Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 09.04.2018 r. do 10.05.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 75 w Szczecinie przy ul. Romera 11 (zw. dalej PP 75), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 16 maja 2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 czerwca 2018 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Przedszkolu Publicznym Nr 75 w Szczecinie (zw. dalej PP 75) w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2017 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych,
• naliczeniu i wypłacie pracownikowi wynagrodzenia za urlop w zaniżonej wysokości,
• naliczeniu i wypłacie pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego w zawyżonych kwotach,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów, 
• braku podpisów dotyczących kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej wystawionych faktur i faktur wewnętrznych,
• nieprzestrzeganiu niektórych zapisów wewnętrznych procedur jednostki dotyczących inwentaryzacji oraz kontroli i obiegu dokumentów księgowych.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• rzetelności sporządzania i terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• monitorowania stanu należności jednostki,
• ewidencjonowania w księgach inwentarzowych jednostki zakupionych środków trwałych i pozostałych środków trwałych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w PP 75 w 2017 r. wyniosło 70.003,25 zł, co stanowiło 84,58 % planowanej kwoty w wysokości 82.770zł. Na dochody budżetowe składały się: wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego (§066 – 69.782,25 zł) oraz wpływy z różnych dochodów (§ 097 – 221 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2017 r. łącznie 124.402,19 zł, co stanowiło 92,15 % planowanej kwoty w wysokości 135.000 zł.Dochody wrd pochodziły z wpływów z opłat za korzystanie z wyżywienia w jednostkach realizujących zadania z zakresu wychowania przedszkolnego (§ 067 – 121.235,43 zł), wpływów z najmu składników majątkowych (§ 075 – 2.850,12 zł), z pozostałych odsetek (§ 092 – 136,94 zł) oraz wpływów z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej (§ 096 – 179,70 zł). 

Kontroli poddano 25. umów cywilno-prawnych zawartych z rodzicami/ opiekunami na rok 2017/2018 (tj. 20 % ze 125. wg stanu na dzień 30.09.2017 r.), obowiązujących od września 2017 r. oraz wynikające z tego tytułu przypisy należności i wpłaty zrealizowane we wrześniu 2017 r. na kwotę ogółem 2.422,70 zł, tj. 2 % ogółem dochodów jednostki z opłat za wyżywienie w wysokości 121.235,43 zł.

Kontroli poddano również wszystkie obowiązujące w PP 75 w 2017 r. umowy najmu oraz rozrachunki dotyczące 2. z 7. zawartych umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Kontrolą objęto także dochody z tytułu wynagrodzenia płatnika w kwocie ogółem 221 zł, zaewidencjonowane na § 0970, opisane w pkt dotyczącym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych.

W toku kontroli ustalono, że w ewidencji analitycznej opłat za wyżywienie, prowadzonej w systemie komputerowym, nie wskazywano numeru dowodu księgowego, w którym wpłata ta została ujęta. Było to niezgodne z zapisami art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm. - zw. dalej uor), według którego zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Odsetki z tytułu nieterminowo regulowanych należności za pobyt w PP 75 i wyżywienie naliczane były od kwoty 0,10 zł.  Naruszało to postanowienia art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm. - zw. dalej uofp), wg których jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.Powyżej opisany sposób naliczania odsetek nie został ponadto ustalony w procedurach wewnętrznych jednostki.

 Stwierdzono również, że w 2017 r. ujęto w ewidencji odsetki z ww. tytułu w łącznej kwocie 126,10 zł, natomiast wg zestawień miesięcznych kwota odsetek wyniosła 120,40 zł (różnica 5,70 zł). Dodatkowo stwierdzono, że w kwocie odsetek ujętych w ewidencji uwzględniono odsetki dotyczące grudnia 2016 r. w kwocie 3,30 zł. Było to niezgodne z zapisami § 8 ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 760 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Ewidencja kwot naliczonych odsetek dokonywana była ponadto bez ujęcia w dokumentacji dowodu źródłowego, z którego wynikałyby zaksięgowane kwoty. Było to niezgodne z zapisami art. 20 ust. 2 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Dodatkowo wszystkie 24. wyciągi bankowe, dotyczące objętych kontrolą dochodów, nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, a zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych nie zawierało wskazania miesiąca. Zapisy księgowe dotyczące wszystkich 9. skontrolowanych faktur, dotyczących wynajmu nie zawierały ponadto opisu operacji. Powyższe było niezgodne z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych PP 75 był główny księgowy.

