Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada do 2 grudnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Krzekowo - Bezrzecze  z siedzibą przy ul. Klonowica 1A/U6 w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 4 grudnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

  W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Krzekowo – Bezrzecze (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na:

- nieterminowym złożeniu uchwały nr 109/23,

- braku potwierdzenia złożenia w terminie sprawozdań z wykonania planu finansowego za I półrocze oraz za 2023 rok,

-  nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie informacji z działalności RO w tym sprawozdań.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2023 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2023 r. wyniósł 12.576 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XLV/1244/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2023 r. ze zm.), co stanowiło 2% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 622.370 zł. Wykonanie wydatków RO za 2023 r. wyniosło ogółem 12.550,28 zł (2,2% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 575.022 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2023 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 12.550,28 zł, w tym:

• 1 dowód potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 1.300 zł, na podstawie zamówienia złożonego przez RO,
• 8 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 11.250,28 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

Nie stwierdzono nieprawidłowości    

 Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez rady zamówień zgodnie z par. 8 pkt 5 procedury prowadzenia gospodarki finansowej.

 Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentem źródłowym (faktura) która ujęta została w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Dowód księgowy podlegający rozliczeniu był opisany, podpisany przez Panią i Skarbnika RO oraz zawierał załączniki zgodnie z § 10 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej).

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodnicząca, Wiceprzewodniczący RO), złożyły stosowne oświadczenie, zgodnie z § 12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, wg którego wypłaty diet na rzecz Przewodniczącej RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w Wydziale jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Złożyła Pani także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w § 34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2023 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, co było zgodne z § 25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2023 r. w kwocie ogółem 12.576 zł, przyjęty uchwałą RO nr 82/23 z dnia 7 lutego 2023 r., nie podlegał w trakcie roku żadnym zmianom.

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2023 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdaw-czości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2023 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Kontrola terminowości i kompletności sprawozdań składanych przez RO do WGKwykazała, że sprawozdania RO:

- z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze 2023 r.

- z wykonania planu finansowego za 2023 r.,

nie zostały opatrzone datą wpływu do WGK, co uniemożliwiło zweryfikowanie terminowości składania sprawozdań i wypełnienia zapisów § 13 ust. 1 pkt 1 – 2 procedury gospodarki finansowej, wg którego zarząd RO przedkłada WGK:

1. sprawozdanie z wykonania planu finansowego za pierwsze półrocze – w terminie do dnia 31 lipca, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.
2. sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego – w terminie do dnia 15 lutego roku następnego, wraz z opisem i rozliczeniem zrealizowanych zadań.

Informacji o dacie złożenia sprawozdań nie była w stanie udzielić ani RO, ani WGK.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli były sprawozdania z wykonania planu finansowego RO za I półrocze i za 2023 r.

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecinwydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Zarządzeniem Nr 192/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13.04.2023 r. zarządzono przeprowadzenie w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków trwałych stanowiących składniki majątku Urzędu Miasta Szczecin (wyposażenie Rad Osiedli). Do kontroli przedłożone zostały oświadczenia przewodniczącego RO, odpowiedzialnego za powierzone mienie. Spis z natury przeprowadzali pracownicy WGK i Przewodniczący poszczególnych rad.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2023 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

W toku kontroli terminowości przekazywania podjętych uchwał do WGK stwierdzono, że uchwała nr 109/23 dotycząca organizacji spotkania wigilijnego podjęta w dniu 7.11.2023 r., przekazana została do WGK w dniu 5.12.2023 r., tj. po 28 dniach od podjęcia. Było to niezgodne
 z § 39 Statutu Rady Osiedla, wg którego Przewodniczący przekazuje uchwały w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

Ustalono ponadto, że informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 04 listopada 2024 r., nie były aktualizowane. Na stronie internetowej nie zamieszczono m.in. aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w zakładkach:

• „Sprawozdania” –  brak sprawozdań za 2019 r., 2020 r., 2021 r., 2022 r., i 2023 r.
•  „Działania bieżące” – brak wydarzeń w latach 2021 - 2024.

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, powinna poinformować mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącej RO:

1. Składanie do WGK podjętych uchwał w terminach wynikających z § 39 Statutu RO.
2. Potwierdzenia złożenia do WGK sprawozdań zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 - 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej,
3. Zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu RO.