Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2018 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia od 3.01.2018 r. do dnia 12.01.2018 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym nr 5 przy ul. Tomaszowskiej 5 w Szczecinie, zwanej dalej PP nr 5, w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w  przedszkolu.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 16.01.2018 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 4.04.2018 r.

 I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w PP nr 5 w zakresie prawidłowości pobierania i rozliczania opłat za pobyt dziecka w przedszkolu ustalono, że:

- we wrześniu 2017 r. przekazano do Urzędu Miasta Szczecin nieprawidłową kwotę dochodów (nadpłata),

- w 5 przypadkach nie dokonano naliczenia kary umownej w wysokości 25 zł,

- w 2 przypadkach dokonano nieprawidłowego naliczenia (w nadmiernej wysokości) dodatkowej opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu,

- nie prowadzono bieżącej ewidencji wpłat rodziców/opiekunów prawnych za pobyt dzieci w przedszkolu (ewidencja księgowa).

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

- wszystkie poddane kontroli umowy podpisane były przez obie strony umowy (Dyrektora i rodziców/prawnych opiekunów),

- treść umów zawieranych przez Dyrektora z rodzicami/opiekunami prawnymi dzieci była uzgodniona pod względem formalno – prawnym i zaakceptowana przez Radcę Prawnego UM Szczecin.

 II.Oceny cząstkowe

 1. Naliczanie opłat za pobyt dzieci w przedszkolu oraz ewidencja czasu pobytu

 Kontrolą objęto okres od września do listopada 2017 r. Kontroli poddano 26 umów, co stanowiło 21% wszystkich zawartych w tym okresie umów. Przy wyborze ww. umów kontrolujący przyjął losową metodę doboru próby.

W okresie poddanym kontroli naliczanie opłat i rejestracja czasu pobytu dziecka w przedszkolu prowadzona była przy użyciu programu komputerowego „Lista Odpłatności” firmy TECOM. Ewidencję obecności/absencji dzieci w przedszkolu prowadzono również w dziennikach zajęć (listy obecności).

W wyniku kontroli opłat za pobyt dzieci w przedszkolu ustalono, że:

- w 5 przypadkach nie naliczono kar umownych za odbiór dzieci po godzinie zamknięcia przedszkola w wysokości 25 zł, co było niezgodne z § 11 ust. 1 umów cywilno – prawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym, prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin, według którego w przypadku nieodebrania dziecka z przedszkola w godzinach jego pracy, określonych
w statucie, usługobiorca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 25 zł za każdą rozpoczętą godzinę pobytu dziecka w przedszkolu, po godzinie jego zamknięcia. Przekroczenia czasu pobytu dzieci w przedszkolu wynosiły od 11 minut do 1 minuty.

W wyjaśnieniach udzielonych podczas kontroli Dyrektor wskazał, że częściowy brak naliczeń ww. kar wynikał z faktu, że w okresie poddanym kontroli obowiązywało wewnętrzne Zarządzenie nr 1a/2016/2017 z dnia 1.09.2017 r. w sprawie odstąpienia od restrykcyjnego naliczania ww. kary umownej (wprowadzono 15 minutowy bufor czasowy). Powyższe naruszało zapisy art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. Mając na uwadze fakt, że determinantą wprowadzenia ww. Zarządzenia nr 1a/2016/2017 był utrudniony dojazd do placówki ze względu na remont ulicy E. Sczanieckiej, oraz znikomy czas przekroczenia czasu pobytu dzieci w przedszkolu kontrola jedynie zwraca uwagę na konieczność respektowania zapisów zawartych umów w przyszłości (po okresie ww. remontu).

- w 1 przypadku nieprawidłowo dokonano naliczenia dodatkowej opłaty w wysokości 1 zł. Ww. opłata została naliczona po godzinie 16.30 tj.: godzinie pracy przedszkola (naliczenia ww. opłaty dokonał automatycznie system „Lista odpłatności.”), co było niezgodne z ww. cytowanym § 11 ust. 1 umów cywilno – prawnych o świadczenie usług w przedszkolu publicznym, prowadzonym przez Gminę Miasto Szczecin.

W 1 przypadku nie dokonano naliczenia kary umownej w wysokości 25 zł za rozpoczętą godzinę pobytu dziecka w przedszkolu, po godzinie jego zamknięcia. W toku kontroli Dyrektor wyjaśnił, że ww. opłata nie została naliczona ze względu na fakt iż rodzic wychodząc z zebrania organizowanego w jednej z grup przedszkola odbił kartę. System naliczył jednak dodatkową opłatę w wysokości 1 zł. Biorąc pod uwagę powyższą analogię, w ocenie kontroli, Dyrektor nie powinien również obciążać rodzica ww. opłatą.

W wyniku braku analizy - ze strony starszego intendenta - zapisów generowanych z elektronicznej ewidencji czasu pobytu dziecka w przedszkolu dokonano naliczenia opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w nadmiernej wysokości.

Za naliczanie opłat oraz kontrolę nad rejestracją czasu pobytu dzieci w przedszkolu (przy użyciu programu „Lista Odpłatności” firmy TECOM) odpowiedzialny był starszy intendent. W ocenie kontroli w celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości należ zwiększyć nadzór nad monitorowaniem elektronicznych zapisów ewidencji czasu pobytu dzieci.

