Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 04 marca do 08 marca 2010 r. kontrolę w Gimnazjum Nr 27 przy ul. Mikołajczyka 20 (zw. dalej GM nr 27) w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli Z/2/10 podpisanym w dniu 09 marca 2010 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 26 marca 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 423.422,15 zł, tj. 13,7 % ogółu wydatków poniesionych przez jednostkę
w okresie od 01.01.2009 r. do 31.12.2009 r. stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• objęte badaniem faktury i wyciągi bankowe nie zawierały:
 oznaczeń dotyczących numeru dowodu księgowego, pod jakim dokumenty zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych,
 pełnych wskazań dekretacyjnych, a jedynie wskazania w zakresie rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej; 2 z 44. dowodów oraz wszystkie wyciągi bankowe nie zawierały żadnych wskazań dekretacyjnych, a 2 dowody nie zawierały także wskazania dotyczącego źródła finansowania,
 podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazania dekretacyjne,
 podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę dokumentu (dotyczy wyciągów bankowych),
 podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę merytoryczną, akceptacji Głównego księgowego i Dyrektora GM nr 27 (2. z 44. faktur);
powyższe było niezgodne z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zw. dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny, wskazania dotyczące sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz z zapisami pkt B 2 i B 6 obowiązującego w GM nr 27 „Regulaminu kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych”, zw. dalej Załącznikiem nr 4, wg którego zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się wyłącznie na podstawie dowodów uprzednio sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz zakwalifikowanych do księgowania, a uznaje się, że czynności te zostały wykonane, jeżeli bezpośrednio na dowodzie umieszczona jest odpowiednia adnotacja wraz z datą i podpisem osoby upoważnionej,
• do opracowania wszystkich objętych badaniem faktur stosowana była inna pieczątka niż wynikało to z zapisów pkt B 6 Załącznika nr 4, a wskazana w pkt E3 pieczątka dekretacyjna nie była w jednostce stosowana,
• w rachunku kosztów podróży na terenie kraju dotyczącym rozliczenia delegacji służbowej nie wskazano - zgodnie ze wzorem rozliczenia - miejscowości, daty i godziny rozpoczęcia podróży służbowej oraz godziny jej zakończenia,
w związku z czym nie można było stwierdzić, że pracownikowi przysługiwała pełna dieta, jaką naliczono i wypłacono; było to niezgodne z § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.), wg którego należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania; w rozliczeniu wskazano ponadto i wypłacono pracownikowi równowartość poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości 47,94 zł, a na podstawie załączonego biletu PKP zwrot powinien dotyczyć kwoty 45,00 zł (różnica 2,94 zł – podatek VAT zawarty był w cenie biletu),
• w 1. przypadku z 44. objętych badaniem dowodów księgowych do ksiąg rachunkowych wprowadzono fakturę wystawioną na pracownika GM nr 27 (refundacja studiów), a zgodnie z zapisami art. 20 ust. 2 uor podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej: zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki,
• w 1. przypadku z 44. objętych badaniem dowodów księgowych nie przeprowadzono analizy rynku i nie sporządzono notatki służbowej, a w 1. przypadku – notatka służbowa sporządzona w postaci protokołu z wyboru oferty nie zawierała określenia wartości szacunkowej ze wskazaniem kursu euro; było to niezgodne z § 11 ust. 4 Załącznika nr 1 do Zarządzenia
Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, z zapisów którego wynika obowiązek przeprowadzania analizy rynku oraz sporządzenia notatki służbowej, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku lub uzasadnione zostanie niezastosowanie obowiązujących uregulowań; wg wymienionych zapisów notatka służbowa winna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro,
• 2 z 44. objętych badaniem dowodów księgowych zostały zaewidencjonowane w zakresie opłaty abonamentowej na § 4260 – zakup energii, a winny być zaewidencjonowane na § 4300 – zakup usług pozostałych, co było niezgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego do księgowania opłaty abonamentowej służy paragraf 4300,
• 1. z 44. objętych badaniem faktur dotyczyła kosztów 2008 r., a zaewidencjonowana została w koszty i stanowiła wydatek 2009 r.; było to niezgodne z zapisami art. 6 ust. 1 uor, wg których w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,
