Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2011 roku

Nr kontroli: P/37/11

Gospodarka finansowo – księgowa za 2010 r.

Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1, ul. Ofiar Oświęcimia 14 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach  19.09. – 14.10.2011 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 1 w Szczecinie, ul. Ofiar Oświęcimia 14, zwanym dalej ZSO, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2010 r.  Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/37/11podpisanym w dniu 24 października 2011 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.11.2011 r.

ZSO prowadził działalność w formie jednostki budżetowej. Szkoła uzyskała w 2010 r. dochody budżetowe w wysokości 3.377,81 zł, co stanowiło 129,9% zaplanowanej kwoty. Wydatki budżetowe wyniosły 3.360.109,60zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty. Według sprawozdania Rb-34 ZSO w 2010 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki z rachunku dochodów własnych w wysokości 122.615,92 zł, co stanowiło 84% zaplanowanej kwoty (w tym stan środków pieniężnych na koniec okresu w wysokości 16,68 zł). Od dnia 1.09.2011 r. dyrektor ZSO przebywa na rocznym urlopie zdrowotnym.

W wyniku kontroli ujawniono niżej wymienione nieprawidłowości i uchybienia w sposobie gospodarowania środkami finansowymi, które powstały wskutek niewystarczającej znajomości obowiązujących przepisów prawa.

W toku badania funkcjonującego w ZSO systemu rachunkowości stwierdzono, że jednostka nie spełniała niektórych wymogów nałożonych na nią ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), zwaną dalej uor, pod kątem opracowanej dokumentacji. Obowiązująca polityka rachunkowości miała nieaktualną podstawę prawną, nie zawierała daty wprowadzenia jej w życie oraz potwierdzenia zapoznania się z dokumentem przez pracowników merytorycznych. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 10 ust. 1 i 2 uor, według których jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości a kierownik jednostki powinien ją aktualizować. Według standardów kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - dokumentowanie systemu kontroli zarządczej” oraz „Mechanizmy kontroli - mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych”  zawartych w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF z 2009 r. Nr 15 Poz. 84), zwanym dalej standardami kontroli zarządczej, dyrektor ZSO powinna zadbać o aktualizowanie informacji wynikających z przepisów uor a dokumentacja powinna być dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Osobą odpowiedzialną w ZSO za prowadzenie rachunkowości i gospodarkę finansową był główny księgowy.

W toku kontroli ksiąg inwentarzowych wykazano, żena dzień 31.12.2010 r. księgi inwentarzowe nie były podsumowane i nie były uzgodnione z ewidencją księgową, co było niezgodne z art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (pełen spis z natury został przeprowadzony i rozliczony w ZSO na dzień 31.12.2009 r.).W ZSO osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg inwentarzowych był kierownik administracyjno - gospodarczy. Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli - nadzór” dyrektor ZSO powinien egzekwować od pracowników realizację zadań przypisanych im w zakresie obowiązków.

W toku kontroli wydatków budżetowych za 2010r. ustalono, że na 48 skontrolowanych dowodów księgowych na łączną kwotę 198.235,17 zł:

  • W 28. przypadkach na łączną kwotę 102.255,10 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZSO mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim.  Było to niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
  • W 9. przypadkach na łączną kwotę 10.433,26 zł dekretacja dowodów księgowych nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania, w 2. przypadkach na łączną kwotę 1.492,77 zł nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych a w 3. przypadkach na łączną kwotę 5.016,16 zł nie zawierała sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (wskazanie kont).
    W jednym przypadku dowód nie był zadekretowany. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W wyniku kontroli wydatków rachunku dochodów własnych za 2010r. stwierdzono, że na 11 skontrolowanych faktur na łączną kwotę 20.860,35 zł:

  • W 2. przypadkach na łączną kwotę 7.636,60 zł dowody księgowe zostały zaewidencjonowane w koszty miesiąca wpływu faktury do ZSO mimo, że data ich wystawienia była w miesiącu poprzednim, co było to niezgodne z wyżej cytowanym art. 20 ust. 1 uor.
  • W jednym przypadku wydatek na kwotę 3.050 zł nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co naruszało § 11 ust. 4 pkt 1 i 3 Załącznika  nr 1 do Zarządzenia nr 235/08 Prezydenta Miasta
    w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych, według którego udzielając zamówienia, przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem internetu czy faksu) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku, notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 
  • W 3. przypadkach na łączną kwotę 3.119,54 zł dekretacja dowodów księgowych nie zawierała podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania, w 2. przypadkach na łączną kwotę 4.041,86 zł nie zawierała wskazania miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych a w 1. przypadku na kwotę 4.950 zł nie zawierała sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (wskazanie kont), co było niezgodne z wyżej cytowanym art. 21 ust. 1 pkt 6 uor.
  • Stosowane dowody PK – polecenie księgowania nie miały nadanego numeru
    i daty wystawienia, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 uor, według których podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego oraz datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu.

