Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 6.07. – 12.07.2010 r. przeprowadził kontrolę w Ośrodku Teatralnym Kana pl. św. Piotra i Pawła 4/5 w Szczecinie, zw. dalej OTK, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/66/10 podpisanym w dniu 15 lipca 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 sierpnia 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 163.022,18 zł, tj. 10,3 % ogółu wydatków wykonanych w 2009 r. w wysokości 1.580.174,00 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• We wszystkich poddanych badaniu dowodach księgowych (wyciągach bankowych, fakturach) stwierdzono brak podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie dekretacyjne, a w 26. przypadkach brak wskazania miesiąca dokonania dekretacji, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości ( j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych następuje przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.
Zatwierdzona przez Dyrektora OTK dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• Dokumentacja dotycząca procedur wewnętrznej kontroli finansowej nie spełniała niektórych wymogów określonych w ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp oraz nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesu zwrotu środków publicznych.
• Nie udokumentowano powierzenia obowiązków i odpowiedzialności Głównemu księgowemu, co było niezgodne z art. 45 ust. 1 uofp oraz zapisami pkt. 11.5 Instrukcji obiegu dokumentów OTK.
Wymienione poniżej dokumenty: Instrukcja obiegu dokumentów w OTK , Instrukcja kontroli finansowej, Zarządzenia nr: 2/2008, 1/2009, 2/2007 - nie zawierały podpisów pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcia ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników. Dodatkowo dokumentacja: Instrukcja kontroli finansowej, Instrukcja obiegu dokumentów zawierała nieaktualne podstawy prawne .
W 2009 r. Dyrektor nie zrealizował zadania dotyczącego przekazywania do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta informacji ze zrealizowanych w jednostce kontroli zewnętrznych oraz wyników tych kontroli, co było niezgodne z wymogami określonymi w §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.
Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r.
w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r.
w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2. wymaganie potwierdzenia przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
3. właściwą i kompletną dekretację dowodów księgowych,
4. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej,
5. uzupełnienie dokumentacji dot. powierzenia obowiązków i odpowiedzialności głównemu księgowemu.