Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 23 do 29 kwietnia 2008 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 61 w Szczecinie przy ul. Maciejowickiej 26, zwanym dalej PP nr 61, w zakresie gospodarki finansowo- księgowej za okres 2007 r. oraz I kwartał 2008 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 21 maja 2008 r.  

  Przedszkole Publiczne nr 61 prowadziło działalność w formie zakładu budżetowego – w okresie od stycznia do sierpnia 2007 r. oraz jednostki budżetowej – od września 2007 r., nad której działalnością nadzór sprawował Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin.

            Kontrola wykazała nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki. W zasadach (polityce) rachunkowości PP nr 61 wskazano bowiem, iż księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie jednostki za pomocą komputera. Stwierdzono natomiast, że w kontrolowanym okresie (z wyjątkiem miesiąca września 2007 r.) główny księgowy nie prowadził ewidencji w dzienniku, księdze głównej i księgach pomocniczych, jak również nie sporządził zestawień: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykazu składników aktywów i pasywów. Stanowiło to naruszenie postanowień art. 4 ust. 1 i 3 oraz art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), zgodnie z którymi jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy, a rachunkowość jednostki obejmuje m.in. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, zawierających powyżej wskazane elementy oraz gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Dodatkowo zgodnie z art. 24 ust. 1 uor księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Art. 4 ust. 5 uor stanowi, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.

Ustalono ponadto, że sprawozdania Rb – 28S (z wykonania planu wydatków budżetowych) i Rb – 27S (z wykonania planu dochodów budżetowych) za okres od początku roku do dnia 31.12.07 r. przekazane zostały do Wydziału Oświaty Urzędu Miasta Szczecin dwukrotnie. Sprawozdania złożone w dniu 07.01.08 r. obejmowały kwoty wydatków i dochodów budżetowych wyższe niż wynikało to z ustalonego planu finansowego, natomiast w sprawozdaniach z dnia 11.01.08 r. wydatki i dochody ujęte zostały w wysokości zgodnej z planem finansowym.  

Podkreślić należy, iż kontrola nie wykazała większych uchybień w zakresie prawidłowości sporządzania raportów kasowych i kompletności dokumentów, stanowiących podstawę wpłat i wypłat w nich ujętych, jak również terminowości i prawidłowości regulowania zobowiązań PP nr 61 w kontrolowanym okresie. Stwierdzono bowiem 1 przypadek (na 99 skontrolowanych) uregulowania zobowiązania wobec kontrahenta w kwocie o 300 zł wyższej, niż wynikało to z dokumentu, a także 1 przypadek uregulowania zobowiązania z przekroczeniem terminu płatności o 67 dni. Powyższe może stanowić podstawę do naliczenia i egzekwowania przez kontrahenta odsetek z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązania. Dodatkowo 1 raport kasowy (na 65 skontrolowanych) nie został podpisany przez osobę sprawdzającą, co niezgodne było z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia.  

Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi PP nr 61: