Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2022 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 14.01.2022 r. do 08.02.2022 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej Nr 56 w Szczecinie przy ul. Malczewskiego 22 (zw. dalej SP56)w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 08.02.2022 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14.03.2022 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w SP56 w zakresie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych za 2021 r. (zw. dalej ZFŚS), stwierdzono nieprawidłowości, polegające m.in. na:

• zastosowaniu niezgodnej z zapisami regulaminowymi formy pieniężnej zamiast formy rzeczowej świadczenia dla dzieci z tytułu paczek świątecznych, oraz wypłaceniu tych świadczeń w kwocie wyższej niż kwota maksymalna wskazana w regulaminie ZFŚS,
• dopuszczeniu do nieujmowania przez wnioskodawców dochodów z tytułu świadczeń wychowawczych w wyniku błędnej interpretacji zapisów regulaminu ZFŚS,
• uwzględnieniu w kwocie wolnej od opodatkowania indywidualnego kosztu uczestnictwa pracowników w wyjeździe integracyjnym, wbrew orzecznictwu obowiązującemu w tym zakresie,
• zawarciu w regulaminie ZFŚS obowiązującym w szkole zapisów niespójnych oraz wymagających zmiany i/lub doprecyzowania.

Nie stwierdzono nieprawidłowości m.in. w zakresie terminowości przekazywania odpisów na rachunek ZFŚS oraz regulowania płatności podatku dochodowego od osób fizycznych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Gospodarowanie ZFŚS

1.1 Procedury dotyczące ZFŚS i ich stosowanie

W 2021 r. obowiązywał „Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Szkole Podstawowej nr 56 w Szczecinie im. kpt. ż. w. Konstantego Maciejewicza” (zw. dalej regulaminem ZFŚS), wprowadzony zarządzeniem dyrektora nr 28/2020 z dnia 02.06.2020 r., zmieniony aneksem nr 1, wprowadzonym zarządzeniem dyrektora nr 2/2020 z dnia 28.09.2020 r.

Kontroli poddano zapisy ww. regulaminu, które przeanalizowano pod kątem zgodności z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2021 r. poz.746 ze zm.), zw. dalej ustawą o ZFŚS.

W toku kontroli zapisów regulaminu ZFŚS obowiązującego w szkole, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

1. Regulamin zawierał niespójne zapisy dotyczące świadczenia z tytułu paczek dla dzieci. Według rozdziału III pkt 10 regulaminu, środki przeznacza się m.in. na organizację imprez, paczek świątecznych dla dzieci do 15 roku życia, w kwocie nie większej niż 100 zł. Aneksem do regulaminu ZFŚS z dnia 06.12.2021 r. wprowadzono z kolei zmiany do załącznika nr 1 do regulaminu dotyczącego kryteriów przyznawania świadczeń i ich wysokości. Zmiany te polegały na podwyższeniu kwoty paczek dla dzieci z 90 zł do 140 zł dla dochodu na 1. osobę do 2.000 zł oraz z 80 zł do 130 zł dla dochodu na 1. osobę z przedziału 2.000,01 zł do 10.000 zł. Zmiany wprowadzone ww. aneksem nie zostały poprzedzone stosowną zmianą zapisów regulaminowych, ograniczających wysokość świadczenia do kwoty 100 zł.
2. Wzór oświadczenia członka Komisji dotyczącego ochrony danych osobowych stanowiący załącznik do „Regulaminu pracy Komisji Socjalnej” stanowiącego z kolei załącznik nr 2 do regulaminu ZFŚS, nie był dostosowany do potrzeb szkoły, ponieważ zawierał w swojej treści wskazanie dotyczące danych i podpisu nauczyciela, gdy tymczasem w skład Komisji powołanej zarządzeniem dyrektora nr 24/2021 z dnia 31.08.2021 r. wchodzili także pracownicy niepedagogiczni.
3. W treści regulaminu ZFŚS i wzorach stosowanych dokumentów (wnioski o przyznanie świadczeń) stosowana była nazwa „służba socjalna”, co było niezgodne z nazewnictwem zastosowanym w „Regulaminie pracy Komisji Socjalnej”, stanowiącym załącznik nr 2 do regulaminu ZFŚS oraz w zarządzeniu dyrektora nr 24/2021 z dnia 31.08.2021 r., którym powołany został skład tejże Komisji.
4. Regulamin nie zawierał wzorów dokumentów stosowanych w procesie przyznawania świadczeń, w tym wzorów wniosków o przyznanie świadczeń.

