Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/1/08

Realizacja zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w 2007 r., w tym realizacja przez organizacje pozarządowe zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej Um Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 Biuro ds. Organizacji Pozarządowych UM Pl. Armii Krajowej 1 Wydział Księgowości UM Pl. Armii Krajowej 1 Wybrane organizacje pozarządowe

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie od 14.07.08 r. do 02.09.08 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Zdrowia i Polityki Społecznej (zw. dalej WZiPS), Biurze ds. Organizacji Pozarządowych i Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin oraz w wybranych organizacjach pozarządowych w zakresie realizacji zadań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych w 2007 r., w tym realizacji przez organizacje pozarządowe zadań z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.
Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 grudnia 2008 r.  
W 2007 r. na realizację zadań ujętych w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (zw. dalej GPPiRPA) wydatkowano kwotę w wysokości 6.330.680 zł, co stanowiło 94,74% planu budżetu GPPiRPA, w tym wydatki z tytułu dotacji udzielonych organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom na podstawie otwartych konkursów ofert wyniosły 2.356.078 zł, tj. 94,5% zaplanowanych. Kontrolę sposobu wykorzystania środków przekazanych w ramach dotacji przeprowadzono w oparciu o próbę 5. dotacji spośród 43. udzielonych  (tj. 11,7%) na łączną kwotę 172.675 zł, w tym ze środków GPPiRPA - kwota     151.175 zł .
Realizacja przez kontrolowane jednostki zadań określonych w GPPiRPA na 2007 r. w zakresie udzielania i rozliczania dotacji przebiegała na ogół prawidłowo, nie mniej jednak w toku ich wykonywania wystąpiły niedociągnięcia i nieprawidłowości, głównie o charakterze formalnym.
            Kontrola wykazała, że GPPiRPA na 2007 r. został uchwalony dopiero w dniu 03.04.07 r. Do tego czasu zadania związane z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych, w tym również wydatki w tym zakresie, realizowane były nie na podstawie kierunków działań ustalonych w GPPiRPA na 2007 r., a jedynie w oparciu o budżet Miasta, a wcześniej jego projekt, co naruszyło zasadę określoną w art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (j. t. Dz. U. z 2007 r., Nr 70 , poz. 473 ze zm.),   wg której ich realizacja prowadzona jest w postaci gminnego programu uchwalanego corocznie. Do chwili uchwalenia GPPiRPA, na realizację ww. zadań, określonych szczegółowo w umowach dotyczących skontrolowanych dotacji, wydatkowano kwotę 69.325 zł. Podkreślić należy jednak, że cele, na które wydatkowano środki finansowe, nie odbiegały od ustalonych później w GPPiRPA.
            Analiza wydatków wykazała, iż nie wszystkie kwalifikowały się do przyjęcia    w przedkładanych rozliczeniach poszczególnych dotacji. Stwierdzono bowiem, że:
1.      Jedno ze stowarzyszeń wydatkowało ze środków finansowych przekazanych na podstawie umowy nr WZiPS-V/2/07 z dnia 06.02.07 r. kwotę w wysokości 1.384,30 zł na dofinansowanie zakupu sprzętu nagłaśniającego oraz zakup stroboskopu, podgrzewaczy, znicza, chryzantemy i grzejnika olejowego. Powyższe wydatki zakwalifikowane zostały do pozycji kalkulacyjnej „remont          i konserwacja bieżąca”. Podkreślić należy, że wydatek na zakup sprzętu nagłaśniającego przewidziano w preliminarzu, jednakże ze względu na fakt przyznania mniejszej kwoty dotacji aniżeli pierwotnie wnioskowana, organizacja zobowiązana została do zmiany preliminarza, w którym ww. wydatek nie został ujęty.
Powyższe świadczyło o wykorzystaniu przez to stowarzyszenie w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 32.000 zł jedynie kwoty 30.043,88 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 31.428,18 zł,
  1. Inne stowarzyszenie ujęło w sprawozdaniu z rozliczenia I transzy umowy nr WZiPS/II/3/06 z dnia 24.01.06 r. faktury za zakup miniszlifierki (kwota 23,17 zł) oraz książki (19,99 zł), które zakwalifikowano do pozycji kalkulacyjnej wydatków „dożywianie podopiecznych”. W ww. pozycji ujęto również wydatek w kwocie 98,84 zł, mimo że wg faktury zakupiono artykuły żywnościowe na kwotę 69,07 zł. Zauważyć należy, iż preliminarz przewidywał wydatki w pozycji „zakup wyposażenia i materiałów edukacyjno – dydaktycznych na potrzeby placówki”.
Powyższe świadczy o wykorzystaniu przez to stowarzyszenie w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 45.000 zł jedynie kwoty 44.927,07 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 45.000 zł,
  1. Jedna z fundacji w sprawozdaniu z rozliczenia umowy nr WZiPS/II/26/06 z dnia 26.01.06 r. ujęła fakturę za zakup kosmetyku w postaci mascary Astor (25,99 zł), który zakwalifikowano do pozycji kalkulacyjnej wydatków „środki czystości, usługi pralnicze, odzież”. Do ww. pozycji zakwalifikowano również wydatek w kwocie 118,46 zł, mimo że wg faktury zakupiono artykuły na kwotę 104,08 zł. Dodatkowo ustalono, że z dotacji wydatkowano kwotę 0,16 zł na pokrycie odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych zobowiązań Fundacji.
Powyższe świadczy o wykorzystaniu przez Fundację w ramach otrzymanej dotacji w kwocie 49.475 zł jedynie kwoty 49.434,47 zł, a nie jak przyjęto w rozliczeniu 49.475 zł.
            Według § 10 ust. 2 wskazanych powyżej umów niewykorzystane w okresie realizacji zadania środki podlegają zwrotowi w terminie 14 dni od zakończenia roku,  a w przypadku jego niezachowania zostaną naliczone odsetki ustawowe.
           
            W toku kontroli stwierdzono również, że w rozliczeniu dotacji udzielonej stowarzyszeniu, o którym mowa w poz. 2 w 2. z 3. przypadków rachunki dotyczące zakupu usług transportowych nie zawierały informacji nt. miejsca docelowego przejazdu, a w 1. przypadku także ilości przewożonych osób. Dodatkowo na 2. fakturach (na 19 zbadanych) nie zamieszczono opisu dotyczącego przeznaczenia zakupionych materiałów remontowych, mimo że według pkt 3 pouczenia stanowiącego załącznik nr 3 dorozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) zw. dalej rozporządzeniem każda z faktur (rachunków) powinna zawierać opis z informacjami z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenia zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Wskazanie ww. informacji umożliwiłoby bardziej wnikliwą weryfikację prawidłowości wydatkowania środków finansowych z otrzymanej dotacji.  
Stwierdzono ponadto, że WZiPS aneksem nr 2/07 z dnia 20.04.07 r. do umowy nr WZiPS/II/3/06, zawartej z tym stowarzyszeniem, wprowadził zmiany dotyczące miejsca realizacji zadania przez organizację, mimo iż ta nie złożyła stosownego wniosku o aneksowanie ww. umowy. Powyższe było niezgodne z § 5 ust. 46 załącznika do Zarządzenia nr 123/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 6 marca 2006 r. w sprawie zasad zlecania zadań publicznych Gminy Miasto Szczecin w trybie otwartego konkursu ofert oraz przydziału lokali komunalnych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego, wg którego w przypadku zmiany umowy zawartej przez Gminę Miasto Szczecin z organizacją na realizację zadania publicznego, organizacja składa wniosek o aneksowanie umowy.
            W wyniku kontroli ujawniono przypadki, gdzie do rozliczenia poszczególnych transz dotacji udzielonych różnym organizacjom WZiPS nie sporządził druków rozliczenia umowy. Było to niezgodne z § 6 ust. 5 załącznika do ww. zarządzenia, wg którego dysponent po złożeniu przez organizację sprawozdania sprawdza je a działanie to kończy dokumentem Rozliczenie umowy, zamykającym realizację całości lub części zadania publicznego.
