Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku
Nr kontroli: P/23/07
Realizacja projektu pn. „Polsko – Niemieckie warsztaty teatralne „Melpomena 2007” w ramach Funduszu Małych Projektów – Interreg III A.
Pałac Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji, al. Wojska Polskiego 84/89, 70-482 Szczecin
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Realizacja projektu pn. „Polsko – Niemieckie warsztaty teatralne „Melpomena 2007” w ramach Funduszu Małych Projektów – Interreg III A.
Pałac Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji, al. Wojska Polskiego 84/89, 70-482 Szczecin
Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 28.06.2007 r. do dnia 27.07.2007 r. przeprowadził kontrolę w Pałacu Młodzieży – Pomorskie Centrum Edukacji, al. Wojska Polskiego 84/90, 70-482 Szczecin (zw. dalej PM) w zakresie realizacji projektu pn. „Polsko – niemieckie warsztaty teatralne „Melpomena 2007” w ramach Funduszu Małych Projektów – Interreg III A.”
Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 31 lipca 2007 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym.
W dniu 16.01.2007 r. Dyrektor PM zawarł – w imieniu PM - umowę nr 168/2006 ze Stowarzyszeniem Gmin Polskich Euroregionu Pomerania o dofinansowanie Mikroprojektu pt. „Polsko – niemieckie warsztaty teatralne „Melpomena”” w ramach Funduszu Małych Projektów Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Maklemburgia -Pomorze Przednie/Brandenburgia oraz Polska (Województwo Zachodniopomorskie). Projekt dotyczył uczestnictwa młodzieży polskiej i niemieckiej w warsztatach teatralnych, muzycznych oraz przygotowania i zaprezentowania przez nich przedstawienia teatralnego. Całkowitą wartość projektu określono na kwotę 36.235 zł z tego dofinansowanie z programu INTERREG IIIA w kwocie 27.176,25 zł (75%) oraz wpółfinansowanie z budżetu państwa w kwocie 3.623,50 zł (10%). Do dnia zakończenia kontroli Euroregion Pomerania nie dokonał weryfikacji finansowej projektu (nie dokonał refundacji środków poniesionych przez PM).
Ustalono, że realizacja ww. projektu przebiegła zasadniczo zgodnie z umową i harmonogramem określonym we wniosku aplikacyjnym. Nie mniej jednak stwierdzono nieprawidłowości polegające na wydatkowaniu części środków finansowych po terminie obowiązywania umowy, zakupie środków spożywczych po zakończeniu warsztatów teatralnych oraz uczestniczeniu młodzieży w wieku innym niż zostało to określone w projekcie, bez jednoczesnego wystąpienia do Euroregionu Pomerania o zmianę warunków umowy, co stwarza ryzyko niewspółfinansowania tych kosztów.
Kontrola wykazała, że Dyrektor PM wydatkował łączną kwotę 1.139,92 zł po zakończeniu terminu realizacji Mikroprojektu określonego w § 3 ust. 1 umowy tj. 14.03.2007 r. (wynagrodzenie koordynatora projektu, akustyka i pracownika administracyjnego oraz składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych). Pomimo przekroczenia umownego terminu, Dyrektor PM nie wystąpił o wydłużenie okresu realizacji Mikroprojektu. Skutkiem powyższego może być nie zakwalifikowanie przez Euroregion Pomerania ww. wydatków do refundacji. Osobami odpowiedzialnymi za ww. nieprawidłowości był specjalista ds. finansowo – księgowych oraz główny księgowy.
W toku kontroli ustalono, że uczestnikami warsztatów teatralnych były osoby w wieku od 12 do 20 lat, pomimo że projekt przewidywał udział młodzieży w wieku od 14 do 17 lat. W tym przypadku nie został osiągnięty wskaźnik rezultatów „liczba uczestników”, gdyż spośród 30 osób tylko 14 spełniało kryterium wieku określone w pkt. 2.3 wniosku aplikacyjnego. Według kierownika projektu przyczyną uczestniczenia w warsztatach teatralnych ww. młodzieży, była rezygnacja sporej części osób na tydzień przed rozpoczęciem zajęć i zaistniała pilna potrzeba dokooptowania innych uczestników. Dyrektor PM nie wystąpił jednak do Euroregionu Pomerania o zmianę wieku uczestników projektu, co może być przyczyną nieuznania wydatków na ten cel za kwalifikowlne.
Kontrola ustaliła także, że w dniu 14.02.2007 r. PM zakupił słodycze, kawę, herbatę na łączną kwotę 280,89 zł brutto. Według opisu faktur VAT (nr 0/0/0004/045074 i 0/0/0004/045079) artykuły zużyto do wyżywienia grupy polsko – niemieckiej uczestniczącej w warsztatach teatralnych w dniach 03.02-10.02.2007 r., co nie było zgodne z prawdą gdyż ostatnim dniem zajęć, w których uczestniczyła młodzież był 10.02.2007 r. W związku z tym istnieje ryzyko, że wydatek zostanie uznany przez Euroregion Pomerania za niekwalifikujący się do współfinansowania z funduszu.
Podkreślenia wymaga, że pozostałe wydatki w kwocie 34.814,19 zł zrealizowane zostały na cele, w terminach i wysokościach zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wszystkie rozliczenia dotyczące projektu prowadzone były na osobnym rachunku bankowym a wydatki zaksięgowano na wyodrębnionej ewidencji księgowej. Nie stwierdzono też nieprawidłowości w zakresie działań promocyjnych Mikroprojektu. Zgodnie z umową informacja o dofinansowaniu przedsięwzięcia z INTRRREG IIIA zamieszczona była na stronie internetowej PM, umowach z wykonawcami, dokumentacji księgowej oraz na płytach DVD spektaklu teatralnego. Zrealizowano w pełni działania główne określone we wniosku aplikacyjnym dotyczące zajęć programowych i integracyjnych oraz przygotowania i zaprezentowania spektaklu teatralnego.
Prezydent zalecił Dyrektorowi PM, aby:
1. Dokonywać wydatkowania środków finansowych w terminach realizacji projektu oraz na cele określone w umowach i wnioskach o dofinansowanie.
2. Podjąć działania zmierzające do aneksowania z Euroregionem Pomerania postanowień umowy dotyczących wydłużenia terminu realizacji projektu oraz zmiany wskaźnika rezultatu „liczba uczestników”
- udostępnił:
- Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
- wytworzono:
- 2007/09/21
- odpowiedzialny/a:
- Janusz Kwidziński
- wprowadził/a:
- Janusz Kwidziński
- dnia:
- 2007/09/21 10:07:54
| Wprowadził | Data modyfikacji | Rodzaj modyfikacji |
|---|---|---|
| Janusz Kwidziński | 2007/09/21 10:07:54 | Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli |