Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: Z/2/09

Prawidłowość przeprowadzania procedur przetargowych za okres II połowa 2008 r. do stycznia 2009 r., których przedmiotem były usługi na prowadzenie punktów kasowych oraz kasowych i socjalno – dyspozycyjnych.

Zarząd Dróg i Transportu Miejskiego, ul. Klonowica 5 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 10 – 24 lutego 2009 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego, ul. Klonowica 5 w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM) w zakresie prawidłowości przeprowadzania procedur przetargowych za okres II połowa 2008 r. do stycznia 2009 r., których przedmiotem były usługi na prowadzenie punktów kasowych oraz kasowych i socjalno-dyspozytorskich.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 11 marca 2009 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 marca 2009 r.

Kontrola 5 (z 10 przeprowadzonych w badanym okresie) postępowań o udzielenie zamówień publicznych na prowadzenie punktu kasowego Dąbie oraz kasowych i socjalno-dyspozytorskich Głębokie, Potulicka, Zakole, wykazała nieprawidłowości oraz uchybienia polegające na nieprzestrzeganiu niektórych zasad udzielania zamówień publicznych określonych ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zw. dalej pzp.

W toku kontroli stwierdzono, że w wyniku przeprowadzonych postępowań nr DZP/51/PN/08 na prowadzenie punktu kasowego Dąbie oraz nr ZP/56/PN/08 na prowadzenie punktu kasowego i socjalno – dyspozytorskiego Zakole, w sytuacji kiedy jedynym kryterium była cena, wybrane zostały oferty zawierające najwyższą cenę wykonania usługi, co naruszyło art. 91 ust.1 pzp, wg którego Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. W punkcie 1 rozdziału XI Specyfikacji jako jedyne kryterium oceny ofert wskazano cenę, co w powiązaniu
z definicją oferty najkorzystniejszej zawartą w art. 2 pkt 5 pzp określa, iż ofertą najkorzystniejszą jest oferta z najniższą ceną. W przypadku punktu „Dąbie” wybrano ofertę o 4.316 zł brutto droższą od oferty najtańszej uczestniczącej w postępowaniu, natomiast w przypadku punktu zlokalizowanego na Zakolu o 14.911 zł brutto droższą. Wybór oferty, która nie jest ofertą najkorzystniejszą może stanowić przesłankę do stwierdzenia przez Sąd nieważności zawartej umowy zgodnie z art. 146 ust. 1 pkt 5 pzp z uwagi na rażące naruszenie przepisów ustawy. Przyczyną powyższego był błędnie określony w SIWZ system punktacyjny, który w ww. przypadkach wskazał na oferty z najwyższą ceną za wykonanie usługi (oferta, która uzyskała najwyższą ilość punktów była jednocześnie ofertą o najwyższej cenie wykonania usługi). Dyrektor ZDiTM nie zachował jednocześnie konsekwencji w postępowaniu, nieunieważniając przedmiotowych postępowań z uwagi na wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy – wbrew art. 93 ust. 1 pkt 7 pzp – co miało miejsce w analogicznej sytuacji dot. przetargu nieograniczonego ZP/54/PN/08 na punkt kasowy i socjalno-dyspozytorski Głębokie.

Należy podkreślić że wada, ze względu na którą unieważnione zostało postępowanie nr ZP/54/PN/08 nie została jednocześnie usunięta w następnym przeprowadzonym postępowaniu nr DZP/93/PN/08 na punkt kasowy i socjalno – dyspozytorski Głębokie. Stosując tą samą zasadę wyliczenia spełniania kryterium cena jaka została ustalona w postępowaniu nr DZP/93/PN/08 nadal możliwe było złożenie ofert, w których najwyższą ilość punktów osiąga oferta najdroższa.

W postępowaniu nr DZP/51/PN/08 na prowadzenie punktu kasowego Dąbie w rozdziale IX „Sposób obliczenia ceny oferty” Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia określono cenę brutto podaną w ofercie cenowej jaką wykonawca otrzyma za prowadzenie sprzedaży poszczególnych rodzajów biletów jako procent prowizji. W żadnym z punktów wzoru oferty cenowej stanowiącej załącznik nr 1 do SIWZ nie podano wartości wyrażonej w jednostkach pieniężnych, co było niezgodne z definicją ceny określoną w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz.U. nr 97 poz. 1050 ze zm.), do której odwołuje art. 2 pkt 1 pzp. Według definicji wskazanej w ustawie o cenach przez cenę należy rozumieć wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę.

Stwierdzono ponadto, że we wszystkich ww. postępowaniach w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia nieprecyzyjnie określono przedmiot zamówienia poprzez niewskazanie planowanej/szacunkowej wartości sprzedaży biletów w danym punkcie, czym naruszono art. 29 ust. 1 ustawy pzp, wg którego przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Spowodowało to, że Wykonawcy składając oferty nie posiadali informacji na temat szacunkowej wysokości wynagrodzenia jakie mogliby uzyskać za realizację zamówienia. Informację o przewidywanym wynagrodzeniu za realizację usługi, wykonawcy uzyskiwali dopiero w momencie podpisania umowy na prowadzenie punktu kasowego. Brak ww. informacji w SIWZ spowodował, że w uprzywilejowanej sytuacji byli wykonawcy, którzy w latach ubiegłych prowadzili punkty kasowe a więc posiadali wiedzę na temat wielkości obrotu poszczególnymi rodzajami biletów w danym punkcie kasowym. Ustalono także, że Wykonawcom przystępującym do przetargu po raz pierwszy informacje niezbędne do wyliczenia szacunkowej wysokości wynagrodzenia za prowadzenie punktu kasowego podawano telefonicznie co było niezgodne z art. 9 ust 1 pzp, który wskazuje, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Nie przesyłając jednocześnie powyższej informacji do innych Wykonawców, naruszono zasadę równego traktowania zawartą w art. 7 ust. 1 pzp.

W ocenie kontroli w postępowaniu na prowadzenie punktu kasowo dyspozytorskiego Zakole wskazanym byłoby zwrócenie się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień na temat podejrzenia rażąco niskiej ceny, który zadeklarował w swojej ofercie wykonanie zamówienia na kwotę 48.137 zł brutto. W powyższym przypadku istniało bowiem uzasadnione podejrzenie, iż Wykonawca w swojej ofercie przedstawił rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Wartość określona w ofercie była o 51 % niższa niż kwota jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na finansowanie zamówienia (97.733 zł brutto). Jednocześnie w stosunku do pozostałych złożonych ofert w powyższym postępowaniu oferta firmy „Transslet” była niższa o 48% (92.026 zł brutto – firma Transman) oraz o 55% (106.937 zł brutto – firma „TOM”).

Umowa na prowadzenie punktu kasowego i socjalno-dyspozytorskiego Głębokie zawarta została 7. dnia od chwili przekazania zawiadomienia wykonawcom o wyborze najkorzystniejszej oferty (zawiadomienia dostarczone Wykonawcom w dniach: 08.01.2009 r. oraz 09.01.2009 r.), co było niezgodne z zapisem w ust. 2 pkt 1 Rozdziału XII SIWZ, który wskazywał, iż „umowa zostanie zawarta w siedzibie zamawiającego nie wcześniej niż w 8 dniu od daty przekazania zawiadomienia o wyborze oferty”.

Stwierdzono ponadto drobne uchybienia w sporządzanych w ZDiTM protokołach z postępowań. W postępowaniu nr DZP/93/PN/08 na prowadzenie punktu kasowego i socjalno – dyspozytorskiego Głębokie w punkcie 4 protokołu nie umieszczono informacji na temat miejsca składania ofert. W protokole z postępowania nr DZP/52/PN/08 dot. punktu kasowego i socjalno – dyspozytorskiego Potulicka w pkt 2 „Przedmiot zamówienia” wskazano z kolei, iż ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie średnich wpływów ze sprzedaży biletów w okresie od sierpnia 2007 r. do lipca 2008 r., podczas gdy we wniosku o udzielenie zamówienia jak i załączonego do niego szacunku wynika, iż wartość oszacowano na podstawie średnich wpływów ze sprzedaży biletów w okresie od lipca 2007 r. do czerwca 2008 r.

W pozostałym obszarze objętym badaniem przestrzegano przepisów ustawy pzp oraz przepisów wykonawczych a w szczególności: terminowo publikowano ogłoszenia o zamówieniu, prawidłowo określano termin składania i związania ofertą, zawierane z wykonawcą umowy zgodne były z treścią ofert jaką złożyli. Jednocześnie należy wskazać, iż zamawiający nie odrzucając ofert jako przedstawiających rażąco niską cenę w sytuacji, kiedy niektóre z elementów składających się na cenę mogły wskazywać na rażąco niską cenę postąpił zgodnie z obowiązującą w tym zakresie doktryną. Oceniając czy oferta zawiera rażąco niską cenę bierze się pod uwagę ostateczną cenę oferty nie zaś poszczególne jej elementy składowe.

Prezydent zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

1. w sytuacji kiedy jedynym kryterium wyboru jest cena, opracowanie systemu oceny spełniania tego kryterium – a co za tym idzie wyboru oferty najkorzystniejszej – opierającego się na cenie poszczególnych ofert,

2. przestrzeganie przepisów ustawy prawo zamówień publicznych w zakresie: ceny wskazanej w ofertach, przedmiotu zamówienia oraz sposobu obliczania ceny, zasad pisemności i równego traktowania wykonawców, kompletności protokołów zamówień,

3. zawieranie umów najwcześniej 8. dnia po przesłaniu wykonawcom zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (dotyczy zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8).

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/04/27, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/04/27 11:51:04

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/04/27 11:51:04	nowa pozycja