Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od sierpnia do grudnia 2025 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 53 (zw. dalej SP 53 lub jednostką) przy ul. Budzysza Wosia 8/9, 71-273 Szczecin kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.01.2026 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości

• przedłożone do kontroli arkusze spisu z natury nie stanowiły dokumentów potwierdzających faktyczne przeprowadzenie spisu z natury, co świadczy o tym, że inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadzono w sposób niezgodny z obowiązującymi wytycznymi,
• w przypadku inwentaryzacji budynków, maszyn, urządzeń oraz pozostałych środków trwałych, w jednostce w jednostce zastosowano niewłaściwą metodę inwentaryzacji,
• nie przeprowadzano przetargów na najem powierzchni,
• dyrektor nie posiadał pełnomocnictwa do zawierania umów najmu,
• w jednym przypadku nieodpłatnie oddano do używania boisko szkolne do piłki nożnej, pomimo że najemca nie spełniał kryteriów zwalniających go z obowiązku ponoszenia kosztów,
• w przypadku jednej umowy najmu powierzchni, przez cały okres trwania umowy w sposób błędny naliczano stawkę czynszu najmu,
• dla jednego z budynków przekazanych w trwały zarząd nie założono i nie prowadzono książki obiektu budowlanego, cześć arkuszy spisu z natury zawierała wykaz majątku sporządzony w kolejności alfabetycznej,
• w arkuszach spisu z natury nie wskazywano rzeczywistej daty i godziny przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych,
• nie przekazano Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.),
• w 5 przypadkach w notatkach służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł w ramach programu „Laboratoria Przyszłości” nie wskazano szacunkowej wartości zamówienia, najemcom nie przekazywano egzemplarza zawartej umowy najmu.

 II. Oceny cząstkowe

1. Inwentaryzacja

Kontroli poddano sposób dokonania czynności związanych z inwentaryzacją oraz sporządzenie dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie w 2021 roku. Kontroli poddano dokumentację dotyczącą inwentaryzacji majątku przeprowadzoną w budynkach oddanych jednostce w trwały zarząd, tj. w budynku przy ul. Budzysza Wosia  8/9 w Szczecinie oraz w budynku przy ul. Siemiradzkiego 2 w Szczecinie.

Ustalono, że spis z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia, został udokumentowany przez jednostkę arkuszami spisu z natury, które były wydrukami z systemu Progman Wyposażenie. Wydruk zawierał wypełnione wszystkie wiersze i kolumny arkuszy. Należy zaznaczyć, że wydruk z systemu inwentarzowego opiera się na danych z ewidencji, które nie odzwierciedlają rzeczywistości, a fizyczny spis pozwala na wychwycenie i skorygowanie niezgodności pomiędzy stanem ewidencyjnym, a rzeczywistym. Sam wydruk z systemu informatycznego nie stanowi, więc dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie spisu z natury.

Zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną, spis z natury dokumentuje się w arkuszach spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania o układzie przyjętym zwyczajowo. Oryginał arkusza pozostaje w aktach inwentaryzacji, a kopia jest przekazywana do weryfikacji z ewidencją oraz wyceną, a po tych czynnościach dołączana do oryginału. Mając na uwadze powyższe, prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury, nawet przy uwzględnieniu, że stanowiły one wydruki komputerowe, nie zaś odręcznie uzupełnione dokumenty, nie powinny zawierać automatycznie uzupełnionych kolumn dotyczących ich wyceny i weryfikacji z ewidencją, lecz powinny zostać następczo uzupełnione w ww. zakresie.

Ponadto arkusze spisu z natury dotyczące inwentaryzacji przeprowadzonej w budynku przy ul. Siemiradzkiego 2 zawierały wykaz majątku sporządzony w kolejności alfabetycznej, co świadczy o nieprzeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób właściwy.

Powyższy sposób przeprowadzenia inwentaryzacji metodą spisu z natury, był niezgodny z wytycznymi zawartymi w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w uchwale nr 5/2016 Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 26 kwietnia 2016 r. w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. M.F. poz. 55),zw. dalej stanowiskiem KSR, które w przedmiotowej sprawie należałoby stosować analogicznie.

Inwentaryzacja zapasów drogą spisu z natury, wg definicji zawartej w pkt 8 lit. f stanowiska KSR, polega na ustaleniu przez pomiar rzeczywistego ilościowego i jakościowego stanu zapasów na określony dzień, ich wycenie, porównaniu z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych.

