Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2009 roku

Nr kontroli: P/27/09

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min 5% wydatków 2009 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2009 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.

Przedszkole Publiczne Nr 59, ul. Ks. Zofii 3 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 29 lipca do 31 lipca 2009 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 59 ul. Ks. Zofii (zw. dalej PP nr 59) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2009 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2009 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/27/09 podpisanym w dniu 04 sierpnia 2009 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 sierpnia 2009 r.

W toku kontroli dotyczącej realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na podstawie wydatków w wysokości 32.743,36 zł, tj. 6,9 % ogółu wydatków poniesionych w I półroczu 2009 r. stwierdzono, że:

1. przy dokonywaniu wydatków nie zachowano niektórych procedur,
w tym:

· wszystkie objęte badaniem dowody księgowe (23 pozycje) nie zawierały zakwalifikowania dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca, co było niezgodne z art. 21 ustawy z dnia 29.09.1994 r.
o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca,

· 3 z 23. objętych badaniem dowodów księgowych zawierały błędny numer identyfikacji podatkowej, a do dowodów nie wystawiono not korygujących błędne dane, co było niezgodne z § 15 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337), wg którego nabywca towaru lub usługi może wystawić notę korygującą jeżeli otrzymał fakturę zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się m.in. z nabywcą,

· do 1. z 23. objętych badaniem dowodów księgowych nie sporządzono notatki służbowej z analizy rynku, co było niezgodne z § 11 ust. 4 pkt 1 - 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego oraz każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku i która będzie zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

2. zatwierdzona przez Dyrektora PP nr 59 dokumentacja nie spełniała niektórych wymogów, w tym:

· „Polityka rachunkowości” nie zawierała określenia wersji oprogramowania
i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, co było niezgodne z art. 10 ust.1 pkt 3 uor,

· „Instrukcja inwentaryzacyjna” nie zawierała opisu zasad przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnymi metodami, opisu dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz wzorów stosowanych dokumentów, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), wg którego kierownik jednostki w ramach kontroli finansowej ustala procedury dotyczące m.in. gospodarowania mieniem,

· „Instrukcja kasowa” zawierała zapisy dotyczące zabezpieczenia pomieszczenia kasowego niezgodne ze stanem rzeczywistym (brak oddzielenia pomieszczenia kasowego od innych pomieszczeń, brak krat w oknach i drzwi obitych blachą),

3. Dyrektor PP nr 59 nie poinformował o przeprowadzonych w jednostce kontrolach zewnętrznych, co było niezgodne z § 11 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 399/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 10 lipca 2003 r. w sprawie zasad
i trybu przeprowadzania kontroli, wg którego w przypadku kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli zewnętrznej kierownicy kontrolowanych jednostek zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Prezydenta Miasta Szczecina – za pośrednictwem Dyrektora Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – o wszczęciu kontroli oraz jej zakresie.

W pozostałym zakresie przestrzegano realizacji ww. procedur, w tym m.in: wszystkie objęte badaniem dowody zawierały potwierdzenia wykonanych kontroli, przeprowadzane były i dokumentowane kontrole wewnętrzne obejmujące swym zakresem całą działalność jednostki oraz przekazywano odpowiednie informacje o transakcjach podejrzanych.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 59:

1. sporządzanie dokumentacji zgodnie z wymogami uor,

2. każdorazowe dokonywanie analizy rynku i sporządzanie notatek służbowych przy zakupach do 14 tysięcy euro zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3. aktualizację i uzupełnienie dokumentacji jednostki dotyczącej: polityki rachunkowości, inwentaryzacji oraz kasy,

4. każdorazowe informowanie o kontrolach przeprowadzanych w jednostce przez organy kontroli zewnętrznej.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/10/07, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/10/07 15:05:29

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/10/07 15:05:29	nowa pozycja