Wzór oświadczenia członka Komisji dotyczącego ochrony danych osobowych został zmieniony w trakcie trwania kontroli.

Na potwierdzenie wykonania przeglądu danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS, przedstawiony został „Protokół z przeglądu danych osobowych związanych z prowadzeniem ZFŚS” z dnia 31.12.2021 r., podpisany przez dyrektora oraz przewodniczącego i członka Komisji Socjalnej.

1.2 Odpisy na ZFŚS

W toku kontroli sprawdzono terminowość przekazania odpisów na ZFŚS w kwocie ogółem 414.171 zł.

Terminy przekazania odpisów na konto ZFŚS zostały zachowane.

Plan odpisu na ZFŚS został skorygowany na koniec 2021 r. o kwotę 22.816 zł (zmniejszenie), na podstawie faktycznego stanu zatrudnienia i przeciętnej liczby zatrudnionych w 2021 r.

Kwota odpisów przekazanych w 2021 r. na ZFŚS była zgodna z sumą kwot wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za grudzień 2021 r. w § 4440 .

1.3 Wykorzystanie ZFŚS

Kontroli poddano wszystkie świadczenia sfinansowane ze środków funduszu w 2021 r. w wysokości ogółem 421.461,40 zł brutto (646 różnego rodzaju wypłat/dofinansowań), na które składały się:

• świadczenia urlopowe dla nauczycieli na kwotę ogółem 141.903,56 zł,
• dofinansowanie wypoczynku letniego na kwotę ogółem 115.000 zł,
• zapomogi na kwotę ogółem 2.800 zł,
• pomoc finansowa na kwotę ogółem 107.950 zł,
• dofinansowanie działalności kulturalno – oświatowo – sportowej na kwotę ogółem 36.847,84 zł,
• paczki dla dzieci na kwotę ogółem 11.960 zł,
• pożyczki mieszkaniowe na kwotę ogółem 5.000 zł.

Wydatkowanie środków ZFŚS poddano kontroli w zakresie zgodności z przepisami prawa i obowiązującym w SP56 regulaminem ZFŚS.

W toku kontroli stwierdzono, że świadczenie z tytułu paczek dla dzieci wypłacone zostało niezgodnie z zapisami regulaminu ZFŚS obowiązującego w szkole. Według rozdziału III pkt 10 regulaminu, środki przeznacza się m.in. na organizację imprez, paczek świątecznych dla dzieci do 15 roku życia, w kwocie nie większej niż 100 zł.

Po pierwsze, świadczenie zrealizowane zostało w formie pieniężnej, a nie w formie rzeczowej jak wskazano w regulaminie. Według wyjaśnień Dyrektora, przyjęcie formy pieniężnej stanowiło efekt głosów pracowników, jednakże w ocenie kontroli, zmiana formy świadczenia powinna zostać poprzedzona stosowną zmianą zapisów regulaminowych.

Po drugie, jak wskazano w pkt 1.1 wystąpienia, świadczenie wypłacone zostało w wysokości wyższej niż wskazane w regulaminie 100 zł (w kwocie 130 zł lub 140 zł w zależności od dochodu na 1. osobę), na podstawie aneksu zmieniającego jedynie załącznik nr 1 do regulaminu ZFŚS dotyczący kryteriów przyznawania świadczeń i ich wysokości, bez zmiany zapisów rozdziału III pkt 10 regulaminu ZFŚS w zakresie wskazanej tam kwoty maksymalnej w wysokości 100 zł.

Obowiązek uregulowania powyższych kwestii w regulaminie ZFŚS szkoły wynikał z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS, według którego zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263 ze zm.).

Kontrola wykazała, że w wyniku błędnej informacji przekazanej wnioskodawcom, dochody wykazywane przez pracowników we wnioskach o przyznanie świadczeń były niezgodne ze stanem rzeczywistym, w przypadku gospodarstw domowych, w skład których wchodziły dzieci, których posiadanie uprawniało wnioskodawców do pobierania świadczeń wychowawczych.

Według rozdziału V pkt 5 regulaminu ZFŚS, podstawę do naliczania wszystkich świadczeń socjalnych stanowi średni, miesięczny dochód brutto, przypadający na osobę w rodzinie wykazany w oświadczeniu pracownika, który ma obowiązek ująć pełną wysokość dochodów uzyskiwanych przez wszystkie osoby będące we wspólnym gospodarstwie domowym. Kwotę przypadającą na członka rodziny oblicza się na podstawie średniego, miesięcznego dochodu brutto wszystkich członków rodziny wziętych z trzech kolejnych miesięcy bezpośrednio przed miesiącem, w którym składany jest wniosek, dzielonych przez ilość osób w rodzinie. Do dochodu nie wlicza się stypendiów, nagród, nagród jubileuszowych, ekwiwalentów, odpraw, wypłat jednorazowych i zasiłków rodzinnych. W świetle powyższych zapisów regulaminu ZFŚS, w tym wskazania zamkniętego katalogu wyłączeń z dochodu, w którym świadczenia wychowawcze nie zostały wymienione, należy uznać, że do dochodu należało doliczać uzyskane świadczenia wychowawcze, w tym tzw. 500+, ponieważ o tym, jakie świadczenia mają być uwzględniane przy wyliczaniu dochodu decyduje regulamin obowiązujący w szkole. Powyższe nie miało jednak miejsca, ponieważ według wyjaśnień Dyrektora, Komisja Socjalna za każdym razem przypominała o nieuwzględnianiu w swoich dochodach ww. świadczenia wychowawczego.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że 38 wniosków pracowników administracji i obsługi dotyczących dofinansowania wczasów pod gruszą (wnioski do protokołu Komisji Socjalnej nr 04/2021) zawierało wprawdzie Pani akceptację, jednak bez wskazania kwoty przyznanej (liczbowo i słownie), zgodnie ze wzorem wniosku stosowanym w szkole.

Wykazy osób, którym przyznane zostały świadczenia, stanowiące załączniki do protokołów Komisji Socjalnej zawierały błędy pisarskie (błędne imię pracownika, kwota dochodu na osobę niezgodna z kwotą z oświadczenia złożonego przez wnioskodawcę), które pozostawały jednak bez wpływu na wysokość świadczeń przyznanych zgodnie z ustalonymi kryteriami.

Kontrola prawidłowości przyporządkowania osób uprawnionych do określonej grupy dochodu na osobę w rodzinie, według kryteriów ustalonych załącznikiem nr 1 do regulaminu ZFŚS, wykonana na podstawie analizy oświadczeń o sytuacji rodzinnej i materialnej złożonych przez te osoby, nie wykazała innych nieprawidłowości.

2. Prowadzenie dokumentacji i ewidencja księgowa

W toku kontroli sprawdzono, czy dokumentacja dotycząca ZFŚS prowadzona była zgodnie z uor i regulaminem ZFŚS.

Kontroli podlegała także zgodność ewidencji prowadzonej na kontach dotyczących ZFŚS z faktycznymi wypłatami zrealizowanymi na podstawie decyzji dyrektora i list wypłat.

Ewidencja ZFŚS spełniała wymogi uor.

Przychody i rozchody zrealizowane z ZFŚS na koncie 851 zostały zaewidencjonowane zgodne z operacjami bankowymi oraz dowodami źródłowymi, stanowiącymi podstawę dokonanych księgowań.

Bilans zamknięcia konta 851 wyniósł 13.460,91 zł i był zgodny z sumą sald kont 234 i 135.

3. Ewidencja i rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

W toku kontroli sprawdzono:

• prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych w odniesieniu do wszystkich świadczeń wypłaconych w 2021 r., z uwzględnieniem świadczeń i kwot zwolnionych z opodatkowania, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), zw. dalej ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• terminowość regulowania zobowiązań podatkowych.

Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony od świadczeń wypłaconych z ZFŚS w 2021 r. wyniósł ogółem 27.092 zł.

Kontrola wykazała, że spośród 219. osób, którym wypłacone zostało z ZFŚS jakiekolwiek inne świadczenie niż świadczenie urlopowe nauczycieli, w przypadku 23. osób (10,5% osób poddanych kontroli), podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został nieprawidłowo.

