepisów,
  5. terminowe regulowanie zobowiązań.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2011/06/14, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2011/06/14 13:50:19
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2011/06/14 13:50:19 nowa pozycja