We wszystkich przypadkach naliczenie odpłatności za wyżywienie zostało dokonane zgodnie z zapisami umów, a w sytuacji uregulowania płatności po terminie naliczone zostały odsetki ustawowe. 

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. należności ogółem wykazane zostały w kwocie 371,86 zł, w tym należności wymagalne w wysokości 371,68 zł i pozostałe należności w wysokości 0,18 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano należności netto w kwocie 371,68 zł. 

Należności ogółem PP 75 wynikające z bilansu, po uwzględnieniu należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych w kwocie łącznej 2.100 zł, wyniosły na dzień 31.12.2017 r. – 2.471,86 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki PP 75 w wysokości 1.371.690 zł zrealizowane zostały w 99,23 %, tj. w kwocie 1.361.092,19 zł (środki budżetowe na kwotę 1.236.690 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 124.402,19 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 15 źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 90.421,35 zł, co stanowiło 6,64 % wydatków jednostki ogółem (z środków budżetowych w kwocie 85.813,68 zł i z środków wrd w kwocie 4.607,67 zł),
• 12 wyciągów bankowych i 1 raport kasowy,
• 5 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku wraz z ofertami lub uzasadniających odstąpienie od tej analizy, 4 umowy dotyczące wydatków, 1 zamówienie, 4 protokoły odbioru, 2 protokoły przekazania terenu/placu budowy.

W toku kontroli realizacji zapisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin nr 303/16 z 28.07.2016 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin stwierdzono, że w 1. przypadku zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto (na 6 skontrolowanych) nie sporządzono notatki służbowej (dot. zakupu stołów), w której udokumentowany został fakt dokonania analizy rynku, w 3. przypadkach (na 5 objętych kontrolą) nie wskazano w notatce służbowej obowiązującego kursu euro (dot. renowacji parapetów, położenia nowej wykładziny oraz zabudowy grzejników i frontów do skrzyń), a dodatkowo w 4. przypadkach zastosowano nieprawidłowy kurs euro (dot. renowacji parapetów, wycięcia drzew i cieć pielęgnacyjnych, położenia nowej wykładziny oraz zabudowy grzejników i frontów do skrzyń). Było to niezgodne z zapisami § 11 ust. 4 pkt 2-3 i 5 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia, wg którego udzielając zamówienia, którego wartość przekroczyła 3.000 zł brutto każdorazowo należy sporządzać notatkę służbową, która powinna zawierać m.in. wskazanie obowiązującego kursu euro, określonego w ówcześnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2015 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2254), który wyniósł 4,1749.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji w zakresie udzielanych zamówień publicznych.

Ustalono, że w 1. przypadku na 4 poddane kontroli, umowa dotycząca zaciągniętych zobowiązań nie została przekazana przez dyrektora do zaopiniowania pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin, a dodatkowo w 1. przypadku umowa nie była zaparafowana przez głównego księgowego. Było to niezgodne z art. 54 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego podpis głównego księgowego na dokumencie oznacza, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki oraz z wytycznymi zawartymi w piśmie z dnia 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

W 1. przypadku na 15 skontrolowanych płatność na kwotę 11.642,98 zł uregulowana została przez głównego księgowego po terminie zapłaty wskazanym w fakturze (potencjalne odsetki 2,23 zł). Powyższe było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą faktur, rachunków, wyciągów bankowych i raportów kasowych wykazała:

- w 4. przypadkach brak w zapisie księgowym opisu operacji oraz wskazania daty dokonania operacji gospodarczej i daty wystawienia dowodu księgowego,

- w 7. przypadkach brak w zapisie księgowym opisu operacji i wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, a w 4. przypadkach brak opisu operacji,

- we wszystkich przypadkach wyciągi bankowe nie zawierały stwierdzenia sprawdzenia, a zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) nie zawierało wskazania miesiąca,

- w 1. przypadku dekretacja raportu kasowego nie zawierała wskazania miesiąca i podpisu osoby odpowiedzialnej. 

Stało to w sprzeczności z postanowieniami art. 23 ust. 2 pkt 1-3 uor, wg którego zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji oraz zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W 3. przypadkach (na 15. skontrolowanych) ujawniono uchybienia, dotyczące sposobu ujęcia wydatków PP 75 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Stwierdzono bowiem, że wydatki na pojemniki emaliowane na łączną kwotę 3.693,89 zł i na stoły kuchenne na kwotę 6.167,11 zł ujęte zostały w § 606, a wydatki na opłatę za przygotowanie towaru do wysyłki w wysokości 22 zł ujęte zostały w § 421. Powyższe niezgodne było z postanowieniami załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.), według którego wydatki na: zakup materiałów i wyposażenia ujmuje się w § 421, a zakup usług pozostałych
w § 4300.

Dodatkowo stwierdzono księgowania zdarzeń gospodarczych do niewłaściwych okresów sprawozdawczych – na 15. skontrolowanych faktur/rachunków w 5. przypadkach faktura zaksięgowana została w koszty miesiąca, w którym wpłynęła do jednostki, mimo iżdotyczyła kosztów poprzedniegomiesiąca. Powyższe było niezgodne z art. 20 ust. 1 uor, według którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji finansowo-księgowej oraz ewidencji w księgach rachunkowych PP 75 był główny księgowy.

Wszystkie skontrolowane faktury/rachunki (15) były poddane kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zawierały podpisy potwierdzające dokonanie kontroli dokumentu oraz zatwierdzenie do wypłaty.

Pozostałe płatności dotyczące wydatków poddanych kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach i rachunkach, a wszystkie objęte kontrolą zakupione środki trwałe i pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo – wartościowej, wprowadzone zostały do ksiąg inwentarzowych jednostki.

 2.2. Zobowiązania

Kontroli poddano zobowiązania niewymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2017 r., w łącznej kwocie 75.515,89 zł, uregulowane w 2018 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 63.534,43 zł,
• składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę 11.981,46 zł.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazano żadnych zobowiązań, natomiast w sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2017 r. wykazano zobowiązania w kwocie 95,80 zł. 

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach: Rb-28S, Rb-34S i Rb-Z były zgodne z ewidencją księgową.

 3.Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 3. z 23. pracowników zatrudnionych w 2017 r., tj. 13,04 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 121.383,79 zł, tj. 15,87 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 764.895 zł, zaewidencjonowanych w 2017 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 8.338,73 zł, tj. 14,49 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 57.541 zł.

W toku kontroli ustalono, że we wszystkich 3. skontrolowanych przypadkach pracownikom nieprawidłowo naliczone zostało dodatkowe wynagrodzenie roczne, wypłacone za 2016 r. Stwierdzono, że w podstawie dodatkowego wynagrodzenia rocznego uwzględniono wypłacone w 2016 r. nagrody i jednorazowe premie uznaniowe, co skutkowało wypłatą nienależnego wynagrodzenia w łącznej kwocie 466,10 zł. Było to niezgodne z zapisami art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z 2016 r. poz. 2217 ze zm.), wg którego powyższe wynagrodzenie ustala się uwzględniając m.in. wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, natomiast według § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2 poz. 14 ze zm.) do ww. wynagrodzenia nie wlicza się jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. 

Ustalono ponadto, że pracownikowi wypłacona została w 2017 r. nieprawidłowo wyliczona kwota wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym (dotyczy wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe). Stwierdzono bowiem, że kwota ww. wynagrodzenia została ustalona dla 30,28 dni urlopu zamiast 37. Dodatkowo podstawę ustalenia kwoty ww. wynagrodzenia stanowiła przeciętna miesięczna liczba godzin ponadwymiarowych z okresu miesięcy danego roku szkolnego IX.16-VI.17, mimo że pracownik przebywał na urlopie w różnych miesiącach roku szkolnego (tj. luty, lipiec, sierpień, październik, listopad i grudzień), w związku z czym podstawę powinna stanowić przeciętna miesięczna liczba godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Skutkiem powyższego było niewypłacenie pracownikowi należnego wynagrodzenia w łącznej wysokości 171,49 zł. Było to niezgodne z zapisami § 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. Nr 71, poz. 737 ze zm.), według którego wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną liczbę godzin z okresu miesięcy danego roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Dodatkowo w dniu 01.12.2017 r. wypłacona została pracownikowi nagroda jubileuszowa w wysokości 9.329,60 zł (WB nr 97), do której prawo nabył dopiero w dniu 17.12.2017 r. Stanowiło to naruszenie zapisów § 8 ust. 5 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1786 ze zm.), według którego nagrodę jubileuszową wypłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody.

Osobą odpowiedzialną za naliczanie wynagrodzeń w kontrolowanym okresie był główny księgowy.

W aktach osobowych 1. z 3. objętych kontrolą pracowników nie zamieszczono potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy, co było niezgodne z zapisami § 3 i § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r., poz. 894 ), wg których pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, które zamieszcza w części B akt osobowych. Ustalono jednak, że pracownik został zapoznany z treścią ww. regulaminu.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a zrealizowane przelewy wynagrodzeń we wszystkich skontrolowanych przypadkach były zgodne ze sporządzonymi i zatwierdzonymi do wypłaty listami płac.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2017 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 73.593 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2017 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 295.439,71 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Podatek dochodowy od osób fizycznych za poszczególne miesiące 2017 r. regulowany był w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.), natomiast składki ZUS za poszczególne miesiące 2017 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.).

W 2017 r. PP 75 skorzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w związku z czym uzyskała dochody w kwocie 221 zł, które następnie przekazane zostały na konto Gminy Miasto Szczecin.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 70.003,25 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 1.236.690 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 124.402,19 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2017 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2017 r. na kwotę ogółem 371,86 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 82.770,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 1.236.690 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. o 263.875,00 zł (dokonano 13 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2017 r. wyniósł 135.000,00 zł i nie zmienił się w porównaniu z planem na dzień 01.01.2017 r. (dokonano łącznie 4. przesunięć w planie).

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo, a kwoty w nich wykazane były zgodne z ewidencją księgową.

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmian planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z 26.11.2012 r. (z uwzględnieniem zmian) w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2017 r. Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2017 r. Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 7 arkuszy spisu z natury przeprowadzonego
w magazynie żywności, 3 arkusze spisu z natury przeprowadzonego w magazynie przemysłowym, protokół z inwentaryzacji kasy, 5 potwierdzeń sald i dokumentacja dotycząca weryfikacji sald kont.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  9.827,96 zł. Naruszało to zapisy art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych w księgach rachunkowych i księgach inwentarzowych PP 75 był główny księgowy.

W toku kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej ustalono, że nie sporządzono sprawozdań z przebiegu spisu z natury kasy, magazynu żywności i magazynu przemysłowego, co naruszało postanowienia rozdziału 2 ust. 22 obowiązującej w PP 75 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 4 z 04.01.2016 r. (zw. dalej instrukcją inwentaryzacyjną), według których po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie z jego przebiegu. W dokumentacji PP 75 nie było również oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych składanych przed i po inwentaryzacji, mimo że zgodnie z zapisami rozdziału 2 ust. 8 instrukcji inwentaryzacyjnej przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątku objętych spisem składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do księgowości. Dodatkowo wzory ww. oświadczeń stanowiły załączniki do ww. instrukcji inwentaryzacyjnej

Dodatkowo zarządzenie dyrektora dotyczące inwentaryzacji rocznej nie zostało sporządzone według ustalonego wzoru, a ponadto nie wskazywało, który z członków komisji inwentaryzacyjnej pełni funkcję przewodniczącego. Wzór zarządzenia stanowił załącznik nr 7 do ww. instrukcji inwentaryzacyjnej.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2014. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją, a wartość środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykazana
w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce:

1. Zakładowa polityka rachunkowości własnej – zarządzenie nr 2 z 04.01.16 r.
2. Regulamin kontroli zarządczej – zarządzenie nr 1 z 04.01.16 r.
3. Regulamin kontroli wewnętrznej z 04.01.16 r.
4. Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych z 04.01.16 r.
5. Zakładowy Plan Kont z 04.01.16 r.
6. Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 5 z 04.01.16 r.
7. Ustalenie wysokości pogotowia kasowego – zarządzenie nr 6 z 04.01.16 r.
8. Instrukcja magazynowa – zarządzenie nr 7 z 04.01.16 r.
9. Procedura udzielania zamówień publicznych – zarządzenie nr 8 z 04.01.16 r.
10. Instrukcja przebiegu inwentaryzacji – zarządzenie nr 4 z 04.01.16 r.
11. Procedura wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków z 04.01.16 r.

