Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

    Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie sierpień – październik 2018 r. przeprowadził w Zespole Żłobków Miejskich (zw. dalej zamawiającym lub jednostką), ul. Śląska  54, 70-430 Szczecin w zakresie przeprowadzania inwestycji i remontów w Zespole Żłobków Miejskich.

    Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09.11.2018 r.

       I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

Kontrola przeprowadzania inwestycji i remontów w Zespole Żłobków Miejskich w Szczecinie nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień zarówno w zakresie zamówień publicznych jak i w trakcie realizacji objętych kontrolą umów. 

       II. Oceny cząstkowe

       1. Zamówienia publiczne

Kontrolą objęto 3. postępowania o udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane pn.:

1. 1.Wykonanie robót budowlanych w ramach projektu: „Zwiększenie liczby i dostosowanie miejsc opieki nad dziećmi do lat 3 w trzech publicznych żłobkach na terenie Szczecina”, na które składa się wykonanie nw. zadań: Część I – zadanie nr 1 -  Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego nr 3 przy ul. Włościańskiej 3 w Szczecinie, Część II – zadanie nr 2 - Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego nr 5 przy ul. Kazimierza Królewicza 61 w Szczecinie, Część III – Zadanie nr 3 - Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego nr 7 przy ul. Podhalańskiej 1-3 w Szczecinie.
2. Wykonanie robót budowlanych w ramach projektu: „Zwiększenie liczby i dostosowanie miejsc opieki nad dziećmi do lat 3 w trzech publicznych żłobkach na terenie Szczecina”, na które składało się wykonanie zadania pn. Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego nr 5 przy ul. Kazimierza Królewicza 61 w Szczecinie.
3. „Wykonanie remontu oraz modernizacji instalacji elektrycznej wraz z robotami budowlanymi wykończeniowymi w Żłobku nr 3, ul. Włościańska 3 w Szczecinie”.

Wszystkie ww. postępowania zostały przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze

Procedury udzielenia zamówień publicznych na wykonanie ww. robót budowlanych zostały przeprowadzone zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm ) (zw. dalej p.z.p.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy, a w szczególności:

• sporządzono Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
• terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
• prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
• żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
• dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umów z wykonawcami.

2.  Realizacja umowy o roboty budowlane 7/ZŻM/2017

W dniu 24.10.2017 r. Zamawiający zawarł umowę nr 7/ZŻM/2017 (zw. dalej umową nr 7/ZŻM/2017), przedmiotem której było wykonanie robót budowlanych pn.: „Wykonanie remontu oraz modernizacji instalacji elektrycznej wraz z robotami budowlanymi wykończeniowymi w Żłobku nr 3, ul. Włościańska 3 w Szczecinie”.

Wykonawca zobowiązany był do wykonania całości robót w terminie  90 dni od dnia podpisania umowy tj. do dnia 22.01.2018 r. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe brutto w kwocie 437.715,18 zł.

Dokonano jednej zmiany ww. umowy tj.: Aneksem nr 1 zawartym w dniu 11.01.2018 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli stwierdzono, że Wykonawca w pełni zrealizował przedmiot umowy.

Przekazanie placu budowy miało miejsce w dniu 24.10.2017 r.

W toku realizacji inwestycji spisano 2 protokoły konieczności, dotyczące:

1. Zmian zakresu robót przewidzianych pierwotną umową nr 7/ŻŻM/2017, w tym: modernizacji instalacji i wykonanie nowych WLZ-tów (linii zasilających bezpośrednio od nowych tablic rozdzielczych), wykonanie nowych instalacji oświetlenia awaryjnego na autonomicznych oprawach awaryjnych 3h, wprowadzenie pod tynk instalacji wykonanych wcześniej, demontaż szyby pomiędzy pomieszczeniami nr 119 i 120 i zabudowa otworu przy pomocy płyt kartonowo-gipsowych na ruszcie stalowym, zmiana trasy linii zasilających, oraz ilości koniecznych nowych opraw ledowych, zmiana umiejscowienia
   i konstrukcji tablic rozdzielczych na poszczególnych piętrach budynku.
2. Zwiększenia zakresu robót przewidzianych pierwotną umową nr 7/ŻŻM/2017, w tym: modernizacji instalacji wentylacji mechanicznej, wraz ze sterowaniem elektrycznym i układem zasilającym w napięcie.

W dniu 11.01.2018 r. do umowy nr 7/ZŻM/2017 zawarto Aneks nr 1 dot. zmiany sposobu spełnienia świadczenia spowodowanej koniecznością zrealizowania projektu przy zastosowaniu innych rozwiązań technologicznych/technicznych niż wskazane w dokumentacji technicznej opisane w ww. protokołach konieczności. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do dnia 21.02.2018 r. Wykonanie robót wykazanych w protokole konieczności nr 1 nie wpłynęło na wysokość wynagrodzenia natomiast za wykonanie robót wymienionych w protokole konieczności nr 2 ustalono wynagrodzenie dodatkowe w wysokości 43.018,02 zł. 

Zgłoszenie zakończenia robót przez wykonawcę nastąpiło dnia 21.02.2018 r. Bezusterkowy protokół odbioru spisano w dniu 23.03.2018 r.

      3.  Realizacja umowy o roboty budowlane 18/ZŻM/2017

W dniu 15.12.2017 r. Zamawiający zawarł umowę nr 18/ZŻM/2017 (zw. dalej umową nr 18/ZŻM/2017) przedmiotem której było wykonanie robót budowlanych pn.: „Część III - Zadanie Nr 3 - Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego Nr 7 przy ul. Podhalańskiej nr 1-3 w Szczecinie”. Roboty prowadzono na podstawie decyzji Prezydenta Miasta Szczecin nr 991/17 z dnia 13.07.2017 r. o pozwoleniu na budowę.

Wykonawca zobowiązany był do wykonania całości robót w terminie 80 dni od dnia podpisania umowy tj. do dnia 05.03.2018 r. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe brutto w kwocie 354.200,00 zł.

Przedmiotową umowę zmieniono trzykrotnie tj.: Aneksem nr 1 zawartym w dniu 12.02.2018 r., Aneksem nr 2 zawartym w dniu 13.04.2018 r. oraz Aneksem nr 3 zawartym w dniu 14.05.2018 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli stwierdzono, że Wykonawca w pełni wywiązywał się z obowiązków określonych umową, w tym m.in.: przebudował pomieszczenia żłobka zgodnie z projektem, zamontował wewnętrzne drzwi p.poż posiadające aktualne certyfikaty p.poż., wykonał prace wykończeniowe przebudowanych pomieszczeń żłobka.

Przekazanie placu budowy miało miejsce w dniu 15.12.2017 r.

W toku realizacji inwestycji spisano 3 protokoły konieczności, które dotyczyły kolejno:

1. Zmiany zakresu przewidzianych umową robót w tym: rezygnacja z montażu drzwi balkonowych i okna PCV, rezygnacja z montażu ścianek działowych HPL z drzwiami, montaż ościeżnic stalowych dla dodatkowych drzwi wewnętrznych, modernizacja instalacji elektrycznej w części pomieszczeń, wprowadzenie wykonanych wcześniej instalacji pod tynk, montaż odpowietrzników instalacji CO, przesunięcie hydrantu p.poż.
2. Zwiększenia zakresu przewidzianych umową robót w tym: wykonanie nowej posadzki w korytarzu i klatce schodowej na pierwszym piętrze, wykonanie dodatkowej warstwy wygładzającej PCV w pomieszczeniach objętych przebudową.
3. Konieczności wykonania robót uzupełniających w tym: remont korytarza przy klatce schodowej na pierwszym piętrze, wykonanie dodatkowego otworu do sali pobytu dzieci, montaż drzwi E130 w nowo wykonanym otworze, wymiana drzwi w pomieszczeniu zmywalni.

