Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

            Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 10.01.-17.01.2007 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie ul. Klonowica 5 w zakresie prawidłowości wydania postanowienia na obsługę komunikacyjną pawilonu handlowego na działce nr 7 przy ulicy Z. Krasińskiego 82 w Szczecinie.

 

            Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 22.01.2007r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.02.2007r.

 

            W wyniku kontroli stwierdzono głównie, że Zarząd Dróg i Transportu Miejskiego w Szczecinie (zw. dalej ZDiTM) wydał trzy różne opinie w sprawie obsługi komunikacyjnej działki, pomimo, że analiza została przeprowadzona w oparciu o te same dokumenty, tj. mapy zasadnicze i Koncepcję zagospodarowania terenu. Uwagi kontroli dotyczą też terminu realizacji zażalenia wniesionego przez Studio Architektury (zw. dalej Stroną).

            W przypadku pierwszego pisma z dnia 26.08.2004r. stwierdzono, że  w oparciu o  mapy terenu – Dyrektor ZDiTM wydał pozytywną opinię obsługi komunikacyjnej działki nr 7 przy ulicy Krasińskiego z zastrzeżeniem obsługi ruchu wyłącznie na relacjach prawoskrętnych (znak pisma: ZDiTM-IRD/ST/5510/149/04), pomimo że na ww. mapach stanowiących załącznik do wniosku Strony z dnia 16.08.2004r. wykazane były dwa wyjazdy z terenu działki (na ul. Krasińskiego  i na ul.  F. Chopina), z których jeden na drogę poprzez istniejącą zatokę autobusową, co stanowiło  zagrożenie dla bezpieczeństwa ruchu drogowego. Naruszyło to przepis  § 113 ust. 7 rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 2 marca 1999r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać drogi publiczne i ich usytuowanie (Dz. U. Nr 43, poz. 430), wg którego m.in. wyjazd z drogi do obiektu i urządzenia obsługi uczestników ruchu i wjazd na drogę nie mogą być usytuowane w miejscach zagrażających bezpieczeństwu ruchu drogowego, a w szczególności w miejscu, w którym nie jest zapewniona wymagana widoczność wjazdu na drogę. Nie ustalono przyczyn wydania opinii - bez uwzględnienia ww. faktu, gdyż odpowiedzialny za przeprowadzenie analizy obsługi komunikacyjnej działki poprzedzającej wydanie opinii - Specjalista w Dziale Inżynierii Ruchu i Dokumentacji, od dnia 02.11.2004r. nie był pracownikiem ZDiTM. Wskazać należy ponadto, że w aktach sprawy nie było uzasadnienia  opinii, ani podpisów osoby sporządzającej oraz sprawdzającej poprawność jej wydania  (w tym przeprowadzenia analizy map). Brak weryfikacji wydanej opinii przez drugą osobę (poza sporządzającą) – mógł mieć wpływ na wydanie opinii obsługi komunikacyjnej działki, niezgodnie z § 113 ust. 7 ww. rozporządzenia.

            W przypadku postanowienia nr ZDiTM-IRD/OM/7041/22/05 z dnia 06.07.2005r., Z-ca Dyrektora ZDiTM, wydał negatywną opinię w zakresie obsługi działki – uznając lokalizację za niezgodną z przepisami prawa (dot. wyjazdu/wjazdu przez bramę na wysokości zatoki autobusowej przy ul. F.Chopina). W procesie wydawania przedmiotowego postanowienia  - prawidłowego pod względem prawnym - nie wzięto jednak pod uwagę ww. pisma z dnia 26.08.2004r., pomimo że poprzednia opinia przygotowywana była przez pracowników tego samego działu w ZDiTM, tj. Działu Inżynierii Ruchu i Dokumentacji. O piśmie tym ZDiTM dowiedział się dopiero w momencie złożenia przez Stronę w dniu 14.07.2005r. zażalenia na wydane postanowienie. Spowodowało to, że ZDiTM ponownie zmienił swoje stanowisko w sprawie, wydając postanowieniem z dnia 01.08.2005r.  pozytywną opinię w sprawie obsługi komunikacyjnej działki. Wpływ na zaistniałą sytuację mogło mieć nie  prowadzenie przez ww. Dział szczegółowej ewidencji wydawanych opinii z podziałem na przedsiębiorców / osoby fizyczne. Sprawa wyjazdu z terenu działki przez zatokę autobusową na ul. F.Chopina w aspekcie niezgodności z zapisami ww. rozporządzenia stała się bezprzedmiotowa, z uwagi na to że został on zlikwidowany przez Inwestora.

            Uwagi kontroli dotyczą też terminu realizacji przez ZDiTM zażalenia z dn. 14.07.2005r. wniesionego przez Stronę na postanowienie nr ZDiTM-IRD/OM/7041/22/05 z dn. 06.07.2005r. Pomimo, że Dyrektor ZDiTM uznał, iż zażalenie zasługuje  na uwzględnienie, nowe postanowienie nr ZDiTM-IRD/OM/7041/70/05 wydano dopiero w dniu 01.08.2005r., tj. 11 dni po ustawowym terminie (dn. 21.07.2005r.) Stanowiło to naruszenie art. 133 k.p.a, wg którego organ administracji publicznej, który wydał decyzję, obowiązany jest przesłać odwołanie wraz z aktami sprawy organowi odwoławczemu w terminie siedmiu dni od dnia, w którym otrzymał odwołanie, jeżeli w tym terminie nie wydał nowej decyzji w myśl art. 132.

           

 W związku z powyższym Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZDiTM:

 

1.          W celu ograniczenia ryzyka błędnej interpretacji dokumentów – wprowadzenie tzw. „zasady dwóch par oczu”, co oznacza, że ocena dokumentacji przez pracownika powinna być zweryfikowana przez drugą osobę sprawdzającą (podpis na dokumencie) - przed jej zatwierdzeniem przez Dyrektora ZDiTM.

2.          W celu wyeliminowania ryzyka nieuwzględnienia wszystkich dowodów w danej sprawie, w procesie wydawania opinii, postanowień, decyzji – rozważenie wprowadzenia szczegółowej ewidencji realizowanych spraw według nazwy przedsiębiorcy / osoby fizycznej oraz z uwzględnieniem osoby prowadzącej sprawę.

3.          Zwrócenie uwagi na terminy załatwiania spraw - określone w k.p.a.