Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  6.04. – 10.05.2011 r. przeprowadził kontrolę w Domach Pomocy Społecznej: ul. Romera 21/29, ul. Krucza 17, ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie, zw. dalej odpowiednio: DPS (Romera), DPS (Krucza), DPS (Broniewskiego), w zakresie gospodarki finansowej ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości i celowości wydatkowania środków budżetowych oraz gospodarowania nimi w ramach planu finansowego w rozdz. 85202 w paragrafach rzeczowych: 4220, 4260, 4300 w latach 2009 – 2010. Wyniki kontroli przedstawione zostały w  protokołach kontroli podpisanych odpowiednio w dniach: DPS (Romera) - 3.06.2011 r., DPS (Krucza) – 2.06.2011 r., DPS (Broniewskiego) – 6.06.2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne,po uwzględnieniu postanowień uchwały Komisji Odwoławczej z dnia 07.09.2011 r., zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 5.10.2011 r.

Domy Pomocy Społecznej prowadziły działalność w formie jednostek budżetowych. Wydatki budżetowe w trzech kontrolowanych paragrafach wyniosły łącznie odpowiednio: w DPS (Romera) 1.601.001,99 zł w 2009 r. i 1.670.849,90 zł w 2010 r., w DPS (Krucza) 1.704.805,39 zł w 2009 r. i 1.821.703,57 zł w 2010 r. oraz w DPS (Broniewskiego) 498.643,78 zł w 2009 r. i 543.477,77 zł w 2010 r., co we wszystkich trzech jednostkach stanowiło 100% zaplanowanej kwoty.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niedostatecznej znajomości obowiązujących przepisów prawa ze strony jednostek kontrolowanych oraz niewystarczającego poziomu zabezpieczenia środków budżetowych w planie finansowym.

W toku kontroli wydatków budżetowych, tj. 205. dowodów księgowych na łączną kwotę 883.605,04 zł w DPS (Romera) za 2009 r. i 224. dowodów księgowych na łączną kwotę 957.151,22 zł za rok 2010, 198. dowodów księgowych na łączną kwotę 332.286,65 zł w DPS (Krucza) za 2009 r. i 371. dowodów księgowych na łączną kwotę 581.676,94 zł za rok 2010, 111. dowodów księgowych na łączną kwotę 99.179,95 zł w DPS (Broniewskiego) za 2009 r. i 105. dowodów księgowych na łączną kwotę 136.594,28 zł za rok 2010, ustalono, że:

1.  W DPS (Romera) główny księgowy nieprawidłowo ewidencjonował koszty ujmując dokumenty księgowe w księgach dopiero w momencie ich zapłaty (powstania wydatku), co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz z art. 23 ust. 2 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

2.  W DPS (Romera), 39 faktur z 2009 r. na łączną kwotę 413.037,50 zł oraz 38 faktur z 2010 r. na łączną kwotę 479.619,33 zł., główny księgowy ujął w księdze rachunkowej w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

3.  W DPS (Romera), w przypadku faktury nr 71671/12/SR/10 za energię cieplną na kwotę 5.006,20 zł główny księgowy ewidencji dokonał w styczniu 2011 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2010 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. W DPS (Broniewskiego) w przypadku faktur nr: 2/08/12/000032/03/K z 2008 r. za gaz na kwotę 76,59 zł, VAT Nr 2/09/12/000032/01/W z 2009 r. za gaz na kwotę 12.198,6 zł, FV SNR-0010/12/2009 z 2009 r. za energię elektryczną na kwotę 2.276,6 zł,  VAT 4150912224 z 2009 r. za wywóz odpadów na kwotę 1.582,88 zł oraz VAT US 06183/09 z 2009 r. za pranie na kwotę 2.991,68 zł, główny księgowy ewidencji dokonał odpowiednio w styczniu 2009 i 2010 r., pomimo, że faktury wystawiono odpowiednio w grudniu 2008, 2009 r. i stanowiły one koszty roku poprzedniego. Wyżej wymienione faktury nie zostały wykazane jako niewymagalne zobowiązania w sprawozdaniach Rb-28S za rok 2008, 2009 i 2010. Powyższe było niezgodne z cytowanym wcześniej art. 20 ust. 1 uor oraz z art. 6 ust. 1 uor, według którego w księgach rachunkowychjednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

4.  W DPS (Romera) dyrektor, na podstawie wewnętrznych dokumentów bankowych - „polecenie przelewu” udzielił w 2009 i 2010 r. 13 wpłat zaliczkowych na rzecz poszczególnych kontrahentów. W grudniu 2009 r. tytułem zapłaconych zaliczek wydatkowana została łącznie kwota 75.403,10 zł a w grudniu roku 2010 łącznie kwota 81.876,21 zł. Udzielanie wpłat zaliczkowych stoi w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wyżej wymienione polecenia przelewu nie były dowodami księgowymi potwierdzającymi powstanie zobowiązania, nie stwierdzały faktycznego zużycia i nie wypełniały znamion dowodu źródłowego, ponadto według art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Art. 21 ust. 1 pkt 1 i 3 uor wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych oraz spełniać znamiona art. 22 ust. 1 uor, według którego dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych.

W DPS (Krucza) dyrektor również udzielił wpłaty zaliczkowej w wysokości 772,00 zł  (WB nr 223 z dnia 31.12.2009 r.) co było niezgodne z ww. przepisami prawa.

Wydatki wynikające z zaliczek zapłaconych w 2009 i 2010 r. w paragrafach 4260 i 4300 finansowały wydatki powstałe i poniesione odpowiednio w 2010 i 2011 r.

5.  W DPS (Romera) w przypadku faktury nr 64475/12/SRZ/09 na kwotę 2.562,54 zł, otrzymanej i zapłaconej w styczniu 2010 r., główny księgowy nie wykazał jej jako niewymagalne zobowiązanie roku 2009 w sprawozdaniu Rb-28S mimo, że dokonał jej właściwej ewidencji w grudniu 2009 r. Powyższe naruszało § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.06.2006 r. (Dz. U. Nr 115 poz. 781 ze zm.) w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

6. W DPS (Romera) w roku 2010 główny księgowy wystawiał noty obciążeniowe na rzecz jednego z kontrahentów, które obejmowały opłaty za wodę, energię elektryczną, energię cieplną oraz odprowadzanie ścieków, na łączną kwotę 1.081,20 zł, którymi pomniejszał wydatki w § 4260 i 4300. Księgowane in minus były również wydatki, w § 4220 - zakup środków żywności, z tytułu odpłatności za obiady na łączną kwotę 8.458,79 zł w 2009 r. i 17.908,94 zł w 2010 r. Analogiczna sytuacja miała miejsce w DPS (Broniewskiego), gdzie główny księgowy pomniejszał wydatki w § 4220 tytułem „zwrot środków za posiłki” w roku 2009 w kwocie 8.697,25 zł i w roku 2010 w kwocie 17.402 zł. Powyższe było niezgodne z postanowieniem art. 11 ust 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

7. W DPS (Broniewskiego) główny księgowy dekretował i ewidencjonował opłatę abonamentową za wodę i ścieki w § 4260, co było niezgodne z postanowieniami Załącznika nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zwanego dalej Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.

8.  W DPS (Krucza) wszystkie poddane badaniu faktury z roku 2009 r. i 2010 nie zawierały daty zatwierdzenia kwot do wypłaty, co uniemożliwia ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty.

9.  W DPS (Krucza) z § 4220 – zakup środków żywności, zostały wydatkowane środki na zakup: leków w kwocie 2.362,96 zł (nr dowodu B1/12/205) oraz artykułów biurowych w kwocie 385,93 zł (faktura VAT nr FA/002409/02/2008), co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozp. o klasyfikacji, według którego do księgowania zakupu leków służy § 4230 – zakup leków, wyrobów medycznych i produktów biobójczych, a do księgowania zakupu materiałów biurowych służy § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia.

10.  W DPS (Krucza) w październiku i listopadzie 2009 r. z § 4010 - wynagrodzenia osobowe pracowników zostały pokryte wydatki w § 4260 – zakup energii  (33.310,00 zł), § 4270 – zakup usług remontowych (100,00 zł) oraz § 4300 – zakup usług pozostałych (25.170,00 zł), co stoi w sprzeczności z art. 44 ust. 1 pkt 3 i ust. 2 uofp, według którego wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych. Jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków. Zwrot środków na § 4010 nastąpił w grudniu 2009 r. (PK nr D/12/36 z dnia 18.12.2009 r.).

11.  W DPS (Krucza) fakturę VAT nr 70799/12/SR/10 na kwotę 579,98 zł, opłacono przed datą jej wystawienia i otrzymania, analogiczna sytuacja wystąpiła w DPS (Broniewskiego) i dotyczyła faktury VAT nr 3054/04/2009 na kwotę 245,14 zł. Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Według standardów kontroli zarządczej „szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” z grupy C - Mechanizmy kontroli, zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. nr 15, poz. 84), Dyrektorzy DPS powinni stosować mechanizmy kontroli dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz  weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Analiza realizacji planów finansowych oraz wysokości przyznanych środków budżetowych wykazała:

1. w przypadku DPS (Krucza) przyjęcie przez dysponenta do realizacji, w kolejnym roku budżetowym 2010, planu finansowego znacząco odbiegającego od rzeczywistego stanu wydatków jednostki w latach poprzednich oraz zapotrzebowania jednostki na środki finansowe, tj. o kwotę ponad 500 tys. zł, wynikającą z sumy przyznanych w trakcie roku budżetowego środków na realizowanie bieżących zadań oraz wysokości zobowiązań niewymagalnych. Próba ustalenia wysokości planu finansowego dla DPS (Krucza) i DPS (Romera) na porównywalnym poziomie na podstawie liczby mieszkańców nie znajduje uzasadnienia w świetle zapotrzebowania jednostek na środki budżetowe. Poziom wydatków DPS (Krucza) podyktowany jest względami obiektywnymi związanymi z zajmowaną powierzchnią (większą o 3,7 tys. m²względem DPS (Romera)) a w konsekwencji kosztami utrzymania i ochrony obiektu: dwukrotnie wyższymi wydatkami na ochronę mienia (117.002,88 zł w 2009 r. i 100.282,53 zł w 2010 r.) wynikającymi z konieczności posiadania dwóch całodobowo chronionych wejść, a także zwiększonymi wydatkami na energię elektryczną (206.712,52 zł w 2009 r. i 197.559,39 zł w 2010 r. względem 163.549 zł w 2009 r. i 145.067,6 zł w 2010 r. w DPS (Romera)). Należy podkreślić, że ww. wydatki w DPS (Romera) uwzględniają udzielone wpłaty zaliczkowe dla jednego z kontrahentów w wysokości 19.355,98 zł w 2009 r. i 12.148,11 zł w 2010 r.,
2. nieuzasadnione zwiększenie planu 2010 r. w § 4260 w DPS (Romera) o 80.000 zł, które w grudniu 2010 r. zostały wydatkowane na zaliczki finansujące zobowiązania roku następnego.

Powyższe świadczy o niewystarczającej, ze strony dysponenta, analizie czynników wpływających na wysokość wydatkóww paragrafach 4220, 4260 oraz 4300, ponoszonychw poszczególnych DPS-ach oraz nieodpowiednim przepływie informacji między wydziałem a kadrą zarządzającą podległych jednostek.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

Dyrektorowi DPS (Romera):

1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. ustalanie wysokości zobowiązań niewymagalnych i sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
3. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań potwierdzonych dowodem źródłowym,
4. odprowadzania pobranych dochodów na rachunek UM (zwroty i refundacje).

Dyrektorowi DPS (Krucza):

1. ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. dokonywanie wydatków w sposób umożliwiający ustalenie momentu zatwierdzenia sum do wypłaty przez Dyrektora,
3. dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań potwierdzonych dowodem źródłowym,
4. wydatkowania przyznanych środków finansowych na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym.

Dyrektorowi DPS (Broniewskiego):

1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
2. ustalanie wysokości zobowiązań niewymagalnych i sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
3. odprowadzania pobranych dochodów na rachunek UM (zwroty i refundacje).

Dyrektorowi WZiPS:

1. zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległych jednostek,
2. usprawnienie systemu komunikacji w zakresie procesu planowania, zapotrzebowania na środki finansowe w trakcie roku budżetowego oraz realizacji planu,
3. dołożenie starań w kierunku dostosowania planów finansowych podległych jednostek do poziomu wydatków wynikających z zaciągniętych zobowiązań oraz specyfiki prowadzonej działalności.