W dniu 12.02.2018 r. do umowy nr 18/ZŻM/2017 zawarto Aneks nr 1 dot. zmiany sposobu spełnienia świadczenia w związku z koniecznością zrealizowania projektu przy zastosowaniu innych rozwiązań technologicznych/technicznych niż wskazane w dokumentacji technicznej. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do dnia 14.04.2018 r. W dniu 13.04.2018 r. do umowy nr 18/ZŻM/2017 zawarto Aneks nr 2 dot. zwiększenia zakresu przedmiotu umowy. Za wykonanie zwiększonego zakresu przedmiotu umowy ustalono dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 14.541,24 zł. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do dnia 14.05.2018 r.

W dniu 14.05.2018 r. do umowy nr 18/ZŻM/2017 zawarto Aneks nr 3 dot. zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do dnia 08.06.2018 r.

Zamawiający w § 16 ust. 1-5 umowy przewidział możliwość wprowadzenia zmian postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, polegających m.in. na zmianie terminu wykonania przedmiotu umowy, zmianie wysokości wynagrodzenia, zmianie sposobu spełnienia świadczenia.

Bezusterkowy protokół odbioru i przekazania do użytku robót spisano w dniu 08.06.2018 r.

       4.  Realizacja umowy o roboty budowlane 1/ZŻM/2018

W dniu 18.01.2018 r. Zamawiający zawarł umowę nr 1/ZŻM/2018 (zw. dalej umową nr 1/ZŻM/2018) przedmiotem której było wykonanie robót budowlanych pn.: „Przebudowa pomieszczeń Żłobka Publicznego Nr 5 przy ul. Kazimierza Królewicza nr 61 w Szczecinie. Roboty prowadzono na podstawie decyzji Prezydenta Miasta Szczecin nr 938/17 z dnia 04.07.2017 r. o pozwoleniu na budowę.

Wykonawca zobowiązany był do wykonania całości robót w terminie  90 dni od dnia podpisania umowy tj. do dnia 18.04.2018 r. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe brutto w kwocie 439.576,17 zł.

Dokonano jednej zmiany ww. umowy tj.: Aneksem nr 1 zawartym w dniu 16.04.2018 r.

Nie stwierdzono uchybień w powyższym obszarze.

W toku kontroli stwierdzono, że Wykonawca w pełni zrealizował przedmiot umowy, roboty remontowe zostały wykonane zgodnie z umową, warunkami technicznymi.

Przekazanie placu budowy miało miejsce w dniu 22.01.2018 r.

W toku realizacji inwestycji spisano 2 protokoły konieczności, dotyczące:

1. Zmian zakresu robót przewidzianych pierwotną umową, w tym: montażu dodatkowego zlewu z blachy nierdzewnej z baterią zlewozmywakową w pomieszczeniu pomocniczym na parterze, modernizacja instalacji i wykonanie nowych linii zasilających bezpośrednio od nowych tablic rozdzielczych, wykonanie nowych instalacji oświetlenia awaryjnego na autonomicznych oprawach awaryjnych 3h, wprowadzenie pod tynk, pozostałych instalacji wykonanych wcześniej, zmiany w ustawieniu nowych ścianek, wymiana nadproży w otworach okiennych.
2. Zwiększenia zakresu robót przewidzianych umową 1/ZŻM/2018, w tym: wykonanie zwiększenia zakresu montażu rolet okiennych  w pokoju sypialnym dla dzieci, wykonanie wyrównania nawierzchni utwardzonej i zapewnienie dobrego dojścia i dojazdu dla wózków dziecięcych od ulicy do wejścia do budynku żłobka.

W dniu 16.04.2018 r. do umowy nr 1/ZŻM/2018 zawarto Aneks nr 1 dot. wprowadzenia zmian opisanych w protokołach ww. konieczności. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do dnia 16.05.2018 r. Za wykonanie robót wymienionych w ww. protokołach konieczności ustalono wynagrodzenie dodatkowe w wysokości 51.804,46 zł. 

Zamawiający w § 16 ust. 1-5 umowy przewidział możliwość wprowadzenia zmian postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, polegających m. in. na zmianie terminu wykonania przedmiotu umowy, zmianie wysokości wynagrodzenia, zmianie sposobu spełnienia świadczenia.

Bezusterkowy protokół odbioru i przekazania do użytku robót spisano w dniu 16.05.2018 r.

       III. Uwagi i zalecenia

Zaleceńpokontrolnych nie wydano.