Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25.05.2022 r. do 08.07.2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 39 w Szczecinie przy ul. Kablowej 14 (zw. dalej SP39)w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia i sprawy kadrowe za 2021 r..

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.02.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05.09.2022 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

WKiAW negatywnie ocenia działalność SP39 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe i sprawy kadrowe za 2021. W wyniku przeprowadzonej kontroli w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na:

• niewykonaniu stosownych uzgodnień i księgowań pozwalających na doprowadzenie do zgodności ksiąg rachunkowych ze sprawozdawczością w zakresie paragrafów klasyfikacji budżetowej,
• nieuzgodnieniu należności i zobowiązań na dzień 31.12.2021 r., w tym dotyczących także zobowiązań publicznoprawnych,
• dwukrotnej zapłacie podatku dochodowego od osób fizycznych w kwocie 9.557 zł,
• nieuprawnionej kompensacie nadpłaconego podatku VAT z podatkiem dochodowym od osób fizycznych w kwocie 712,18 zł,
• nieprawidłowym naliczeniu wynagrodzeń z tytułu dodatku funkcyjnego (nadpłata 545,45 zł), odpraw emerytalnych (niedopłata 756,51 zł), godzin dodatkowych nauczycieli przepracowanych w świetlicy (nadpłata 4.949,31 zł) oraz opóźnienie w wypłacie nagrody jubileuszowej, które naraziło szkołę na wyższy koszt wynagrodzenia o kwotę 515,48 zł,
• nieskorygowaniu deklaracji rocznej PIT-4R,
• nieujęciu w deklaracjach VAT sprzedaży w kwocie łącznej 2.983,37 zł,
• uregulowaniu zobowiązań publicznoprawnych po terminie zapłaty wynikającym z obowiązujących przepisów,
• niewykonaniu na dzień 31.12.2022 r. inwentaryzacji kasy szkoły oraz porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich realnej wartości,
• niezaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych i inwentarzowych zmian stanu majątku na kontach zespołu „0” (zakupy), a także niesporządzeniu dowodów OT,
• niesporządzeniu notatek służbowych z udzielenia zamówienia do 130.000 zł i/lub sporządzeniu w oparciu o niewłaściwy kurs euro,
• przekazaniu podatku VAT należnego do UM Szczecin po terminie,
• nieprzekazaniu Prezydentowi Miasta Szczecin informacji za 2021 r. z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.,
• prowadzeniu i gromadzeniu dokumentacji finansowo – księgowej niezgodnie z obowiązującymi przepisami,
• niedostosowaniu zasad (polityki) rachunkowości do potrzeb szkoły w zakresie nieobligatoryjnych elementów tej polityki.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie:

• prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
• naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

 W ocenie kontroli, zdecydowany wpływ na nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli miała fluktuacja kadr na stanowiskach administracyjnych szkoły, w tym głównie na stanowisku głównego księgowego. W badanym okresie funkcję głównego księgowego pełniło lub wykonywało wybrane czynności z zakresu rachunkowości i finansów siedem osób, a kolejna ósma osoba zatrudniona została na zastępstwo od dnia 12.04.2022 r. Zatrudnieni pracownicy wykonywali powierzone czynności ze zróżnicowaną starannością, wprowadzając dodatkowo subiektywne podejście do przepisów obowiązujących w zakresie naliczania wynagrodzeń, prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej oraz sposobu jej gromadzenia.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody otrzymane przez SP39 w 2021 r. wyniosły ogółem 45.803,79 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wyodrębnionym rachunku dochodów (zw. dalej WRD) za 2021 r., dochody SP39 wyniosły ogółem 214.026,68 zł.

Kontroli poddano dochody za 2021 r. w kwocie ogółem 23.579,14 zł, co stanowiło 9,1% dochodów zrealizowanych w kwocie łącznej 259.830,47 zł (budżet + WRD), a w tym:

• umowy najmu zawarte przez SP39, obowiązujące w trakcie 2021 r.,
• dochody z tytułu wynajmu pomieszczeń na kwotę ogółem 22.926,61 zł,
• dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika na kwotę ogółem 652,53 zł.

Kontroli poddano rozrachunki z 3. najemcami za cały 2021 r.

Kontrola 17. umów zawartych z najemcami wykazała, że umowy najmu nie zawierały parafowania przez głównego księgowego, a w przypadku 2. umów, termin obowiązywania został błędnie wskazany w zakresie roku krańcowego obowiązywania umowy (było 2021 r., winno być 2022 r.).

W toku kontroli faktur sprzedaży wystawionych najemcom, z którymi rozrachunki poddane zostały kontroli stwierdzono, że:

1. W dokumentacji szkoły nie odnaleziono 7. faktur sprzedaży, dotyczących sprzedaży dokonanej na rzecz najemców poddanych kontroli za styczeń i luty 2021 r.
2. Terminy zapłaty wskazane w fakturach wystawionych za najem były niezgodne z zapisami umownymi. W przypadku 3. faktur wystawionych w grudniu 2021 r., terminy zapłaty zostały skrócone do 7. dni (2 przypadki) i 10. dni (1 przypadek). W przypadku 1. z faktur, termin zapłaty określono jako „0 dni”. Powyższe terminy zostały zmienione wbrew zapisom umownym,według których termin ten został określony na 14 dni od dnia wystawienia faktury.

Faktury wystawiane przez głównego księgowego nie zawierały żadnych potwierdzeń kontroli wykonanych w ramach dwustopniowości kontroli dowodów księgowych. Na fakturach sprzedaży nie zamieszczono także wskazań dekretacyjnych, co nie wypełniało art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.), zw. dalej uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Polityka rachunkowości wprowadzona Zarządzeniem nr 11/2020/2021 dyrektora z dnia 30.04.2021 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości jednostki ze zm. (Polityka rachunkowości szkoły dostępna w wersji elektronicznej w systemie https://gdz.cdiap.pl/opracowana została w ramach przedsięwzięcia „Standardy Polityki Rachunkowości 158 Jednostek Organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin”, a następnie wprowadzona zarządzeniem nr 11/2020/2021 z dnia 30.04.2021 r. dyrektora SP39, zmieniona zarządzeniem nr 3/2021/2022 z dnia 02.11.2021 r.), zw. dalej polityką rachunkowości, nie przewidywała odrębnych zasad obiegu i kontroli dla dowodów finansowo – księgowych dotyczących sprzedaży, w związku z czym, główny księgowy nie powinien zaewidencjonować faktury sprzedaży bez stosownego potwierdzenia kontroli i akceptacji, co miało miejsce w jednostce.

Kontrola rozrachunków za cały 2021 r. z 3. najemcami wykazała różnice pomiędzy danymi wykazanymi w zestawieniu obrotów i sald na koncie 202 – Rozrachunki z odbiorcami, a stanem rzeczywistym rozrachunków z najemcami. Należy zaznaczyć, że według zestawienia obrotów i sald za 2021 r., żaden z najemców nie posiadał zadłużenia bądź nadpłaty z 2020 r., stanowiących bilans otwarcia na dzień 01.01.2021 r.

W toku kontroli rozrachunków z pierwszym najemcą stwierdzono, że w 2021 r. został on obciążony fakturami sprzedaży na kwotę ogółem 7.218,88 zł brutto, a wpłat dokonał na kwotę ogółem 5.180,15 zł. Na dzień 31.12.2021 r. najemca miał do uregulowania kwotę 2.038,73 zł tytułem faktury nr SP/39/21/21 z dnia 20.12.2021 r., a tymczasem saldo najemcy na dzień 31.12.2021 r. według zestawienia obrotów i sald wyniosło 5.049,77 zł (należność szkoły). Powyższe wynikało m.in. z zaksięgowania wpłaty najemcy w kwocie 3.011,04 zł na koncie innego najemcy.

W przypadku drugiego najemcy stwierdzono, że został on obciążony fakturami sprzedaży na kwotę ogółem 11.357,84 zł, które uregulowane zostały w 2021 r. W związku z powyższym, na saldzie konta 202 – Rozrachunki z odbiorcami nie występowała żadna kwota do rozliczenia, jednakże według zestawienia obrotów i sald, obroty za cały rok zaksięgowane zostały w kwocie łącznej 11.557,84 zł, tj. o 200 zł wyższej niż wynikało to z faktur sprzedaży.

W przypadku trzeciego najemcy stwierdzono, że został on obciążony fakturami sprzedaży na kwotę ogółem 6.388,62 zł, które uregulowane zostały w 2021 r. W związku z powyższym, na saldzie konta 202 – Rozrachunku z odbiorcami nie powinna występować żadna kwota do rozliczenia, tymczasem konto najemcy wykazywało saldo Ma w kwocie 334,56 zł (zobowiązanie szkoły) odpowiadające kwocie wpłaconej w dniu 14.01.2021 r., stanowiącej nadpłatę najemcy, która do końca 2021 r. nie została wyjaśniona i rozliczona.

W toku kontroli rozrachunków, stwierdzono ponadto następujące przypadki dotyczące innych najemców:

1. Na koncie najemcy widniała nadpłata w kwocie 70,11 zł (zobowiązanie szkoły), powstała w wyniku dwukrotnej zapłaty faktury nr SP39/31/21 tytułem najmu, która nie została zwrócona najemcy.
2. Saldo na dzień 31.12.2021 r. kolejnego najemcy wynoszące 32,20 zł (zobowiązanie szkoły) wynikało z błędnego księgowania faktury sprzedaży nr SP39/27/21 polegającego na zaksięgowaniu na koncie rozrachunkowym najemcy jedynie kwoty netto faktury w wysokości 140 zł, zamiast kwoty brutto w wysokości 172,20 zł; kwota 32,20 zł zaksięgowana została na koncie innego najemcy.
3. Saldo na dzień 31.12.2021 r. kolejnego najemcy wynoszące 172,20 zł (należność szkoły) wynikało z błędnego księgowania zapłaty na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami, zamiast na koncie 202 – Rozrachunki z odbiorcami; na obu kontach ww. kwota stanowiła na dzień 31.12.2021 r. saldo do rozliczenia (konto 202 – po str. Wn, konto 201 – po str. Ma).
4. Wpłaty 2. najemców w kwocie 3.011,04 zł i 405,90 zł zaewidencjonowane zostały na koncie kolejnego najemcy, na koncie którego stanowiły na dzień 31.12.2021 r. nadpłatę.
5. Brak zapłaty kolejnego najemcy w kwocie 172,20 zł nie został wyjaśniony od września 2021 r. do dnia 31.12.2021 r., jak również nie zostały z tego tytułu naliczone i zaksięgowane stosowne odsetki. Powyższe naruszało postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1634), zw. dalej uofp, według których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Na obowiązek naliczania odsetek wskazano ponadto w § 11 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej(Dz.U. z 2020 r. poz. 342), według którego odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

W przypadku faktur dotyczących osób prowadzących działalność gospodarczą, których płatność uregulowana została po terminie zapłaty, należy także pamiętać o naliczaniu odsetek ustawowych w transakcjach handlowych oraz równowartości 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, na podstawie szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych. Według art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy, wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługuje od dłużnika, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, stanowiąca równowartość kwoty 40 euro, gdy wartość świadczenia pieniężnego nie przekracza 5.000 zł. Prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy, gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek.

Szkoła nie wywiązała się ponadto z obowiązku wynikającego z § 11 Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej polegającego na przedłożeniu Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji za 2021 r. z realizacji niniejszej uchwały.

Wszystkie umowne opłaty za wynajem ustalone zostały zgodnie z cennikami zaakceptowanymi przez ówczesnego Zastępcę Prezydenta Miasta.

Umowy najmu sporządzane były przez cały 2021 r. w oparciu o wzór umowy zawierający adnotacją radcy prawnego o treści „Uzgodniono pod względem formalno – prawnym”.

1.2. Należności

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., należności krótkoterminowe SP39 wyniosły ogółem 21.036,98 zł (pozostałe należności).

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych według stanu na koniec IV kwartału 2021 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W dokumentacji sporządzonej wraz z bilansem za 2021 r. nie było specyfikacji pozostałych należności jednostki na dzień 31.12.2021 r.

Wprawdzie w sprawozdawczości finansowej oprócz pozostałych należności nie wykazano na dzień 31.12.2021 r. żadnych innych należności krótkoterminowych, jednakże w toku kontroli stwierdzono, że należności występowały w ewidencji analitycznej zarówno na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami (obroty Ma konta w kwocie ogółem 27.078,22 zł), jak i na koncie 202 – Rozrachunki z odbiorcami (obroty Wn konta w kwocie ogółem 5.901,27 zł). Powyższe wynikało z braku bieżącego monitorowania i wyjaśniania sald rozrachunków m.in. na poziomie poszczególnych segmentów analitycznych konta, w celu doprowadzenia do ich zgodności. W świetle powyższego, nie można uznać, że sprawozdawczość w zakresie należności stanowiła rzetelną informację księgową, a same należności podlegały stosownej analizie bieżącej.

Należności wykazane w bilansie jako pozostałe należności krótkoterminowe dotyczyły ZFŚS i wraz ze środkami na rachunku bankowym w kwocie 6.943,78 zł stanowiły saldo Funduszu w kwocie ogółem 27.980,76 zł.

2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 400.059,84 zł, tj. 8,5% ogólnych wydatków zrealizowanych przez jednostkę w wysokości 4.730.241,28 zł (w tym wydatki budżetowe w kwocie 4.516.214,60 zł oraz wydatki WRD w kwocie 214.026,68 zł), wykazanych w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34S, sporządzonych na dzień 31.12.2021 r.

Kontrolę 41. dowodów źródłowych przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli dokumentacji dotyczącej udzielania zamówień do kwoty 130.000 zł stwierdzono, że:

1. W 9. przypadkach na kwotę łączną dokonanych wydatków 185.725,57 zł, nie sporządzono notatki służbowej, o której mowa w § 13 pkt 3 Zarządzenia Nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r. zmieniającego Zarządzenie Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin, według którego zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku.
2. Notatka służbowa z udzielenia zamówienia na konserwację boiska „Orlik” z dnia 14.06.2021 r. zawierała nieprawidłową wartość szacunkową zamówienia. Wartość ta ustalona została na kwotę 6.500 zł w oparciu o kurs euro wynikający z tabeli Narodowego Banku Polskiego nr 112/A/NBP/2021 z dnia 14.06.2021 r. (4,5027 zł/euro) z jednoczesnym wskazaniem nieaktualnej podstawy w postaci rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 roku.

W toku kontroli stwierdzono, że z 16. umów/porozumień dotyczących wydatkowania środków, żadna z umów nie zawierała parafowania pod względem formalno – rachunkowym przez głównego księgowego szkoły, a 6 umów potwierdzenia wykonania kontroli pod względem formalno – prawnym. Kontrola zgodności z planem finansowym wymieniona została w pkt 3.1.3 „”Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości, jako jeden z etapów kontroli zarządczej, który powinien być realizowany przez głównego księgowego.

Kontrola faktur zakupu wykazała, że z 41. faktur poddanych kontroli, żadna z faktur nie zawierała adnotacji (pieczęci) dotyczącej wpływu dowodu do szkoły. Na obowiązek odnotowywania daty wpływu dowodu księgowego wskazano m.in. w pkt 3.2 załącznika nr 2 do polityki rachunkowości oraz w pkt 3.2.1 i pkt 4.13 załącznika nr 3 do polityki rachunkowości, gdzie czynność polegająca na rejestracji dowodu finansowo – księgowego przypisana została do pracownika sekretariatu/kancelarii.

Z 41. dowodów źródłowych poddanych kontroli potwierdzających poniesione wydatki, 22 dowody nie zawierały opisu merytorycznego, który zgodnie z pkt 3.1.6 załącznika nr 3 do polityki rachunkowości szkoły stanowił wycinkowy element kontroli merytorycznej, przypisany do pracownika merytorycznego. Z kolei według pkt 3.1.5 ww. załącznika, kontrola ta stanowiła potwierdzenie zgodności informacji zawartych w dowodzie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej i nie powinna odbywać się w strukturach organizacyjnych służb finansowo – księgowych. W świetle powyższego, główny księgowy nie powinien przyjąć dowodu bez ww. opisu merytorycznego, a dyrektor nie powinien takiego dowodu zaakceptować, co miało miejsce w jednostce.

Z 41. dowodów źródłowych poddanych kontroli potwierdzających poniesione wydatki, 10 dowodów nie zawierało wskazań dekretacyjnych, a w przypadku pozostałych dowodów wskazania te były niekompletne, ponieważ zawierały jedynie wskazania w zakresie paragrafu klasyfikacji budżetowej i numeru kontrahenta nadanego w systemie finansowo – księgowym. Powyższe nie wypełniało art. 21 ust. 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Według pkt 6.19 załącznika nr 3 do polityki rachunkowości szkoły, dekretacja i jej zatwierdzenie powinno mieć miejsce w buforze ksiąg rachunkowych, jednakże w polityce rachunkowości nie zawarto uszczegółowienia dotyczącego odstąpienia w związku z powyższym od zamieszczania wskazań dekretacyjnych na dowodach źródłowych lub załączania stosownego wydruku z dekretacją dowodów źródłowych i podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 Na dowodach zakupu zamieszczana była pieczęć, która zawierała w swej treści miejsce na podpis osoby odpowiedzialnej za kontrolę pod względem merytorycznym, podpisy głównego księgowego i dyrektora, a także miejsce na wskazanie rozdziału, paragrafu oraz źródła finansowania wydatku. Pieczęć nie była jednak wykorzystywana zgodnie z wymienioną treścią, ponieważ nie zamieszczano na niej podpisu osoby odpowiedzialnej za kontrolę pod względem merytorycznym, rozdziału, paragrafu oraz źródła finansowania wydatku. Stwierdzono ponadto 2 przypadki, w których na fakturach wydatkowych nie zamieszczono żadnych podpisów osób odpowiedzialnych za przeprowadzone kontrole i akceptację do zapłaty (faktura nr FV/18/08/2021 r. z dnia 13.08.2021 r. na kw. 7.780 zł i faktura nr 1521203425 z dnia 02.08.2021 r. na kw. 492,44 zł).

