Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 18.11.09 r. do 20.11.09 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 48 w Szczecinie przy ul. Czorsztyńskiej 35, zwanej dalej SP nr 48, w temacie realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie co najmniej 5% wydatków za 2009 r. oraz realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przekazywania do Urzędu Miasta informacji o wynikach kontroli prowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 07 grudnia 2009 r.
W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 180.071,44 zł, tj. 5,12 % ogółu wydatków zaplanowanych w 2009 r., stwierdzono, że:
1. Przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur określonych w obowiązujących przepisach prawa i przyjętych uregulowaniach wewnętrznych, w tym:
• w 19. przypadkach (na 36 skontrolowanych) zapis księgowy nie zawierał wskazania daty sporządzenia dowodu księgowego, co niezgodne było z przepisem art. 23 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 ze zm.);
• w przypadku wszystkich objętych badaniem wyciągów bankowych (28) podpis głównego księgowego na poleceniu księgowania, dotyczył sprawdzenia dokumentu, co nie zostało jednak uregulowane w dokumentacji dotyczącej kontroli i obiegu dokumentów. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 48 nie określono osób odpowiedzialnych za dokonywanie kontroli wyciągów bankowych i raportów kasowych;
• stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 36 skontrolowanych dokumentów stwierdzono 4 przypadki, kiedy faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iż dotyczyła kosztów poprzedniego miesiąca. Powyższe spowodowane było przyjętym sposobem ewidencjonowania kosztów, który nie został jednak uregulowany w dokumentacji SP nr 48.
2. Zatwierdzona przez dyrektora SP nr 48 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów określonych art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), w tym: nie uwzględniała procedur dot. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych. Dodatkowo w dokumentacji SP nr 48 nie określono metody ustalania wyniku finansowego, a zakładowy plan kont jednostki nie zawierał następujących kont: 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” oraz 980 – „Plan finansowy wydatków budżetowych”, mimo że konta zawarto w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Naruszyło to postanowienia art. 10 ust. 1 uor oraz § 12 ust. 1 pkt. 1 ww. rozporządzenia. Podstawę prawną powyższych procedur kontroli finansowej oraz dokumentacji dot. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stanowiły ponadto nieobowiązujące już przepisy.
3. Dyrektor SP nr 48 nie wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji m.in. o osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego.
4. Informacje dotyczące wszczęcia i wyników kontroli prowadzonych w 2009 r. przez organy kontroli zewnętrznej przekazywane były Wydziałowi Oświaty Urzędu Miasta. Było to niezgodne z postanowieniami §§ 11 i 12 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, według którego powyższe informacje należy przekazywać do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta.
5. Dyrektor SP nr 48 zrealizował w I-szym półroczu 2009 r. zadania dotyczące sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi Zarządzeniem Nr 70/09 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 lutego 2009 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.

Prezydent Miasta zalecił:
1. Aktualizację i uzupełnienie dokumentacji SP nr 48, dotyczącej m.in. zasad (polityki) rachunkowości, procedur kontroli finansowej, obiegu i kontroli dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Dokonywanie zapisów księgowych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
3. Każdorazowe informowanie Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.
4. Skierowanie zapytania do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego.