Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Nr kontroli: P/18/11

Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 6 Plac Mariacki 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 24.05. – 31.05.2011 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 6 pl. Mariacki 1 w Szczecinie, zw. dalej ZSO nr 6, w temacie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2010 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2010 r.) oraz realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/18/11podpisanym w dniu 31 maja 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 19 lipca 2011 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków
w wysokości 254.007,08 zł, tj. 5,3 % ogółu wydatków wykonanych w 2010 r. w wysokości 4.809.692,60 złstwierdzono, że:

Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:

W 3 z 39. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 4.002,04 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 33422/2010, 8874/2010, 15417/2010) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 23,25 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2.03.2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

18 z 39. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 111.830,77 zł (faktury nr: 49671/08/SR/10, 1750019279, 21179/04/SR/10, 16916/03/SR/10,43498/07/SR/10, 35835/06/SR/10, 1750017547, 1750018721, 1670002875, 1750018117, 1750020693, 1750016989, 1670001667, 1750019740, 1670002280, 29567/05/SR/10, 041157/01/SR/10, 07595/02/SR/10) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.)zwanej dalej uor,według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.

We wszystkich 39. objętych badaniem przypadkach zapis księgowy w księdze rachunkowej nie zawierał daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego, zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.

We wszystkich poddanych kontroli dokumentach księgowych (faktury i rachunki) stwierdzono brak informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS).Przez co nie można stwierdzić jednoznacznie, z jakich źródeł zostały sfinansowane ww. wydatki.

8 na 39. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 56.126,83 zł nie zawierało daty potwierdzenia ich kontroli pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym. Powyższe nie wyczerpuje znamion zapisu zawartego w && 3 i 5 obowiązującej w ZSO nr 6 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, według których kontrolujący w dowód dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności datę dokonania kontroli opatrując ją własnym podpisem.

Przy dokonywaniu wydatków na kwotę powyżej 3000 zł, w 1. przypadku na 5 poddanych badaniu, na kwotę 10.405 zł, nie sporządzono notatki służbowej z dokonania analizy rynku, w 2 przypadkach sporządzone notatki nie zawierały wartości szacunkowej zamówienia wraz ze wskazaniem średniego kursu euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 (zmienionego Zarządzeniem nr 340/10 z dnia 07.07.2010 r.) z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

Faktura nr 6/HA/2010 na kwotę 5.258,20 zł została wystawiona w rezultacie dokonania wyboru Wykonawcy na podstawie analizy rynku. Szacunkową wartość zamówienia w notatce służbowej z powyższej analizy ustalono w oparciu o kwotę brutto. Powyższe niezgodne było z odpowiednio stosowanymi postanowieniami art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( j.t. Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 ze zm.), wg którego podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Dodatkowow powyższej notatce służbowej szacunkową wartość zamówień przeliczono po niewłaściwym kursie euro, zastosowano kurs z dnia 16.03.2010 r. – 3,887 zł, co stoi w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta nr 235/08,według którego zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. W 2010 r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,839 zł i był określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23.12.2009 r. w sprawie średniego kursu w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 224, poz. 1796).

W przypadku objętych kontrolą umów na prace remontowe (wymiana okien) w budynku ZSO nr 6 na łączną kwotę 64.844,99 zł, Dyrektor ZSO nr 6 nie dopilnowała warunków § 4 pkt 1 umowy nie spisując protokołów przekazania placu budowy, od daty podpisania którego uzależniony był termin wykonania przedmiotu umowy.

Zatwierdzona przez Dyrektora ZSO nr 6 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

Zarządzenie Dyrektora ZSO nr 6 z 10.09.2008 r. w sprawie polityki rachunkowości i jej dokumentowania, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w ZSO nr 6 w Szczecinie oraz Instrukcja kasowa przywoływały nieaktualne podstawy prawne. Dodatkowo Instrukcja inwentaryzacyjna nie zawierała podstaw prawnych.

Zasady rachunkowości nie przywoływały metod ustalania wyniku finansowego, co naruszało art. 10 ust. 1 pkt 2 uor.

Wymienione poniżej dokumenty: Zarządzenie Dyrektora ZSO nr 6 z 10.09.2008 r. w sprawie polityki rachunkowości i jej dokumentowania, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów w ZSO nr 6 w Szczecinie, Procedury zamówień publicznych obowiązujące w ZSO nr 6 w Szczecinie oraz Zarządzenie Dyrektora ZSO nr 6 w Szczecinie z dn. 28.08.2010 r. w sprawie procedur kontroli zarządczej - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Na zapewnienie przez Dyrektora ZSO nr 6 rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, wskazują standardy kontroli zarządczej grupy C – Mechanizmy kontroli – pkt 14 lit. a i d szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, o którym mowa w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

Główny księgowy ZSO nr 6 spełniał wymogi określone art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), niezbędne do pełnienia funkcji głównego księgowego.

W 2010 r. Dyrektor ZSO nr 6 nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

W 2010 r. Dyrektor ZSO nr 6 zrealizowała. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
właściwą i kompletną kontrolę dowodów księgowych,
wymaganie potwierdzenia podpisem przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
każdorazowe informowanie WKiAW o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,
stosowanie procedur dot. zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2011/08/18, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2011/08/18 09:18:34

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2011/08/18 09:18:34	nowa pozycja