Kontroli poddano także procedury dotyczące zatrudnienia i wynagradzania pracowników.

W toku kontroli stwierdzono, że dokumentacja PP 75 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, aniokreślenia wersji oprogramowania użytkowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.Dodatkowo zakładowy plan kont nie stanowił części obowiązujących w PP 75 zasad (polityki) rachunkowości, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a uor oraz nie uwzględniał kont 141 – „Środki pieniężne w drodze” i 403 – „Podatki i opłaty” ani przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na tych kontach, zasad prowadzenia do nich kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Było to niezgodne z zapisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a-c uor oraz § 15 ust. 1 pkt 1 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, według którego ustalając zakładowy plan kont należy traktować konta wskazane w planach kont jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki. W zasadach rachunkowości nie opisano ponadto przyjętych do stosowania rozwiązań w zakresie: dekretacji dowodów księgowych i kontroli wyciągów bankowych, naliczania i ewidencji odsetek ustawowych, sposobu ewidencji kosztów i przychodów
w poszczególnych okresach sprawozdawczych oraz ewidencji dowodów opłaconych gotówką.W instrukcji inwentaryzacyjnej nie uwzględniono natomiast obowiązku składania przez osoby materialnie odpowiedzialne oświadczeń po inwentaryzacji, mimo iż oświadczenie to stanowiło do niej załącznik. Kontrola wykazała również rozbieżności dotyczące osób wskazanych w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych jako odpowiedzialne za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową faktur i rachunków związanych z robotami i usługami oraz za kontrolę poleceń księgowania, wyciągów bankowych i raportów kasowych, a osób realizujących te obowiązki w PP 75. Nie wskazano ponadto w ww. instrukcji osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną poleceń księgowania, raportów kasowych i wyciągów bankowych oraz za kontrolę faktur i rachunków związanych z zakupem towarów.

Dodatkowo w PP 75 obowiązywał regulamin przyznawania dodatku motywacyjnego nauczycielom z 01.01.2008 r. zawierający zapisy niezgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami. 

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w PP 75 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2017 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 12. deklaracji VAT-7, 2 korekty deklaracji VAT-7, 12. rejestrów sprzedaży oraz 30 faktur i 26. faktur wewnętrznych z dokumentacją źródłową.

W toku kontroli 56. faktur/faktur wewnętrznych, sporządzonych przez głównego księgowego w 2017 r., stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury nie były podpisane na dowód sprawdzenia, mimo że obowiązek ten wynikał z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor,

- we wszystkich 56. przypadkach numer faktury/faktury wewnętrznej nie zawierał stałej długości sześciu znaków, a dodatkowo w 3. przypadkach nie zachowano ciągłości w nadawaniu numerów faktur/faktur wewnętrznych, mimo że sposób nadawania numerów określony został w § 306 pkt 2 i § 315 (dotyczy faktur) oraz w § 325 pkt 2 i § 316 pkt 2 (dot. faktur wewnętrznych) załącznika nr 2 do zarządzenia Nr 439/16 w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian wprowadzonych Zarządzeniami Prezydenta Miasta Szczecin: nr 493/16 z 28.12.2016 r. i nr 315/17 z 05.07.2017 r.),

- we wszystkich 26. przypadkach faktury wewnętrzne zawierały wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA WEWNĘTRZNA”, co naruszało zapisy § 325 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 1. przypadku faktura zawierała wyraz „FAKTURA” zamiast „FAKTURA KORYGUJĄCA”, a numer faktury zawierał literę W zamiast K, a numer kolejny dotyczył numeracji faktur wewnętrznych, co było niezgodne z zapisami w § 320 pkt 1-2 i § 316 pkt 1 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 9. przypadkach w fakturach wewnętrznych nie wskazano miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto, mimo że obowiązek ten wynikał z § 325 pkt 10 i 11 załącznika nr 2 do ww. zarządzenia,