Wszystkie pozostałe faktury zakupu poddane kontroli zawierały podpisy głównego księgowego i dyrektora szkoły.

2.2. Zobowiązania

Według bilansu sporządzonego na dzień 31.12.2021 r., zobowiązania SP39 (bez ZFŚS) wyniosły ogółem 216.280,82 zł i dotyczyły zobowiązań:

• z tytułu dostaw i usług w kwocie 17.959,43 zł,
• z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń w kwocie 35.260,78 zł,
• z tytułu wynagrodzeń w kwocie 163.060,61 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, zobowiązania także wyniosły 216.280,82 zł.

Kontrolą objęto sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzone według stanu na koniec IV kwartału 2021 r.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

W dokumentacji sporządzonej wraz z bilansem za 2021 r. nie było specyfikacji zobowiązań jednostki na dzień 31.12.2021 r.

W toku analizy zobowiązań jednostki stwierdzono, że:

1. Kwota ogółem zobowiązań wykazanych w bilansie i w sprawozdaniu Rb-28S była jednakowa i wyniosła 216.280,82 zł, jednak kwoty wykazanych zobowiązań z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń oraz zobowiązań z tytułu wynagrodzeń wykazane zostały w ww. sprawozdaniach były różne. Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń według bilansu wyniosły 35.260,78 zł, a według sprawozdania Rb-28S wyniosły 36.414,34 zł (różnica 1.153,56 zł). Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń według bilansu wyniosły 163.060,61 zł, a według sprawozdania Rb-28S wyniosły 161.907,05 zł (różnica 1.153,56 zł).
2. Według sprawozdania Rb-28S, zobowiązania z tytułu dostaw i usług w kwocie 17.959,43 zł dotyczyły § 4260 w rozdziale 80101 klasyfikacji budżetowej. Analiza rozrachunków pozostających na saldzie konta 201 – Rozrachunki z dostawcami wykazała, że zobowiązania wobec dostawców, których usługi powinny zostać zaewidencjonowane w § 4260 wynoszą łącznie 14.006,80 zł (energia elektr., gaz i woda).
3. Zobowiązania występowały w ewidencji analitycznej zarówno na koncie 201 – Rozrachunki z dostawcami (obroty Wn konta w kwocie ogółem 41.122,24 zł), jak i na koncie 202 – Rozrachunki z odbiorcami (obroty Ma konta w kwocie ogółem 49.006,27 zł). Powyższe wynikało z braku bieżącego monitorowania i wyjaśniania sald rozrachunków m.in. na poziomie poszczególnych segmentów analitycznych konta, w celu doprowadzenia do ich zgodności. W przypadku konta 202 zasadnicze znaczenie miało jednostronne (bez dokumentu źródłowego) zaewidencjonowanie odszkodowania uzyskanego od ubezpieczyciela w kwocie łącznej 45.151,26 zł.
4. Na koncie 201 figurowały zobowiązania w kwocie ogółem 2.089,26 zł zaewidencjonowane analitycznie na kontrahencie nazwanym „Rozrachunki z dostawcami”, co nie pozwalało jednoznacznie, bez szczegółowej analizy, ustalić danych wierzycieli.

W świetle powyższego, nie można uznać, że sprawozdawczość w zakresie zobowiązań stanowiła rzetelną informację księgową, a same zobowiązania podlegały stosownej analizie bieżącej.

 W kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym według stanu na koniec IV kwartału 2021 r. nie wykazano żadnych zobowiązań wymagalnych.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 8. z 63. pracowników zatrudnionych w 2021 r. (12,7% ogółu zatrudnionych), pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, prawidłowości przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z uregulowaniami obowiązującymi w tym zakresie.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 509.721,69 zł (17,1% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 2.989.183,59 zł zaewidencjonowanej na § 4010 (rozdziały: 80101, 80148, 80150, 80195, 85395, 85401, 92695) według sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 30.074,13 zł, zaewidencjonowanego w koszty 2020 r., wypłaconego w 2021 r. (13,8% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 218.718 zł zaewidencjonowanej na § 4040 według sprawozdania Rb-28S).

W toku kontroli akt osobowych stwierdzono , że:

1. W dokumentacji pracowników pełniących w 2021 r. funkcję kasjera (w 2021 r. - 2 osoby) nie było umów o odpowiedzialności materialnej. Według pkt 3.1 ppkt 3 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, kasjer zawiera z kierownikiem jednostki (według kontrolującego winno być: kierownik jednostki zawiera z kasjerem…) umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki.
2. W aktach osobowych pracowników niepedagogicznych nie było oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z regulaminem wynagradzania. Wprawdzie w wyroku z 5 grudnia 2006 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawcama obowiązek podać do wiadomości regulamin wynagradzania w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie, a dla ważności regulaminu nie jest wymagane zapoznanie się z nim pracowników (II PK 124/06), jednak według § 1 ust. 3 „Regulaminu wynagradzania” obowiązującego w szkole, każdy nowo zatrudniony pracownik przed dopuszczeniem do pracy zostaje zapoznany z Regulaminem wynagradzania przez bezpośredniego przełożonego. Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem włącza się do akt osobowych. Według listy zatrudnionych pracowników administracji i obsługi sporządzonej przez kierownika administracyjnego, po wejściu w życie ww. regulaminu, umowy o pracę zawarte zostały m.in. z 11. pracownikami administracji i obsługi.

Dokumentacja pracownicza pracowników pedagogicznych prowadzona była w SP39 przez Specjalistę ds. Kadr i Sekretariatu (zw. dalej specjalistą ds. kadr), a dokumentacja pracowników administracji i obsługi przez Kierownika administracyjno – gospodarczego (zw. dalej kierownikiem administracyjnym).

Kontrola prawidłowości dokumentowania i naliczania wynagrodzeń wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Pracownikowi zatrudnionemu w szkole na stanowisku głównego księgowego w okresie od 22.09.2021 r. do 21.04.2022 r. naliczony został dodatek funkcyjny w kwocie zawyżonej o 545,45 zł. Zgodnie z umową o pracę, pracownikowi przysługiwał dodatek funkcyjny w kwocie miesięcznej 800 zł. Pracownik przepracował we wrześniu 7 dni, a ww. dodatek został naliczony i wypłacony za wrzesień 2021 r. w pełnej wysokości 800 zł zamiast w kwocie proporcjonalnej do okresu zatrudnienia, tj. w wysokości 254,55 zł, analogicznie jak wynagrodzenie zasadnicze (naliczone w kwocie 1.266,80 zł, a winno być w kwocie 1.266,36 zł). Sposób obliczania wynagrodzenia w przypadku pracownika, którego wynagrodzenie ustalone jest w stałej wysokości, niepozostającego w stosunku pracy przez pełny miesiąc regulował § 12 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2017 r. poz. 927), według którego w celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (nominalny czas pracy danego miesiąca) i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Należy także zaznaczyć, że zgodnie z § 6 ust 3 „Regulaminu wynagradzania pracowników niepedagogicznych w Szkole Podstawowej Nr 39 im. Arkadego Fiedlera w Szczecinie”, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 16/2019/2020 dyrektora SP39 z dnia 13.03.2020 r., dodatek funkcyjny przyznawany jest na czas pełnienia funkcji, a powyższe miało miejsce od dnia 22.09.2021 r. Według kontrolującego, naliczenie dodatku w pełnej wysokości miało miejsce w wyniku bezpośredniej ingerencji w systemowy (prawidłowy) sposób naliczania dodatku.
2. Nagroda jubileuszowa wypłacona została pracownikowi zgodnie z obowiązującymi przepisami ale wskutek opóźnienia wypłaty, fundusz płac szkoły za 2021 r. obciążony został kwotą wyższą o 515,48 zł. Pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 35 lat pracy z dniem 14.08.2021 r. jednak nagroda została wypłacona dopiero w październiku 2021 r., a nie na koniec miesiąca sierpnia. Powyższe spowodowało, że nagroda naliczona w październiku była wyższa od kwoty jaka przysługiwała pracownikowi w sierpniu o 515,48 zł, z uwagi na przyjęcie do podstawy wyższej kwoty tytułem godzin dodatkowych.Przy wypłacie w sierpniu nagroda wyniosłaby 11.537,62 zł, a przy wypłacie w październiku wyniosła 12.053,10 zł. Informacja o nabyciu prawa do nagrody sporządzona została przez specjalistę ds. kadr terminowo, a jedynie naliczenie i wypłata nastąpiły z opóźnieniem.
3. Wynagrodzenia za godziny dodatkowe nauczycieli przepracowane w świetlicy naliczone zostały przy zastosowaniu niewłaściwego pensum. Wynagrodzenia za ww. godziny zostały naliczone w oparciu o pensum nauczyciela realizującego godziny dodatkowe, a nie pensum 26h, obowiązujące dla świetlicy, co było niezgodnie z § 5 ust. 1 regulaminu stanowiącego załącznik do Uchwały Rady Miasta XLIII/1226/18 z dnia 5 lipca 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków: za wysługę lat, motywacyjnego, funkcyjnego za warunki pracy oraz nagród i warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw ze zm., według którego wynagrodzenie za jedną godzinę ponadwymiarową i jedną godzinę doraźnego zastępstwa ustala się, dzieląc stawkę osobistego zaszeregowania, łącznie z dodatkiem za warunki pracy, przez miesięczną liczbę godzin tygodniowego obowiązkowego wymiaru dla rodzaju zajęć dydaktycznych, wychowawczych, opiekuńczych realizowanych przez nauczyciela w ramach godzin ponadwymiarowych lub doraźnego zastępstwa nauczyciela. W wyniku powyższego, wynagrodzenia za godziny dodatkowe nauczycieli zrealizowane w świetlicy naliczone zostały w wysokości zawyżonej o 4.949,31 zł.
4. Odprawy emerytalne 2. nauczycieli naliczone zostały nieprawidłowo w związku z przyjęciem niewłaściwej ilości miesięcy w podstawie do wyliczenia średniej ilości godzin ponadwymiarowych i doraźnych. W obu przypadkach odprawy wypłacone zostały w sierpniu 2021 r. w związku z czym, w podstawie ich naliczenia oprócz stałych składników wynagrodzenia należnych w miesiącu sierpniu 2021 r. należało uwzględnić m.in. średnią ilość godzin ponadwymiarowych i doraźnych wypracowaną począwszy od września 2020 r. do lipca 2021 r. (11 miesięcy). Godziny te zostały uwzględnione w podstawie odprawy, jednak średnia ilość godzin wyliczona została przez podzielenie liczby godzin ogółem przez 12 miesięcy zamiast przez 11 miesięcy. Według art. 87 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela(Dz.U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.), nauczycielowispełniającemu warunki uprawniające do emerytury, renty z tytułu niezdolności do pracy lub nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, który przepracował w szkoleco najmniej 20 lat, przyznaje się odprawę w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia ostatnio pobieranego w szkolebędącej podstawowym miejscem jego pracy. Wynagrodzenie, o którym mowa w ww. ust. 2, oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Zasady te określone zostały w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli(Dz.U. z 2020 r. poz. 1455). Według § 4 tego rozporządzenia, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego - z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu. W wyniku powyższego, odprawy wypłacone zostały w kwocie zaniżonej łącznie o 756,51 zł. Według kontrolującego, systemowy sposób naliczania odpraw był prawidłowy, a nieprawidłowe naliczenie było wynikiem bezpośredniej ingerencji w tymże systemie.

Listy płac nie zawierały podpisów w miejscu przeznaczonym na potwierdzenie przeprowadzenia kontroli pod względem formalno – rachunkowym, natomiast zawierały podpisy potwierdzające przeprowadzone kontrole pod względem merytorycznym (podpis dyrektora) oraz akceptacje głównego księgowego i dyrektora.

Osobami odpowiedzialnymi za naliczanie wynagrodzeń byli pracownicy zatrudnieni w szkole na stanowisku głównego księgowego lub zatrudnieni w badanym okresie do wykonania wybranych czynności z zakresu rachunkowości i finansów szkoły.

W pozostałym zakresie akta osobowe prowadzone były zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

W przypadku wszystkich pracowników, których wynagrodzenia zostały poddane kontroli, dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2020 r. wypłacone w 2021 r. zostało naliczone na podstawie faktycznych wynagrodzeń, z uwzględnieniem zasad naliczania obowiązujących w tym zakresie.

Obowiązki głównemu księgowemu zgodnie z zakresem wskazanym w art. 54 ust. 1 uofp wpisane były każdorazowo do „Zakresu praw i obowiązków służbowych głównego księgowego”.

4. Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS i podatek VAT

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 265.447 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 799 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2021 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy (po uwzględnieniu wypłaconych świadczeń) naliczone zostały w kwocie ogółem 1.103.300,34 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 86,55 zł)

W dokumentacji finansowo – księgowej szkoły nie było wydruku „Deklaracji rocznej o zaliczkach na podatek dochodowy za 2021 r.” PIT-4R. Wydruk taki wykonany został w toku kontroli, jednakże bez urzędowego poświadczenia odbioru dokumentu elektronicznego.

Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wykazała następujące nieprawidłowości:

1. Podatek za luty 2021 r. zapłacony został w kwocie wyższej o 10 zł. Według deklaracji naliczono do zapłaty 33.875 zł, a zapłacono w dniu 19.03.2021 r. kwotę 33.885 zł.
2. Podatek za marzec 2021 r. w kwocie 15.694 zł zapłacony został w dniu 10.05.2021 r., tj. 20 dni po terminie przypadającym w dniu 20.04.2021 r. Według art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych(Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W związku z nieterminową wpłatą podatku, nie skorzystano z przysługującego prawa do naliczenia wynagrodzenia płatnika w kwocie 47 zł. Według § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz.U. z 2015 r. poz. 2154), płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa.
3. Podatek za czerwiec 2021 r. w kwocie 17.342 zł zapłacony został w dniu 21.07.2021 r., tj. 1 dzień po terminie przypadającym w dniu 20.07.2021 r. W związku z nieterminową wpłatą podatku, w tym przypadku również nie skorzystano z przysługującego prawa do naliczenia wynagrodzenia płatnika w kwocie 52 zł, w oparciu o ww. przepisy prawa.
4. Podatek w kwocie 9.557 zł naliczony od świadczeń urlopowych nauczycieli wypłaconych w lipcu 2021 r. zapłacony został dwukrotnie: raz z konta ZFŚS na konto Urzędu Skarbowego w dniu 19.08.2021 r., drugi raz poprzez refundację ze środków budżetu na konto Funduszu w dniu 13.10.2021 r. – patrz opis poniżej.
5. Podatek za wrzesień 2021 r. zapłacony został w kwocie niższej o 39 zł. Według deklaracji naliczono do zapłaty 20.986 zł, a zapłacono w dniu 06.10.2021 r. kwotę 20.947 zł.
6.  Podatek za listopad 2021 r. zapłacony został w kwocie niższej o 712,18 zł. Według deklaracji naliczono do zapłaty 16.222 zł, a zapłacono w dniu 07.12.2021 r. kwotę 15.509,82 zł – patrz opis poniżej.

W toku kontroli stwierdzono, że podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony od świadczeń urlopowych nauczycieli zapłacony został z niewłaściwego konta bankowego. Świadczenia urlopowe nauczycieli wypłacone zostały z konta bankowego budżetu w dniu 06.07.2021 r. pod nazwą „Pobory” zamiast z konta bankowego Funduszu w kwocie ogółem 48.510,06 zł netto (na podstawie listy wypłaty nr SP39/P/38/21). Ww. kwota zwrócona została z rachunku ZFŚS na rachunek budżetu w dniu 28.07.2021 r., a podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie 9.557 (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika) zapłacony został do Urzędu Skarbowego z konta ZFŚS w dniu 19.08.2021 r. W dniu 13.10.2021 r. kwota 9.557 zł została przekazana z rachunku budżetu na rachunek ZFŚS z komentarzem w wyciągu bankowym „Powinno być zapłacone ze środków budżetowych”. W ocenie kontroli, wydatki dotyczące Funduszu powinny być realizowane ze środków Funduszu w kwotach brutto, a powyższe spowodowało nieuzasadnioną nadpłatę środków budżetowych na konto ZFŚS.

Stwierdzono także, że podatek dochodowy od osób fizycznych za listopad 2021 r. naliczony do zapłaty w kwocie ogółem 16.222 zł zapłacony został w dniu 07.12.2021 r. w kwocie mniejszej o 712,18 zł. Podatek zapłacony został po pomniejszeniu o kwotę podatku VAT za wrzesień, który w dniu 12.10.2021 r. zapłacony został przez ówczesnego głównego księgowego na konto Urzędu Skarbowego zamiast na konto UM Szczecin. W dokumentacji finansowo - księgowej nie stwierdzono żadnego dokumentu potwierdzającego uzgodnienia podjęte z Urzędem Skarbowym w zakresie potrącenia nadpłaty z tytułu podatku VAT z bieżącej płatności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, tj. rozliczenia dwóch różnych tytułów podatkowych.

W ocenie kontroli, rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych nie zostały uzgodnione na dzień 31.12.2021 r. Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r. saldo konta 225 – Rozrachunki z budżetami, wyniosło po str. Ma 19.390,32 zł (zobowiązanie).

Według deklaracji PIT-4R za 2021 r., podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 265.447 zł (po pomniejszeniu o wynagrodzenie płatnika w kwocie ogółem 799 zł), a zapłacony został w kwocie ogółem 260.618,82 zł (różnica 4.828,18 zł). Na powstałą różnicę składały się następujące kwoty: 13.743 zł – podatek do zapłaty za grudzień, 712,18 zł – niedopłata za listopad, 109 zł – nadpłaty za luty, marzec i czerwiec, 39 zł – niedopłata za wrzesień, 9557 zł – dwukrotna zapłata w lipcu.

