Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin w okresie od 05.04.2022 r. do 23.05.2022 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Bukowe – Klęskowo z siedzibą w Szczecinie przy ul. Seledynowej 50, w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 20.05.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10.06.2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Bukowe - Klęskowo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• niesporządzeniu sprawozdania z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r. oraz sprawozdania rocznego za 2021 r.,
• niewypełnianiu obowiązujących zasad opisywania dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO,
• nieopublikowaniu na stronie internetowej RO dokumentacji i informacji dotyczących bieżącej działalności Rady.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2021 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/779/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Bukowe - Klęskowo (zw. dalej Statutem).

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2021 r. wyniósł 7.248 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XXIII/687/20 Rady Miasta Szczecin z dnia 24 listopada 2020 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2021 r. ze zm.), co stanowiło 2,7% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 269.946 zł. Wykonanie wydatków RO za 2021 r. wyniosło ogółem 7.247,44 zł (2,9% wydatków wykonanych we wszystkich 37. radach osiedli w kwocie ogółem 248.112,84 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2021 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 15.960,33 zł, tj. wydatki, które w latach poprzednich były realizowane w ramach budżetu zaplanowanego przez RO, w tym:

• 4 dowody potwierdzające wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 7.746,61 zł, na podstawie wniosków złożonych przez RO,
• 7 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 8.213,72 zł (7.247,44 zł według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

W toku kontroli dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO stwierdzono jedynie, że w opisach 4. dowodów nie wskazano paragrafu klasyfikacji budżetowej, a według § 10 ust. 1 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej), opis podlegających rozliczeniu dowodów księgowych winien zawierać m.in. cel zakupu, numer uchwały Rady Osiedla i wskazanie paragrafu klasyfikacji budżetowej.

W przypadku 1. z 4. dowodów potwierdzających poniesione wydatki, stwierdzono, że zakup o wartości 15,87 zł został zaewidencjonowany w § 4220 – Zakup środków żywności na podstawie błędnych wskazań dekretacyjnych, zamiast w § 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia.

 Stwierdzono ponadto, że listy wypłat diet złożone do WGK, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury prowadzenia gospodarki finansowej, nie zawierały przewidzianych tym wzorem numeru i daty listy.

Zgodnie z zasadami wskazanymi Radom przez WGK w piśmie w sprawie budżetu 2021 r., wydatki dotyczące obsługi i funkcjonowania RO oraz działalności na rzecz mieszkańców realizowane były na podstawie składanych przez Rady wniosków w sprawie finansowania działania, z budżetu przewidzianego na zadanie „Obsługa organizacyjno – techniczna Rad Osiedli” tj. odmiennie niż w latach poprzednich, gdzie wydatki na ww. cele realizowane były z budżetu ustalonego odrębnie dla każdej Rady. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu finansowego w wysokości, która nie obejmowała wyrównania diet przysługującego radnym w związku ze zmianą wysokości diety obowiązującą od sierpnia 2021 r.

Wydatki objęte badaniem potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu zawierały podpisy oraz pieczątki Przewodniczącego i Skarbnika RO.

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Wiceprzewodniczący, Skarbnik, Sekretarz i Członek Zarządu), złożyły stosowne oświadczenia, czym wypełniono zapisy § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, według których wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Przewodniczący złożył także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, czym wypełnił zapisy § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w RO nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 12.078,59 zł, czym wypełniono zapisy § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2021 r. w kwocie ogółem 7.248 zł, przyjęty uchwałą RO nr 40/21 z dnia 13.01.2021 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2021 r. porównano jedynie z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.” (brak sprawozdań za 2021 r. sporządzonych przez RO).

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

Kontrola wykazała, że RO nie sporządziła sprawozdań z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze, które zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 procedury prowadzenia gospodarki finansowejnależało sporządzić i przedłożyć do WGK w terminie do dnia 31 lipca 2021 r. oraz sprawozdania rocznego, które zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 2 tejże procedury należało sporządzić i przedłożyć do WGK w terminie do dnia 15 lutego roku następnego.

W 2021 r. zmianie uległ sposób prezentacji danych w załączniku nr 2.14. do „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2021 r.” dotyczącym wykonania wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin za 2021 rok. W załączniku, w dziale 750 – Administracja publiczna wykazane zostały jedynie wydatki z tytułu diet (bez wyrównania), a kwoty ogółem poniesionych wydatków dotyczących obsługi i funkcjonowania Rad oraz działalności na rzecz mieszkańców (w tym wyrównania z tytułu diet) wykazane zostały w pkt. 4.3.11 sprawozdania – Rozwój społeczeństwa obywatelskiego (wcześniej w załączniku nr 2.14 jako wydatki rozdziału 75022 oraz 75095 w zakresie diet).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2021 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli stwierdzono, że na stronie internetowej RO http://bukowe.osiedla.szczecin.pl/nie było opublikowanej dokumentacji za 2021 r. w postaci: protokołu nr 20/2021, sprawozdań finansowych i rzeczowych za 2021 r. oraz informacji o działaniach bieżących (z wyjątkiem obchodów Święta Niepodległości).

Według § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu, do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Według § 23 ust. 1 pkt 5 Statutu, czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniachi dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń,
a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO.

W toku kontroli stwierdzono, że 2. z 3. uchwał RO poddanych kontroli, przekazane zostały do WGK po terminie wskazanym w § 39 Statutu RO, według którego Przewodniczący zobowiązany był do przekazywania podjętych uchwał w terminie 14. dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta, za pośrednictwem Wydziału Urzędu obsługującego Osiedle. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli, powyższe miało miejsce z przyczyn niezależnych od Przewodniczącego.

 Na ww. stronie internetowej RO opublikowane były wszystkie pozostałe protokoły z posiedzeń oraz uchwały podjęte przez RO w 2021 r.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

1. Sporządzanie sprawozdawczości półrocznej i rocznej z wykonania planu finansowego zgodnie z § 13 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.
2. Opisywanie dowodów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO, zgodnie z obowiązującą procedurą prowadzenia gospodarki finansowej.
3. Bieżące publikowanie na stronie internetowej RO dokumentacji za dany rok, zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8 Statutu.