W wyniku kontroli 5 dzienników zajęć 2017/2018 (list obecności) ustalono, że w 3 dziennikach zajęć zdarzały się przypadki niewykazywania godzin wyjścia dziecka z grupy. Powyższe było niezgodne z § 2 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Edukacji z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, według którego do dziennika zajęć przedszkola wpisuje m.in. godziny odbierania dziecka z przedszkola oraz z pkt 9 Regulaminu elektronicznej ewidencji pobytu dziecka w PP nr 5 w Szczecinie, według którego brak elektronicznego zarejestrowania wejścia/wyjścia dziecka, wiąże się z naliczeniem odpłatności za dany dzień wg zapisów dokonywanych w dziennikach zajęć (godziny wejścia i wyjścia dzieci). W okresie poddanym kontroli nie stwierdzono przypadku niezarejestrowania wejścia/wyjścia dziecka z przedszkola, którego nie można było zweryfikować z danymi wynikającymi z dziennika. Kontrola zwraca uwagę jednak na fakt braku przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów, w tym wewnętrznych procedur PP nr 5.

W 18 z 125 zawartych w czerwcu 2017 r. umowach cywilno – prawnych o świadczenie usług w PP nr 5 dokonywano poprawek - danych (grafik korzystania z usług przedszkola). W związku z tym, że ww. zapisy były podstawą do naliczeń odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu, kontrolujący zwraca uwagę, że zapisy zawierane w umowach winny być wolne od zamazywań i przeróbek W ocenie kontroli stwierdzone błędy w zapisach winny być dokonywane poprzez przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i ewidencję odpłatności za przedszkole (pobyt i wyżywienie) w raportach kasowych (budżetu i WRD) był starszy intendent.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

W pozostałym zakresie stwierdzono, że:

• PP nr 5 prowadziło ewidencję czasu pobytu dzieci w przedszkolu dla każdej grupy przedszkolnej (5 grup),
• w dziennikach zajęć prowadzono ewidencję obecności/absencji dzieci uczęszczających do przedszkola,

we wszystkich poddanych kontroli dziennikach zajęć odnotowywano godziny przyjścia dziecka do przedszkola.

 2. Ewidencja wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu/ sprawozdawczość

Badaniem objęto miesięczne sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres od 30.09 do 30.11.2017 r.

Kontrolipoddano ewidencję księgową wpłat za pobyt dzieci w przedszkolu m.in.: obroty na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (201-3 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – WRD - opłaty za wyżywienie - § 067; odsetki od wpłat za wyżywienie - § 092), 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych (221-10;11 – należności –– opłaty za przedszkole - § 0660; odsetki od wpłat za pobyt - § 0920).

Bezgotówkowe wpłaty rodziców/opiekunów prawnych dokonywane były na wydzielony rachunek dochodów własnych (WRD).

Gotówkowe wpłaty rodziców/opiekunów prawnych ujmowane były w raportach kasowych (budżetu) – opłaty za pobyt dzieci w przedszkolu oraz w raportach kasowych (wydzielonego rachunku dochodów - WRD) - opłaty za wyżywienie dzieci w przedszkolu.

W toku kontroli powyższego obszaru ustalono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

-księgi rachunkowe w PP nr 5 nie były prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Ujęcie wpłat gotówką (w księgach rachunkowych) następowało w dniu księgowania raportu kasowego (ostatni dzień raportu kasowego), powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 1–2, 4-5 uor, według którego księgirachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, a w szczególności: dokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,

- ewidencji wypłat w raportach kasowych dokonywano za pomocą dowodu „dowód wypłaty”. Poddane kontroli dowody wypłat nie zawierały klauzuli o treści: „zatwierdzono do wypłaty” i podpisu Dyrektora, co było niezgodne § 5 ust. 4 ww. Instrukcji Kasowej, według którego ww. dowód winien zawierać ww. elementy,

- we wrześniu 2017 r. przekazano na rachunek Urzędu Miasta Szczecin dochody za pobyt dzieci w przedszkolu w nadmiernej wysokości (łączna kwota nadpłaty 20,91 zł). Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 1 ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kierownicy jednostek, są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym Powyższe było wynikiem nieuwzględnienia (przy naliczaniu dochodów podlegających odprowadzeniu do Urzędu Miasta Szczecin) zwrotu gotówki za pobyt dziecka w przedszkolu.

Za ewidencję dochodów w księgach rachunkowych PP nr 5 odpowiedzialny był główny księgowy.

Osobą odpowiedzialną za sporządzanie i ewidencję odpłatności za przedszkole w raportach kasowych (budżetu i WRD) był starszy intendent.

Wszystkie poddane kontroli raporty kasowe zawierały sprawdzenie pod względem formalno – prawnym dokonanym przez głównego księgowego. Raporty kasowe zawierały ponadto podpisy osoby sporządzającej dokument oraz Dyrektora.

 III.Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi:

1. przekazywać na rachunek Urzędu Miasta Szczecin prawidłowo ustalone kwoty dochodów,
2. każdorazowo naliczać kary umowne zgodnie z zapisami zawieranych umów,
3. prawidłowo naliczać opłaty za pobyt dzieci w przedszkolu oraz zwiększyć nadzór nad ww. naliczeniami wynikającymi z systemu „Lista odpłatności”,
4. bieżącą ewidencję wpłat rodziców (ewidencja księgowa),
5. dokonywać poprawek na umowach cywilno – prawnych w sposób pozwalający na odczytanie pierwotnego zapisu ze wskazaniem daty i parafki osoby upoważnionej.