Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 13.12.-17.12.2010 r. przeprowadził kontrolę wZespole Szkół Ogólnokształcących Nr 3 przy ulicy Orawskiej 1 w Szczecinie, zw. dalej ZSO nr 3, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego na kompleksową sprzedaż energii elektrycznej oraz zapewnienie świadczeń dystrybucji do ZSO nr 3.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 22 grudnia 2010 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 stycznia 2011 r.

W związku z unieważnieniem dwóch przeprowadzonych przez ZSO nr 3 postępowań w trybie przetargu nieograniczonego na sprzedaż energii elektrycznej z uwagi na brak oferentów, wyboru wykonawcy dokonano w trybie zamówienia z wolnej ręki. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na braku upoważnienia do zaciągania zobowiązań
na okres przekraczający rok budżetowy, nieprawidłowym szacowaniu wartości zamówienia i niesporządzeniu protokołów w trybie z wolnej ręki. Stwierdzone uchybienia formalne nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W toku kontroli ustalono, że w dniu 3 czerwca 2009 r. zawarto umowę na dostawę energii elektrycznej oraz zapewnienie świadczeń dystrybucji
do ZSO nr 3 na okres 36 miesięcy, a zatem na okres przekraczający rok budżetowy bez stosownego upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin. Tym samym naruszono dyspozycję art. art. 36 ust. 1 w zw. z art. 188 ust. 2 pkt 3 i art. 193 ustawy
z dnia 30  czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr249 poz. 2104 ze zm.), według których kierownik jednostki budżetowej może zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, a zaciągnięcie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, było możliwe jedynie w oparciu o szczególne upoważnienie Prezydenta Miasta Szczecin wydane w trybie art. 188 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.

Stwierdzono również, że przy szacowaniu wartości zamówienia nie uwzględniono zmian ilościowych zamawianych dostaw ani wzrostu prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, co było niezgodne z art. 34 ust. 1 pkt 1  ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., nr 113 poz. 759 zez zm.), zw. dalej pzp, zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem. Podstawą ustalenia wartości zamówienia była łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie 12 miesięcy, w okresie od listopada 2007r. do października 2008r. Wartość zamówienia ustalono ponadto, nie uwzględniając okresu wykonywania zamówienia wynoszącego 36 miesięcy, co stanowi naruszenie 34 ust. 3 pkt. 2 litery b pzp, zgodnie z którym jeżeli zamówienia udziela się na czas dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia. Konsekwencją powyższego było wskazanie w ogłoszeniu z dnia 4 czerwca 2009r. o udzieleniu zamówienia zamieszczonym na stronie Biuletynu Informacji Publicznej pod numerem 86743-2009 w pkt V.4 -„Informacja o cenie wybranej oferty oraz o nie podlegającej odrzuceniu ofertach z najniższą i najwyższą ceną (bez VAT)” kwoty 118.344,09 zł, a więc wartości odpowiadającej kwocie wydatków na energię elektryczną ponoszonych w okresie 12 miesięcy, a nie 36 miesięcy na które zawarto umowę. Z uwagi na powyższe błędnie określona została także kwota jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na finansowanie zamówienia wskazana w pkt 5 ppkt 3 protokołów z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego.

Wbrew dyspozycji art. 96 ust.1 pzp, nie sporządzono ponadto protokołu z udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki.Ogłoszenia o zamówieniu umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej jak i miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego nie zawierały natomiast daty publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, co naruszyło art. 40 ust. 6 pkt 3 pzp, według którego zgłoszenie o zamówieniu, odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej zawiera informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. W protokole postępowania o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego w pkt. 10. „Unieważnienie postępowania” w części dot. powodów unieważnienia błędnie wskazano ponadto termin składania ofert jako dzień 23.03.2009r., zamiast 16.04.2009r.

Stwierdzono także, że nie powołano Komisji Przetargowej do przeprowadzenia procedury zamówienia w trybie z wolnej ręki stosownym zarządzeniem Dyrektora jednostki pomimo, iż według notatki służbowej z dnia 03.06.2009 r. sporządzonej przez kierownika administracyjno-gospodarczego komisja ta negocjowała z wybranym przez siebie dostawcą warunki umowy.

Stwierdzono ponadto, że zarządzenie nr 2/ADM/2008 w sprawie zasad wykonywania ustawy prawo zamówień publicznych obowiązujące u zamawiającego zarówno w czasie udzielenia zamówienia jak i w trakcie trwania kontroli, zawierało nieaktualne podstawy prawne. Nie uwzględniono zmian treści ustawy ogłoszonych w Dzienniku Ustaw: z 2007r.- Dz. U. nr 82 poz. 560, Dz. U. nr223 poz. 1655, z 2008r.- Dz. U. nr 171 poz. 1058, Dz. U. nr 220 poz. 1420, Dz. U. nr 227 poz. 1505, z 2009r.- Dz. U. nr 19 poz. 101, Dz. U. nr 65 poz. 545. (na dzień udzielenia zamówienia) oraz zmian z 2009r.-  Dz. U. nr 91 poz. 742, Dz. U. nr 206 poz. 1591, Dz. U. nr 157 poz. 1241, Dz. U. nr 219 poz. 1706, Dz. U. nr 223 poz. 1778 i z 2010r.-  Dz. U. nr113 poz. 759, Dz. U. nr 161 poz. 1078 (na czas trwania kontroli).

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych był kierownik ds. administracyjno-gospodarczych zamawiającego.

  W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi ZSO nr 3:

1. zaciąganie zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i w latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikające płatności wykraczają poza rok budżetowy, w oparciu o stosowne upoważnienie,
2. przestrzeganie przepisów ustawy pzp w szczególności w zakresie ustalania wartości szacunkowej zamówienia, informacji zawieranych w ogłoszeniu o zamówieniu oraz sporządzania protokołów z zamówień,
3. powoływanie komisji przetargowej stosownym zarządzeniem Dyrektora jednostki,
4. aktualizację zarządzenia nr 2/ADM/2008 w sprawie zamówień publicznych.