Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 1 – 4.02.2010 r. przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Nr 5 ul. Hoża 3 w Szczecinie, zw. dalej ZS nr 5, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5 % wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dot. przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących
z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/18/10 podpisanym w dniu 4 lutego 2010 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 251.663,82 zł, tj. 5,4 % ogółu wydatków zaplanowanych na 2009 r. w wysokości 4.689.032 zł stwierdzono, że:
Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur, określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych regulaminach w tym:
• W 2. z 34. objętych badaniem dowodach księgowych na łączną kwotę 3.942,33 zł (faktury za wodę i ścieki nr: 22379/2009, 9451/2009) opłata abonamentowa (na łączną kwotę 28 zł) została ujęta w § 4260. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), wg którego wydatki na zakup usług pozostałych ujmuje się w § 4300.
• 7 z 34. objętych badaniem dowodów księgowych na łączną kwotę 94.196,97 zł (faktury nr: 5/HA/2009, 55702/12/SRZ/08, 12521/03/SRZ/09, 994/01/SRZ/09, 60687/11/SRZ/09, 107/S/10/2009, 11/10/2009) główny księgowy ujął w koszty w miesiącu następującym po tym, którego dotyczyły, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) zwanej dalej uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przy czym w przypadku faktury nr 55702/12/SRZ/08 na kwotę 1.682,31 zł ewidencji dokonano w styczniu 2009 r., pomimo, że fakturę wystawiono w grudniu 2008 r. i stanowiła koszt roku poprzedniego. Nie została ona wykazana jako niewymagalne zobowiązanie roku 2008 w sprawozdaniu Rb-28S. Dostępna dokumentacja nie regulowała kwestii ujmowania w ewidencji dowodów księgowych, które wpłynęły do jednostki po zamknięciu okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły.
• Na kartach wydatków ewidencjonowane były zarówno koszty jak i wydatki pod jedną datą raportu kasowego bądź wyciągu bankowego. Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej a jedynie datę zapisu, co było niezgodne z art. 23 ust. 2 uor pkt 1, według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej.
• Na dowodach księgowych dokonywano poprawek poprzez nadpisywanie na istniejącym zapisie, używanie korektora i skreślenie. Przy poprawkach sporadycznie złożona była parafa. Nie umieszczano daty poprawki, co było niezgodne z art. 22 ust. 3 uor, wg którego błędy w dowodach mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Stwierdzono ponadto dokonywanie poprawek zapisu w księgach rachunkowych przez zamazywanie, skreślanie i użycie korektora bez podpisu i umieszczania daty obok skorygowanej wartości, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
• Na karcie wydatków paragrafu 4210 rachunku dochodów własnych po wydatkach z miesiąca czerwca dokonano zapisu z datą 25.02.2009 r., ponadto raporty kasowe z budżetu nr 2/2009 i 4/2009 zawierały niechronologiczne zapisy. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 24 ust. 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.
• Główny księgowy nie prowadził na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” ewidencji analitycznej wydatków budżetowych wg klasyfikacji budżetowej, co było niezgodne z treścią Załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), zwanego dalej rozp. o planach kont, według którego konto 130 służy m.in. do ewidencji zrealizowanych dochodów i wydatków budżetowych według klasyfikacji podziałek dochodów i wydatków budżetowych.
• Główny księgowy dokonywał ewidencji z pominięciem konta 140 – „środki pieniężne w drodze”, nie było ono również ujęte w zakładowym planie kont. Powyższe stało w sprzeczności z § 12 ust.1 pkt 1 rozp. o planach kont, według którego ustalając zakładowy plan kont, należy kierować się zasadą, że podane w planie kont konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.
Zatwierdzona przez Dyrektora dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:
• procedury kontroli finansowej przywoływały nieaktualną podstawę prawną, nie regulowały kwestii badania i porównywania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych i nie uwzględniały standardów kontroli finansowej, co było niezgodne z ówcześnie obowiązującym art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), według których kontrola finansowa obejmuje ww. kwestie pobierania i zwrotu środków publicznych a kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury kontroli finansowej, biorąc pod uwagę standardy ogłoszone przez Ministra Finansów w formie komunikatu oraz zapewnia ich przestrzeganie.
• Zasady rachunkowości oraz regulamin pracy komisji przetargowej zawierały nieaktualną podstawę prawną.
• Plan kont nie zawierał opisu zasad klasyfikacji zdarzeń dla konta 140 oraz 950, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą zasady rachunkowości w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.
Powyższe dokumenty nie były podpisane przez pracowników zobligowanych do ich stosowania. Z uwagi na fakt, że ww. dokumenty określają zadania i odpowiedzialność pracowników zatrudnionych na stanowiskach związanych bezpośrednio z ich realizacją (osoby uczestniczące w procesie kontroli i obiegu dokumentów, zadania kasjera) wymagane jest pisemne potwierdzenie przyjęcie ww. regulacji do stosowania przez merytorycznie odpowiedzialnych pracowników.
Dyrektor nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecin – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.
Dyrektor zrealizował w 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: Nr 70/09 z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu i Nr 579/09 z dnia 8 grudnia 2009 r. w sprawie Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:
1. dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz uzupełnienie w tym zakresie odpowiednich procedur wewnętrznych,
2. uzupełnienie planu kont o brakujące konta oraz zasady klasyfikacji zdarzeń,
3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji pod kątem obowiązujących podstaw prawnych,
4. wymaganie przyjmowania do wiadomości przez merytorycznych pracowników wprowadzanych zarządzeń i instrukcji,
5. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.