Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Nr kontroli: P/46/10

Realizacja procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.

Przedszkole Publiczne Nr 49, ul. Marmurowa 7 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 15.04. – 21.04.2010 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 49 ul. Marmurowej 7 w Szczecinie, zw. dalej PP 49, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/46/10 podpisanym w dniu 21 kwietnia 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 maja 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 68.674,10 zł, tj. 8,75 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 783.638,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 1. z 13. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 879,27 zł (faktura za wodę i ścieki nr: 038790/2009) została zaewidencjonowana w pełnej wysokości na § 4260 – zakup energii, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania wody i ścieków służą paragrafy: 4260 w przypadku wody i 4300 w przypadku ścieków i opłaty abonamentowej.
• 8 z 13. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 24.203,10 zł (faktury nr: FA/010085/2009, FA/010084/2009, FA/ 009629/2009, 34907/07/SRZ/09, 5400015904, 29121/06/SRZ/09, 038790/2009, FA/7230/2009) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr FA/7230/2009 na kwotę 11.529,00 zł, zobowiązanie w wysokości 5.529,00 zł nie zostało uiszczone do końca 2009 r. Nie zostało wykazane jako niewymagalne zobowiązanie roku 2009 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• 8 z 13. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 18.203,10 zł (faktury nr: FA/010085/2009, FA/010084/2009, FA/ 009629/2009, 34907/07/SRZ/09, 5400015904, 29121/06/SRZ/09, 038790/2009, FA/7230/2009) zostało zapłaconych po terminie. Opóźnienie w płatnościach wyniosło od 6 do 33 dni. Takie postępowanie niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 133,97 zł.
• Stwierdzono także, że przy realizacji zamówienia dotyczącego remontu łazienki (umowa nr 1/2009 zawarta w dniu 6.08.2009 r. na kwotę 35.000 zł), Dyrektor PP 49 dopuściła się uchybień. Rachunki nr: 3/2009 z dnia 16.07.2009 r. na kwotę 5.000,00 zł i 4/2009 z dnia 28.07.2009 r. na kwotę 10.000 zł zapłacono przed podpisaniem ww. umowy, to jest odpowiednio 16.07.09. i 28.07.09 r. Zgodnie z paragrafem 11 ww. umowy zapłata powinna być zrealizowana na podstawie faktury końcowej za wykonane i odebrane roboty, będące przedmiotem odbioru końcowego. Protokół w sprawie odbioru końcowego spisano w dniu 28.08.2009 r. Należy jednak podkreślić, że przedmiot umowy został wykonany prawidłowo.
• Ustalono ponadto, że Dyrektor PP 49 dokonała zaciągnięcia zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia. Stwierdzono bowiem , że faktura wystawiona w dniu 27.11.2009 r. oraz zatwierdzona do wypłaty przez Dyrektora i Głównego księgowego została opłacona w ustalonym przez kontrahenta terminie jedynie w części, tj. w kwocie 6.000 zł przewidzianej w planie finansowym jednostki. Pozostałe zobowiązanie w kwocie 5.529 zł, ze względu na brak środków finansowych ustalonych planem finansowym na 2009 rok, uregulowane zostało dopiero w dniu 13.01.2010 r. Powyższe niezgodne było z zakresem upoważnienia Dyrektora, które umożliwiało składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta do kwot ujętych w planie finansowym jednostki oraz z art. 45 ust. 3 pkt. 3 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zw. dalej uofp, wg którego złożenie podpisu głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. Według wyjaśnień Dyrektora, powyższa sytuacja podyktowana była koniecznością zabezpieczenia jednej z podstawowych funkcji placówki, jaką jest żywienie dzieci ( od września 2009 roku dodatkowego V – go oddziału, to jest trzydzieściorga przedszkolaków ).
• Wszystkie rachunki i raporty kasowe poddane kontroli (4 pozycje) ewidencjonowane były z pominięciem konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami mimo, że według załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.
• Zapisy księgowe w księdze rachunkowej nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Wydatek na kwotę 11.529,00 zł (faktura nr: FA/7230/2009) nie został poprzedzony analizą rynku i nie została sporządzona stosowna notatka służbowa, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08 z dnia 29.05.2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, zwanego dalej Zarządzeniem Prezydenta nr 235/08, które zobowiązywały kierowników jednostek, aby udzielając zamówienia przed zawarciem umowy dokonali analizy rynku oraz każdorazowo sporządzali notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.