- w 9. przypadkach wskazane w fakturach wewnętrznych miary i ilości nie uwzględniały godzin pobytu dzieci w PP 75, za które obowiązywała cena jednostkowa inna niż 1 zł/h,

- na wszystkich 24. fakturach wewnętrznych dotyczących sprzedaży zwolnionej nie wskazano podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia, co było niezgodne z § 307 pkt 1 załącznika
nr 2 do ww. zarządzenia, który wskazywał na taki obowiązek.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie dokumentacji dotyczącej podatku od towarów i usług był główny księgowy.

Ustalono ponadto, że dyrektor nie dokonał zmian planu kont poprzez wprowadzenie konta rozrachunkowego do rozliczeń z Gminą z tytułu podatku VAT oraz zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczaniem podatku VAT, mimo że obowiązek ten wynikał z § 5 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do ww. zarządzenia.

Deklaracje VAT-7 za 2017 r. z załączonymi do nich stosownymi rejestrami sprzedaży przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie, a kwoty w nich wykazane były zgodne z kwotami ujętymi w wystawionych fakturach i fakturach wewnętrznych. Należny podatek od towarów i usług przekazywany był na konto UM Szczecin terminowo. W 2017 r. PP 75 nie korzystało z prawa do dokonania odliczeń podatku naliczonego.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2017 r.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 08.05.2018 r., w 2017 r. przeprowadzone zostały w jednostce 2. kontrole przez Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Szczecinie. Decyzje wydane na podstawie ww. kontroli przekazane zostały bez protokołów kontroli do WKiAW dopiero w dniu: 12.12.2017 r. (dot. kontroli
z 13.10.17 r. i decyzji z 06.11.17 r.) i 08.01.2018 r. (dot. kontroli z 21.11.17 r. i decyzji z 20.12.17 r.). Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2017 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do wydziału nadzorującego terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP 75:

1. Dokonywanie zapisów księgowych zgodnie z zapisami uor, tj. ze wskazaniem daty dowodu księgowego, daty dokonania operacji gospodarczej oraz z opisem operacji.
2. Dekretacja dowodów księgowych ze wskazaniem miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych oraz podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. Każdorazowe dokonywanie kontroli dowodów księgowych i składanie na nich podpisów osób za to odpowiedzialnych.
4. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych.
5. Przestrzeganie zapisów obowiązującej instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie sporządzanych dokumentów i stosowania ustalonych wzorów dokumentacji.
6. Naliczanie i ewidencja odsetek z tytułu nieterminowo regulowanych należności zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości i wewnętrznymi procedurami. 
7. Terminowe regulowanie zobowiązań jednostki oraz prawidłowe ewidencjonowanie wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej.
8. Wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.
9. Każdorazowe sporządzanie notatki służbowej z przeprowadzonej analizy rynku w przypadkach udzielania zamówień, których wartość przekracza 3.000 zł brutto oraz stosowanie i wskazywanie w niej obowiązującego kursu euro.
10. Zamieszczanie w aktach osobowych pracowników potwierdzeń zapoznania się z regulaminem pracy.
11. Wypłatę pracownikowi wyrównania wynagrodzenia z tytułu przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym.
12. Podjęcie działań w celu wyegzekwowanie zwrotu nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2016 r.
13. Dokonywanie wypłat nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody.
14. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
15. Każdorazowe przekazywanie do zaopiniowania formalno-prawnego przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin oraz potwierdzanie kontrasygnatą głównego księgowego wszystkich zobowiązań pieniężnych.
16. Sporządzanie faktur zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniu w sprawie rozliczeń podatku od towarów i usług.
17. Umieszczanie na fakturach i fakturach wewnętrznych podstawy prawnej do zastosowania zwolnienia z podatku od towarów i usług.
18. Niezwłoczne przekazywanie do WKiAW wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organa kontroli zewnętrznej.