W dokumentacji szkoły nie było wydrukowanych deklaracji ZUS P DRA za 2021 r. Deklaracje takie wydrukowane zostały i podpisane przez dyrektora w trakcie kontroli, a tym samym nie zawierały podpisów osób pełniących funkcję głównego księgowego lub wykonujących wybrane czynności z zakresu rachunkowości w 2021 r., w tym dotyczące rozliczeń z ZUS.

W toku kontroli stwierdzono, że kwoty składek ZUS do zapłaty wynikające z deklaracji DRA sporządzonych na podstawie dokumentacji płacowej z systemu Vulcan były różne od kwot wykazanych w deklaracji ZUS P DRA przesłanych do ZUS:

• za luty 2021 r. – według deklaracji ZUS P DRA do zapłaty 174.114,77 zł, a według deklaracji DRA do zapłaty 174.060,79 zł (różnica 53,98 zł),
• za czerwiec 2021 r. - według deklaracji ZUS P DRA do zapłaty 78.066,19 zł, a według deklaracji DRA do zapłaty 81.309,84 zł (różnica 3.243,65 zł),
• za sierpień 2021 r. - według deklaracji ZUS P DRA do zapłaty 77.480,40 zł, a według deklaracji DRA do zapłaty 77.662,14 zł (różnica 181,74 zł).

Kontrola rozliczeń z tytułu składek ZUS wykazała następujące nieprawidłowości:

1. W kwocie składek ZUS za styczeń 2021 r. zapłaconych w dniu 05.02.2021 r. w kwocie 83.611,19 zł zawarte zostały składki za 2020 r. w kwocie ogółem 2.021,41 zł, w tym odsetki za zwłokę w kwocie 37 zł. Kwota odsetek została uwzględniona w kwocie 17.363,31 zł stanowiącej składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaewidencjonowana wraz z tymi składkami. Powyższe zostało stwierdzone na podstawie znajdującego się w dokumentacji szkoły „Rozliczenia wpłat przekazanych w roku 2021 (według stanu na 31 grudnia 2021 r.)”.
2. Składki ZUS za czerwiec 2021 r. zapłacone zostały w kwocie wyższej o 3.243,65 zł. Według deklaracji ZUS P DRA naliczono do zapłaty 78.066,19 zł, a zapłacono w dniu 02.07.2021 r. kwotę 81.309,84 zł. W świetle ww. różnic pomiędzy deklaracjami i ujęciem kwoty 81.309,84 zł w rozliczeniu ZUS jako prawidłowej, najprawdopodobniej w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było korekty deklaracji ZUS P DRA.
3. Składki ZUS za wrzesień 2021 r. zapłacone zostały w kwocie wyższej o 127,03 zł. Według deklaracji ZUS P DRA naliczono do zapłaty 80.125,73 zł, a zapłacono w dniu 06.10.2021 r. kwotę 80.252,76 zł.
4. Składki ZUS za listopad 2021 r. zapłacone zostały w dniu 07.12.2021 r.), tj. 1 dzień po terminie zapłaty przypadającym na dzień 06.12.2021 r. (05.12.2021 r. przypadał w niedzielę). Według art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych(Dz.U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.), płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych.

Mając na uwadze, że dokumentacja przedstawiona do kontroli była niekompletna, kontrolujący porównał dane wykazane w rozliczeniu przesłanym szkole przez ZUS z informacjami dostępnymi w dokumentacji i systemie finansowo – księgowym szkoły. Stwierdzono, że:

1. Według ZUS łączna kwota wpłat w 2021 r. wyniosła 1.034.948,81 zł, a według kontroli 1.034.645,61 zł. Różnica w kwocie 303,20 zł dotyczyła wykazanej przez ZUS wpłaty z dnia 24.12.2021 r., której nie zidentyfikowano w księgach rachunkowych jednostki.
2. Deklaracje szkoły i wpłata w dniu 07.12.2021 r. za listopad opiewały na kwotę 86.669,53 zł i taką kwotę kontrolujący przyjął do rozliczenia z uwagi na brak w dokumentacji jakiejkolwiek korekty deklaracji, a według ZUS powinna to być kwota 74.882,64 zł (różnica 11.786,89 zł).
3. Według ZUS łączna kwota nadpłaty na dzień 31.12.2021 r. wynosi 12.090,09 zł i dotyczy wpłat wniesionych w grudniu 2021 r., a składają się na nią ww. różnica 11.786,89 zł i niezidentyfikowana wpłata w kwocie 303,20 zł.
4. W rozliczeniu ZUS nie uwzględniono składek za grudzień 2021 r., ponieważ termin zapłaty upływał w 2022 r.

Według zestawienia obrotów i sald za 2021 r. saldo konta 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, wyniosło po str. Ma 22.413,63 zł (zobowiązanie). W ocenie kontroli, rozrachunki z tytułu składek ZUS nie zostały uzgodnione na dzień 31.12.2021 r. mimo posiadania rozliczenia naliczonych składek i wniesionych wpłat, wygenerowanego ze strony internetowej ZUS.

W toku kontroli stwierdzono, że wynagrodzenie płatnika naliczone w 2021 r. według deklaracji PIT-4R oraz deklaracji ZUS P DRA wyniosło łącznie 885,55 zł, a przekazano do UM kwotę ogółem 652,53 zł (różnica 233,02 zł, w tym wynagrodzenie za grudzień 2021 r. na kwotę 64,32 zł do uwzględnienia w 2022 r.). Różnica pomiędzy wynagrodzeniem naliczonym i przekazanym do UM wynikała m.in. z odstąpienia od potrącenia wynagrodzenia w miesiącach przekazania podatku po terminie zapłaty wynikającym z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co nie zostało jednak uwzględnione w rocznej deklaracji PIT-4R.

W pozostałych przypadkach, jednostka korzystała w 2021 r. z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa(Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

5. Podatek VAT

Według plików JPK_V7 za 2021 r., kwota podatku VAT do zapłaty wyniosła 19.799,97 zł.

Kontroli poddano 51 faktur zaewidencjonowanych w rejestrze sprzedaży za 2021 r. w zakresie ich zgodności z zapisami załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 439/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 listopada 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniem nr 315/17 z dnia 5.07.2017 r. oraz Zarządzeniem Nr 355/18 z dnia 7.08.2018 r.; aktualnie obowiązuje Zarządzenie Nr 136/21 z dnia 22 marca 2021 r. Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin),zw. dalej zarządzeniem w sprawie centralizacji.

W związku z licznymi błędami, jakie miały miejsce w ewidencji oraz w sprawozdawczości jednostki, kontrolujący odstąpił od sprawdzenia poprawności wyliczenia rzeczywistego wskaźnika struktury sprzedaży i prewspółczynnika za 2021 r.

W wyniku kontroli dokumentacji pracowniczej stwierdzono, że zakresy obowiązków służbowych głównych księgowych nie zawierały zapisów dotyczących podatku VAT, w tym dotyczących m.in.:

• prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku VAT,
• oznaczania dostawy towarów i usług oraz dokumentów i transakcji dla potrzeb pliku JPK_V_7M,
• sporządzania deklaracji jednostkowej VAT,
• przekazywania środków finansowych na zapłatę podatku VAT wynikających z jednostkowej deklaracji VAT,
• dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT,
• stosowania odliczenia podatku VAT naliczonego związanego z prowadzoną sprzedażą opodatkowaną.

Na obowiązek wpisania w zakres obowiązków pracowników czynności wynikających z zarządzenia oraz uaktualnienia zakresów obowiązków pracowników w ciągu 7 dni od powierzenia zadania / obowiązków, wskazano w § 4 ust. 4 zarządzenia w sprawie centralizacji.

W toku kontroli stwierdzono następujący stan dokumentacji dotyczącej podatku VAT:

1. W dokumentacji szkoły nie było wydruków dokumentów JPK_V7 za miesiące od stycznia do marca oraz za maj, lipiec i grudzień 2021 r.,
2. Tylko w przypadku 3. miesięcy 2021 r. dokumentacja zawierała potwierdzenie przekazania dokumentów JPK_V7 do UM Szczecin w wersji papierowej, a tym samym nie można było stwierdzić, czy dokumenty przekazane zostały terminowo, tj. po 10. dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczyły.
3. Dokumentacja sprzedaży przechowywana były w różnych miejscach, co wynikało m.in. z przyjęcia przez kolejnych głównych księgowych różnych sposobów gromadzenia i przechowywania dokumentacji finansowo – księgowej.
4. W dokumentacji przedstawionej do kontroli znajdowały się faktury sprzedaży zawierające zapis „oryginał” jak i faktury bez tego zapisu, a także faktury wydrukowane dwukrotnie, przy czym zamiennie zawierające lub nie zawierające danych wystawiającego (imię i nazwisko) i odręcznie naniesione numery z rejestru sprzedaży, przy czym numery z rejestru sprzedaży naniesione były w formie skróconej np. 37/12/2021 zamiast FSW/SP39/37/12/2021.
5. W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie odnaleziono 8. faktur sprzedaży, w związku z czym dane dotyczące tych faktur ustalono jedynie na podstawie rejestrów sprzedaży.
6. Na wszystkich fakturach sprzedaży wystawionych w 2021 r. stosowana była błędna maska dokumentu. Faktury nie zawierały oznaczenia serii dokumentów literą „F”, a według § 275 zarządzenia w sprawie centralizacji, fakturę w sposób jednoznaczny identyfikuje numer faktury, według poniższegoschematu: symbol jednostki / rok (rr) / F / ......../ numer kolejny faktury.
7. 12 z 51. faktur sprzedaży zawierało nieprawidłowe wskazanie ilości i/lub jednostki miary. Zamiast faktycznej ilości godzin najmu, w powyższych przypadkach najczęściej wskazywano 1 szt. najmu, co nie wskazywało na rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej.
8. Terminy zapłaty wskazane w fakturach były niezgodne z terminem wynikającym z zawartych umów, a określonym jako 14 dni od dnia wystawienia faktury. Terminy zapłaty były zarówno wydłużane jak i skracane (20 przypadków).
9. W przypadku 40. faktur sprzedaży, nie zawierały one wskazań dekretacyjnych i podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania (patrz pkt. 1.1).
10. Faktury sprzedaży udostępnione do kontroli nie zawierały pieczęci szkoły, która przewidziana była wzorem dokumentu generowanym z Progman Rozrachunki Premium. Z 51. faktur, tylko 4 faktury zawierały ww. pieczęć.

W toku kontroli rozliczeń z tytułu podatku VAT, stwierdzono, że:

1. Podatek za styczeń, luty, kwiecień, czerwiec, lipiec i wrzesień 2021 r. został przekazany do UM Szczecin po 10. dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczył.Według § 6 ust. 8 załącznika nr 1 do zarządzenia w sprawie centralizacji VAT(aktualnie jest to § 6 ust. 9 w zw. z § 6 ust. 1 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin), wraz ze złożeniem rejestrów i deklaracji jednostkowej VAT kierownicy jednostek oświatowych wpłacają w terminie do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT na rachunek bankowy WOś.
2. Podatek VAT za wrzesień 2021 r. w kwocie 712,18 zł został zapłacony w dniu 12.10.2021 r. z rachunku bankowego budżetowego zamiast z konta wrd oraz na konto Urzędu Skarbowego zamiast na konto UM Szczecin. Przelew na konto Urzędu Miasta Szczecin w dniu 25.10.2021 r. wykonany został także z konta budżetowego, w związku z czym, w tym samym dniu został zwrócony na konto szkoły a następnie ponownie zapłacony z konta wrd. Tym samym powstała nadpłata podatku zapłaconego na konto Urzędu Skarbowego. Ówczesny główny księgowy rozliczył nadpłatę z tytułu podatku VAT w kwocie 712,18 zł poprzez pomniejszenie podatku dochodowego naliczonego od wynagrodzeń nauczycieli za listopad 2021 r. W dokumentacji szkoły nie stwierdzono żadnego dokumentu potwierdzającego uzgodnienie z Urzędem Skarbowym w sprawie zastosowanego rozliczenia dwóch różnych tytułów podatkowych.
3. W deklaracjach za listopad i grudzień 2021 r. nie zostały ujęte 2. faktury sprzedaży na kwotę ogółem 2.983,37 zł. W listopadzie nie ujęto faktury nr SP39/21/38 z dnia 30.11.2021 r. na kwotę 1.664,19 zł brutto (w tym VAT na kwotę 311,19 zł), a w grudniu nie ujęto faktury nr SP39/21/45 z dnia 16.12.2021 r. na kwotę 1.319,18 zł brutto (w tym VAT na kwotę 246,68 zł). Ww. faktury wymienione zostały w ewidencji sprzedaży JPK_V7, jednakże z uwagi na oznaczenie dokumentu symbolem „FP”, faktury te nie zostały uwzględnione w wartości sprzedaży ogółem. Ww. oznaczenie wskazywało, że faktury wystawione zostały do paragonu fiskalnego i doliczone do sprzedaży jako sprzedaż fiskalna, gdy tymczasem zapłaty za faktury uregulowane były na konto bankowe szkoły. Ponadto, według informacji Wydziału Księgowości UM Szczecin, szkoła nie posiadała urządzeń fiskalnych, a tym samym nie prowadziła ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. Faktura nr SP39/21/45 zawierała ponadto zapis „Mechanizm podzielonej płatności”, który w tym przypadku nie powinien mieć zastosowania.

Podatek należny podlegający przekazaniu do UM Szczecin, wykazany w rejestrach sprzedaży i dokumentach JPK_V7 został w pozostałych przypadkach przekazany do UM Szczecin w wymaganych terminach.

6. Sprawozdawczość

Kontrolą objęto następujące sprawozdania: Rb-23, Rb-27S, Rb-28S, RB-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2021 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 41.925 zł i uległ zwiększeniu w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r. o 40.925 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 45.803,79 zł i było wyższe od planu po zmianach o 3.878,79 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2021 r. (po zmianach) wyniósł 4.532.127,79 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r. o 1.398.428,79 zł (plan na 01.01.2020 r. w kwocie 3.133.699 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 4.516.214,60 zł i było niższe od planu po zmianach o 15.913,19 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD, plan dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniósł 247.750 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2021 r., a wykonanie dochodów i wydatków na dzień 31.12.2021 r. wyniosło 214.026,68 zł i było mniejsze od ww. planu o 33.723,32 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2021 r. z ewidencją księgową.

Kontrola wykazała, że dane wykazane w sprawozdaniach na poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej były niezgodne z ewidencją księgową szkoły, w tym:

1. Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-27S wyniosły 45.803,79 zł, a dochody według wydruku z ewidencji księgowej „Zestawienie paragrafów za miesiąc 12/2021 dla wszystkich paragrafów analitycznych z dzienników „GŁÓWNY” wyniosły 46.694,11 zł (różnica 890,32 zł).
2. Wydatki wykazane w sprawozdaniu Rb-28S wyniosły 4.516.214,60 zł, a wydatki według wydruku z ewidencji księgowej „Zestawienie paragrafów za miesiąc 12/2021 dla wszystkich paragrafów analitycznych z dzienników „GŁÓWNY” wyniosły 4.560.210,44 zł (różnica 43.995,84 zł).
3. Dochody wykazane w sprawozdaniu RB-34S wyniosły 214.026,68 zł, a dochody według wydruku z ewidencji księgowej „Zestawienie paragrafów za miesiąc 12/2021 dla wszystkich paragrafów analitycznych z dzienników „WRD” wyniosły 80.222,42 zł (różnica 133.804,26 zł).
4.  Wydatki wykazane w sprawozdaniu RB-34S wyniosły 214.026,68 zł, a wydatki według wydruku z ewidencji księgowej „Zestawienie paragrafów za miesiąc 12/2021 dla wszystkich paragrafów analitycznych z dzienników „WRD” wyniosły 82.543,29 zł (różnica 131.483,39 zł).

Na ww. różnice składały się w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej zarówno różnice „in+” jak i „in –„. Według § 9 ust. 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1564 ze zm.), kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-23 były zgodne ze sprawozdaniem Rb-27S i Rb-28S.

7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z procedurami inwentaryzacyjnymi obowiązującymi w jednostce.

Kontroli poddano zgodność wartości majątku według ksiąg inwentarzowych oraz według dokumentacji inwentaryzacyjnej z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych, a także stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2021 r.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dokumentacji potwierdzającej wykonanie stosownych czynności w ramach realizacji procesu inwentaryzacji na dzień 31.12.2021 r., w tym:

1. Zarządzenia dyrektora powołującego na wniosek głównego księgowego komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji (w skład komisji inwentaryzacyjnej powołanej do przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31.12.2019 r. wchodził m.in. ówczesny główny księgowy, z którym stosunek pracy został rozwiązany z dniem 13.04.2021 r.).
2. Protokołu z inwentaryzacji kasy, która zgodnie z zapisami pkt 5.3 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości powinna być przeprowadzona zgodnie z odrębną procedurą przyjętą aktem władczym kierownika jednostki. Procedura taka nie została przedstawiona kontrolującemu.
3. Protokołu z porównania stanów i weryfikacji, który powinien zawierać w szczególności dane wymienione w pkt 5 ppkt 11 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, w tym m.in. dokładne określenie rodzaju i wartości weryfikowanego składnika aktywów i pasywów, odrębnie dla każdego z sald wraz ze stwierdzeniem realności ich występowania

W toku kontroli nie dokonano porównania wartości ksiąg inwentarzowych szkoły z księgami rachunkowymi w celu ustalenia ich zgodności, ponieważ stosowne wydruki z ksiąg inwentarzowych szkoły nie zostały przedłożone kontrolującemu do końca kontroli. Księgi inwentarzowe szkoły powinny być prowadzone w programie Inwentarz Optivum, a osobą odpowiedzialną za prowadzenie tych ksiąg był kierownik administracyjno - gospodarczy, zgodnie z zakresem obowiązków pracownika. Według kierownika administracyjnego udzielającego wyjaśnień w toku kontroli (pracownik zatrudniony w szkole od 15.07.2021 r.), na dzień 31.12.2021 r. nie sporządzono protokołu z uzgodnienia ksiąg, ponieważ pracownik nie otrzymał stosownych danych z księgowości. Pracownik stwierdził ponadto, że co najmniej od stycznia 2020 r. zakupy majątku szkoły nie były wprowadzane na bieżąco, co związane było w szczególności z brakiem stałej osoby na stanowisku głównego księgowego.

