Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/12/07

Gospodarka finansowa i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2006 r. oraz prawidłowość stosowania procedur i przepisów związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych w 2006 r.

Miejski Ośrodek Kultury w Szczecinie, ul. Goleniowska 67

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od 28.03.20007 r. do 27.04.07 r. przeprowadził kontrolę w Miejskim Domu Kultury w Szczecinie przy ul. Goleniowskiej 67, zwanym dalej MOK, w zakresie gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi w 2006 r. oraz prawidłowości stosowanych procedur związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych w 2006 r.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia czerwca 2007 r.

Miejski Ośrodek Kultury, zwany dalej MOK, działa na podstawie Uchwały Dzielnicowej Rady Narodowej w Szczecinie – Dąbiu nr I/1/64 z dnia 07 stycznia 1964 r. oraz statutu. Według nadanego statutu działa w formie samorządowej instytucji kultury, posiada osobowość prawną i jest wpisany do Rejestru instytucji kultury prowadzonego przez organizatora pod nr 3/07. Do zakresu działalności należało między innymi prowadzenie edukacji kulturalnej i artystycznej, szczególnie wśród dzieci i młodzieży.

MOK prowadził gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie z dnia 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tj. Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 ze zm.), według której instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Podstawą gospodarki finansowej był plan jej działalności, zatwierdzony przez dyrektora instytucji z zachowaniem wysokości dotacji organizatora.

Źródłami przychodów MOK w 2006 r. były: przychody własne, dotacje z budżetu miasta oraz inne środki otrzymane z zewnątrz na prowadzenie działalności wskazanej przez zlecającego. W 2006 r. MOK uzyskał przychody w wysokości 938.735 zł, (98,3% planu), w tym dotacja budżetowa stanowiła 626.000 zł oraz 6.076 zł na wkład własny do programów dofinansowywanych ze środków UE, a koszty wyniosły 945.164 zł, tj. 99,0% w stosunku do planu.

Przeprowadzona kontrola wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia w zakresie: dokumentacji odnoszącej się do przyjętej polityki rachunkowości i jej przestrzegania; przyjętego regulaminu wynagrodzenia i premiowania; naliczania wynagrodzeń.

Zawartość i stan dokumentacji dotyczącej polityki rachunkowości był niezgodny z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (j.t. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.), stwierdzono bowiem brak opisu zasad prowadzonej rachunkowości, w szczególności nie było określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz opisu metody ustalania wyniku finansowego, podczas gdy wg ww. artykułu jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości oraz wszystkie szczegółowe wskazane w ustawie wymogi. A według art. 10 ust. 2 wyżej cyt. ustawy
o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za ustalenie w formie pisemnej i aktualizację dokumentacji, o której mowa powyżej.

Kontrola ewidencji wpływów z działalności podstawowej, z tytułu najmu i dzierżawy składników majątkowych wykazała, że w przypadku płatności za najem pomieszczeń gotówką, gdy wpłacający nie żądał dowodu, nie wystawiane były faktury, a wpłaty dokonywane były do kasy fiskalnej bez dokumentu, z którego wynikałaby wpłacana kwota. W przypadkach płatności przelewem w wystawianych fakturach za najem pomieszczeń brak było natomiast wyliczenia należnej kwoty (brak ilości godzin najmu i zastosowanej stawki), nie było również innych dokumentów (zlecenia, podania), z których można było uzyskać te dane. Zdaniem kontroli nie ustalenie procedur pobierania opłat może mieć wpływ na wielkość uzyskiwanych z tego tytułu przychodów, a także nie daje pewności właściwej kontroli pozyskiwanych środków finansowych.