W badanym okresie, według art. 21 ust. 1 pkt 67 w zw. z art. 52l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w przypadku pracowników obowiązywała kwota wolna od opodatkowania w wysokości 2.000 zł. W przypadku emerytów i rencistów wartość świadczeń otrzymanych przez te osoby od byłego pracodawcy do kwoty 3.000 zł stanowiła kwotę uprawniającą do zwolnienia z ww. podatku na warunkach przewidzianych w art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W przypadku 20. pracowników, którzy wzięli udział w wyjeździe integracyjnym do Dźwirzyna w dniach 8-10.10.2021 r., sfinansowanym ze środków ZFŚS, do świadczeń z ZFŚS uzyskanych przez te osoby w 2021 r. dodana została kwota 690,50 zł (lub zamiennie 690,49 zł), wynikająca z podzielenia kosztów wyjazdu przez liczbę uczestników (50 osób). Tym samym, gdy kwota wszystkich świadczeń z ZFŚS otrzymanych przez tych pracowników (w tym dotycząca wyjazdu integracyjnego) przekroczyła kwotę wolną od opodatkowania w wysokości 2.000 zł, naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych. W wyniku powyższego, podatek naliczony został ww. pracownikom w kwocie łącznej 1.606 zł zamiast w kwocie 260 zł (różnica 1.346 zł). Podatek naliczony został przez Starszą księgową, tj. pracownika odpowiedzialnego w SP56 za naliczanie wynagrodzeń, w wyniku zastosowania nieaktualnego orzecznictwa w zakresie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia, a w tym wystąpienia przysporzenia majątkowego związanego z uczestnictwem w wyjeździe integracyjnym finansowanym z ZFŚS. Od 2014 r. stosowana jest zbliżona linia orzecznictwa, w której podstawę stanowi wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13).

Winterpretacji indywidualnej z dnia 5 lipca 2019 r. (pismo znak: 0113-KDIPT3.4011.288.2019.1.PP) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił następujące stanowisko: "Biorąc pod uwagę, cytowane wyżej przepisy prawa podatkowego oraz wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 należy stwierdzić, że w przypadku zorganizowania wycieczki pracowniczej o charakterze integracyjnym dla pracowników na zasadzie powszechnej dostępności, skierowanej do wszystkich pracowników nie można mówić o przychodzie uzyskanym z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Nie będzie bowiem spełnione kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści). Skoro wyjazd będzie miał charakter ogólnodostępny dla wszystkich pracowników, to mimo że udział w wycieczce będzie dobrowolny, po stronie pracowników nie wystąpi korzyść w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie wyjazd organizowany i finansowany częściowo przez pracodawcę, pracownik wydałby pieniądze na uczestnictwo w takim przedsięwzięciu. Udział w wycieczce zorganizowanej przez pracodawcę nie oznacza uzyskania przychodu przez pracownika także z tego powodu, że brak jest podstaw, by świadczenie adresowane do wszystkich pracowników - przypisać indywidualnym uczestnikom, jako ich wymierną korzyść. Bez skonkretyzowanego i przypisanego świadczenia nie można bowiem określić wysokości przychodu."

Według kolejnej interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydanej w piśmie z dnia 4 czerwca 2020 r. (pismo znak: 0115-KDIT2.4011.204.2020.2.KC), dofinansowanie wycieczki ze środków ZFŚS nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT dla osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń funduszu. A skoro tak, to pracodawca nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i przekazania w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy z tytułu dofinansowania wycieczki.

W przypadku 3. pracowników, błędne naliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych nie miało związku z wyjazdem integracyjnym i stanowiło pomyłkę, w wyniku której podatek naliczony został w kwocie łącznej 135 zł zamiast w kwocie 22 zł (różnica 113 zł).

W pozostałych przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został prawidłowo, a zaliczki na podatek przekazane zostały do Urzędu Skarbowego w terminach ustawowych.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP56::

1. Przyznawanie świadczeń socjalnych zgodnie z zapisami obowiązującego w szkole regulaminu ZFŚS.
2. Ustalanie dochodu na osobę w rodzinie stanowiącego kryterium przyznawania świadczeń, zgodnie z zapisami regulaminu ZFŚS obowiązującego w szkole.
3. Stosowanie się do aktualnego orzecznictwa w zakresie opodatkowania wyjazdów integracyjnych finansowanych z ZFŚS.
4. Ponowne przeliczenie, skorygowanie i zwrot pracownikom uczestniczącym w wyjeździe integracyjnym (w tym zwrot częściowy przy faktycznym przekroczeniu kwoty zwolnionej z opodatkowania) niesłusznie potrąconego podatku dochodowego od osób fizycznych.
5. Ponowne przeliczenie, skorygowanie i zwrot błędnie naliczonego podatku dochodowego od osób fizycznych osobom, które nie uczestniczyły w wyjeździe integracyjnym.
6. Uzupełnienie, skorygowanie i/lub doprecyzowanie zapisów regulaminu ZFŚS, w zakresie m.in. paczek dla dzieci, dochodu stanowiącego podstawę do naliczania świadczeń, stosowanego nazewnictwa Komisji Socjalnej oraz wzorów stosowanych dokumentów.