Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/16/09

Gospodarka finansowo – księgowa za 2008 r.

Gimnazjum Nr 1, ul. Reymonta 23 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 29.05.09 r. do 29.06.09 r. przeprowadził kontrolę w Gimnazjum Nr 1 przy ul. Reymonta 23 w Szczecinie, zw. dalej GM nr 1, w zakresie gospodarki finansowo - księgowej za 2008 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 września 2009 r.

GM nr 1 prowadzi działalność w formie jednostki budżetowej. W 2008 r. GM nr 1 uzyskało dochody w wysokości 5.966,68 zł, w tym dochody własne stanowiły 3.153,27 zł. Wydatki budżetowe jednostki wyniosły 1.108.045 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty, a wydatki finansowane z rachunku dochodów własnych wyniosły 2.514,21 zł, tj. 15,66 % zaplanowanych.

Podstawę prawną obowiązującej w GM nr 1 „instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów” (zw. dalej instrukcją), w której znajdowały się zapisy dotyczące zasad (polityki) rachunkowości i procedur kontroli finansowej stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Dodatkowo powyższa dokumentacja nie uwzględniała standardów ustalonych Komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 7, poz. 58). Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor i art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zw. dalej uofp.

Powyższa instrukcja nie zawierała ponadto zapisów dotyczących: procedur udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, określenia wchodzących w skład roku obrotowego okresów sprawozdawczych, metody ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych; określenia struktury ksiąg rachunkowych (zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych), wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych; opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenia wersji oprogramowania. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 10 ust. 1 uor i art. 47 ust. 2 uofp, wg których dokumentacja powinna zawierać ww. elementy.

W zakładowym planie kont GM nr 1, zawartym w powyższej instrukcji, nie ujęto ponadto szczegółowego wykazu kont analitycznych oraz kont:
996 – „Zaangażowanie dochodów własnych jednostek budżetowych”, 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 140 - „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 dorozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont).Naruszyło to postanowienia § 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia, wg którychpodstawą prowadzenia rachunkowości może być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych, apodane w zał. nr 2 konta należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Dodatkowo w treści instrukcji przywołane zostały stanowiska, które nie funkcjonują w GM nr 1 oraz inna jednostka, której, według zapisów instrukcji, dotyczą ustalone w niej procedury. W dokumentacji GM nr 1 nie było ponadto wskazanego w ww. instrukcji zarządzenia, dotyczącego kategorii archiwalnych i okresów przechowywania dokumentów oraz określenia osoby odpowiedzialnej za dokonywanie kontroli merytorycznej dokumentów księgowych.

Dyrektor GM nr 1 nie powierzył głównemu księgowemu GM nr 1 (zw. dalej głównym księgowym) obowiązków określonych art. 45 ust. 1 uofp.

Ustalono również, że nie prowadzono ewidencji na kontach 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, a ewidencja analityczna dochodów prowadzona na koncie 130 – „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” i 132 – „Rachunek dochodów własnych” nie uwzględniała podziału wg klasyfikacji budżetowej. Powyższe było niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont.

Główny księgowy dokonywał zapisów księgowych w księgach rachunkowych z pominięciem opisu operacji, co niezgodne było z art. 23 ust. 2 uor. Dodatkowo w zapisach księgowych dot. kosztów i rozrachunków wynikających z faktur wystawionych przez kontrahentów GM nr 1 w 20. przypadkach (na 26 skontrolowanych) wskazano nieprawidłową datę dokonania operacji, natomiast zapisy w ewidencji dot. zobowiązań uregulowanych gotówką jako datę dokonania operacji wskazywały datę zamknięcia raportu kasowego, co niezgodne było z przyjętymi w GM nr 1 zasadami ewidencji.

Nie sporządzono zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych na koniec 2008 roku, natomiast miesięczne zestawienia obrotów i sald za 2008 r. nie zawierały obrotów na kontach narastająco od początku roku obrotowego, co było niezgodne z zapisami art. 18 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 uor.

Ustalono także, że w GM nr 1 główny księgowy nie naliczył i nie ujął w ewidencji odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy w łącznej kwocie 25,06 zł, co było niezgodne z § 7 ust. 8 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, wg którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału.

Na podstawie kontroli 26. faktur stwierdzono, że we wszystkich przypadkach nie było podpisu potwierdzającego dokonanie kontroli pod względem merytorycznym, a w 24. przypadkach również podpisu głównego księgowego dotyczącego kontroli formalno – rachunkowej. Brak podpisów, dotyczących kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dokumentu stwierdzono ponadto na wszystkich listach płac za 2008 r. Powyższe było niezgodne z zapisami ust. 2 części I ww. instrukcji
GM nr 1, wg którego dowód księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony, czyli m.in.: sprawdzony został pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

W toku kontroli dokumentów księgowych (wyciągów bankowych i poleceń księgowania) we wszystkich 38. przypadkach stwierdzono brak podpisu osoby sprawdzającej, a dodatkowo w 14. przypadkach brak również numeru dowodu księgowego. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 1 i 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać m.in. ww. elementy.

Ustalono, że dekretacja dokumentów księgowych w 26. przypadkach (spośród 50 skontrolowanych) dokonywana była z pominięciem podpisu osoby odpowiedzialnej, a w 10. przypadkach z pominięciem zarówno podpisu jak i wskazania miesiąca. Dodatkowo w 48. przypadkach dekretacja nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych. Powyższe było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, który stanowił, że dowód księgowy powinien zawierać ww. elementy.

W księdze głównej GM nr 1 (prowadzonej przez głównego księgowego) oraz w księdze inwentarzowej (prowadzonej przez referenta) poprawy błędów dokonywano bez wskazania daty naniesienia poprawek lub przy użyciu korektora, co niezgodne było z postanowieniami art. 25 ust. 1 uor, dotyczącymi prawidłowej poprawy błędów w księgach rachunkowych.

W trakcie kontroli ustalono, że przy udzielaniu zamówień na kwotę powyżej 3000 zł, w 2. przypadkach (na 3 skontrolowane) referent nie sporządził notatki służbowej z dokonania analizy rynku bądź z odstąpienia od jej dokonania,
a w 1. przypadku sporządzona notatka służbowa z dokonanej analizy rynku nie zawierała informacji dotyczącej wartości szacunkowej zamówienia, ze wskazaniem kursu euro. Stanowiło to naruszenie postanowień § 9 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta (obecnie § 11 ust. 4 pkt 2 i 3 załącznika nr 1 do zarządzenie nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r.), wg którego udzielając zamówienia powyżej 3.000 zł każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową zawierającą informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro określonego w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r., Nr 223, poz. 1655 ze zm.).

W toku kontroli w zakresie zawieranych umów stwierdzono uchybienie polegające na braku zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego na 2 (spośród 5 skontrolowanych) umowach realizowanych przez GM nr 1 w 2008 r. Zgodnie z informacją Wydziału Oświaty Urzędu Miasta wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

Ustalono, że GM nr 1 użytkuje budynek szkoły oraz część gruntu oznaczonego jako działka nr 166 z obrębu 69 Pogodno, nie posiadajac tytułu prawnego w postaci trwałego zarzadu lub innej formy władania nieruchomością (umowy obligacyjnej dopuszczonej uchwałą Rady Miasta nr LXIII/1169/06 z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez jednostki organizacyjne nie posiadajace osobowości prawnej). Nieruchomości znajdujące się na ww. działce przekazane natomiast zostały w trwały zarząd na rzecz Szkoły Podstawowej Nr 3, dysponującej drugim budynkiem szkoły położonym na powyższym terenie. Ustanowienie trwałego zarzadu następuje - zgodnie z art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (j.t. Dz. U. z 2004 r., Nr 261, poz. 2603 ze zm.) - na wniosek jednostki organizacyjnej. Do dnia zakończenia kontroli jednostka nie wystąpiła w powyższym zakresie ze stosownym wnioskiem.

W wyniku kontroli akt osobowych i wynagrodzeń 8 pracowników (23% zatrudnionych pracowników), stwierdzonouchybienia polegające w 6 przypadkach na wypłaceniu składników wynagrodzenia bez uwzględnienia zwolnienia lekarskiego i w 2 przypadkach na nieprawidłowym pomniejszeniu wynagrodzenia z tytułu zwolnienia lekarskiego. Powyższe spowodowane było zastosowaniem przez głównego księgowego przy pomniejszaniu wynagrodzenia rzeczywistej ilości dni w miesiącu, w którym przypadało zwolnienie. Ustalono ponadto, że w 3 przypadkach przy naliczaniu wynagrodzenia za część miesiąca nie uwzględniono ewidencji czasu pracy. Powyższe było niezgodne z zapisami § 11 ust. 1 i § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zm.), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 (...), natomiast w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia - miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu.