• We wszystkich trzech objętych kontrolą przypadkach, dotyczących udzielenia zamówienia do kwoty 14.000 euro ( remont łazienki, remont dachu, zakup mebli ) w notatkach służbowych szacunkową wartość zamówień przeliczono po niewłaściwym kursie euro, dotyczyło to umów: nr 1/2009 zawartej w dniu 6.08.2009 r. na kwotę 35.000 zł brutto – kurs euro 3,7703 zł, nr 2/2009 zawartej w dniu 29.10.2009 r. na kwotę 15.000 zł brutto – kurs euro 4,10 zł, zamówienia na meble „ Moje Bambino” z dnia 16.07.2009 r. na kwotę 10.300 zł brutto - kurs euro 3,701 zł, co stoi w sprzeczności z § 11 ust. 4 pkt 3 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Prezydenta nr 235/08, według którego zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia przyjmując kurs euro określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów. W 2009 r. średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,8771 zł i był określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19.12. 2007 r. w sprawie średniego kursu w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. Nr 241, poz. 1763).
• Wszystkie objęte badaniem faktury i rachunki (13 pozycji) nie zawierały daty potwierdzenia ich kontroli pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym. Powyższe nie wyczerpuje znamion zapisu zawartego w części II pkt 8 i 9 obowiązującej w PP 49 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora PP 49, według którego na potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym pracownik, któremu powierzono ten zakres kontroli umieszcza swój podpis wraz z pieczątką imienną - sprawdzono pod względem merytorycznym – data i podpis. Podobnie w przypadku kontroli formalno – rachunkowej dowodów księgowych, na dowód sprawdzenia dokumentu pracownik zamieszcza na nim datę oraz swój podpis z pieczątką służbową – sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym. Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe (13 pozycji) nie zawierały daty zatwierdzenia przez Dyrektora do zapłaty. W związku z czym nie można stwierdzić czy przy dokonywaniu ww. czynności kontrolnych została zachowana odpowiednia chronologia, którą narzuca obowiązująca w PP 49 instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, co z kolei podważa jej zasadność.
• Wszystkie objęte badaniem faktury (13 pozycji) nie zawierały informacji o źródłach finansowania poszczególnych wydatków. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów nie regulowała kwestii sposobu oznaczania dowodów księgowych pod kątem źródeł ich finansowania (wydatki budżetowe, rachunek dochodów własnych, czy ZFŚS). Przez co nie można stwierdzić jednoznacznie, z jakich źródeł zostały zapłacone ww. wydatki.
Zatwierdzona przez Dyrektora PP 49 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Procedury udzielania zamówień publicznych były niezgodne z zapisami obowiązującego Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 235/08. Nie było regulaminu pracy komisji przetargowej, co było niezgodne z § 10 ust. 5 Załącznika Nr 1 ww. zarządzenia.
• Procedury kontroli finansowej nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 uofp, według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych a kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Plan kont nie zawierał opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 950, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Powyższe dokumenty nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. Ponadto w dokumentach: „Plan kont dla PP 49”, „Opis systemu przetwarzania danych”, „Procedury udzielania zamówień publicznych w PP 49” brak dat: wprowadzenia i przyjęcia do stosowania.
Dyrektor nie poinformowała o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
W 2009 r. Dyrektor zrealizowała zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur,
2. terminowe regulowanie płatności,
3. zaciąganie zobowiązań jednostki zgodnie z zakresem upoważnienia oraz terminowe ich regulowanie,
4. przestrzeganie zapisów zawartych umów,
5. uzupełnienie zasad rachunkowości, instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz regulaminu zamówień publicznych o brakujące zapisy,
6. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
7. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
8. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.

 


udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2010/09/06, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2010/09/06 12:33:40
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2010/09/06 12:33:40 nowa pozycja