Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  20.10. – 21.11.2011 r. przeprowadził kontrolę
w Zespole Szkół Nr 8 w Szczecinie, ul. 3 Maja 1A, zwanym dalej ZS, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/45/11podpisanym w dniu 25 listopada 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia
6.12.2011 r.

ZS prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 4.957,92 zł, co stanowiło 66,1% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 4.879.161zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 ZS w 2010 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 215.731,54 zł, co stanowiło 79,2% zaplanowanej kwoty.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w ZS systemu rachunkowości stwierdzono, że pod kątem opracowanej dokumentacji jednostka spełniała wymogi nałożone na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor.

Osobą odpowiedzialną w ZS za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W trakcie kontroli wydatków budżetowych za 2010r. ustalono, że na 28 skontrolowanych dowodów księgowych na łączną kwotę 314.663,19 zł:

• W 12. przypadkach na łączną kwotę 133.181,76 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZS mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
• 5 objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 34.465,61 zł (faktury nr: 467/2010 za środki czystości, 13651/2010 za wodę i ścieki, 57/06/2010 za wymianę parkietu, 1750020746 za energię elektryczną, 4151097224 za wywóz śmieci) zostało zapłaconych po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 69,50 zł.
• W 2. przypadkach notatki służbowe do wydatków powyżej 3.000 zł brutto na łączną kwotę 35.289 zł (faktury nr: 172/09/2010 za dokumentację budowlaną do wymiany okien oraz 57/06/2010, 71/07/2010, 79/08/2010 za wymianę parkietu) nie zawierały informacji o szacunkowej wartości zamówienia bez podatku VAT wraz z jej równowartością
  w euro, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, notatka służbowa powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2010r. stwierdzono, że na 16 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 62.110,18 zł:

• W 11. przypadkach na łączną kwotę 54.989,63 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZS mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim, co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 20 ust. 1 uor. W jednym przypadku dowód na kwotę 254,29 zł wystawiony w grudniu 2009 r. został zaewidencjonowany w koszty stycznia 2010 r. co naruszało art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
• 4 objęte badaniem dowody księgowe na łączną kwotę 8.626,51 zł (faktury nr: EAB-4006243/2009 za prenumeratę, 3005/2010 za środki czystości, 4170034354 za niszczenie nośników danych, 7/2010 za usługi ksero) zostały zapłacone po terminie. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 64,35 zł.

  Według standardu kontroli zarządczej grupy C - „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” zawartego w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, Dyrektor ZS powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W wyniku kontroli zawartych umów najmu nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości.

Zatwierdzona przez Dyrektor ZS dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

• Instrukcja kasowa, instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych, procedury kontroli finansowej oraz zarządzenie w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej nie wskazywały daty wejścia w życie.
• Regulamin udzielania zamówień publicznych do 14 tys. euro, regulamin pracy komisji przetargowej oraz zarządzenie
  w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
• Nie został opracowany regulamin premiowania, co było niezgodne z  art. 8 ust. 2 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, według którego zasady podziału funduszu premiowego i przyznawania premii określa zakładowy regulamin premiowania, ustalony przez dyrektora szkoły w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, że co miesiąc naliczane i wypłacane były premie dla pracowników w stałej wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego, podczas gdy według § 12 ust. 1 obowiązującego w ZS regulaminu wynagradzania ustala się indywidualną premię miesięczną w wysokości do 20% wynagrodzenia zasadniczego. Powyższa „schematyczność”
w traktowaniu premii, w świetle braku opracowanego regulaminu premiowania określającego szczegółowe zasady przyznawania premii, spowodowała, że stała się ona stałym składnikiem wynagrodzenia i utraciła swój  indywidualny,
a zarazem motywacyjny charakter.

Dyrektor ZS nie poinformowała Prezydenta Miasta o przeprowadzonych w 2010 r. kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne
z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

Dyrektor ZS zrealizowała w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

             Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. przestrzeganie zapisów uor i zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin,
2. uzupełnienie dostępnej dokumentacji,
3. naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia głównego księgowego według zatwierdzonego angażu,
4. uregulowanie zasad przyznawania dodatkowych składników wynagrodzenia.