Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 24.11.10 r. do 07.12.10 r. przeprowadził kontrolę w Zakładzie Usług Komunalnych w Szczecinie przy ul. Ku Słońcu 125A (zw. dalej ZUK) w zakresie wydatków na bieżące utrzymanie zieleni w mieście w 2009 roku.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 stycznia 2011 r.  

ZUK realizował zadania dotyczące utrzymania zieleni w mieście na podstawie porozumień zawartych z Gminą Miasto Szczecin. Wydatki na powyższy cel wyniosły w 2009 r. 5.028.834,86 zł tj. 93,30 % zaplanowanej kwoty.

Kontrolą objęto faktury dot. realizacji w 2009 r. zadań wynikających z umów, zawartych z dwoma podmiotami: Spółką – umowa nr WZ/Iz/29/II/2008 i umowa nr WZ/Iz/28/II/2009 (rejon II), umowa nr WZ/Iz/29/IV/2008 i umowa nr WZ/Iz/30/IV/2009 (rejon IV) oraz Przedsiębiorcą – umowa nr WZ/Iz/29/III/2008 i umowa nr WZ/Iz/29/III/2009 (rejon III) na łączną kwotę 1.963.806,99 zł. Szczegółowemu badaniu poddano faktury dotyczące utrzymania zieleni w rejonie III i IV. W toku kontroli w zakresie zgodności faktur i załączonej do nich dokumentacji (m.in. protokoły odbioru prac i kosztorysy powykonawcze) z zapisami ww. umów stwierdzono następujące przypadki niewłaściwie funkcjonującej w ZUK kontroli dokumentów:

1. w przypadku Przedsiębiorcy:

-     w kosztorysie powykonawczym do faktury nr 16/2009 z dnia 03.03.2009 r.  zastosowano za ścinanie drzew twardych o średnicy pnia 41-65 cm (1 szt.) stawkę w wysokości 600 zł; zgodnie z ofertą cenową Wykonawcy stawka powinna była wynosić 253,59 zł; według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zawyżona o 346,41 zł;

-     w protokole odbioru prac do faktury nr 30/2009 z dnia 06.04.2009 r. wystąpiły 2 błędy rachunkowe (dot. utrzymania czystości oraz oczyszczania lustra wody); według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zaniżona o 3597,19 zł;

-     w kosztorysie powykonawczym do faktury nr 57/2009 z dnia 09.06.2009 r. zastosowano niezgodną z ofertą cenową Wykonawcy stawkę dot. likwidacji kwietników sezonowych (10 zł/m²zamiast 1,30 zł/m²); według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zawyżona o 1.604,02 zł; dodatkowo wystąpiła rozbieżność w zakresie wskazania wielkości obsadzonych kwietników sezonowych w kosztorysie powykonawczym i protokole odbioru prac (wg kosztorysu 187,37 m², wg protokołu 184,37 m²);

2. w przypadku Spółki:

- wystąpiły rozbieżności danych ujętych w kosztorysach powykonawczych i protokołach odbioru prac do faktur: nr FS/Z/52/2009 z dnia 02.03.2009 r. i nr FS/Z/133/2009 z dnia 07.05.2009 r. dotyczące: zimowego utrzymanie dróg, alejek i schodów (wg kosztorysu powykonawczego 1652, wg protokołu 1416 – jednostka 100 m²), obsadzenia donic kwiatami sezonowymi (wg kosztorysu powykonawczego 84 m², wg protokołu 1,70 – jednostka 100 m²), obsadzenia kwietników sezonowych (wg kosztorysu powykonawczego 448 m², w protokole nie wskazano), pielenia krzewów (wg kosztorysu powykonawczego 200 m², wg protokołu 35 – jednostka 100 m²);

-     w kosztorysie powykonawczym do faktury nr FS/Z/175/2009 z dnia 05.06.2009 r. zastosowano niezgodną z ofertą cenową Wykonawcy stawkę dot. podlewania kwietników sezonowych (0,25 zł/m²zamiast 0,24 zł/m²); według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zawyżona o 64,40 zł;

-     w kosztorysie powykonawczym do faktury nr FS/Z/477/2009 z dnia 07.12.2009 r. zastosowano niezgodną z ofertą cenową Wykonawcy stawkę dot. ścinania drzew miękkich o średnicy pnia 41-65 cm (85 zł zamiast 250 zł); według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zaniżona o 825 zł;

-     w kosztorysie powykonawczym do faktury nr FS/Z/489/2009 z dnia 15.12.2009 r. zastosowano niezgodną z ofertą cenową Wykonawcy stawkę dot. ścinania drzew twardych o średnicy pnia 15-40 cm (85 zł zamiast 120 zł); według załączonej dokumentacji kwota na fakturze została zaniżona o 70 zł.

            W toku kontroli w zakresie prawidłowości sporządzania kosztorysów powykonawczych, w tym kalkulacji indywidualnych oraz sposobu prowadzenia załączonej do nich dokumentacji ustalono, że:

1.   w kalkulacjach indywidualnych Przedsiębiorcy w okresie styczeń – kwiecień nie zastosowano stawek dot. kosztów pośrednich i zysku, mimo że kalkulacje indywidualne Spółki zostały sporządzone z zastosowaniem konkretnych stawek w ww. zakresie;

2.   wystąpiły rozbieżności dot. zastosowanych w kalkulacjach indywidualnych stawek kosztów pośrednich, kosztów zakupu lub zysku, co do robót tego samego rodzaju:

-     u danego kontrahenta: w okresach kwiecień, listopad, II i IV kwartał (Przedsiębiorca), kwiecień, II i IV kwartał (Spółka),

-     pomiędzy kontrahentami: w miesiącach kwiecień , lipiec-sierpień, październik; 

3.   w 9. przypadkach kalkulacje indywidualne zostały sporządzone na podstawie załączonych faktur za zakup materiałów, w 3 przypadkach na podstawie rozeznania rynku, natomiast w 1. przypadku dokumentacja nie zawierała dokumentów źródłowych do sporządzonej kalkulacji; 

4.   w 1. przypadku (na 28 skontrolowanych faktur) kalkulacja indywidualna do faktury nr FS/Z/220/2009 z dnia 07.07.2009 (Spółka) sporządzona została w oparciu o kwoty brutto dot. zużytych materiałów; pozostałe kalkulacje indywidualne sporządzane były na podstawie kwot netto.

Przyczyną wystąpienia powyższych rozbieżności w sposobie prowadzenia ww. dokumentacji było nieujęcie w umowie zapisów dotyczących m.in. zasad sporządzania kalkulacji indywidualnych. Ze względu na fakt, że wydatki na zakup usług, których wartość ustalono na podstawie kalkulacji indywidualnych, wyniosły 219.175,08 zł tj. 16,81 % wydatków poniesionych w ramach realizacji ww. umów (rejon III i IV), powyższe zagadnienia powinny podlegać szczegółowej kontroli.

            W § 6 ust. 1-2 powyższych umów wskazane zostały ze strony Zamawiającego i Wykonawcy osoby wyłącznie uprawnionedo podpisywania wszelkich protokołów wykonywanych przez Wykonawcę prac i usług. Ustalono, że 16 na 28 protokołów zostało podpisanych przez osoby będące pracownikami Zamawiającego i Wykonawcy, jednak nie wskazane w umowach jako osoby uprawnione. Przyczyną powyższego było nieustalenie w umowie osób zastępujących uprawnionych w razie ich nieobecności.

            Ustalono ponadto, że w ZUK znajdowały się dokumenty dot. utylizacji odpadów przez Wykonawców w formie potwierdzeń przywozu odpadów (Przedsiębiorca) i kart przekazania odpadu (Spółka). Było to niezgodne z zapisami § 7 ust. 3 powyższych umów, wg których w chwili odbioru prac Wykonawca przekaże Zamawiającemu m.in. dokumentację dot. utylizacji odpadów w formie faktur i w razie nie przekazania tych dokumentów odbiór końcowy nie zostanie dokonany.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi ZUK:

1. Kontrolę dokumentacji stanowiącej podstawę do wystawiania faktur tj. protokołów odbioru prac i kosztorysów powykonawczych.
2. Podjęcie działań w celu wyeliminowania błędów powstałych w wymienionych w wystąpieniu fakturach i załączonej do nich dokumentacji.
3. Ustalenie zasad sporządzania kalkulacji indywidualnych.
4. Przestrzeganie zapisów ujętych w zawartych umowach.