Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Nr kontroli: WKiAW

Gospodarka finansowa w 2017

Rada Osiedla Zawadzkiego – Klonowica

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 16.04.2018 r. do dnia 08.05.2018 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Zawadzkiego – Klonowica w zakresie gospodarki finansowej w 2017.Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 30.05.2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Zawadzkiego - Klonowica (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej w 2017 r. stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in.:

  • naliczania i wypłacania diety Przewodniczącemu w zaniżonej kwocie (tj. 397,45 zł zamiast 402,62 zł - niedopłata za 2017 r. w kwocie 56,87 zł),
  • przyznawania i wypłacania diet Wiceprzewodniczącemu przekraczających próg 50% diety Przewodniczącego Zarządu,
  • przekazywania podejmowanych uchwał do Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska UM Szczecin (zw. dalej WGKiOŚ) po terminie wskazanym w Statutach RO [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XLIV/1315/14 Rady Miasta Szczecin z dnia 8 września 2014 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica,  stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/778/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica] oraz dokumentów dotyczących rozliczenia pobranych zaliczek po terminach wskazanych w obowiązującej w 2017 r. „Procedurze prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin” [stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 473/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 grudnia 2016 r. (zw. dalej procedurą dotyczącą gospodarki finansowej) ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r.].

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

  • przekazania sprawozdania za I półroczne 2017 r. i rocznego,
  • kompletności dokumentowania zrealizowanych wydatków,
  • pobierania zaliczek gotówkowych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2017 r. wyniósł 26.666 zł (Uchwała Nr XXV/593/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 grudnia 2016 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta na 2017 rok), co stanowiło 2,9 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 915.506 zł. Dodatkowym źródłem finansowania działalności RO były środki finansowe uzyskane z Komisji ds. Inicjatyw Społecznych (zw. dalej KIS) w kwocie ogółem 6.500 zł.

Wykonanie wydatków RO w wysokości 32.183,03 zł(uchwała nr 69/18 RO z dnia 16.01.2018 r.), stanowiło 97 % budżetu RO.

Kontroli poddano 100 % wydatków poniesionych przez RO na kwotę łączną 32.183,03 zł, w tym zrealizowanych z budżetu RO w kwocie ogółem 25.683,03 zł oraz zrealizowanych ze środków przyznanych przez KIS w kwocie 6.500 zł.

W toku kontroli sprawdzono:

  1. 24 faktury dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin lub rozliczone z zaliczek otrzymanych przez Przewodniczącego na kwotę ogółem 25.853,63 zł,
  2. 12 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych w 2017 r. Przewodniczącemu na kwotę ogółem 4.769,40 zł,
  3. 4 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych Wiceprzewodniczącemu na kwotę ogółem 1.200 zł,
  4. 3 dowody źródłowe dotyczące diet wypłaconych Skarbnikowi na kwotę ogółem 360 zł.

 Kontrola wykazała, że jako Przewodniczący RO występował Pan o wypłatę diety w zaniżonej wysokości, tj. w kwocie 397,45 zł, zamiast w kwocie 402,62 zł, w związku z czym za 11 miesięcy 2017 r. otrzymał Pan dietę w kwocie ogółem 4.371,95 zł, a powinien w kwocie 4.428,82 zł. Ww. naruszało zapisy § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XLIV/1315/14 Rady Miasta Szczecin z dnia 8 września 2014 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica]oraz § 25 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r. [stanowiącego Załącznik nr 1 do Uchwały nr XXIX/778/17 Rady Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie Statutu Osiedla Miejskiego Zawadzkiego – Klonowica], według których Przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Zgodnie z § 3 Uchwały Nr XXVIII/715/2000 Rady Miasta Szczecina z dnia 25 września 2000 r. [zmieniona Uchwałą Nr XXVI/532/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 27 września 2004 r. w sprawie zmiany uchwały dotyczącej diet dla radnych, członków komisji spoza Rady oraz o zmianie niektórych uchwał] podstawę naliczenia diet przysługujących radnemu gminy stanowi półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw. Według art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2017 z dnia 16 grudnia 2016 r. [Dz.U. z 2017 r. poz. 108], kwota bazowa dlaosób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe ustalona została w wysokości 1.789,42 zł, co oznaczało, że w 2017 r. maksymalna wysokość diet przysługujących radnemu gminy w ciągu miesiąca wynosiła dla Miasta Szczecin 2.684,13 zł.

Ustalono także, że wpływ na ww. uchybienie ponosi również WGKiOŚ, ponieważ nie poinformował Pana o zmianie wysokości diety, w ramach sprawowanego nadzoru nad działalnością RO.

W wyniku kontroli stwierdzono też, że w 2017 r. RO Uchwałami nr 66/17, 63/17 przyznała dietę Wiceprzewodniczącemu w wysokości 390 zł, a Uchwałą nr 66/17 w kwocie 270 zł, co było niezgodne z zapisami § 27 ust. 3 Statutu RO obowiązującego do maja 2017 r. oraz § 25 ust. 3 Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r., według których Rada może przyznać dietę innemu członkowi Zarządu jedynie do 50% diety Przewodniczącego Zarządu. Maksymalna kwota jaką mógł zatem otrzymać Wiceprzewodniczący w 2017 r. wynosiła 201,31 zł.

W toku kontroli dokumentacji potwierdzającej dokonane wydatki stwierdzono następujące przypadki:

- 2 faktury VAT (nr 118/2017 z dnia 28.08.2017 r. na kwotę 200,31 zł, wystawiona tytułem zakupu drewnianych puzzli oraz faktura nr F07092/2017 z dnia 18.12.2017 r. na kwotę 248,60 zł, tytułem zakupu art. biurowych), częściowo opłacone zostały ze środków własnych tj.: odpowiednio w kwocie 0,31 zł oraz 8,60 zł. Pozostałą kwotę zobowiązania wynikającą z ww. faktur pokryto ze środków RO.

- faktura nr 60456210 z dnia 29.03.2017 r. (wydruk faktury w dniu 27.04.2017 r.) na kwotę 188 zł, wystawiona tytułem zakupu radiomagnetofonu, opłacona została przez Przewodniczącego kartą płatniczą w dniu 29.03.2017 r. tj.: przed datą otrzymania zaliczki.Zaliczkę Przewodniczący otrzymał w dniu 4.04.2017 r. W wyjaśnieniach wskazał Pan, że ww. fakturę uregulował Pan ze środków pochodzących z diety Przewodniczącego.

Powyższe było niezgodne z § 10 ust. 1 Zarządzenia nr 100/17 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 marca 2017 r. zmieniające zarządzenie w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej RO, według którego podstawową formą płatności za wykonane usługi, dostawy, zakupy są przelewy z rachunku bankowego, karty debetowe typu przedpłaconego niespersonalizowane oraz płatność gotówką z pobranej wcześniej zaliczki pieniężnej.

Kontrola wykazała ponadto, że rozliczenia wszystkich 4 pobranych zaliczek dokonał Pan po terminie wskazanym w §11 ust. 4 i 6 procedury dotyczącej gospodarki finansowej, według którego rozliczenia zaliczki dokonuje się w terminie do 30 dni od dnia pobrania oraz nie później niż do dnia 20 grudnia. Opóźnienie dotyczyło następujących zaliczek:

  1. Zaliczka na kwotę 1.200 zł wypłacona w dniu 3.04.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 14.06.2017 r.
  2. Zaliczka na kwotę 2.000 zł wypłacona w dniu 14.07.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 12.09.2017 r.
  3. Zaliczka na kwotę 1.500 zł wypłacona w dniu 15.09.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 3.11.2017 r.
  4. Zaliczka na kwotę 2.240 zł wypłacona w dniu 12.12.2017 r., data wpływu ww. metryki do WGKiOŚ w dniu 21.12.2017 r.

W toku kontroli ustalono, też że w 3 przypadkach przekazał Pan podejmowane przez RO uchwały (61/17, 62/17 oraz 63/17) do WGKiOŚ po terminie wskazanym w obu Statutach RO (§ 41 i § 39)tj.:14 dni od dnia ich podjęcia komisji rewizyjnej Rady Miasta za pośrednictwem WGKiOŚ.

 Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Skontrolowane dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny i wskazanie uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez Pana i Skarbnika.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, wystąpił Pan ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w §11 ust. 2 procedury dotyczącej gospodarki finansowej.

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków, ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli, była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Plan finansowy i sprawozdawczość

W toku kontroli sprawdzono terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO.

W toku kontroli ustalono, że w 2017 r. RO nie przekazała do WGKiOŚ sprawozdań kwartalnych z wykonania planu finansowego, co było niezgodne z § 15 ust. 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej RO, według którego Skarbnik RO zobowiązany był do przekazania ww. sprawozdań do WGKiOŚ w terminie do końca miesiąca po zakończeniu kwartału. Zapisy procedury były ponadto niespójne z zapisami Statutu RO obowiązującego od maja 2017 r. (§ 24 ust. 1 pkt 2), według których RO powinna przygotowywać jedynie sprawozdania półroczne i roczne z wykonania budżetu Osiedla. Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli przez pracownika WGKiOŚ, w opracowywanym projekcie Zarządzenia dot. gospodarki finansowej RO zostanie usunięty zapis dotyczący konieczności sporządzania ww. sprawozdań.

Kontrola wykazała, że „Sprawozdanie z wydatkowania planu finansowego RO Zawadzkiego Klonowica za 2017 r.” zostało przekazane do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 stycznia roku następnego.

Informacja o przebiegu wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2017 r. Zarząd RO przedłożył do WGKiOŚ w terminie do dnia 31 lipca.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin.

W badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości

Ewidencja RO prowadzona była m.in. na dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja diet wypłacanych Przewodniczącemu prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

III. Uwagi i zalecenia

Prezydent Miasta Szczecin zalecił Przewodniczącemu RO:

  1. Występowanie o wypłatę diety w kwocie obowiązującej w danym roku.
  2. Przyznawanie diet członkom Zarządu w wysokości określonej w Statucie RO.
  3. Dokonywanie płatności za zakupy ze środków RO.
  4. Dostarczanie do WGKiOŚ dokumentacji potwierdzającej rozliczenia pobranych zaliczek w terminie wskazanym w procedurze dotyczącej gospodarki finansowej.
  5. Przekazywanie podejmowanych uchwał do WGKiOŚ w terminach wskazanych w Statucie RO

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2019/04/09, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2019/04/09 12:19:07
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk 2019/04/09 12:19:07 nowa pozycja