Podczas kontroli wynagrodzeń stwierdzono, że wprowadzony przez Panią regulamin wynagradzania pracowników MOK opracowany został na podstawie art. 77²Kodeksu Pracy, który nie w pełni zawierał przepisy z obowiązującego Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. (Dz. U. nr 45, poz. 446, ze zm.), zw. dalej rozporządzeniem z 23.04.1999 r., określającego zasady wynagradzania pracowników zatrudnionych miedzy innymi w domach kultury, ośrodkach i klubach kultury, świetlicach i ogniskach artystycznych. O ile w regulaminie wynagradzania dostosowane zostały tabele zaszeregowania stanowisk pracy i tabele stawek wynagrodzenia zasadniczego do warunków MOK, to w przypadku ustalania wysokości dodatku funkcyjnego regulamin ten był niezgodny z obowiązującym wyżej cyt. rozporządzeniem. Według § 4 ust. 2 opracowanego regulaminu wynagradzania MOK „dodatek funkcyjny dla dyrektora instytucji ustala się w wysokości do 50% wynagrodzenia zasadniczego”, a według tabeli funkcji, których pełnienie uprawniało do dodatku funkcyjnego niektórych pracowników, stanowiącej załącznik nr 3 i tabeli cyt. wyżej rozporządzenia, dodatek ten przysługiwał w wysokości do 150% stawki minimalnej, rozumianej jako stawkę miesięcznego wynagrodzenia w pierwszej kategorii zaszeregowania. Według § 5 opracowanego regulaminu wynagradzania głównemu księgowemu oraz pracownikom pełniącym funkcje kierownicze przysługuje dodatek funkcyjny w wysokości do 50% wynagrodzenia zasadniczego, a według wyżej cyt. tabeli funkcji, których pełnienie uprawniało do dodatku funkcyjnego niektórych pracowników, stanowiącej załącznik nr 3 do cyt. wyżej rozporządzenia, dodatek ten przysługiwał, wg odpowiedniej wysokości, lecz obliczany od stawki minimalnej.

Stwierdzono również, że dołączona do regulaminu tabela stawek wynagrodzenia zasadniczego opracowana 01.01.2006 r. i podpisana przez dyrektora, zawierała 16 kategorii zaszeregowania, do których przyporządkowano odpowiednie stawki wynagrodzenia zasadniczego, od minimalnej 900 zł przy I kat. do 3.840 zł w XVI kat. (maksymalna), natomiast według Rozporządzenia Min. Kultury z dnia 10.11.2004 r. (Dz. U. nr 255, poz. 2561) zmieniającego rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury, tabela zawierała XXI kategorii, ze stawkami od 700 zł w I kat. do XXI ze stawką maksymalną w wys. 3.600 zł. Nadmienić należy, że wysokość stawki minimalnej zgodnie z ww. rozporządzeniem bezpośrednio wpływa na wysokość przysługującego dodatku funkcyjnego.

Ustalono również, że według regulaminu premiowania, obowiązującego od 01.09.2000 r., premia uznaniowa przyznawana jest przez dyrektora MOK pracownikom zatrudnionych na umowę o pracę oraz poborowym odbywającym służbę zastępczą, a wysokość indywidualnej miesięcznej premii nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia zasadniczego. W regulaminie nie określono wysokości funduszu mimo, że § 18 ww. rozporządzenia z 23.04.1999 r. stanowi:
„w ramach środków na wynagrodzenie osobowe może być tworzony fundusz premiowy. Wysokość funduszu premiowego oraz zasady przyznawania i wypłacania premii ustala regulamin zakładowy.”

Na 6 kontrolowanych osób w dwóch przypadkach kontrola naliczania wynagrodzeń wykazała nieprawidłowości. W jednym przypadku, stwierdzono niewłaściwe naliczanie przez główną księgową od maja 2006 r. dodatku funkcyjnego
w wysokości 270 zł dla kierownika kadr i administracji (łącznie 2.160 zł), mimo że w umowie o pracę brak informacji o jego przyznaniu. W drugim przypadku główna księgowa naliczała od kwietnia 2006 r. dla specjalisty ds. kadrowych i biurowych wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 700 zł, mimo, że w umowie o pracę ustalono wynagrodzenie w kwocie 500 zł (łącznie nadpłata 1.800 zł). Według uzyskanych wyjaśnień popełnione nieprawidłowości były wynikiem błędów w wystawionych angażach, co potwierdzają adnotacje dyrektora na podaniach o zatrudnienie.

W wyniku analizy ewidencji funduszu wynagrodzeń (498.479 zł) stwierdzono, że 21,5% tych kosztów (107.160 zł) stanowiły wypłaty z funduszu bezosobowego. Wynagrodzenia bezosobowe dotyczyły umów zleceń i umów o dzieło zawartych z osobami prowadzącymi zajęcia kół zainteresowań (nauki gry na gitarze, prowadzenia nauki tańca, prowadzenie chóru, zajęć teatralnych), wykładów w ramach programu „Dąb” w zakresie rozwiązywania problemów narkomanii, prowadzenia kawiarenki i utrzymywanie porządku i czystości. Kontrola realizacji 15 zawartych umów – zleceń, wykazała szereg uchybień, w szczególności dotyczących udokumentowania (potwierdzenia) ich wykonywania. W umowach zleceniach dotyczących „obsługi imprez kulturalnych i artystycznych oraz promocji i informacji o imprezach”, zapisano, że z tytułu wykonania tych czynności wykonawca otrzyma wynagrodzenie w wysokości do 500 zł, w zależności od ilości i rangi imprez. Tymczasem w wystawionych rachunkach brak było informacji o ilości i randze imprez, których dotyczyła obsługa. Stwierdzono również, że na załączanych do rachunków wykazach przepracowanych godzin dotyczących prowadzenia kawiarenki, brak podpisu osoby zatwierdzającej wykazane godziny, mimo że według umowy „wypłata wynagrodzenia nastąpi po wystawieniu rachunku przez zleceniobiorcę i po sprawdzeniu przez zleceniodawcę terminowego i prawidłowego wykonania zleconej pracy będącej przedmiotem umowy”.

Stwierdzono ponadto, że na rachunkach dotyczących realizacji umów zleceń, a stanowiących podstawę dokonywanych wypłat z kasy, nie było podpisu osoby naliczającej potrącenia, nie były one sprawdzane i podpisane przez głównego księgowego pod względem formalno-rachunkowym oraz sprawdzone pod względem merytorycznym, co wymagała obowiązująca instrukcja kasowa, według, której „dowody nie podpisane nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji”.

Kontrola nie wykazała występowania w 2006 r. przypadków udzielania przez MOK zamówień publicznych o wartości powyżej 6.000 euro, przy których obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Stwierdzono jednak, że nie w każdym przypadku sporadyczne zakupy i usługi powyżej 2.000 zł netto, a nie przekraczające 6.000 euro netto, dokonywane były na podstawie sporządzonej notatki służbowej z analizy pisemnych ofert, do czego zobowiązywał opracowany w MOK „regulamin postępowania w świetle ustawy o zamówieniach publicznych”.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent zalecił Dyrektorowi:

1. Opracowanie i wprowadzenie w życie zasad prowadzonej polityki rachunkowości w oparciu o przepisy w zakresie rachunkowości i finansów publicznych oraz ich przestrzeganie przez poszczególnych pracowników, w szczególności w zakresie kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentów księgowych stanowiących podstawę wydatków środków finansowych.

2. Opracowanie nowego regulaminu wynagradzania i premiowania zgodnego z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

3. Usuniecie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie naliczania poszczególnych składników wynagrodzenia zgodnie z zawartymi umowami o pracę.

4. Opracowanie szczegółowych procedur postępowania i obowiązującej dokumentacji dotyczącej najmu i dzierżawy składników majątkowych.

5. Ustalenie procedur i ich egzekwowanie w zakresie realizacji i potwierdzania wykonania powierzonych zadań zgodnie z zawartymi umowami-zlecenia.

6. Przestrzeganie ustaleń opracowanych „regulaminie postępowania w świetle ustawy o zamówieniach publicznych”, w szczególności dotyczących zakupów towarów i usług o wartości do 6.000 euro.

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/06/21, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/06/21 13:23:01

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/06/21 13:23:01	nowa pozycja