Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2008 roku

Nr kontroli: P/28/08

Dostosowanie systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Przedszkole Publiczne Nr 4, ul. Ogińskiego 9 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził w dniach od 20 listopada do 25 listopada 2008 r. i 27 listopada 2008 r. kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 4 ul. Ogińskiego 9 (zw. dalej PP nr 4) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5% wydatków 2007 r. (bez analizy wykonania całości budżetu za 2007 r.) oraz realizacji postanowień Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/28/08 podpisanym w dniu 03 grudnia 2008 r. Ocena zawarta została w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 grudnia 2008 r.

W udostępnionej dokumentacji zasad polityki rachunkowej nie było opisu systemu informatycznego oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Pozostawało to w sprzeczności z art. 10 ust.1 pkt 3 i 4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim między innymi system przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, jak również opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

Ustalone w PP nr 4 procedury zakładowej polityki rachunkowości nie zawierały opisu metody ustalania wyniku finansowego, a globalny plan kont nie zawierał kont analitycznych stosowanych w jednostce. Plan kont nie zawierał także przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń i opisu wzajemnych powiązań między kontami. Pozostawało to w sprzeczności z art. 10 ust.1 pkt 2 i 3 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim między innymi metody ustalania wyniku finansowego, zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Analiza obowiązujących w PP nr 4 procedur wewnętrznej kontroli finansowej wykazała nieprawidłowości polegające na niedostosowaniu dokumentacji do obowiązujących przepisów prawa. Przyjęte procedury nie zawierały opisu badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów udzielania zamówień publicznych, co było niezgodne z art. 47 ust. 2 pkt 2 - 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, według którego kontrola finansowa obejmuje badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących tych procesów. Przyjęte procedury nie uwzględniały także standardów kontroli finansowej, co wynika z art. 47 ust. 3 uofp, który stanowi, iż procedury kontroli finansowej ustala w formie pisemnej kierownik jednostki, biorąc pod uwagę standardy kontroli finansowej, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1 uofp oraz zapewnia ich przestrzeganie.

Kontrola dokumentów, dotyczących wydatków PP nr 4 w 2007 r. w § §: 4210, 4220, 4260, 4300 - łącznie 51 faktur na kwotę 52.903,10 zł, to jest 8,6 % ogólnych wydatków budżetowych w kwocie 610.825,91 zł wykazała, że dekretacja tych faktur odbywała się przy wykorzystaniu dowodu pod nazwą „Dokument księgowy”, generowanego z systemu komputerowego. Dowód spełniał rolę dowodu PK - polecenie księgowania, jednak nie był oznakowany symbolem tego dowodu. Dowody PK nie spełniały wymogu wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 1 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi określenie rodzaju dowodu. Faktury nie spełniały wymogu wymienionego w art. 21 ust. 1 pkt 6, według którego dowód księgowy powinien zawierać między innymi stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

W trakcie kontroli ustalono, że wydruki „Zestawienia obrotów i sald” za dany miesiąc generowane z systemu księgowego mają datę wygenerowania późniejszą niż termin sporządzenia sprawozdania, co było niezgodne z art. 24 ust. 5 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli miedzy innymi zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.

Analiza porównawcza sprawozdania RB-28s i zapisów księgowych na koncie pozabilansowym 998 wykazała kwotę 4790,12, która nie została zaksięgowana.
Było to niezgodne z art. 24. ust. 2 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

W trakcie kontroli stwierdzono, że wszystkie przeanalizowane faktury zawierały niezbędne elementy dotyczące kontroli bieżącej i dekretacji, wynikające z procedur obowiązujących w PP nr 4.

W trakcie kontroli ustalono, że proces udzielania zamówień publicznych (w jednostce były to zamówienia wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655 ze zm.) przebiegał prawidłowo. Kontrola dokumentów wykazała, że w dwóch przypadkach, które wymagały zastosowania procedury opisanej w Zarządzeniu Nr 371/06 Prezydenta Miasta z dnia 07.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, procedura taka została zastosowana. Sporządzone zostały notatki służbowe potwierdzające dokonanie analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

W toku kontroli stwierdzono, że wypełniany był obowiązek sporządzania i przesyłania do Wydziału Oświaty informacji dotyczących transakcji podejrzanych, zgodnie z Zarządzeniem Nr 289/05 Prezydenta Miasta z dnia 10.06.2005 r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według przesłanych w 2007 r. informacji w PP nr 4 nie wystąpiły żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Główna Księgowa PP nr 4 spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowisko głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych.

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi PP nr 4:

1. zaktualizować i uzupełnić zasady polityki rachunkowej oraz procedury obiegu i kontroli dokumentów,

2. stosować w praktyce zasadę rzetelności dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych oraz prowadzić bieżąco księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2009/01/13, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2009/01/13 13:36:05

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2009/01/13 13:36:05	nowa pozycja