Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2025 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od sierpnia do października 2025 r. przeprowadził w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WK lub jednostką) kontrolę w części dotyczącej sprawowanego nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury w zakresie prawidłowości rozliczeń dotacji udzielanych z budżetu gminy dla instytucji kultury w latach 2021-2025 (I półrocze).

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17.12.2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

• Willa Lentza nie zwróciła niewykorzystanej części dotacji podmiotowej za 2021 r. w ustawowym terminie, tj. do dnia 31 stycznia 2022 r. i nie złożyła „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” za 2021 r., pomimo tego Wydział Kultury nie wyznaczył Willi Lentza terminu na uzupełnienie ww. „Informacji”,
• Wydział Kultury nie sprawował skutecznego nadzoru nad rozliczeniem ww. dotacji podmiotowej przez Willę Lentza; nie przeprowadził rzetelnej weryfikacji (finansowej i merytorycznej) planu i sprawozdania z wykonania planu finansowego Willi za 2021 r., a pierwsze działania (pismo) w sprawie zwrotu niewykorzystanej części dotacji za 2021 r. podjął dopiero w październiku 2024 r.,
• w odniesieniu do pozostałych instytucji kultury, Wydział Kultury nie przeprowadził weryfikacji merytorycznej planów i sprawozdań finansowych oraz „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” w latach 2021 – 2024oraz nie posiadał kompletnej dokumentacji, nad którą powinien sprawować nadzór i przeprowadzić jej analizę (np. za 2022 r. brakowało ww. „Informacji” od dziesięciu IK),
• w przypadku Filharmonii, WK przedłożył do zatwierdzenia Prezydenta Miasta sprawozdanie finansowe przed wydaniem opinii biegłego rewidenta,
• w 1 przypadku na 14 skontrolowanych dotacji celowych bieżących, WK zaakceptował sprawozdanie z wykorzystania dotacji uwzględniające wydatek, który powstał przed datą zawarcia umowy,
• w 9 przypadkach na 20 skontrolowanych dotacji celowych inwestycyjnych, WK nie egzekwował oświadczeń o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadań,
• w zawartych umowach o dotacje celowe inwestycyjne, WK nie wskazywał terminu, do którego powinien zaakceptować sprawozdania w celu rozliczenia dotacji, co prowadziło do długotrwałego (nawet 11 miesięcy od daty złożenia sprawozdania końcowego) braku stanowiska Organizatora w zakresie ich zaakceptowania,
• począwszy od 1 lipca 2024 r. żaden pracownik WK nie był odpowiedzialny za analizę prawidłowości rozliczania przyznanych dotacji (w szczególności dotacji podmiotowych) pod względem merytorycznym,
• w okresie sprawozdawczym za 2023 r. nie było w WK osoby odpowiedzialnej za nadzór nad rozliczeniem dotacji i weryfikacją sprawozdań z wykonania planu pod względem finansowym.

II. Oceny cząstkowe

1. Dotacja podmiotowa dla Willi Lentza w 2021 r.

W 2021 r. Willa Lentza otrzymała od Organizatora (Gminy Miasto Szczecin) dotację podmiotową w łącznej kwocie 3.296.000 zł na dofinansowanie zadań związanych z prowadzeniem działalności kulturalnej.

W toku kontroli ustalono, że Willa Lentza nie złożyła w 2022 r. w Wydziale Kultury „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2021 r.”, a Wydział Kultury nie wezwał Willi Lentza do uzupełnienia w wyznaczonym terminie ww. dokumentu. Powyższe było niezgodne z § 10 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 marca 2018 r. w sprawie nadzoru nad działalnością instytucji kultury oraz zmieniające zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości, zwanego dalej Zarządzeniem Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego instytucje kultury zobowiązane były do rozliczenia udzielonej na dany rok budżetowy dotacji podmiotowej poprzez złożenie informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za dany rok budżetowy, w terminie wyznaczonym przez organizatora. Informacja o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2021 r. została złożona przez Willę Lentza dopiero w czerwcu 2024 r., a następnie skorygowana we wrześniu 2024 r. – w trakcie kontroli NIK.

Willa Lentza nie zwróciła również niewykorzystanej części dotacji na rachunek Gminy Miasto Szczecin w terminie do dnia 31 stycznia 2022 r. (zwrot dotacji wraz z odsetkami w łącznej kwocie 553.808,15 zł nastąpił dopiero w dniu 21 marca 2025 r.), czym naruszono przepis art. 251 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz.1530 ze zm.), zwanej dalej uofp, oraz przepis § 12 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu tej jednostki w terminie do 31 stycznia następnego roku. Za nieterminowy zwrot niewykorzystanej w 2021 r. części dotacji podmiotowej, odpowiedzialność ponosi były główny księgowy jednostki oraz Dyrektor Willi Lentza.

Stwierdzono ponadto, że w„Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego” z dnia 8 lutego 2022 r. wykazano, że na dzień 31 grudnia 2021 r. wykorzystano w całości (100 %) dotację podmiotową z budżetu Miasta (pozycja I pkt 2) w łącznej wys. 3.296.000 zł, pomimo że pozostawało to w sprzeczności z innymi pozycjami Sprawozdania, wg których wysokość dotacji była wyższa od – wykazanych w Sprawozdaniu - poniesionych kosztów o kwotę 214.072 zł (wg pozycji „Koszty ogółem” wyniosły one 3.081.928 zł i zmniejszyły się w stosunku do planu pierwotnego o kwotę 464.072 zł). Odpowiedzialność za dane wykazane w sprawozdaniu  ponoszą były główny księgowy jednostki oraz Dyrektor Willi Lentza.

 Kontrola wykazała, że Wydział Kultury nie sprawował skutecznego nadzoru nad rozliczeniem przez Willę Lentza ww. dotacji podmiotowej za 2021 r.

Stwierdzono bowiem, że nie wyznaczono terminu na uzupełnienie „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2021 r.”, pomimo niezłożenia przez Willę Lentza ww. dokumentu w 2022 r., co naruszyło ww. przepis § 10 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego organizator wyznacza, m.in. termin na złożenie „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za dany rok budżetowy. Ww. zaniechanie – w kontekście opisanych wyżej rozbieżności w „Sprawozdaniu z wykonania planu finansowego” Willi Lenzta z dnia 8 lutego 2022 r., miało bezpośredni wpływ na nierozliczenie dotacji, w tym nieustalenie kwoty dotacji niewykorzystanej, w terminie umożliwiającym jej zwrot do budżetu Gminy przez Willę Lentza.

Odpowiedzialność za niewyznaczenie terminu na uzupełnienie brakującego dokumentu „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2021 r.”, ponosiła – przyjmująca dokumentację od instytucji kultury - główny specjalista ds. finansowych, do której obowiązków należał, m.in. nadzór pod względem rachunkowym nad prawidłowym rozliczaniem przyznanych z budżetu Wydziału dotacji dla miejskich instytucji kultury oraz były Dyrektor Wydziału Kultury.

Ustalono jednocześnie, że braku „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2021 r.”, nie stwierdził – w dalszej kolejności– były główny specjalista ds. miejskich instytucji kultury, do którego wg zakresu czynności, należała m.in. analiza prawidłowości rozliczania przyznanych dotacji pod względem merytorycznym.

Przyczyną ww. zaniechania, była przyjęta w Wydziale Kultury praktyka systemowego braku weryfikacji – pod względem merytorycznym – wykorzystania dotacji przez instytucje kultury, co było niezgodne z § 5 ust. 1 pkt 7 w zw. z  § 4 Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego „Informacje o wykorzystaniu dotacji podmiotowych”, przekazywanych Instytucjom Kultury z budżetu organizatora, w zakresie m.in. gospodarki finansowej i działalności programowej, miały stanowić przedmiot nadzoru. Za organizację pracy w Wydziale Kultury,  nadzór nad pracownikami oraz wykonanie zarządzenia Prezydenta Miasta Nr 112/18 odpowiedzialność ponosiła były Dyrektor Wydziału Kultury.

Nieprawidłowości w Wydziale Kultury dotyczyły także weryfikacji – złożonych przez Willę Lentza – planu i sprawozdania z jego wykonania za 2021 r. Kontrola wykazała bowiem, że w Wydziale nie dokonano weryfikacji pod kątem finansowym „Sprawozdania z wykonania planu finansowego” Willi Lentza z dnia 8 lutego 2022 r., pomimo jego zatwierdzenia podpisem głównego specjalisty ds. finansowych Wydziału Kultury oraz ówczesnego Dyrektora Wydziału i Zastępcy Prezydenta Miasta. Stwierdzono bowiem, że ww. sprawozdanie zatwierdzono, pomimo opisanych wyżej rozbieżności, wskazujących na niewykorzystanie dotacji w pełnej kwocie. Nadzór nad prawidłowym rozliczaniem pod względem rachunkowym przyznanych z budżetu Wydziału dotacji dla miejskich instytucji kultury oraz przyjmowanie i weryfikowanie planów i sprawozdań miejskich instytucji kultury w zakresie otrzymanych dotacji, należał do obowiązków byłego głównego specjalisty ds. finansowych.

