Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 12 – 24 marca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Straży Miejskiej, ul. Felczaka 9 w Szczecinie (zw. dalej SM) w zakresie dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzegania ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, na przykładzie min. 5 % wydatków 2006 r. (bez analizy wykonywania całości budżetu za 2006 r.) oraz realizacja postanowień Zarządzania Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 3 sierpnia 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 sierpnia 2007 r.

Straż Miejska Szczecin jako jednostka budżetowa Gminy Miasto Szczecin jest samorządową, umundurowaną formacją, utworzoną w celu wykonywania zadań w zakresie ochrony porządku publicznego. Według sprawozdania Rb-28S wydatki budżetowe w 2006 r. SM wyniosły 6.315.195,90 zł. Kontrolą objęto wydatki na łączną kwotę 662.185.93 zł co stanowi 10,49 % ogólnej sumy wydatków. W zakresie objętym kontrolą stwierdzono jedynie uchybienia natury formalnej polegające przede wszystkim na nie ujęciu w systemie rachunkowości elementów wymaganych ustawą o rachunkowości, nie uaktualnianiu procedur dot. zamówień publicznych, nie sporządzaniu bądź sporządzanie notatek służbowych niezawierających wszystkich elementów wymaganych Zarządzeniem Prezydenta w sprawie zamówień publicznych itp.

            W wyniku kontroli ustalono, iż w zasadach prowadzenia rachunkowości wprowadzonych Zarządzeniem nr 2/2005 Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie z dnia 1 kwietnia 2005 r. nie znajdowały się zapisy dot. określenia roku obrotowego wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Konieczność zawierania w zasadach rachunkowości powyższych zapisów wynikała z art. 10 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 3 lit c ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 (j.t. Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.)

                Ponadto opisany w procedurach kontroli finansowej wprowadzonych Zarządzeniem nr 14/2006 Komendanta Straży Miejskiej w Szczecinie z dnia 19 czerwca 2006 r. sposób postępowania przy zamówieniach publicznych oparty był na Zarządzeniu nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego. Natomiast od 07.07.2006 obowiązywało Zarządzenie nr 371/6 Prezydenta Miasta Szczecin w przedmiotowej sprawie a od 15.06.2007 r. obowiązuje Zarządzenie nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin. Jednocześnie w opisie trybów zamówień publicznych uwzględniona została tylko forma przetargu nieograniczonego podczas gdy w jednostce stosowany jest także tryb zapytanie o cenę.

            W toku kontroli stwierdzono, że w przypadku zakupu dokonanego w oparciu o fakturę wystawioną na kwotę 5.578,08 zł brutto (4.572,20 zł netto), w notatce służbowej dokumentującej fakt dokonania analizy rynku nie znajduję się informacja dot. wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Natomiast w przypadku zakupu sprzętu dokonanego w oparciu o fakturę opiewającą na kwotę 5.517.69 zł brutto (4.522,70 netto) nie została sporządzona notatka służbowa obrazująca dokonanie analizy rynku. Konieczność sporządzania oraz zawierania powyższych zapisów w notatkach służbowych wskazywał § 9 ust. 4 pkt 2 Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 371/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07.07.2006 r. 

            W funkcjonującej w SM „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” wskazano, iż osobą odpowiedzialną za sprawdzanie dowodów do zapłaty pod względem merytorycznym (oprócz kosztów egzekucyjnych za mandaty, które sprawdza pracownik ds. rozliczeń mandatów) jest Kierownik Referatu Organizacyjno- Prawnego. W rzeczywistości sprawdzenia takiego dokonywał Kierownik Referatu Gospodarczo Zaopatrzeniowego. Z wyjaśnień złożonych przez Główną Księgową wynika, iż powyższe nastąpiło w wyniku błędu pisarskiego, gdyż w rzeczywistości nie funkcjonował w strukturze organizacyjnej SM Referat Organizacyjno Prawny.

             Kontrola natomiast pozytywnie oceniła sposób prowadzenia dokumentacji księgowej, w tym przede wszystkim sposób i kompletność opisów dokumentów księgowych dot. m.in. sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym.

Stwierdzono również, że Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz 2104 ze zm.), dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

Prezydent zalecił Komendantowi SM:

1.        uzupełnienie funkcjonujących w SM zasad prowadzenia rachunkowości o elementy wymagane przepisami prawa,

2.        uaktualnienie i dostosowanie do obecnie obowiązujących przepisów prawa oraz do stosowanych w SM trybów zamówień publicznych funkcjonujące w jednostce procedury dot. zamówień publicznych,

3.        każdorazowe sporządzanie notatek służbowych przy zakupach powyżej   3.000 zł zgodnie z przepisami zawartymi w Zarządzeniu Nr 330/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r.

4.        prawidłowe określenie w funkcjonującej w jednostce „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” osoby odpowiedzialnej za dokonywanie sprawdzenia pod względem formalnym.