Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/10/07

Rozliczenie dotacji udzielonych w 2006 r. dla OKS „Świt” w związku z umowami nr CRU: 899,1240, 3176, 4723, 4724, 5105, 5104.

Wydział Sportu Urząd Miasta Szczecin, plac Armii Krajowej 1 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 01 – 21 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Sportu dotyczącą rozliczenia dotacji udzielonych w 2006 r. dla OKS „Świt” w związku z umowami nr CRU: 899, 1240, 3176, 4724, 4723, 5105, 5104.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 10 kwietnia 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4 maja 2007 r.

W toku kontroli ustalono, iżW 2006 r. Gmina Miasto Szczecin w wyniku przeprowadzenia konkursu ofert przyznała dotacje dla Osiedlowego Klubu Sportowego „Świt” Szczecin – Skolwin (zw. dalej Klubem) na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu w zakresie szkolenia dzieci i młodzieży, udziału oraz organizacji zawodów i rozgrywek w łącznej kwocie 130.500 zł. W związku z powyższym Gmina Miasto Szczecin zawarła z Klubem umowy o nr CRU: 899, 1240, 3176, 4724, 4723, 5105, 5104.

Mimo, że w wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie rozliczenia przez WS przedmiotowych umów, to stwierdzono uchybienia w realizacji poszczególnych umów przez Klub.

Każdorazowo po zakończeniu realizacji zadania Klub sporządzał sprawozdanie z wykonania zadania publicznego, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27.12.2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania(Dz. U. Nr 264, poz. 2207). W sprawozdaniach tych Klub opisywał sposób realizacji zadania oraz wskazywał w formie zestawienia tabelarycznego faktury (rachunki), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Przy sporządzaniu przedmiotowych sprawozdań dochowano terminu określonego w § 6 umów na przyznanie dotacji t.j. do 30 dni od daty zakończenia realizacji zadania. Po złożeniu przez Klub sprawozdań, WS dokonywał ich sprawdzeń a działanie to kończył dokumentem Rozliczenie umowy, według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 19 do Zasad zlecania zadań publicznych Gminy Miasto Szczecin w trybie otwartego konkursu ofert oraz przydziału lokali komunalnych organizacjom pozarządowym i innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego (załącznik do Zarządzenia nr 123/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 6 marca 2006 r.). Dokument ten stanowił zakończenie realizacji całości zadania.

Uwagę kontroli zwrócił natomiast fakt ograniczenia przyjętych przez Wydział Sportu procedur rozliczania udzielonych dotacji tylko do przepisów określonych w rozporządzeniu z dnia 27.12.2005 r. wskazujących, iż do sprawozdania z wykonania zadania publicznego załączać należy jedynie spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Zdaniem kontroli brak obowiązku załączania do sprawozdania faktur (rachunków) nie pozwala w sposób rzetelny i wiarygodny dokonać sprawdzenia poprawności wydatkowania przyznanych środków. Ustalono, że sprawdzenie przez WS poprawności wydatkowania przyznanych dotacji opiera się tylko na sprawozdaniu z realizacji zadania oraz zestawieniach tabelarycznych, w których wyszczególnione są faktury (rachunki) potwierdzające wydatkowanie kwoty przyznanej dotacji (sprawdzaniu nie podlegają dokumenty źródłowe – rachunki, faktury). Istnieje zatem duże ryzyko przedstawienia nieprawdziwych informacji w sprawozdaniach przedkładanych przez jednostki otrzymujące dotacje.

W wyniku analizy dokumentów źródłowych (faktur, rachunków) przechowywanych przez Klub a obrazujących sposób wydatkowania przyznanych w ramach dotacji środków stwierdzono ponadto uchybienia w prowadzonej przez Klub dokumentacji finansowo – księgowej, polegające na braku zapisu na rachunkach (fakturach) dot. zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisywanie rachunków przez Prezesa oraz wice prezesa Klubu (osoby nie będące wystawcami), w miejscu gdzie winna podpisywać się osoba wystawiająca rachunki. Stwierdzono jednak, że osoby widniejące na tych dokumentach jako wykonawcy, każdorazowo potwierdzali fakt otrzymania środków pieniężnych. Prezes Klubu wyjaśnił ponadto, iż początkowo księgowań na poszczególnych kontach dokonywano w oparciu o arkusz kalkulacyjny Excel, dopiero w trakcie trwania kontroli dane wprowadzane były do odpowiedniego systemu finansowo – księgowego. Powyższe świadczyło o nie przestrzeganiu § 3 umów, według których Klub zobowiązany był do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 37 ust 3 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent zalecił:

1. Rozważyć możliwość uszczegółowienia przyjętych procedur rozliczania udzielonych dotacji o konieczność dostarczania kopii dokumentacji źródłowej w celu zminimalizowania ryzyka przedstawiania nieprawdziwych informacji w sprawozdaniach przedkładanych przez jednostki otrzymujące dotacje

2. Podczas kontroli prowadzonych w Klubie zwracać szczególną uwagę na formę prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację danego zadania .

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/06/21, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/06/21 13:17:31

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/06/21 13:17:31	nowa pozycja