Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2010 roku

W listopadzie 2010 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Elektryczno–Elektronicznych w Szczecinie przy ul. Racibora 60zw. dalej „ZSEE” lub „zamawiającym”, w zakresie prawidłowości przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na malowanie korytarza w budynku ZSEE.

W wystąpieniu pokontrolnym przedstawiono ocenę badanych obszarów, dokonując poniższych ustaleń.

Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na malowanie korytarza w budynku ZSEE (umowa na kwotę 20.122,22 zł brutto) pod kątem przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych jednostki. Stwierdzono jedynie uchybienia i niedociągnięcia, które nie miały wpływu na prawidłowość wyboru wykonawcy i zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.

W toku kontroli stwierdzono, że wymogi techniczne - zawarte w przedmiarze robót stanowiącym integralną część Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - dotyczące przedmiotu zamówienia określono w sposób utrudniający uczciwą konkurencję, poprzez wskazanie znaków towarowych (nazw producenta). Posłużono się określeniami: preparat gruntujący „Atlas Uni Grunt”, klej gipsowy typu P „Baumit”, zaprawa tynkarska T 40 kilogramów „Prebud”, bez dopuszczenia możliwości zaproponowania przez wykonawcę produktów równoważnych. Takie określenie przedmiotu zamówienia stanowiło naruszenie art. 7 ust.1 oraz art. 29 ust. 2-3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 zez zm.) zwanej dalej pzp, według których zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w tym poprzez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny".

Przy szacowaniu wartości zamówienia nie uwzględniono natomiast przewidzianych w SIWZ zamówień uzupełniających, co stanowiło naruszenie
art. 32 ust. 3 pzp, zgodnie z którym, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 pzp, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

Zwrócona wykonawcy w dniu 06.08.2009 r. kwota 70% zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązania nie została powiększona o odsetki wynikające z umowy rachunku bankowego. Takie postępowanie naruszało przepis art. 148 ust. 5 zd. 2 pzp, według którego zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

W toku kontroli ustalono również, że akta postępowania nie zawierają dowodów na poinformowanie dwóch wykonawców o wyniku przetargu (doręczenia zawiadomienia o którym mowa w art. 92 ust. 1 pzp). Zgodnie z niepodpisaną adnotacją znajdującą się w aktach, dwóch wykonawców poinformowanych zostało za pomocą poczty elektronicznej, przy czym akta postępowania nie zawierały wydruku e-mail, potwierdzających ten sposób zawiadomienia. Podkreślenia wymaga, iż zapisy SIWZ nie dopuszczały tej formy porozumiewania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcą (pkt 2-3 Rozdziału VIII SIWZ dopuszczał porozumiewanie się pisemnie lub za pomocą faksu).

Pomimo przedstawienia przez jednego z wykonawców kopii zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej nie poświadczonego za zgodność z oryginałem, nie wezwano go do przedstawienia dokumentu zgodnego z wymaganiami SIWZ, czym naruszono przepis art. 26 ust.3 zd. 1 pzp, według którego zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów (…) albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty zawierające błędy (…) do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Ustalono ponadto, iż dokumentacja przetargu nie zwierała dowodu zamieszczenia na stronie internetowej jednostki ogłoszenia o wszczęciu postępowania, treści SIWZ, informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, a także treści zapytania wraz z wyjaśnieniami zamawiającego. Brak dowodu zamieszczenia ww. dokumentów uniemożliwiał wykazanie czy zamawiający spełnił wymagania o których mowa w art. 40 ust. 1, art. 42 ust. 1, art. 92 ust. 2 i art. 28 ust. 2 pzp.

Kontrola wykazała również, że nie dokonano skreśleń alternatywnych w protokole ZP-2/PN/NBO/ZOC w poz. 9, 10, 11, nie wypełniono rubryki 11 oraz nie podpisano protokołu przez osobę sporządzającą oraz kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną na drugiej stronie ww. protokołu. W żadnym z protokołów nie oznaczono również numeru strony. Kierownik d.s. administracyjno-gospodarczych podpisał ponadto protokół ZP-2/PN/NBO/ZOC i ZP-2 w dwóch miejscach, jednocześnie jako osoba sporządzająca protokół jak i osoba upoważniona przez kierownika zamawiającego do jego podpisania. Takie postępowanie uniemożliwia sprawowanie kontroli nad prawidłowością wypełnienia protokołu.

W jednostce w trakcie przeprowadzania procedury przetargowej obowiązywała procedura udzielania zamówień publicznych wprowadzona zarządzeniem Dyrektora ZSEE nr 8/2002 z dnia 30 września 2002r. w sprawie określenia szczegółowych zasad, form i trybu dokonywania zamówień publicznych wraz załącznikiem – regulaminem działania komisji ds. zamówień publicznych. Treść zarządzenia – w okresie przeprowadzania niniejszego postępowania - zawierała nieaktualne podstawy prawne (ustawa o zamówieniach publicznych), posługiwała się nieaktualną nomenklaturą w zakresie trybów udzielania zamówień publicznych oraz wyłączała zastosowanie ustawy w odniesieniu do zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 3.000 euro, podczas gdy – według obowiązujących w badanym okresie przepisów - próg ten określono na 14.000 euro. Obecnie obowiązujące zarządzenia z dnia 15 kwietnia 2010 r.: w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowej ZSEE oraz w sprawie zasad wykonywania w ZSEE ustawy prawo zamówień publicznych zawierały z kolei nieaktualne postanowienia dot. protestów w postępowaniu o udzielenia zamówienia publicznego.

W związku z poczynionymi ustaleniami kontroli, stosownie do § 37 ust. 3 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent zalecił Dyrektorowi ZSEE aby:

1.  zaniechał opisywania przedmiotu zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny",
2. uwzględniał wartości przewidzianych w SIWZ zamówień uzupełniających przy szacowaniu wartości udzielanego zamówienia,
3. zwracał zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy,
4. przestrzegał zapisów SWIZ w zakresie dopuszczalnych form porozumiewania się z wykonawcami,
5. dokonywał uważnej analizy przesyłanych przez oferentów dokumentów oraz wzywał do uzupełnienia oferty w przypadku stwierdzenia niezgodności ze SIWZ,
6. starannie dokumentował postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności: dołączał do dokumentacji wydruki ogłoszeń (informacji) i innych dokumentów zawieranych na stronie internetowej, prawidłowo i kompletne wypełniał protokołu z postępowania,
7. zaktualizował zarządzenia w sprawie zamówień publicznych.