Zgodnie z pkt. 44 lit. c stanowiska KSR, jako jeden z warunków prawidłowego przebiegu spisu z natury, wyszczególniono niedostępność dla zespołów spisowych, danych o stanie ilościowym towarów objętych spisem z natury. Ponadto, zgodnie pkt. 47 stanowiska KSR, zadaniem zespołu spisowego jest m.in. pomiar stanu ilościowego poszczególnych składników majątku, zapisania w arkuszu spisowym danych identyfikujących poszczególne spisane składniki majątku oraz wyniki pomiaru.

Inwentaryzacja środków trwałych metodą spisu z natury polega na fizycznym ustaleniu poprzez zliczenie i spisanie każdego składnika majątku na określony dzień, tj. spisanie majątku jednostki znajdującego się na danym polu spisowym, a następnie na porównaniu tego stanu z księgami rachunkowymi jednostki. Przeprowadzenie inwentaryzacji metodą spisu z natury w sposób prawidłowy polega na policzeniu i spisaniu po kolei wszystkich składników majątku znajdujących się w poszczególnych pomieszczeniach (polach spisowych). Tym samym prawidłowo uzupełniony arkusz spisu z natury powinien zawierać oznaczenie pola spisowego, którego spis dotyczy, a następnie wykaz wszystkich znajdujących się tam przedmiotów.

 Kontrola ustaliła, że w przypadku inwentaryzacji budynków, maszyn, urządzeń oraz pozostałych środków trwałych, w jednostce zastosowano niewłaściwą metodę inwentaryzacji.

Zgodnie z protokołem z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald, metodą tą dokonano inwentaryzacji m.in.: budynków i lokali, maszyn, urządzeń i aparatów ogólnego zastosowania, specjalistycznych maszyn, urządzeń i aparatów specjalistycznych, pozostałych środków trwałych – narzędzi, przyrządów, ruchomości i wyposażenia. Tymczasem zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zw. dalej uor, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników można przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych tylko w przypadku, jeżeli dostęp do nich jest znacznie utrudniony, co nie miało miejsca w ww. przypadku.

 W toku kontroli ustalono ponadto, że w arkuszach spisu z natury nie wskazywano rzeczywistej daty i godziny przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, lecz wszystkie arkusze spisu zawierały określenie rozpoczęcia i zakończenia spisu (zarówno co do daty, jak i co do godziny) określone ramowo w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Powyższe było niezgodne z obowiązująca w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną, która stanowi, że w arkuszach spisu z natury wskazuje się datę spisu. Należy przez to rozumieć określenie faktycznego czasu dokonania spisu w danym pomieszczeniu, zarówno daty jak i godziny. Powyższe pozwala na zweryfikowanie, czy spisu dokonano w sposób prawidłowy, poświęcono na czynności spisowe odpowiednią ilość czasu i był on dokonywany po kolei w poszczególnych pomieszczeniach budynku.

Kontrola ustaliła, że w przypadku ponad 1200 pozycji inwentarzowych w przypadku budynku przy ul. Siemiradzkiego 2 i około 800 pozycji inwentarzowych w przypadku budynku przy ul. Budzysza Wosia 8/9, w protokole z rozliczenia inwentaryzacji nie stwierdzono żadnych różnic inwentaryzacyjnych.

2. Najem

W SP 53 w 2024 r. zawarto 26 umów najmu powierzchni, w tym: sal szkolnych, sali gimnastycznej oraz boiska do gry w piłkę nożną, zawieranych na podstawie uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskiej jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.), zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06 lub uchwałą ws. korzystania z nieruchomości gminnych.

Ustalono, że w jednostce nie przeprowadzono przetargów na najem powierzchni, co było niezgodne z § 4 ust. 1 uchwały ws. korzystania z nieruchomości gminnych, który stanowi, że oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Jedynie w 4 przypadkach na 26 zawartych umów, najemcy przed zakończeniem umowy zgłosili chęć prowadzenia działalności w niezmienionej formie, w związku z czym umowy zostały zawarte na podstawie § 4 ust. 5 ww. uchwały. Natomiast w pozostałych, co najmniej 20 przypadkach dotyczących działalności komercyjnej, umowę najmu zawarto wbrew postanowieniom zawartym w uchwale nr LXIII/1169/06.

Kontrola wykazała ponadto, że nie posiadał Pan pełnomocnictwa do zawierania umów najmu lub dzierżawy nieruchomości oddanych jednostce w trwały zarząd zgodnie z zasadami wynikającymi z Uchwały nr LXIII/1169/06, dlatego też ww. umowy najmu zostały zawarte przez Pana bez stosownego umocowania.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2025 r. poz. 1145) gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje wójt, burmistrz albo prezydent miasta. Na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2025 r. poz. 1153) kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej (tu: dyrektor szkoły) działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Na gruncie ww. przepisów należy uznać, że do gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości oddanych jednostce w trwały zarząd poprzez zawieranie umów najmu, konieczne było posiadanie stosownego pełnomocnictwa. Powyższy brak został uzupełniony w toku kontroli.

Następnie kontrola wykazała, że w jednym przypadku nieodpłatnie oddano do używania boisko szkolne do piłki nożnej, pomimo że najemca nie spełniał kryteriów zwalniających go z obowiązku ponoszenia kosztów. Podstawę zawarcia niniejszej umowy stanowił pkt 3 Załącznika do uchwały nr XXVI/523/04 Rady Miasta Szczecin z dnia 20 września 2004 r. w sprawie zasad korzystania z gminnych obiektów sportowych położonych na terenie szkół oraz powierzenia Prezydentowi Miasta Szczecin ustalania cen i opłat za korzystanie z tych obiektów, zgodnie z którym uczniowskie kluby sportowe mają prawo do nieodpłatnego korzystania z obiektów sportowych. Jednocześnie pkt 12 ww. Załącznika do uchwały zawierał zastrzeżenie, że organizacje, które pobierają odpłatność od uczestników zajęć, korzystają z obiektów sportowych odpłatnie. Zawarcie przedmiotowej umowy nastąpiło na pisemny wniosek najemcy, w którym nie zostało zawarte oświadczenie najemcy jako organizatora zajęć o niepobieraniu żadnych opłat od uczestników tych zajęć.

W ocenie kontroli ratio legis rozwiązania, o którym mowa powyżej, było nieodpłatne korzystanie ze szkolnych obiektów sportowych przez uczniowskie kluby sportowe działające przy szkole, prowadzone przez nauczycieli tej szkoły, w których to klubach uczniowie rozwijają swoje pasje sportowe w ramach zajęć dodatkowych. Nie powinno natomiast być sposobem na zminimalizowanie kosztów działania dla komercyjnego klubu sportowego, który pobiera regularne opłaty za uczestnictwo w organizowanych zajęciach.

Ustalono, że w przypadku jednej umowy najmu powierzchni, przez cały okres trwania umowy w sposób błędny naliczano stawkę czynszu najmu w zawyżonej wysokości.

Zgodnie z zawartą umową najmu przedmiotem umowy najmu była powierzchnia użytkowa w obu budynkach szkoły do postawienia 4 automatów samoobsługujących (vendingowych) o powierzchni 2 m² każdy, czyli 4 punkty o powierzchni 2 m² tj. łącznie 8 m². W umowie ustalono stawkę czynszu najmu w formie ryczałtu za jeden punkt w wysokości 220 zł za 2 m² powierzchni. Jednocześnie przy obliczeniu łącznej kwoty czynszu najmu wynikającego z umowy, za podstawę ryczałtowej stawki czynszu przyjęto 1 m² i tym samym najemcy przez cały okres trwania umowy naliczano najem w zawyżonej, podwójnej wysokości. I tak w SP 53 ustalono i pobierano stawkę czynszu na poziomie 1.760 zł netto, podczas gdy zgodnie z umową powinna wynosić 880 zł netto.

W toku kontroli ustalono, że we wszystkich przypadkach zawartych umów najmu, w przedłożonej do kontroli dokumentacji znajdowały się oba egzemplarze umów, co było niezgodne z postanowieniami zawartych umów.

Zgodnie ze złożonymi przez Pana wyjaśnieniami, podpisane umowy były przekazywane najemcom w formie skanu drogą elektroniczną, jednakże z treści umowy wynikało, że została ona zawarta w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. W ocenie kontroli w jednostce konieczne jest zachowanie należytej staranności celem skutecznego przekazania najemcom jednego egzemplarza zawartej umowy najmu.

W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, jednostka nie przekazywała Prezydentowi Miasta Szczecin rocznej informacji z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06.

Powyższe było niezgodne z § 11 uchwały nr LXIII/1169/06, który stanowi, że kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do przedkładania Prezydentowi Miasta w terminie do 30 kwietnia każdego roku informacji z realizacji uchwały, w szczególności informacje powinny zawierać wykazy wolnych powierzchni i użytkowych w budynkach oraz gruntu, powierzchni udostępnionych osobom trzecim na podstawie zawartych umów najmu, dzierżawy lub użyczenia oraz przeprowadzonych prac budowlanych i remontowych.

Tym samym Dyrektor SP 53 jako kierownik jednostki nie wypełnił ciążącego na nim na podstawie uchwały nr LXIII/1169/06 obowiązku informacyjnego.

3. Książka obiektu budowlanego

Na podstawie decyzji Prezydenta Miasta Szczecin nr WGN-II/ZB/72244/Un.5881/02 z dnia 31 grudnia 2003 r. przekazano w trwały zarząd na rzecz SP 53 nieruchomość zabudowaną budynkiem szkoły o pow. użytkowej 3.109,60 m² przy ul. Budzysza Wosia 8/9. Dla ww. obiektu budowlanego prowadzono książkę obiektu budowlanego (tom I).