Według art. 26 ust. 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1) aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

2) aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;

3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Według art. 27 ust. 1 uor, przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Wartości środków pieniężnych wynikające z ostatniego raportu kasowego oraz wyciągów bankowych za 2021 r. były zgodne z księgami rachunkowymi.

Bankowe potwierdzenia sald zostały wydrukowane przez dyrektora z systemu bankowego w trakcie kontroli.

8. Prowadzenie ksiąg rachunkowych i ewidencja dowodów księgowych

W toku kontroli sprawdzono, czy w jednostce:

• prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor, sposób ich prowadzenia, zgodność ksiąg pomocniczych z księgą główną oraz wypełniane przez księgi rachunkowe zapisów art. 24 uor,
• spełnione zostały wymogi stawiane dowodom i zapisom księgowym zgodnie z zapisami uor.

W ocenie kontroli nie można uznać, że księgi rachunkowe szkoły prowadzone były rzetelnie. Zgodnie z opisem zawartym w art. 24 ust. 2 uor, księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W przypadku SP39, z uwagi na liczne błędy w ewidencji księgowej, księgi rachunkowe nie stanowiły rzetelnego źródła informacji. Powyższe potwierdzają m.in. należności (opis w pkt 1.2) i zobowiązania (opis w pkt 2.2), które nie odzwierciedlały prawidłowych, zgodnych ze stanem rzeczywistym obrotów i/lub sald, a także pojedyncze księgowania jak np. brak korekty obrotów do kwoty 469 zł zaewidencjonowanej według wydruku „Analityki rachunków bankowych (wg dokumentów)” dowodem bankowym z dnia 30.03.2021 r. na 801-80101-4220-30.

Nie można także uznać, że księgi rachunkowe prowadzone były bezbłędnie, tj. jak wskazano w art. 24 ust. 3 uor, wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych oraz bieżąco jak wskazano w art. 24 ust. 5 uor, tj. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Księgi rachunkowe nie były na bieżąco prowadzone i uzgadniane, o czym świadczyć może m.in. ilość księgowań /przeksięgowań wykonanych na dzień 31.12.2021 r. przez głównego księgowego zatrudnionego na zastępstwo od dnia 12.04.2022 r. Ponadto na dzień 31.12.2021 r. wykonane zostały w księgach rachunkowych księgowania opatrzone opisem operacji „Uzgodnienie kont rozrachunkowych 2021 rok”, np. dow. PRB/SP39/2/12/2021 na kwotę 2.997,42 zł zaksięgowany na konto 245 - Wpływy do wyjaśnienia – budżet w korespondencji z kontem 225 – Rozrachunki z budżetami. Uzgodnienia kont zespołu „2” powinny być wykonywane poprzez ewentualne przeksięgowania obciążeń lub zapłat, ze wskazaniem korygowanego dowodu. Na ww. koncie 245 pozostało ponadto saldo po str. Wn w kwocie 9.456,01 zł, które powinno zostać wyjaśnione na koniec 2021 r.

W przypadku faktur wydatkowych dotyczących zakupu składników majątku podlegających ewidencji ilościowo – wartościowej, nie można było powiązać zapisów z księgi głównej z księgami pomocniczymi, ponieważ faktury nie zawierały żadnych adnotacji o wprowadzeniu do ksiąg inwentarzowych szkoły, a w dokumentacji przedstawionej do kontroli nie było dowodów OT. Według art. 16 uor, konta ksiąg pomocniczych (w art. 17 uor wskazano, że konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności m.in. dla środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na obowiązek wystawiania dowodów OT wskazano m.in. w pkt 6.4 „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiącej załącznik nr 3 do polityki rachunkowości szkoły.

Według ewidencji księgowej, w 2021 r. na kontach majątkowych szkoły (011, 013, 014 i 020) zaewidencjonowane zostały jedynie likwidacje majątku potwierdzone zatwierdzonymi przez dyrektora protokołami likwidacyjno - kasacyjnymi oraz zwiększenie wartości środków trwałych o siłownię pod chmurką, jednak w tym przypadku w dokumentacji przedstawionej do kontroli także nie było stosownego dowodu OT. W 2021 r. nie zaewidencjonowano żadnych innych zakupionych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo – wartościowej (w tym m.in. zestawy komputerowe, laptopy, aparaty fotograficzne, drukarka, skaner, meble, termosy stalowe, hafciarka, narzędzia, wirtualna pracownia, sprzęt nagłaśniający, kolumny estradowe, zestawy bezprzewodowe, sprzęt sportowy, ekspres do kawy).

Wymogów ustalonych w uor nie wypełniały także dowody księgowe (np. faktury zakupu, faktury sprzedaży), ponieważ nie zawierały numeru, pod jakim wprowadzone zostały do ksiąg rachunkowych lub zawierały skróconą formę tego numeru (np. bez symbolu dowodu i powiązania dokumentu z jednostką), a zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, dowód księgowy powinien zawierać m.in. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego. Na numer identyfikacyjny dowodów składały się w szkole zarówno oznaczenia literowe jak i liczbowe.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:

1. Wydatki ewidencjonowane były na paragrafach klasyfikacji budżetowej niezgodnie z przeznaczeniem danego paragrafu, np.: faktura za gaz w kwocie 1.740,45 zł w § 4270 (dow. WBB/SP39/126/11/2021), zakup tonera w kwocie 550,97 zł w § 4300 (dow. WBB/SP39/111/10/2021), faktury za usługi telefonii komórkowej w § 4300 (dow. WBB/SP39/111/10/2021), badania lekarskie w § 4270 (dow. WBB/SP39/111/10/2021).
2. Dokumenty księgowe za 2021 r. gromadzone były i przechowywane w sposób niejednolity, nieustalony w polityce rachunkowości i niezgodny z uor (dokumenty przemieszane, niekompletne, nieoznaczone numerami dowodów księgowych, dokumenty za I-III/2022 r. wraz z dokumentami za IX-XII/2021 r.), tj. niezgodnie z art. 73 ust. 1 uor, według którego dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.
3. Zapisy księgowe zawierały w wielu przypadkach opis operacji, który nie pozwalał na identyfikację dowodu źródłowego, na podstawie którego został wykonany, a w przypadku przeksięgowań, opis operacji nie wskazywał przyczyny i/lub dowodu, którego dotyczy przeksięgowanie (w tym także przeksięgowania na dzień 31.12.2021 r.)
4. Odpis II transzy na ZFŚS w kwocie 39.498 zł wykonany został tylko jako przepływ finansowy (bank – bank), bez stosownego dowodu źródłowego, stanowiącego podstawę operacji (dow. WBB/SP39/111/10/2021). Transza ta przekazana została ponadto na konto ZFŚS dopiero w dniu 13.10.2021 r., a według art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 923), równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.
5. Stosowana w szkole pieczątka do potwierdzania kontroli i akceptacji dowodów księgowych zawierała pozycję przeznaczoną do potwierdzania przeprowadzonej kontroli merytorycznej, jednakże żaden z pracowników nie składał na niej podpisu potwierdzającego przeprowadzenie takiej kontroli. Na stosowanie pieczątki nie wskazano ponadto w polityce rachunkowości szkoły.
6. Wzór stosowanego w szkole rozliczenia zaliczki pobranej zawierał miejsca przeznaczone do potwierdzenia przeprowadzonych kontroli i akceptacji dyrektora. Dokument podpisywany był jednak tylko przez zaliczkobiorcę i głównego księgowego.

W szkole prowadzone były księgi rachunkowe wymienione w art. 13 ust. 1 uor.

9. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano nieobligatoryjne elementy polityki rachunkowości szkoły oraz obowiązujące w jednostce procedury dotyczące organizacji szkoły oraz wynagradzania pracowników.

Kontrola procedur obowiązujących w jednostce wykazała, że jednostka nie dostosowała do swoich potrzeb nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości w postaci „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych”, „Instrukcji inwentaryzacyjnej”, „Instrukcji kasowej” oraz „Mapowanie stanowisk do ról biznesowych w kluczowych procesach”.

„Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych” stanowiące załącznik nr 3 do polityki rachunkowości zawierały zapisy nie dotyczące szkoły z uwagi na strukturę organizacyjną jednostki. W procedurach wymienione zostały m.in. stanowiska „Wymiarowiec”, „Magazynier / Intendent”, „Likwidator zobowiązań” czy „Księgowy kontysta”, gdy tymczasem czynności z zakresu finansowo – księgowego wykonywane były w szkole na stanowisku kierownika jednostki, głównego księgowego i kierownika administracyjnego.

Według pkt 2.2 „Instrukcji inwentaryzacyjnej” stanowiącej załącznik nr 4 do polityki rachunkowości, jednostka dokonała wyboru wariantu I opracowania instrukcji, co według zapisów instrukcji, podyktowane było adekwatnością przyjętych rozwiązań we wzorcowej instrukcji inwentaryzacyjnej dla potrzeb jednostki. Według pkt 5 ppkt 1 przyjętej instrukcji, spis z natury dokumentuje się na arkuszach spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania o układzie przyjętym zwyczajowo (druki akcydensowe, wydruki komputerowe). W ocenie kontroli, druki np. akcydensowe stają się drukami ścisłego zarachowania dopiero w momencie ich ponumerowania. Instrukcja nie zawierała ponadto wskazania pracownika odpowiedzialnego za wycenę oraz wzorów dokumentów, w tym oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie, protokołu z weryfikacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych i protokołu ich rozliczenia.

Według pkt 2.2 „Instrukcji kasowej” stanowiącej załącznik nr 5 do polityki rachunkowości, jednostka dokonała wyboru wariantu I opracowania instrukcji, co według zapisów instrukcji podyktowane było adekwatnością przyjętych rozwiązań we wzorcowej instrukcji kasowej dla potrzeb jednostki. W pkt 3.2 instrukcji zawarto zapis o wydzielonym pomieszczeniu kasowym, co nie było zgodne ze stanem faktycznym. Kasa nie posiadała wydzielonego pomieszczenia, a czynności kasowe realizowane były przez kierownika administracyjnego w zajmowanym przez niego pokoju, w którym znajdowała się szafa metalowa, będącym pokojem przejściowym do pokoju głównego księgowego. Według pkt 3.1 ppkt 1 instrukcji kasjer zawiera z kierownikiem jednostki umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się (zgodnie z załącznikiem do instrukcji kasowej) oraz składa oświadczenie o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki. W ocenie kontroli, skoro kierownik jednostki przyjął zapisy wzorcowe instrukcji, powinien zawrzeć wymienioną umowę i przyjąć ww. oświadczenie, co w przypadku jednostki nie zostało zrobione.

Stwierdzono ponadto, że w pkt 5.3 „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości, nie wymieniono posiadanego przez szkołę modułu Inwentarz Optivum. Ponadto jednostka nie prowadziła rejestru zmian wersji systemu informatycznego zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt 5.3 ppkt 2 ww. części.

Wykaz dowodów stosowanych w jednostce zawarty w pkt 3 „Mapowania stanowisk do ról biznesowych” stanowiącego załącznik nr 6 do polityki rachunkowości nie zawierał symboli stosowanych w jednostce do faktur sprzedaży i wyciągów bankowych, przy czym wymieniony w dowodach bankowych symbol dowodu „P” (likwidacja zobowiązania – Przelew) nie funkcjonował jako odrębny dowód finansowo – księgowy, tylko był jako transakcja ewidencjonowany pod wyciągiem bankowym. Symbol dowodu PK został wykreślony z zapisem „Nie dotyczy”, gdy tymczasem dowód był, jest i będzie stosowany w jednostce.

Zasady rachunkowości szkoły wypełniały pozostałe postanowienia art. 10 uor.

10. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2021 r.,

Kontroli poddano także funkcjonujące w jednostce uprawnienia nadane pracownikom do obsługi systemu bankowości elektronicznej.

W dokumentacji za 2021 r. znajdowała się tylko jedna informacja o niewystępowaniu transakcji podejrzanych, obejmująca okres od 01.01.2021 do 31.12.2021, zamiast dwóch informacji półrocznych.

Dyrektor złożył oświadczenie w sprawie kontroli przeprowadzonych w SP39 przez organa kontroli zewnętrznej. Według oświadczenia dyrektora i księgi kontroli szkoły, w 2021 r. przeprowadzone zostały w szkole 2. kontrole zewnętrzne, o których dyrektor poinformował WKiAW w piśmie z dnia 18.01.2022 r. Obowiązek przekazywania informacji wynikał z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 01.03.2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli.

Według bankowej karty wzorów podpisów, osobami uprawnionymi był dyrektor, wicedyrektor i główny księgowy, a dyspozycje płatnicze realizowane były dwuosobowo. Na karcie wzorów podpisów figurował główny księgowy, z którym stosunek pracy został w 2022 r. rozwiązany, jednakże nie posiadał on już żadnych uprawnień, co potwierdzone zostało sporządzonym przez dyrektora z systemu ipko wydrukiem danych użytkownika wraz ze schematem uprawnień do poszczególnych rachunków bankowych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP39:

1. Skompletowanie i uporządkowanie dokumentacji księgowej za 2021 r. zgodnie z wymogami art. 73 ust. 1 uor oraz ustalenie zasad gromadzenia dokumentacji i wskazanie przyjętych zasad w procedurach wewnętrznych.
2. Uzgodnienie stanu rozliczeń publicznoprawnych z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych, rozliczenie ewentualnych zobowiązań i należności oraz sporządzenie stosownych korekt deklaracji.
3. Wyjaśnienie z Urzędem Skarbowym kwoty 712,18 zł rozliczonej w szkole jako kompensata wpłaconego podatku VAT za wrzesień 2021 r. z zapłaconym podatkiem dochodowym od osób fizycznych za listopad 2021 r.
4. Regulowanie zobowiązań publicznoprawnych w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.
5. Uzgodnienie pozostałych rozrachunków i wykonanie stosownych przeksięgowań w celu ustalenia zgodnego ze stanem rzeczywistym stanu należności i zobowiązań.
6. Skorygowanie deklaracji JPK_V7 za listopad i grudzień 2021 r. o kwotę ogółem 2.983,37 zł z tytułu nieujęcia 2. faktur sprzedaży oraz zaprzestanie stosowania oznaczeń „FP” w związku z nieposiadaniem kasy fiskalnej.
7. Podjęcie działań w celu odzyskania wynagrodzenia nadpłaconego z tytułu dodatku funkcyjnego w kwocie 545,45 zł oraz z tytułu godzin dodatkowych nauczycieli w kwocie łącznej 4.949,31 zł.
8. Wypłatę wyrównania wynagrodzenia z tytułu odpraw emerytalnych w kwocie łącznej 756,51 zł.
9. Zwrot z konta ZFŚS na konto dochodów budżetu kwoty 9.557 zł tytułem podatku dochodowego od osób fizycznych, naliczonego od świadczeń urlopowych nauczycieli.
10. Uzupełnienie ksiąg inwentarzowych o zapisy dotyczące ruchu na majątku, jaki miały miejsce od ostatniego spisu z natury, uzgodnienie wartości tych ksiąg z księgami rachunkowymi oraz sporządzenie stosownych dowodów OT.
11. Przeprowadzanie na dzień 31.12 każdego roku obrotowego inwentaryzacji kasy oraz wykonywanie porównania stanów i weryfikacji aktywów i pasywów w celu ustalenia realności ich występowania, a także stosowne udokumentowanie wykonanych czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z uor.
12. Stosowanie procedur wynikających z zarządzenia sprawie centralizacji, w tym sporządzanie i numerowanie faktur zgodnie z wymogami oraz terminowe przekazywanie deklaracji i podatku do Gminy.
13. Ewidencjonowanie wydatków na właściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej oraz realizacja płatności na podstawie dowodu źródłowego.
14. Wypłacanie wynagrodzeń pracowników w terminach wynikających ze stosownych przepisów.
15. Uzupełnienie zakresu obowiązków głównego księgowego o zapisy dotyczące podatku VAT, zawarcie z pracownikiem prowadzącym kasę umowę o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz pobranie oświadczenia o znajomości przepisów i procedur w zakresie dokonywania i dokumentowania operacji kasowych i transportu gotówki.
16. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania najemcom będącym przedsiębiorcamirekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
17. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
18. Sporządzanie notatek służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł zgodnie z obowiązującym zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin.
19. Zamieszczanie na dowodach księgowych stosownych numerów, pod jakimi dowody księgowe zaewidencjonowane zostały w księgach rachunkowych oraz opisów merytorycznych.
20.  Poddawanie umów i dowodów księgowych kontrolom przewidzianym zapisami „Procedury obiegów dowodów finansowo – księgowych”.
21. Wystawianie faktur sprzedaży za najem składników majątkowych zgodnie zawartymi umowami w zakresie terminu zapłaty oraz ze wskazaniem prawidłowej jednostki miary.
22. Zamieszczanie przy zapisach księgowych opisu operacji pozwalającego na identyfikację dowodu źródłowego, a w przypadku przeksięgowań przyczyny i/lub dowodu, którego dotyczy przeksięgowanie.
23. Przekazywanie Prezydentowi Miasta Szczecin informacji rocznej z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r.
24. Sporządzanie informacji o niewystępowaniu transakcji podejrzanych za okresy półroczne.
25. Przegląd nieobligatoryjnych elementów polityki rachunkowości przyjętych w jednostce celem dostosowania zapisów do potrzeb i organizacji pracy szkoły, uzupełnienie „Części obligatoryjnej” stanowiącej załącznik nr 2 do polityki rachunkowości o zapisy dotyczące modułu Inwentarz Optivum oraz prowadzenie rejestru zmian wersji systemu informatycznego zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt 5.3 ppkt 2 tej części.