Według standardu kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych”, dyrektor ZSO powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych a weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych powinna się odbywać przed i po realizacji.

W trakcie kontroli procesu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro, czyli wyłączonych z ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 ze zm), zwanej dalej pzp stwierdzono, że w ZSO proces ten przebiegał nieprawidłowo w zakresie zawieranych umów. W wyniku analizy 3. objętych kontrolą umów  (nr: 3/2010 na kwotę 18.275 zł brutto, 7/2010 na kwotę 5.863,50 zł bruttoi 9/2010 na kwotę 6.689,50 zł brutto) stwierdzono, że wszystkie zawierały zobowiązanie wykonawcy do wykonania usługi w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania placu budowy. Dokumentacja nie zawierała potwierdzenia przekazania placu budowy z datą, od której powinno się liczyć umowne 30 dni na wykonanie prac.

W wyniku kontroli zawartych umów najmu stwierdzono, że zawierają one nieprecyzyjne informacje dotyczące płatności i tak: umowa nr 3/2006 zawarta w dniu 1.09.2006 r. na wynajem powierzchni pod kopiarkę z automatem wrzutowym nie regulowała częstotliwości płatności czynszu, jak i nie zawierała informacji o tym, czy podana wartość podatku od nieruchomości zawiera podatek VAT, umowa nr 10/2008 zawarta w dniu 1.09.2008 r. na prowadzenie bufetu szkolnego nie była aktualizowana pod kątem zmieniającej się wysokości podatku od nieruchomości.

Poddane kontroli aneksy do umów najmu nr 10/2008, nr 3/2006, 8/2007 i umowy (nie było numeru) z dnia 10.09.2006 r. zostały podpisane po upływie terminu obowiązywania umów. Tym samym nie została zachowana ciągłość trwania ww. umów.

Zatwierdzona przez dyrektor ZSO dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

  • Regulamin pracy oraz regulamin premiowania posiadały nieaktualną podstawę prawną oraz nie zawierały podpisu dyrektora ZSO.
  • Zarządzenia uzupełniające załącznik nr 3a do polityki rachunkowości,  zarządzenie uzupełniające zasady rachunkowości, zarządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji środków czystości, zarządzenie zmieniające plan kont, instrukcja kasowa i zarządzenie zmieniające instrukcję kasową oraz regulamin pracy i regulamin premiowania nie wskazywały daty wejścia w życie.
  • Nie został opracowany regulamin pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 235/08.
  • Zarządzenie wprowadzające Zakładowy Plan Kont i zarządzenie zmieniające plan kont oraz zarządzenie w sprawie zasad wykonywania w ZSO ustawy prawo zamówień publicznych nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.

Powyższe nieprawidłowości w zakresie dokumentacji odnoszą się do standardu  kontroli zarządczej „Mechanizmy kontroli -dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, według którego m.in. dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

Główny księgowy spełniał wymogi określone w ówcześnie obowiązującym art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), dotyczącym osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W wyniku kontroli 9 akt osobowych pracowników ZSO oraz prawidłowości naliczania wynagrodzeń stwierdzono uchybienia wynikające z nieodpowiedniej organizacji pracy na stanowisku kierownika administracyjno – gospodarczego, odpowiadającego za kompletność akt osobowych pracowników i bieżące prowadzenie kadr. Brakujące dokumenty kadrowe zostały uzupełnione w trakcie kontroli, nie posiadały jednak numerów kolejnych odpowiadających chronologii właściwej dla dokumentów zawartych w aktach osobowych ww. pracowników.

Dyrektor ZSO zrealizowała w 2010 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

  1. zaktualizowanie i uzupełnienie dostępnej dokumentacji o brakujące zapisy,
  2. bieżące uzgadnianie ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi,
  3. przestrzeganie zapisów uor,
  4. precyzyjne określanie warunków zawieranych umów,
  5. w przypadku podpisywania aneksów - zachowywanie ciągłości trwania zawartych umów,
  6. uporządkowanie akt osobowych pod względem chronologii i kompletności dokumentów.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2012/01/03, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2012/01/03 11:26:16
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2012/01/03 11:26:16 nowa pozycja