Na podstawie decyzji z dnia 26 lutego 2021 r. nr WMiRSPN-V.6844.11.2021.MN SP 53 przekazano w trwały zarząd nieruchomości położone w Szczecinie przy ul. Henryka Siemiradzkiego 2 o łącznej powierzchni 8.061 m², zabudowane budynkami szkoły, wolnostojącym budynkiem oraz boiskiem sportowym. Dla budynku szkoły założono i prowadzono książkę obiektu budowlanego (tom I).

Ustalono, że dla obiektu budowlanego – wolnostojącego budynku – zlokalizowanego przy ul. Siemiradzkiego 2 w Szczecinie (obecnie nieużytkowanego na cele oświatowe) nie została założona i nie była prowadzona przez SP 53 książka obiektu budowlanego, co było niezgodne z art. 60b ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz.U. z 2025 r. poz. 418), zw. dalej pr.b., zgodnie z którym książkę obiektu budowlanego prowadzi się na bieżąco dla każdego budynku oraz obiektu budowlanego niebędącego budynkiem, którego projekt jest objęty obowiązkiem sprawdzenia, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy.

Kontrola wskazuje, że z dniem 1 stycznia 2023 r. wprowadzono możliwość prowadzenia książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej w systemie „Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego” – c-KOB. Jak wynika z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2022 r. o zmianie ustawy – Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2022 r. poz. 1557 ze zm.), książkę obiektu budowlanego w formie pisemnej można było założyć jedynie do dnia 31 grudnia 2023 r. Na podstawie art. 60h ust. 1 p.br. książkę obiektu budowlanego zakłada się i prowadzi w postaci elektronicznej w systemie c-KOB.

 4. Laboratoria Przyszłości

W SP 53 w 2021 i 2022 r. realizowany był program Laboratoria Przyszłości, w ramach którego jednostka dokonała zakupu sprzętu i wyposażenia na łączną kwotę 216.000,00 zł brutto (na podstawie 7 umów, z 3 różnymi dostawcami), w tym m.in. maszyn do haftu, maszyn do szycia, drukarki 3D i skanera 3D, zestawów klocków konstrukcyjnych i innych.

We wszystkich ww. przypadkach w jednostce sporządzono notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość była niższa niż 130 000 zł netto. Powyższe było zgodne z § 13 ust. 1 Załącznika Nr 1 do zarządzenia Nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzeniem nr 39/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2021 r.).

W 5 przypadkach w notatkach służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 130.000 zł nie wskazano szacunkowej wartości zamówienia, co było niezgodne z wzorem notatki sporządzanej na podstawie § 13 ust. 1 pkt 3 Załącznika Nr 1 do zarządzenia Nr 657/20, zgodnie z którym w treści notatki należy podać szacunkową wartość zamówienia.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi SP 53:

1. Przeprowadzać inwentaryzację przekazanego jednostce w trwały zarząd majątku metodą spisu z natury w sposób zgodny z przepisami uor i obowiązującymi wytycznymi, w tym z instrukcją inwentaryzacyjną jednostki.
2. W przypadku poszczególnych składników majątku stosować właściwą metodę inwentaryzacji, zgodną z przepisami uor.
3. Przeprowadzać inwentaryzację metodą spisu z natury w taki sposób, aby arkusze spisu z natury odzwierciedlały faktycznie dokonane czynności polegające na ustaleniu poprzez zliczenie i spisanie każdego składnika majątku znajdującego się w budynkach szkoły.
4. W arkuszach spisu z natury wskazywać rzeczywistą datę i godzinę przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych.
5. Przeprowadzać przetargi na najem powierzchni zgodnie z uchwałą nr  LXIII/1169/06 oraz ustawą o gospodarce nieruchomościami.
6. Weryfikować spełnienie przez zainteresowane podmioty wszystkich kryteriów uprawniających do nieodpłatnego oddania do używania obiektów sportowych w szkołach publicznych.
7. W sposób właściwy, zgodnie z umową naliczać stawki czynszu najmu.
8. Przedkładać Prezydentowi Miasta roczne informacje z realizacji uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin uwzględniając wszystkie zawarte umowy najmu, w wyznaczonym terminie.
9. Założyć i prowadzić książkę obiektu budowlanego dla wolnostojącego budynku zlokalizowanego przy ul. Siemiradzkiego 2 zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo budowlane.
10. W notatkach służbowych z udzielenia zamówienia do kwoty 170.000 zł wskazywać szacunkową wartość zamówienia.
11. Przekazywać najemcom egzemplarz zawartej umowy najmu.