• faktury płatne przelewem były wprowadzane do ksiąg w momencie ich zapłaty, a nie w momencie ich wpływu do GM nr 27 w wyniku czego, wystąpiły przypadki ujęcia faktur w innych okresach sprawozdawczych niż wskazuje na to data wpływu dokumentu do jednostki; było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym,
• 1 z 44. objętych badaniem dowodów księgowych nie zawierał numeru identyfikacji podatkowej GM nr 27, a do dowodu nie wystawiono noty korygującej, co było niezgodne z zapisami § 15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg których, nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,
• dokumenty księgowe, którymi wprowadzano do ksiąg faktury zakupu płatne przelewem nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej;
było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. wymienioną datę,
• kara umowna naliczona i potrącona z zapłaty za fakturę została zaewidencjonowana z pominięciem konta 760 – pozostałe przychody i koszty, co było niezgodne z opisem do konta 760 zawartym w Załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz. 1020 ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 760 służy m.in. do ewidencji otrzymanych kar,
• w zakresie prowadzenia raportów kasowych (badaniem objęto 2 raporty):
 1 raport nie zawierał wskazania numeru raportu kasowego i okresu jakiego dotyczył; było to niezgodne z pkt C1 Załącznika nr 4, wg którego każdy dokument księgowy winien być oznakowany (numer kolejny/miesiąc/rok),
 1 raport zawierał zapisy w zakresie kwot rozchodów, sum obrotów i wskazań dekretacyjnych wykonane ołówkiem, co było niezgodne z pkt C1 Załącznika nr 4, wg którego wszelkie zapisy muszą być trwałe,
 1 raport zawierał wpisy w zakresie rozchodów wprowadzone z innymi datami niż faktyczne daty dowodów gotówkowych załączonych do raportu kasowego, co było niezgodne z § 12 pkt 2 obwiązującej w GM nr 27 „Zakładowej instrukcji kasowej”, wg którego zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane w dniu, w którym przychód lub rozchód miał miejsce,
 w 2. raportach załączniki do raportów nie zawierały oznaczeń dotyczących numeru dowodu księgowego, a w 1. raporcie nie było wskazań dekretacyjnych; było to niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. numer identyfikacyjny oraz wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych,
 faktury wprowadzane były do ksiąg z pominięciem księgowania na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, co było niezgodne z opisem do konta zawartym w rozporządzeniu w sprawie zasad rachunkowości, wg którego konto 201 służy m.in. do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług,
• płatność 2. z 44. objętych badaniem faktur uregulowana została po terminie płatności wskazanym w fakturze.
2. Zatwierdzona przez Dyrektora GM nr 27 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie zawierała: 1/ określenia okresów sprawozdawczych wchodzących w skład roku obrotowego, 2/ opisu metody ustalania wyniku finansowego, 3/ wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, 4/ opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, 5/ określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, 6/ opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów,
7/ opisu przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń do kont: 080, 201, 222, 761, 810; powyższe było niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą m.in. wymienione elementy; dokumentacja zawierała ponadto: błędny adres prowadzenia i przechowywania ksiąg (ul. Jodłowa 21), błędne nazwy jednostki
(GM 14, Gimnazjum nr X), niepełny wykaz stosowanych paragrafów, nieaktualną podstawę prawną; dokumentacja nie zawierała podpisu ówczesnego Dyrektora GM nr 27 oraz potwierdzenia przyjęcia do stosowania przez pracowników,
• „Regulamin kontroli wewnętrznej wraz z instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych” – brak opisu procedur pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych, błędna nazwa jednostki (Gimnazjum nr X).
• „Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna” – brak wzorów stosowanych dokumentów.
• „Procedury postępowania w sprawach zamówień publicznych” – brak regulaminu pracy komisji przetargowej, nieaktualna kwota euro i podstawa prawna.
W toku kontroli dotyczącej wypełniania innych obowiązków ustalono, że:
1. Dyrektor GM nr 27 wywiązał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.
2. Dyrektor GM nr 27 poinformował Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o kontrolach przeprowadzonych w GM nr 27 przez organy kontroli zewnętrznej w 2009 r., zgodne z zapisami § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10.07.2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi GM nr 27:
1. Sporządzanie dokumentacji księgowej oraz ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie kontroli dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami wewnętrznymi.
3. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki.