Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2007 roku

Nr kontroli: P/21/07

Gospodarka finansowo – księgowa za 2006 r.

Poradnia Psychologiczno – Pedagogiczna Nr 4, przy ul. Romera w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w dniach 19 czerwca – 10 lipca 2007 r. przeprowadził kontrolę w Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej Nr 4 ul. Romera 2, zw. dalej PPP-4 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2006 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały w protokole kontroli P/21/07 podpisanym w dniu 13 lipca 2007 r.

W wyniku kontroli wynagrodzeń i polityki kadrowej stwierdzono zaniżenie dodatku stażowego dla specjalisty ds. kadrowych o 1%. Od 1 marca 2004 r. system płacowy błędnie naliczał ww. dodatek. W 2006 r. wypłacono pracownikowi dodatek w kwocie 2.123,40 zł, zamiast 2.302,77 zł.

W umowie o pracę sprzątaczki Dyrektor PPP-4 zawarła zapis o przysługującym pracownikowi dodatku za wysługę, w rzeczywistości dodatek pracownikowi nie był naliczany, gdyż mu nie przysługiwał z racji, że poradnianie była jego podstawowym miejscem pracy.

W toku kontroli stwierdzono, że obowiązujący Regulamin Pracy nie zawierał daty wprowadzenia w życie. Na podstawie takiego dokumentu trudno stwierdzić z jakim dniem zaczął obowiązywać i czy przyjęta podstawa prawna była aktualna w danym okresie. W roku 2006 obowiązywały zmiany do ustaw, na podstawie których opracowany został ww. regulamin: Kodeks Pracy - (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz.94 ze zm.), Ustawa o związkach zawodowych – (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz.854), Karta Nauczyciela – ustawa z dnia 26.01.1982 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz.674).

Główna Księgowa spełniała wymogi określone w art. 45 ust.2 ustawy z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), zwanej dalej uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

W toku badania funkcjonującego w PPP-4 systemu rachunkowości stwierdzono, że poradnia spełnia wymogi nałożone na jednostkę ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r, Nr 76, poz.694 ze zm.), zwanej dalej uor, pod kątem dostępnej dokumentacji opisującej politykę rachunkowości, zasady obiegu dowodów księgowych, kontroli wewnętrznej i inwentaryzacji, przyjętego planu kont oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Kontrola 13. faktur VAT z § 4210 na łączną kwotę 7.390,41 zł (49,2% ogółu wydatków z ww. paragrafu) oraz 11. faktur z § 4300 na łączną kwotę 10.081,02 zł (51,1% ogółu wydatków z ww. paragrafu) wykazała pojedyncze uchybienia formalne. Polegały one na braku podpisów osób dokonujących opisów dokumentów księgowych (6 przypadków), braku adnotacji o sprawdzeniu przez Dyrektora PPP-4 faktury pod względem merytorycznym (1 przypadek) oraz braku dekretacji (2 przypadki). Powyższe naruszyło zasady określone w art. 21 ust.1 pkt 6 uor, według których dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W ocenie kontroli przyjęte w PPP-4 procedury kontroli finansowej zawierały szczegółowy opis wstępnej oceny celowości ponoszonych wydatków, nie uwzględniały natomiast procedur ujętych w art.47 ust. 2 pkt 2 uofp. Nie było w nich również informacji o dokumencie regulującym udzielanie zamówień publicznych. Zgodnie z art. 47 ust. 2 pkt 2 uofp kontrola finansowa powinna obejmować badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych.

Kontrola wykazała ponadto, że w PPP-4 nie praktykowało się składania przez pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej, co narusza przepis art. 18a ustawy z dnia 22.03.1990 r. o pracownikach samorządowych (j.t Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1593 ze zm.) zw. dalej u.p.s., według którego pracownik samorządowy jest obowiązany złożyć oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Brak ww. oświadczeń uniemożliwia pracodawcy kontrolę przestrzegania przez pracownika zakazów określonych w art. 18 u.p.s., dot. m.in. zakazu wykonywania zajęć pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami wykonywanymi w ramach obowiązków służbowych albo wywołujących uzasadnione podejrzenie o stronniczość lub interesowność. Obowiązek składania oświadczeń dotyczy wszystkich pracowników administracyjnych i obsługi.

Ustalono ponadto, że Dyrektor PPP-4 nie wywiązał się z obowiązku nałożonego art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 25.08.2006 r. o zmianie ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 169, poz. 1201) w zakresie wystąpienia z zapytaniem do Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych (tu: dot. specjalisty ds. kadrowych i samodzielnego referenta).

W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor PPP-4 wypełnił obowiązek sporządzania i przesyłania informacji do Wydziału Oświaty dotyczących transakcji podejrzanych w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 289/05 z dnia 10.06.2005 r. Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w PPP-4 nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą – żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi Prezydent Miasta zalecił:

1. wyrównanie specjaliście ds. kadrowych dodatku stażowego począwszy od 1 marca 2004 r.,

2. skorygować umowę o pracę ze sprzątaczką w zakresie dodatku za wysługę,

3. dokumentować fakt odbierania od zatrudnionych pracowników oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej,

4. dopilnować ustawowego obowiązku i zebrać informację z KRK o pracownikach zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,

5.wyeliminować pozostałe uchybienia wskazane w wystąpieniu pokontrolnym

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2007/09/21
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2007/09/21 10:04:15

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2007/09/21 10:04:15	Wprowadzenie informacji o przeprowadzonej kontroli