            Ustalono także, że Fundacja, o której mowa w poz. 3 do rozliczenia dotacji w 5. ze 174. skontrolowanych przypadków nie przedstawiła kserokopii faktur, a jedynie kopię poleceń przelewu wystawionych przez kontrahenta. Powyższe dokumenty nie zawierały szczegółowej informacji dotyczącej zakupionych towarów lub usług, co utrudniało zweryfikowanie prawidłowości wydatkowania środków finansowych z otrzymanej dotacji. Ustalono ponadto, że w 5 przypadkach nieprawidłowo wskazano nazwę nabywcy na fakturach. 
Czynności kontrolne uwidoczniły również braki formalne w dokumentacji rozliczeniowej przedstawionej przez organizacje. Ustalono bowiem przypadki, gdzie nie załączono dowodów wpłaty. Dodatkowo odnotowano przypadki, gdzie dowody wpłaty, ujęte w rozliczeniu nie zawierały daty dokonania płatności, co uniemożliwiało szczegółową kontrolę w zakresie prawidłowości wydatkowania środków finansowych. W jednym rozliczeniu do 2. faktur przedstawiono jako dowód wpłaty raport kasowy, mimo że w ocenie kontroli właściwym w tym przypadku mógł być jedynie dokument KW – „Kasa wypłaci”. Powyższe stanowiło naruszenie postanowień § 8 ww. umów, według którego zleceniobiorca wraz ze sprawozdaniami przedłoży kopie faktur oraz dowody wpłaty.
            Ujawniono również przypadek, gdzie sprawozdania końcowego z rozliczenia dotacji udzielonej stowarzyszeniu nie załączono dokumentacji merytorycznej, dotyczącej realizacji zadania. Natomiast według pkt 4 pouczenia do ww. rozporządzenia, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, do sprawozdania załączyć należy dodatkowe materiały mogące dokumentować działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji).
            Nie opatrzono ponadto pieczęcią organizacji 163. dokumentów (na 174 zbadane) przedłożonych do rozliczenia dotacji przez fundację, o której mowa w poz. 3 oraz wszystkich (70) dokumentów, zawartych w rozliczeniu stowarzyszenia, o którym mowa w poz. 2, mimo że z pkt 3 pouczenia do ww. rozporządzenia wynikał taki obowiązek.
            W wyniku kontroli ujawniono ponadto przypadki, gdzie WZiPS akceptował      w rozliczeniach przedkładanych przez organizacje wydatki, które były ujmowane w pozycjach kalkulacyjnych nieodpowiadających rodzajom poszczególnych wydatków. Przyczyną powyższego mogło być nadmierne precyzowanie bądź niedoprecyzowanie poszczególnych pozycji preliminarzy wydatków przez organizacje.
            Ustalono także, że WZiPS nie weryfikował czy organizacje, w myśl postanowień umowy o udzielenie dotacji, wywiązują się z obowiązku prowadzenia ewidencji księgowej środków otrzymanych z Miasta zgodnie z ustawą o rachunkowości, w sposób zapewniający identyfikację każdej operacji księgowej.
 
Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej:
1.      Doprowadzenie do uchwalania przez Radę Miasta GPPiRPA w terminie umożliwiającym realizację ujętych w nim zadań od początku roku.
2.      Wyegzekwowanie od organizacji zwrotu niewykorzystanych środków finansowych w następującej wysokości: stowarzyszenie, o którym mowa w poz.1
– 1.384,30 zł, stowarzyszenie, o którym mowa w poz. 2 – 72,93 zł i fundacja, o której mowa w poz. 3 – 40,53 zł.
3.      Każdorazowe występowanie o uzupełnienie przez organizacje braków wykazanych w dokumentacji, przedstawionej do rozliczenia wraz ze sprawozdaniem z realizacji zadania publicznego.
4.      Dokonywanie rozliczenia środków finansowych z udzielonych dotacji oraz zmian w zawieranych umowach na realizację zadania publicznego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/02/10, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/02/10 13:14:13
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2009/02/10 13:14:13 nowa pozycja