Dodatkowo w 10 przypadkach wypłacono pracownikowi dodatek za wysługę lat w wysokości wyższej (referent – III-XII.08), a w 2 przypadkach w wysokości niższej (referent – II.08, nauczyciel – XII.08) niż wynikało to z ustalonego na podstawie świadectw pracy stażu. Stwierdzono także przypadek niewypłacenia należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za 4 dni urlopu (szatniarz) oraz przypadek niewypłacenia należnego pracownikowi wyrównania za godziny ponadwymiarowe (nauczyciel - za II i III.08) i wynagrodzenia za przepracowaną 1 godzinę zastępstwa. Ustalono ponadto, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku nauczyciela, nieprawidłowo naliczono w 2008 r. wysokość wypłaconego świadczenia urlopowego, co spowodowane było przyjęciem nieprawidłowego wymiaru etatu. W 1 przypadku stwierdzono wykazanie na prowadzonych kartach wynagrodzeń za 2008 r. wynagrodzenia innego, niż naliczone na listach płac.

Ustalono, że pracownicy administracji i obsługi GM nr 1 wynagradzani byli według zasad ustalonych Ponadzakładowym Układem Zbiorowym Pracy zawartym w dniu 8 stycznia 1997r. ze zmianami z dnia 2 lipca 1999r. W dokumentacji GM nr 1 nie ustalono jednak zasad wynagradzania nauczycieli, mimo że według art. 77² § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zm.) pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.

Stwierdzono ponadto, iż podstawę prawną, obowiązujących w GM nr 1: regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, regulaminu przyznawania nagród dyrektora (dot. wszystkich pracowników), regulaminu premiowania pracowników administracji i obsługi oraz statutu GM nr 1 stanowiły nieobowiązujące już przepisy. Zapisy dotyczące przyznawania nagród nauczycielom uregulowane zostały również w „regulaminie przyznawania nagrody dyrektora”, w którym nie wskazano daty zatwierdzenia ani okresu obowiązywania.

Kontrola wykonania obowiązków w zakresie inwentaryzacji majątku GM nr 1 wykazała, że w 2008 r. przeprowadzono jedynie inwentaryzację stanu kasy i rachunków bankowych. Było to niezgodne z art. 26 ust. 1 uor, wg którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie; 2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów; 3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Przyczynę powyższego stanowił m.in. brak ustalenia szczegółowych procedur dotyczących inwentaryzacji składników majątku jednostki.

Dokumenty przekazywane przez GM nr 1 do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin, m.in. takie jak projekty planów finansowych, plany finansowe oraz sprawozdania Rb-27S, Rb-28S i Rb-34 za 2008 r. nie były potwierdzone datą wpływu przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta.

Osobą, której powierzone zostały obowiązki dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki oraz naliczania wynagrodzeń pracowników GM nr 1 był główny księgowy.

Ustalono ponadto, że dyrektor GM nr 1 wywiązywał się z obowiązku sporządzania informacji dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z Zarządzenia Nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (obecnie Zarządzenie Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 lutego 2009 r.). Uchybienie stanowił jednak brak potwierdzenia dotyczącego dostarczenia powyższych informacji do Urzędu Miasta Szczecin.

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi GM nr 1:

1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji GM nr 1, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów oraz inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.

2. Dokonywanie kontroli i dekretacji dokumentów księgowych, poprawy popełnionych na nich błędów oraz sporządzanie zestawień obrotów i sald zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

3. Dostosowanie prowadzonej ewidencji w księgach rachunkowych do obowiązujących przepisów.

4. Sporządzanie notatek służbowych z dokonania analizy rynku przy zakupie powyżej 3.000 zł z informacją dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

5. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji GM nr 1, dotyczącej zatrudnienia i wynagrodzeń pracowników oraz przyznawanie, naliczanie oraz wypłacanie wynagrodzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

6. Wystąpienie z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu nad budynkiem i terenem szkoły.

7. Naliczanie, ewidencjonowanie oraz egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych należności z tytułu najmu i dzierżawy.

8. Powierzenie obowiązków pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku głównego księgowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Każdorazowe przekazywanie zawieranych umów do zatwierdzenia formalno – prawnego radcy prawnego Urzędu Miasta.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/09/29, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/09/29 11:00:51

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/09/29 11:00:51	nowa pozycja