Ustalono też, że ww. sprawozdanie (w tym z działalności merytorycznej Willi Lentza w 2021 r.) nie zostało w ogóle zweryfikowane pod kątem merytorycznym, pomimo że – według zakresu czynności - do obowiązków byłego głównego specjalisty ds. miejskich instytucji kultury, należała m.in. analiza planów i sprawozdań finansowych pod względem merytorycznym.Podkreślenia wymaga, że weryfikacji merytorycznej nie poddano również „Planu finansowego na 2021 r.” Willi Lentza z dnia 26 stycznia 2021 r., przez co nie ustalono, że brakuje przy nim załącznika pn. „Planowana działalność merytoryczna Willi Lentza w 2021 r.” stanowiącego integralną część planu. Jedynym – przekazanym do kontroli dokumentem podpisanym zarówno pod względem finansowym jak i merytorycznym, było „Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r.” (złożone w Wydziale Kultury w dniu 15 lipca 2021 r.). Ww. było niezgodne z postanowieniami § 6 ust. 1 Załącznika Nr 1 do ww. Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego sposób sprawowania nadzoru, miał być oparty m.in. na analizie pod względem formalnym, finansowym i merytorycznym planów i sprawozdań z wykonania planów finansowych (półrocznych i rocznych) wraz z załącznikami. Naruszyło to również postanowienia § 4 ww. Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta, wg którego zakres nadzoru obejmuje m.in. działalność programową instytucji kultury.

W toku kontroli stwierdzono również, że Wydział Kultury nie podjął żadnych działań (nie przedłożono do kontroli maili, notatek, wezwań, korespondencji z instytucją kultury), dotyczących uzupełnienia brakujących dokumentów, uwag lub wyjaśnień do planów i sprawozdań Willi Lentza za 2021 r., podczas gdy wg § 6 ust. 1 – 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, w przypadku uwag bądź zastrzeżeń do analizowanych materiałów, pracownik powinien sporządzić notatkę służbową, na podstawie której Dyrektor Wydziału Kultury podjąłby decyzję w sprawie dalszego postępowania.

Za organizację pracy w Wydziale Kultury oraz wykonanie Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta – odpowiedzialność ponosił były Dyrektor Wydziału Kultury.

Kontrola wykazała ponadto, że działania dotyczące zwrotu niewykorzystanej części dotacji Wydział Kultury podjął dopiero w dniu 31 października 2024 r. (wezwanie do zwrotu – pismo znak WK-S.402.10.3.2024.CC), podczas gdy informację o niewykorzystaniu części dotacji podmiotowej powziął już w trakcie kontroli Najwyższej Izby Kontroli w lipcu – sierpniu 2024 r. Dopiero w dniu 28 listopada 2024 r. wszczęto postępowanie administracyjne w sprawie zwrotu niewykorzystanej części dotacji podmiotowej (pismo znak WK-II.6833.3032.1.2024.MK), zakończone wydaniem decyzji administracyjnej i zwrotem przez Willę Lentza w dniu 21 marca 2025 r. kwoty 553.808,15 zł łącznie z odsetkami (prawidłowość wyliczenia kwoty nie była przedmiotem kontroli WKiAW).

W ramach pozostałych ustaleń w powyższym zakresie stwierdzono, że sprawozdanie z wykonania planu finansowego Willi Lentza z dnia 8 lutego 2022 r., przekazane zostało do Wydziału Zarządzania Finansami Miasta przez Wydział Kultury w dniu 15 marca 2022 r., do byłego pracownika WZFM głównego specjalisty ds. współpracy z agencjami ratingowymi i analiz ekonomicznych spółek komunalnych, samodzielnych zoz oraz instytucjami kultury, do której obowiązków należało m.in. sporządzanie opinii i analiz w zakresie skutków finansowych decyzji dotyczących m.in. instytucji kultury (brak udokumentowania takiego obiegu dokumentów w 2022 r.). W toku kontroli stwierdzono, że w zakresach czynności dwóch pozostałych pracowników WZFM, zajmujących się – w tamtym okresie - m.in. instytucjami kultury, nie było zapisów dotyczących szczegółowej weryfikacji sprawozdań finansowych.

Według Informacji udzielonej w trybie § 26 pkt 1 i 2 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Zarządzania Finansami Miasta, materiały (plan finansowy i sprawozdanie), trafiły do wydziału celem ich weryfikacji pod kątem kwot dotacji ujętych w planie finansowym instytucji kultury oraz w sprawozdaniu z jego wykonania, w powiązaniu z uchwalonym budżetem Miasta na 2021 r. i sprawozdaniem z jego wykonania.

 2. Pozostałe dotacje podmiotowe w latach 2021-2025 (I półrocze)

Instytucje kultury otrzymały dotacje podmiotowe na dofinansowanie prowadzenia działalności kulturalnej oraz do utrzymania obiektu, w którym ta działalność jest prowadzona, w łącznej wys. 315.937.490,87 zł, z czego w poszczególnych latach wydatkowały ogółem:

• w 2021 r.:  58.413.063 zł,
• w 2022 r.:  61.922.751 zł,
• w 2023 r.:  67.245.503,43 zł,
• w 2024 r.:  80.284.659,44 zł,
• w 2025 r.:  48.071.514 zł (wykonanie za I półrocze).

W toku kontroli stwierdzono nieprawidłowości dotyczące rozliczeń dotacji podmiotowych przekazanych instytucjom kultury w latach 2021 – 2025. Ustalono, że w dokumentacji Wydziału Kultury - przekazanej do kontroli – w odniesieniu do 14 instytucji kultury:

• żadne sprawozdanie z wykonania planu finansowego za I półrocze 2024 r. nie było podpisane przez pracowników oraz dyrektora Wydziału Kultury i Zastępcę Prezydenta Miasta, co świadczyło o tym, że nie zostały zweryfikowane pod względem finansowym i merytorycznym i było niezgodne z § 6 ust. 1 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego sposób sprawowania nadzoru miał być oparty na analizie, m.in. sprawozdań z wykonania planów finansowych (półrocznych i rocznych) pod względem formalnym, finansowym i merytorycznym.
• jedynie w przypadku czterech spośród 14 instytucji kultury (tj. SAA, DK 13 Muz, MTiK oraz Willi Lentza), Wydział Kultury posiadał „Informacje o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2022 r.”  (brakowało od pozostałych 10 instytucji kultury, a „Informacje” złożone przez MTiK i Willę Lentza nie były z kolei  opatrzone datą ich sporządzenia), za 2023 r. brakowało natomiast „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” złożonej przez Teatr Współczesny, a  „Informacje” złożone przez DK Klub Skolwin, MTiK oraz Willę Lentza nie były opatrzone datą ich sporządzenia, podczas gdy wg § 5 ust. 1 pkt 7 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta „Informacje” miały stanowić przedmiot nadzoru,
• był jedynie raport biegłego rewidenta za 2021 r. złożony przez Miejską Bibliotekę Publiczną (w przypadku pozostałych instytucji kultury – takiego raportu nie było), a wg § 5 ust. 1 pkt 17 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta – raporty biegłych rewidentów z badania sprawozdań finansowych instytucji kultury stanowić miały – przedmiot nadzoru,
• żadna ze złożonych przez instytucje kultury w latach 2021- 2022 „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” nie zawierała potwierdzenia weryfikacji pod względem formalnym, finansowym i merytorycznym, a w latach 2023 i 2024 pod względem merytorycznym (zostały sprawdzone jedynie pod względem finansowym), co pozostawało w sprzeczności z § 6 ust. 1 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta , wg którego „Informacje o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” powinny być poddane analizie pod względem formalnym, finansowym i merytorycznym,
• nie przeprowadzono w latach 2021 – 2025 (I półrocze) w stosunku do żadnej z 14 instytucji kultury, weryfikacji merytorycznej planów finansowych (w tym dot. działalności merytorycznej) ani sprawozdań z wykonania planów finansowych (z wyjątkiem sprawozdań z wykonania planu finansowego za I półrocze 2021 r.), co pozostawało w sprzeczności z § 6 ust. 1 w związku z § 5 ust.1 pkt Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego sposób sprawowania nadzoru, miał być oparty na analizie m.in. pod względem formalnym i merytorycznym planów finansowych, oraz - stanowiących ich integralną część - opisów działalności merytorycznej, a także sprawozdań w wykonania planów finansowych (półrocznych i rocznych). Analiza planów i sprawozdań finansowych pod względem merytorycznym, należała do zakresu obowiązków głównych specjalistów ds. miejskich instytucji kultury,
• w 2024 r. w 5 przypadkach (Teatr Współczesny, DK Skolwin, DK 13 Muz, Willa Lentza, MTiK) zatwierdzono „Kartę oceny finansowej sprawozdania za 2023 r.”, pomimo że instytucje kultury nie złożyły „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej”,
• w zarządzeniach przygotowanych przez Wydział Kultury i przedłożonych przez Wydział Organizacyjny do podpisu Prezydenta Miasta Szczecin, zatwierdzających sprawozdania finansowe instytucji kultury (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe) w 6 przypadkach w 2021 r., w 8 przypadkach w 2022 r. i w 5 przypadkach w 2023 r. nie było informacji o przebadaniu ww. sprawozdań przez biegłego rewidenta. Wydział Kultury nie posiadał ponadto raportów biegłych rewidentów – 13 za 2021 r. i 2 za 2022 r. Było to niezgodne z § 5 ust. 1 pkt 17 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego raporty biegłych rewidentów z badania sprawozdań finansowych instytucji kultury miały być materiałem stanowiącym przedmiot nadzoru,
• w przypadku jednej instytucji – Filharmonii – sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin w dniu 27 czerwca 2025 r., pomimo że raport biegłego rewidenta został sporządzony i podpisany dopiero w dniu 30 lipca 2025 r. Naruszyło to przepis § 10 ust. 3 i 4 Statutu Filharmonii, wg którego roczne sprawozdanie finansowe podlega obligatoryjnemu badaniu przez biegłego rewidenta przed jego zatwierdzeniem przez Prezydenta Miasta Szczecin,
• w Zarządzeniu Nr 112/18 Prezydenta Miasta nie określono terminu na złożenie przez instytucje kultury „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za dany rok”, co spowodowało że w latach 2021 – 2023 były one składane w lutym następnego roku. Ww. uniemożliwiło – w przypadku ewentualnego niewykorzystania części dotacji do końca roku budżetowego – jej zwrot do budżetu Gminy Miasto Szczecin, w terminie określonym w art. 251 ust. 1 uofp oraz w § 13 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, tj. do dnia 31 stycznia następnego roku.

Pomimo ww. braków w dokumentacji składanej przez instytucje kultury, w Wydziale Kultury nie było żadnych notatek zawierających uwagi do materiałów składanych przez instytucje kultury, co naruszyło postanowienia § 6 ust. 2 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 112/18 Prezydenta Miasta, wg którego w przypadku uwag lub zastrzeżeń do analizowanych materiałów informacyjnych, powinna być sporządzona notatka służbowa, na podstawie której Dyrektor Wydziału Kultury podjąłby decyzje w sprawie dalszego postępowania.

Odpowiedzialność za braki w dokumentacji stanowiącej przedmiot nadzoru ponoszą: były główny specjalista ds. finansowych (odpowiedzialna za weryfikację dokumentacji), były główny specjalista ds. miejskich instytucji kultury oraz główny specjalista ds. miejskich instytucji kultury. Za organizację pracy w Wydziale Kultury odpowiadał: były Dyrektor Wydziału (od 1 stycznia 2020 r. do 30 czerwca 2023 r.), były Dyrektor Wydziału (od 1 listopada 2023 r. do 30 czerwca 2024 r.), oraz pełniący obowiązki Dyrektora Wydziału (od 1 lipca 2024 r. do 15 września 2024 r.), a od 16 września 2024 r. do czerwca 2025 r. (za I półrocze) ówczesny Dyrektor Wydziału.

W toku kontroli ustalono, że wszystkie Informacje o wykorzystaniu dotacji podmiotowej za 2024 r. złożone zostały przez instytucje kultury w terminie umożliwiającym ewentualny zwrot niewykorzystanej części dotacji podmiotowej w ustawowym terminie, tj. do 31 stycznia następnego roku.

Ustalono ponadto, że w 2025 r., w odniesieniu do dokumentacji za 2024 r., w WK dokonano zmian polegających na wprowadzeniu nowej ścieżki obiegu sprawozdań finansowych instytucji kultury, w załącznikach do zarządzeń zatwierdzających sprawozdanie publikowane były sprawozdania finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta, co miało wpływ na sprawowany przez Wydział Kultury nadzór w zakresie kontroli wydatków budżetowych.

 3. Dotacje celowe

W badanym okresie Organizator udzielił łącznie:

• 99 dotacji celowych bieżących, tzn. na realizację zadań i programów, w łącznej wys. 13.041.776 zł,
• 97 dotacji celowych inwestycyjnych, w łącznej wys. 18.639.953,88 zł.

Szczegółowej kontroli poddano dokumentację rozliczeniową dotyczącą wykorzystania i rozliczenia 34 dotacji celowych przyznanych w latach 2021-2024 trzem instytucjom: Trafostacji Sztuki, Willi Lentza i DK Krzemień, w tym:

•  20 dotacji celowych inwestycyjnych wypłaconych w łącznej kwocie 2.668.000 zł,
• 14 dotacji celowych bieżących wypłaconych w łącznej kwocie 545.600 zł.

 3.1. Dotacje celowe bieżące

W wyniku kontroli dotacji celowych bieżących ustalono, że:

• w jednym przypadku (dot. dotacji celowej z 2021 r. dla Trafostacji Sztuki ; umowa nr WK/CC/U/31/2022 z dnia 04.04.2022 r.) sfinansowano z dotacji wydatek poniesiony przed datą zawarcia umowy przekazania dotacji celowej, a mimo to sprawozdanie merytoryczne i finansowe z wykorzystania tej dotacji celowej zostało zweryfikowane i zaakceptowane bez uwag przez WK,
• w dwóch przypadkach (dot. dotacji celowych z 2023 r. dla DK Krzemień; umowa nr WK/CC/U/95/2023 z dnia 26.07.2023 r. i umowa nr WK/CC/U/66/2022 z dnia 31.05.2023 r.) instytucja kultury złożyła sprawozdanie merytoryczne i finansowe z wykorzystania dotacji celowej po upływie terminu na złożenie sprawozdania wynikającego z umowy dotacyjnej, a WK nie podjął żadnych czynności celem wyjaśnienia przyczyn niezłożenia przez instytucję kultury sprawozdania z terminie.

W toku kontroli ustalono, że były główny specjalista ds. miejskich instytucji kultury oraz były Dyrektor Wydziału Kultury –zweryfikowali i zaakceptowali sprawozdanie merytoryczne i finansowe z wykorzystania dotacji celowej, pomimo że uwzględniało ono wydatek z dnia 27.01.2022 r., w kwocie 1.093 zł, powstały jeszcze przed datą zawarcia umowy przyznającej dotację tj. 04.04.2022 r. Powyższe było niezgodne z art. 250 uofp w związku z § 2 ust. 3 umowy dotacyjnej, zgodnie z którym instytucja zobowiązała się ponosić wydatki z realizacji zadania nie wcześniej niż z datą zawarcia umowy.

Kontrola wykazała ponadto, że w dwóch przypadkach instytucja kultury złożyła sprawozdanie merytoryczne i finansowe z wykorzystania dotacji celowej w dniu 20.10.2023 r., tj. po terminie, który w pierwszym przypadku, zgodnie z umową upłynął w dniu 31.08.2023 r., a w drugim przypadku upłynął w dniu 30.09.2023 r., co naruszyło art.250 pkt 3 uofp, wg którego udzielając dotacji celowej zawiera się umowę, w której określa się w szczególności termin i sposób rozliczenia udzielonej dotacji oraz odpowiednie postanowienia zawarte w umowie dotacyjnej, które określały konkretny termin końcowy na złożenie sprawozdania. Jednocześnie ustalono, że WK nie podjął żadnych czynności celem wyjaśnienia przyczyn niezłożenia przez instytucję kultury sprawozdania z terminie oraz wyegzekwowania od instytucji kultury obowiązku sprawozdawczego w tych dwóch przypadkach. Sprawozdania merytoryczne i finansowe zostały zweryfikowane i zaakceptowane byłego głównego specjalistę ds. miejskich instytucji kultury oraz byłego Dyrektora Wydziału Kultury.

W jednym przypadku (dot. dotacji celowej z 2021 r. dla DK Krzemień; umowa nr WK/CC/U/102/2021) stwierdzono również, że w dokumentacji brak było informacji, w jakim terminie instytucja kultury złożyła sprawozdanie merytoryczne i finansowe z wykorzystania dotacji celowej na realizację zadania oraz czy termin ten był zgodny z terminem określonym umową dotacyjną.

