Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/32/07

Realizacja zaleceń pokontrolnych z kontroli gospodarki finansowo – księgowej za 2005 r., przeprowadzonej przez WKiAW w 2006 r.

Miejska Izba Wytrzeźwień w Szczecinie, ul. Gen. Dąbrowskiego 22/24 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, zwany dalej WKiAW w dniach 13– 15 listopada 2007 r. przeprowadził kontrolę w Miejskiej Izbie Wytrzeźwień ul. Gen. Dąbrowskiego 22/24, zw. dalej MIW, w zakresie realizacji zaleceń pokontrolnych z kontroli gospodarki finansowo – księgowej za 2005 r., przeprowadzonej przez WKiAW w 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/32/07 podpisanym w dniu 29 listopada 2007 r.

Kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych wykazała nieliczne nieprawidłowości. Jednostka nie zaktualizowała dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości, nie posiadała również procedur regulujących tryb udzielania zamówień publicznych, ani nie stosowała obowiązujących w tym zakresie regulacji prawnych.

W wyniku kontroli realizacji zalecenia: „uaktualnienie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości MIW z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 ustawy o rachunkowości, ze szczególnym uwzględnieniem zakładowego planu kont” stwierdzono, że w zakładowym planie kont nie zostały wyszczególnione ani opisane konta analityczne do kont. Konta analityczne widniały na wydruku planu kont z programu komputerowego i nie stanowiły załącznika do dokumentacji opisującej zasady rachunkowości. Według zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2006 r. na większości kont analitycznych dokonane były zapisy księgowe. Także w zespole 4, którego w szczególności dotyczyło zalecenie pokontrolne, nie wykazany został pierwszy poziom analityki, lecz jedynie drugi poziom będący zgodny z klasyfikacją budżetową, nie został wykazany i opisany trzeci, czwarty ani piąty poziom analityki, pomimo, że na tak rozbudowanych kontach znajdowały się zapisy księgowe. Było to niezgodne z art.10 ust.1 pkt 3 lit.a ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.), zw. dalej uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Badanie realizacji zalecenia: „przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r. w przypadkach udzielania zamówień publicznych, ze szczególnym uwzględnieniem rzetelności prowadzonej w tym zakresie dokumentacji oraz zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy prawo zamówień publicznych, przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro” wykazało, że proces udzielania zamówień (w MIW były to zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 6.000 euro, czyli wyłączone z ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29.01.2004 r. - j.t.Dz.U. z 2006 r. Nr 164, poz.1163 ze zm., zwanej dalej upzp) w dalszym ciągu przebiegał nieprawidłowo. Stwierdzono bowiem, że w przypadku wybiórczej kontroli faktur: nr FAS/24/2007 z dnia 21.06.2007 r. na kwotę 29.768 zł za prace elektryczne, nr 373/7/07 z dnia 15.03.2007 r. na kwotę 9.844,18 zł za alkometr A2.0, taśmę barwiącą i papier do drukarki oraz nr FV 1050/03/2007/JF z dnia 20.03.2007 r. na kwotę 5.155,58 zł za alkosensor, ustniki jednorazowe, taśmę barwiącą i papier do drukarki - nie dopełniono niezbędnych procedur opisanych w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 371/06 z dnia 7.07.2006 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miasta i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta, które w § 9 ust. 4. pkt 1 - 3 Załącznika nr 1 stanowiły, iż przed zawarciem umowy zamawiający dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert (np. za pośrednictwem Internetu czy na podstawie faksów) od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku. Notatka taka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Zamawiający ustala szacunkową wartość zamówienia, przyjmując kurs euro określony w Rozporządzeniu Rady Ministrów, wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. Ponadto MIW nie posiadała żadnego dokumentu opisującego procedury udzielania zamówień publicznych, co było niezgodne z art.47 ust.2 pkt 2 - 3 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249 poz.2104 ze zm.), zw. dalej uofp, według którego kontrola finansowa obejmuje w punkcie 2 - badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, w punkcie 3 - prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2. Według art.47 ust.3 uofp kierownik jednostki ustala w formie pisemnej procedury, o których mowa w ust. 2, biorąc pod uwagę standardy, o których mowa w art. 63 ust. 1 pkt 1, oraz zapewnia ich przestrzeganie.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że obowiązująca Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych oparta została m.in. o art.35 uofp o obowiązkach Głównych Księgowych budżetów, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarki pomocniczej. Na dzień wprowadzenia Instrukcji obowiązki głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych regulował art. 45 uofp.

Kontrola rozliczeń przyznanego ryczałtu za przejazdy prywatnym samochodem do celów służbowych wykazała, że rozliczenie ryczałtu przyznanego st. referentowi w miesiącu wrześniu 2007 r. zawierało błąd rachunkowy. Pracownikowi wypłacono 144,32 zł zamiast należnych 172,98 zł.

Pozostałe zalecenia zostały zrealizowane bez uwag.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. uzupełnić zasady (politykę) rachunkowości - dokonać aktualizacji Zakładowego Planu Kont,

2. opracować i bezwzględnie stosować regulamin postępowania w sprawie zamówień publicznych uwzględniający unormowania zawarte w Zarządzeniu Prezydenta Miasta nr 330/07,

3. wyeliminować pozostałe uchybienia wskazane w wystąpieniu pokontrolnym.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/12/31, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/12/31 10:17:37

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/12/31 10:17:37	nowa pozycja