Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: Z/14/07

Gospodarka finansowa i zarządzanie własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowości stosowania procedur i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w 2006 r.

Teatr Lalek „Pleciuga”, ul. Kaszubska 9 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 22 – 28 sierpnia 2007 r. przeprowadził kontrolę w Teatrze Lalek „Pleciuga”, ul Kaszubska 9 w Szczecinie (zw. dalej Teatrze) w zakresie gospodarki finansowej i zarządzania własnymi składnikami majątkowymi oraz prawidłowości stosowania procedur i przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w 2006 r.
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 6 listopada 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 22 listopada 2007 r.
W dniu 16 maja 1958 r. została powołana instytucja kultury o nazwie Teatr Lalek „Pleciuga” w Szczecinie. Według sprawozdania z wykonania planu za 2006 r. przychody Teatru wyniosły 2.976.166 zł, co stanowiło 100,9% zaplanowanej kwoty, natomiast koszty ogółem wyniosły 2.905.691 zł, co stanowiło 96,8 % zaplanowanej kwoty .
Kontrola wykazała nieprawidłowości w wykonaniu ww. planu finansowego jednostki. Polegały one przede wszystkim na: nie naliczaniu odsetek od należności Teatru oraz dokonywaniu zapłaty po terminie płatności, nie stosowaniu przepisów dot. zamówień publicznych w zakresie ogłoszenia o przetargu i kompletności złożonej oferty przez jednego z wykonawców, nieaktualizowaniu na bieżąco regulaminów wewnętrznych i inne.
W wyniku kontroli stwierdzono, iż w Teatrze, do dnia zakończenia kontroli, nie zostały naliczone odsetki za przeterminowaną należność w przypadku czterech faktur w łącznej kwocie 23,43 zł. W zakresie zobowiązań Teatru, stwierdzono 4 przypadki zapłaty po terminie płatności wynikającej z wystawionych przez Kontrahentów faktur. Powyższe nie spowodowało obciążenia Teatru przez Kontrahentów odsetkami.
W zakresie przeprowadzonego w Teatrze w 2006 r. przetargu na remont bieżący stwierdzono, iż zarówno ogłoszenie o przetargu zamieszczone w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie jak i ogłoszenie zamieszczone na stronie internetowej Teatru nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisem art. 41 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2006 r., nr 164, poz. 1163 ze zm.), zwanej dalej Pzp. W przypadku ogłoszenia zamieszczonego na tablicy ogłoszeń Teatru brak było opisu warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków (art. 41 pkt 7 Pzp), natomiast w ogłoszeniu zamieszczonym na stronie internetowej Teatru brak było informacji o: adresie zamawiającego, terminie wykonania zamówienia, warunkach udziału w postępowaniu oraz sposobie dokonywania oceny spełniania tych warunków, dot. kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, miejsca i terminu składania ofert oraz terminu związania ofertą (art. 41 pkt. 1, 6, 7, 9, 10, 11 Pzp).
W protokole postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego wskazano ponadto, iż wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniało wszystkich 4 wykonawców. Podczas, gdy ustalono, że do oferty jednej z firm załączone zostało zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, które zostało wystawione wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, co spowodowało, iż oferta nie spełniała jednego z warunków udziału w postępowaniu. Według Rozdziału V ust. 3 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia „niespełnienie warunków udziału w postępowaniu bądź nie dołączenie do oferty dokumentów i oświadczeń potwierdzających ich spełnienie spowoduje wykluczenie wykonawcy z postępowania”. Na powyższe wskazuje też art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.
W trakcie kontroli stwierdzono, iż funkcjonujące w Teatrze: Instrukcja kontroli finansowej, Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, Regulamin wynagrodzeń, Instrukcja Inwentaryzacyjna, Regulamin pracy oraz Instrukcja w sprawie zamówień publicznych jak i prac komisji przetargowej, nie były na bieżąco aktualizowane w trakcie zmieniających się przepisów prawa jak i nie odzwierciedlały w każdym przypadku zmian zachodzących w Teatrze. Poddaje to w wątpliwość czy przyjęte i stosowane w jednostce procedury określone w poszczególnych regulaminach były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
Funkcjonujące w jednostce „zasady rachunkowości wg znowelizowanej ustawy o rachunkowości od 2002 r.” nie obejmowały ponadto opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów co wynika z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.).
Kontrola wydatków budżetowych Teatru wykazała uchybienia w postaci m.in. braku opisu faktury – 9 przypadków oraz braku podpisu pracownika pod opisem faktury – 13 przypadków. Fakt opisania faktury jest dowodem na kontrolę dokumentu pod kątem przejrzystości i celowości dokonanego zakupu. W 3 przypadkach stwierdzono ponadto brak adnotacji o sprawdzeniu pod względem rachunkowym oraz w jednym przypadku brak podpisu upoważnionego pracownika pod adnotacją o sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym, co było niezgodne z obowiązującymi w jednostce zasadami zawartymi w instrukcji „Obiegu i kontroli dokumentów księgowych”. Według zapisów ww. uregulowań „każdy dowód stanowiący podstawę wypłaty winien być również sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym (w dziale księgowości). (…) Na dowód dokonania sprawdzania wyznaczony pracownik podpisuje klauzulę – sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym dnia…. podpis”. Stwierdzono jednocześnie, iż w trzech przypadkach dokumenty księgowe dot. XLI Ogólnopolskiego Przeglądu Teatrów Małych Form Kontrapunkt 2006,jako sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym podpisała osoba nieupoważniona. W wyjaśnieniu złożonym w dniu 16.10.2007 r. Dyrektor Teatru wskazał, iż upoważnienie takie nadaje Zarządzenie Dyrektora Teatru nr 3/2001 z dnia 05.04.2001 r. Przedmiotowe Zarządzenie dotyczy jednakże XXXVI Ogólnopolskiego Przeglądu Teatrów Małych Form i nie ma charakteru ciągłego dotyczącego wszystkich kolejnych festiwali Kontrapunkt.
Stwierdzono również, że Główna Księgowa Teatru spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.
Kontrola wykazała, że Dyrektor Teatru wywiązał się z obowiązku sporządzania
i przesyłania do jednostki nadzorującej, którą jest Wydział Kultury i Dziedzictwa Kulturowego, informacji dotyczących transakcji podejrzanych w związku z Zarządzeniem nr 289/05 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10.06.2005 r. w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Według ww. informacji w Teatrze nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.
 
 
Prezydent zalecił Dyrektorowi Teatru:
1.        Każdorazowo naliczać odsetki od faktur nieuregulowanych w terminie wymagalności,
2.        Przestrzegać przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,
3.        Dostosować funkcjonujące w jednostce regulaminy wewnętrzne do obecnie obowiązujących przepisów prawa oraz bieżąco je aktualizować,
4.        uzupełnić funkcjonujące w Teatrze zasady prowadzenia rachunkowości o elementy wymagane przepisami prawa,
5.        przestrzegać uregulowań dotyczących kontroli dowodów księgowych,
6.        uregulować kwestię dot. osoby odpowiedzialnej do podpisywania dokumentów jako sprawdzonych pod względem formalnym i rachunkowym w zakresie festiwalu Kontrapunkt,

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2007/12/31, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2007/12/31 10:03:50
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2007/12/31 10:03:50 nowa pozycja