W wyniku kontroli ustalono niezgodność w sprawozdaniu z wykonania planu za 2023 r. złożonym przez DK 13 Muz, polegającą na błędnym ujęciu w pozycjach sprawozdania kwoty 30.000 zł jako dotacji celowej bieżącej, zamiast jako dotacji celowej inwestycyjnej. Powyższe świadczy o nieprzeprowadzeniu w tym zakresie analizy merytorycznej sprawozdania z wykonania planu, zwłaszcza pod kątem zgodności kwot dotacji wykazanych przez instytucję kultury w tym sprawozdaniu z kwotami zaksięgowanymi w ZSI-FK.Analiza planów i sprawozdań finansowych pod względem merytorycznym, należała do zakresu obowiązków byłego głównego specjalisty ds. miejskich instytucji kultury oraz głównego specjalisty ds. miejskich instytucji kultury.

3.2. Dotacje celowe inwestycyjne

W wyniku kontroli dotacji celowych inwestycyjnych stwierdzono, że dyrektorzy:

- DK Krzemień w latach 2021-2023 (7 umów o udzielenie dotacji),

- Willi Lentza w 2021 r. (2 umowy o udzielenie dotacji),

nie złożyli do rozliczenia oświadczeń o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadań, co wynikało z § 11 ust. 3 zawartych z instytucjami umów. Oświadczenia powinny zostać złożone nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania. Do kontroli nie przedłożono również żadnego dokumentu potwierdzającego podjęcie przez Wydział Kultury działań w celu uzyskania tych oświadczeń.

Osobą odpowiedzialną za rozliczanie przyznanych dotacji celowych pod względem merytorycznym i rachunkowym był główny specjalista ds. miejskich instytucji kultury.

W przypadku 5 dotacji celowych inwestycyjnych, przyznanych Willi Lentza w 2021 r. (umowa nr WK/NW/U/23/2021 z dnia 4.03.2021 r.) i 2023 r. (umowy nr: WK/NW/U/28/2023 z dnia 5.05.2023 r., WK/NW/U/103/2023 z dnia 22.08.2023 r., WK/NW/U/108/2023 z dnia 15.09.2023 r. i WK/NW/U/143/2023 z dnia 27.11.2023 r.), raporty końcowe z wykorzystania dotacji zostały zaakceptowane przez głównego specjalistę ds. miejskich instytucji kultury oraz byłych dyrektorów WK, mimo że instytucja złożyła rozliczenia w terminie, czyli odpowiednio do 15.01.2022 r. i do 15.01.2024 r.

Należy zaznaczyć, że w zawartych umowach, Organizator (tu: Wydział Kultury) nie wskazywał terminu, do którego powinien zaakceptować raport w celu rozliczenia dotacji, co prowadziło do ww. sytuacji, czyli długotrwałego braku stanowiska Organizatora w zakresie zaakceptowania bądź nie sprawozdań składanych przez IK.

Kontrola wykazała niezgodność w sprawozdaniu z wykonania planu za 2023 r. przez Filharmonię, polegającą na nieujęciu w tym sprawozdaniu kwoty 1.260.280 zł tytułem dotacji celowej inwestycyjnej, co świadczyło o nieprzeprowadzeniu przez WK analizy merytorycznej sprawozdania pod kątem zgodności ujętych w nim kwot z kwotami zaksięgowanymi w ZSI-FK. Za analizę planów i sprawozdań finansowych pod względem merytorycznym odpowiedzialni byli główni specjaliści ds. miejskich instytucji kultury. 

Rozliczenia dotacji celowych inwestycyjnych zawierały:

- sprawozdania ze stanu realizacji zadania inwestycyjnego,

- raporty końcowe z wykonania zadania, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych,

- pisma dyrektorów Wydziału Kultury o przyjęciu (akceptacji) rozliczeń.

Odliczony podatek VAT w łącznej wys. 223.316 zł został zwrócony Organizatorowi. 

4. Pozostałe uchybienia i nieprawidłowości

 W wyniku kontroli ustalono, że od dnia 01.07.2024 r. (do dnia zakończenia kontroli) żaden z pracowników WK nie miał w zakresie czynności obowiązku polegającego na analizie prawidłowości rozliczania przyznanych dotacji pod względem merytorycznym. W związku z powyższym nikt z pracowników WK nie ponosił odpowiedzialności w ww. zakresie. Powyższe było niezgodne z § 19 ust. 1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, zw. dalej regulaminem organizacyjnym, wg którego za określenie struktury wewnętrznej wydziału, tryb pracy oraz szczegółowy zakres czynności pracowników w drodze regulaminu wewnętrznego wydziału odpowiedzialny był ówczesny Dyrektor WK.

Stwierdzono ponadto, że osobie zatrudnionej na stanowisku ds. miejskich instytucji kultury, w maju 2024 r. z zakresu czynności zostały usunięte obowiązki w zakresie: doraźnej weryfikacji sposobu wydatkowania środków finansowych na realizację wskazanych zadań i projektów, rozliczania przyznanych dotacji celowych pod względem rachunkowym, monitorowania sposobu wywiązywania się dyrektorów instytucji z umów zawartych z organizatorem pod kątem realizacji planów działalności programowej, a także prowadzenia sprawozdawczości w zakresie sprawozdań ze stanu realizacji inwestycji oraz sprawozdań z przygotowania projektów aplikacyjnych. Jednocześnie powyższe zadania nie zostały przydzielone innemu pracownikowi WK. Zmian dokonał były Dyrektor WK.

Kontrola wykazała również, że od początku stycznia 2024 r. do połowy marca 2024 r. nie było w WK żadnej osoby zatrudnionej na stanowisku ds. finansowych. Powyższe, w połączeniu z ograniczonym zakresem obowiązków pozostałych pracowników WK powodowało, że w okresie rozliczania dotacji podmiotowych oraz składania sprawozdań z wykonania planu finansowego za rok 2023 r. przez instytucje kultury nie było w WK osoby odpowiedzialnej bezpośrednio za nadzór nad właściwym rozliczeniem dotacji i weryfikacją sprawozdań. Osobą odpowiedzialną za kierowanie całokształtem pracy wydziału oraz zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania wydziału był ówczesny Dyrektor WK.

Ustalono ponadto, że w Zarządzeniu nr 377/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22.08.2024 r. w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy dla instytucji kultury, usunięte zostały postanowienia dotyczące zakresu i sposobu sprawowania nadzoru nad instytucjami kultury (określone poprzednio Zarządzeniem Nr 112/18 Prezydenta Miasta), co pozostawało w sprzeczności z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (Załącznik do Zarządzenia nr 175/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17.04.2025 r. ze zm.), wg których Wydział posiadał w dalszym ciągu obowiązki z zakresu nadzoru nad instytucjami kultury.

Projekt ww. zarządzenia został przygotowany przez głównego specjalistę ds. miejskich instytucji kultury, następnie pełniącego obowiązki Dyrektora Wydziału.

Z uwagi na szczególny charakter dotacji, określony w art. 126 uofp, wg którego są to podlegające szczególnym zasadom rozliczania środki, m.in. budżetu jednostek samorządu terytorialnego - w opinii WKIAW - obowiązki dot. nadzoru nad wykorzystaniem przez Instytucje Kultury dotacji z budżetu Gminy Miasto Szczecin, powinny być ujęte w ww. zarządzeniu Prezydenta Miasta w sprawie udzielania dotacji z budżetu gminy dla instytucji kulturyoraz zakresach czynności pracowników Wydziału Kultury.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających skuteczną weryfikację:
   • planów i sprawozdań z wykonania planów finansowych oraz „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej” pod względem merytorycznym,
   • kompletności dokumentów dot. rozliczeń dotacji składanych w Wydziale Kultury przez Instytucje Kultury.
2. Ustalenie terminu na składanie przez Instytucje Kultury „Informacji o wykorzystaniu dotacji podmiotowej”, umożliwiającego ew. zwrot niewykorzystanej części do dnia 31 stycznia następnego roku.
3. Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej zapewniających:
   • przedkładanie do zatwierdzenia przez Prezydenta Miasta sprawozdań finansowych Instytucji Kultury jedynie po wydaniu opinii biegłego rewidenta,
   • nadzór nad terminowym rozliczaniem dotacji celowych bieżących i weryfikowanie dokumentacji rozliczeniowej pod kątem zasadności przyjętych wydatków,
   • egzekwowanie oświadczeń o wysokości osiągniętych przychodów zgodnie z zapisami umów o dotacje celowe inwestycyjne.