Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 16 grudnia 2024 r. do 21 stycznia 2025 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 60 w Szczecinie, przy ul. Romera 5 (zw. dalej PP60), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 21 stycznia 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 lutego 2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w PP60 w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2023 r. stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na:

• przelaniu kwoty 14.282,18 zł tytułem opłaty za energię cieplną bez dowodu księgowego,
•  przyznaniu pracownikowi wynagrodzenia zasadniczego w wysokości niezgodnej z ówcześnie obowiązującym regulaminem wynagradzania,
•  zatwierdzeniu i zapłaceniu dowodu księgowego wystawionego na kwotę niezgodną z zawartą umową,
•  nieprowadzeniu ewidencji, mającej na celu kontrolę realizacji maksymalnych kwot, ujętych w 3. umowach zawartych z jednym kontrahentem na dostawy różnych artykułów spożywczych,
•  prowadzeniu dokumentacji kadrowej niezgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej (brak chronologii, dokumenty bez wskazania kwoty, bez wskazania daty obowiązywania, niezgodne z naliczeniem na listach płac),
•  wskazaniu w statucie PP60 błędnego numeru uchwały, stanowiącej akt założycielski,
•  nienadaniu roli administratora (AB) w systemie bankowości elektronicznej.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań Rb-28S, Rb-27S i Rb-34S z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym z tytułu dostaw i usług, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
• terminowego dochodzenia należności z tytułu bieżących opłat za pobyt i wyżywienie dzieci,
• prowadzenia dokumentacji płacowej pod kątem kontroli i akceptacji,
• naliczania wynagrodzeń za pracę, za czas choroby, dodatkowego wynagrodzenia rocznego a także dodatków za godziny ponadwymiarowe i doraźne,
• kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej dowodów księgowych oraz ich dekretowania,
• udokumentowania inwentaryzacji metodą spisu z natury (środki trwałe, pozostałe środki trwałe, magazyn i kasa) oraz weryfikacji sald kont,
• terminowego wysyłania deklaracji JPK_V7 przez aplikację udostępnioną przez Gminę,
• sporządzania notatek służbowych z analizy rynku zgodnie z Zarządzeniem nr 657/20 Prezydenta Miasta z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniami: nr 39/21 z dnia 26 stycznia 2021 r. i nr 162/23 z dnia 24 marca 2023 r.), zw. dalej zarządzeniem nr 657/20,
• wypełnienia zapisu pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej w zakresie zawarcia umowy zgodnej z załącznikiem do instrukcji,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin w Zarządzeniu Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• realizacji postanowień § 8 i 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody i należności

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, dochody w PP60 w 2023 r. wyniosły ogółem 60.431,25 zł. Stanowiły one w rozdziale 80104: w § 0660 - dochód otrzymany z tytułu opłat za przedszkole w wys. 59.875,25 zł i w § 0970 - wynagrodzenie płatnika za terminowe odprowadzanie podatku dochodowego – 556 zł.

Według sprawozdania RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w rozdziale 80104, dochody PP60 w 2023 r. wyniosły ogółem 260.188,94 zł, przy czym największy udział w dochodach miały wpływy z opłat za korzystanie z wyżywienia, których wykonanie wyniosło 234.815,50 zł (90,3% dochodów ogółem).

Kontrolą objęto dochody z tytułu odpłatności za korzystanie z wychowania przedszkolnego i z wyżywienia w kwocie ogółem 5.528,30 zł (§ 0660, § 0670) za miesiąc listopad 2023 r. dot. 25. dzieci.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Należność za pobyt i wyżywienie naliczana była ręcznie przez głównego księgowego, na podstawie dzienników obecności prowadzonych przez nauczycieli, z uwzględnieniem liczby dni obecności dziecka, obowiązującej stawki żywnościowej, godzin bezpłatnych, wieku dzieci (6 lat) i rodzeństw uczęszczających do PP60.

Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych Rb-27S i Rb-34S były zgodne z dochodami zaewidencjonowanymi odpowiednio na koncie 130 i 132. Były również zgodne z przychodami wykazanymi na właściwych kontach zespołu 7, skorygowanymi o należności wykazane i zapłacone z BO i należności wykazane na koniec roku.

1.2. Należności

W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S na dzień 31.12.2023 r. wykazano należności ogółem w wys. 5.049,20 zł, w całości w § 0660 - wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego. Nie wykazano nadpłat.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, na dzień 31.12.2023 r. wykazane zostały należności w łącznej kwocie 15.630 zł, w całości § 0670 - z tytułu wyżywienia w przedszkolu.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, na dzień 31.12.2023 r. wykazanopozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 20.679,20zł, w tym ww.: 5.049,20 zł – za pobyt i 15.630 zł – za wyżywienie.

Kontroli poddano zgodność ww. danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową oraz terminy uregulowania należności.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie należności niewymagalne zostały uregulowane w terminach ich zapadalności.  

2. Wydatki i zobowiązania

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki budżetowe PP60 w wysokości 2.290.257,85 zł zrealizowane zostały w 99,7%, tj. w kwocie 2.282.848,32 zł.

PP60 w 2023 r. uzyskało dochody jak i poniosło wydatki z wrd w wysokości 260.188,94 zł, co stanowiło 80% zaplanowanej kwoty.

 W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 25 dowodów księgowych na łączną kwotę 120.760,03 zł, co stanowiło 5,3% wydatków budżetowych ogółem,
• 23 dowody księgowe na łączną kwotę 41.791,69 zł, co stanowiło 16,1% wydatków wrd ogółem,
• 11 notatek służbowych dokumentujących fakt przeprowadzenia analizy rynku.

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania ustalonych w jednostce procedur kontroli finansowej oraz sposobu ewidencjonowania i ujmowania dowodów w księgach rachunkowych jednostki.

W toku kontroli ustalono, że:

• w dniu 28.12.2023 r. dokonana została zapłata kwoty 14.282,18 zł tytułem energii cieplnej mimo braku stosownego dowodu księgowego, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W ww. przypadku nie było dokumentu księgowego, który stanowiłby podstawę dokonania zapłaty.Było to również niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów), zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom), wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki),
• wystąpiła niezgodność między kwotą wynagrodzenia za wykonanie usługi wycinki dwóch drzew, wymienioną w § 9 ust. 1 umowy nr 02/2023 na drobne roboty remontowe o wartości do 130 000 zł netto z dnia 6.07.2023 r.a kwotą wskazaną na fakturze. W umowie, wynagrodzenie Wykonawcy ustalone zostało w wys. 1.552,20 zł (zgodnie z kosztorysem ofertowym z dnia 1.07.2023 r.), natomiast faktura została wystawiona na kwotę 1.555,20 zł. Powyższa rozbieżność, w ocenie kontroli, powinna zostać wykryta na etapie sprawdzania zgodności dokumentu księgowego z zapisami umownymi, co jest elementem kontroli merytorycznej, sprawowanej przez dyrektora. Faktura została opisana przez dyrektora, sprawdzona pod względem merytorycznym i zatwierdzona do zapłaty. Kontrolę formalno – rachunkową przeprowadził główny księgowy,
• nie była prowadzona ewidencja pod kątem kontroli realizacji maksymalnych kwot, ujętych w § 1 ust. 4 trzech umów zawartych z jednym kontrahentem na dostawy odpowiednio: artykułów spożywczych, nabiału, owoców i warzyw.Z opisu na fakturach nie wynikało, która umowa była realizowana, ewidencja księgowa również prowadzona była zbiorczo na jednym koncie rozrachunkowym dotyczącym kontrahenta. Pomimo, że suma wydatków zaksięgowanych na koncie kontrahenta nie przekroczyła kwoty 130.000 zł, w ocenie kontroli powinna być prowadzona bieżąca kontrola wydatków, wynikających z poszczególnych umów, by nie dopuścić do przekroczenia wartości zamówienia.

Dyrektor, jako osoba kierująca przedszkolem, jest odpowiedzialny za prowadzenie nadzoru nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji, co wynika ze standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84), zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej. Wg standardu kontroli zarządczej nr 14 lit. a i d zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do ww. komunikatu, w jednostce powinny istnieć mechanizmy kontroli dotyczące rzetelnego i pełnego dokumentowania i rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych oraz ich weryfikacji przed i po realizacji.

Osobą odpowiedzialną w PP60 za realizację wydatków oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy. Planowanie i organizowanie zakupów artykułów spożywczych należało do zadań intendenta.

Wszystkie dowody księgowe wydatków budżetowych i z wrd były sprawdzone pod względem merytorycznym i zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora, posiadały potwierdzenie dokonania przez głównego księgowego kontroli formalno – rachunkowej, zawierały wskazanie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych, miały nadane numery, dzięki którym możliwa byłaby ich identyfikacja z zapisami w ewidencji księgowe oraz były zadekretowane i uregulowane w terminie. Na dowodach zakupu żywności znajdowała się informacja o przyjęciu zakupionych towarów do magazynu żywnościowego.

Wyciągi bankowe posiadały potwierdzenie dokonania kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej, wskazanie miesiąca ujęcia w księgach, datę tego wskazania oraz podpis głównego księgowego i dyrektora. Były również zadekretowane poprzez odręczne wskazanie kont syntetycznych.

Dowody księgowe opłacone gotówką ewidencjonowane były na kontach zespołu 4 (koszty) we właściwym paragrafie oraz przy użyciu konta rozrachunkowego 201 (rozrachunki z dostawcami).

Wszystkie zakupy dokonane na kwotę przekraczającą 3.000 zł poprzedzone były analizą rynku, na potwierdzenie której każdorazowo sporządzane były notatki służbowe na wzorze dot. udzielenia zamówienia do kwoty 130 000 zł netto, zgodnie z zarządzeniem Nr 657/20.

W dniu 20.01.2025 r. dyrektor sporządził notatkę, w której oświadczył, że kwoty zawarte w umowach w roku 2023 na dostawy: nabiału - 47.207,10 zł, owoców i warzyw - 41.321,75 zł, artykułów spożywczych - 23.272,45 zł, nie zostały przekroczone.

2.2. Zobowiązania

W rocznym sprawozdaniu z wykonania wydatków budżetowych Rb-28S na dzień 31.12.2023 r. wykazane zostały zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 139.101,61 zł, uregulowane w 2024 r.

W rocznym sprawozdaniu Rb-34S na dzień 31.12.2023 r. wykazano zobowiązania niewymagalne w łącznej kwocie 3.410,95 zł (wobec dostawców § 4220), uregulowane w 2024 r. w terminie wymagalności.

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z na dzień 31.12.2023 r. nie wykazano zobowiązań wymagalnych.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kwoty zobowiązań zostały prawidłowo zidentyfikowane i ujęte w sprawozdaniach PP60 za 2023 r.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontroli poddano akta osobowe 5 z 35 pracowników zatrudnionych w 2023 r., pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę ogółem 290.526,88 zł, w tym wynagrodzenia osobowe na kwotę 273.008,57 zł (20% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej łącznie 1.379.769,49 zł zaewidencjonowanej w § 4010 i § 4790 wg sprawozdania Rb-28S) oraz wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 17.518,31 zł (19% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej łącznie 92.317,80 zł zaewidencjonowanej w § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S).

Kontroli poddano prawidłowość naliczania: wynagrodzenia chorobowego jednego pracownika (pozostali pracownicy nie przebywali na zwolnieniach lekarskich w 2023 r.), wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe (2. pracowników)oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r., wypłaconego w 2023 r. (4. pracowników).

W toku kontroli dokumentacji kadrowo - płacowej stwierdzono, że:

1. pracownikowi nr 1, z dniem 1.01.2023 r., przyznane zostało wynagrodzenie zasadnicze w wys. 1.958,25 zł, czyli w wysokości niezgodnej z tabelami stanowiącymi załączniki do regulaminu wynagradzania, wg których minimalne wynagrodzenie zasadnicze dla pracownika na tym stanowisku, pracującego w wymiarze 0,5 etatu wynieść powinno 2.200 zł (XVI kategoria zaszeregowania obowiązująca do 30.06.2023 r.). Dodać należy, że regulamin wynagradzania w jednostce jest aktem normatywnym - źródłem prawa pracy - art. 9 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.) i wyrok SN z dnia 16 lutego 2017 r. (sygn. akt II PK 11/16),
2. w aktach osobowych tego samego pracownika znajdowało się pismo z dnia 30.06.2023 r. zmieniające wysokość wynagrodzenia do kwoty 2.250 zł, w dokumencie nie zostało jednak wskazane od kiedy obowiązywała zmiana wysokości wynagrodzenia (z dniem 1.07.2023 r. zmianie uległy kwoty w tabelach stanowiących załączniki do regulaminu wynagradzania i ww. wynagrodzenie naliczane było począwszy od lipca 2023 r.),
3. w aktach osobowych pracownika nr 2 dyrektor ujął dokumenty przyznające dodatek, które nie stanowiły podstawy do jego naliczenia. Były to 3 dokumenty dotyczące przyznania dodatku specjalnego w 2023 r.:

- w wys. 25% wynagrodzenia zasadniczego (od 1.01.2023),

- w wys. 1.200 zł (od 01.01.2023),

- w wys. 25% wynagrodzenia zasadniczego (od 01.09.2023),

przy czym przez cały 2023 r. naliczany  i wypłacany był dodatek kwotowy w wys. 1.200 zł.

4. w aktach osobowych pracownika nr 3 nie było informacji o kwocie przyznanego dodatku tytułem opiekuna stażu, była jedynie informacja o rozpoczęciu pełnienia funkcji opiekuna stażu.

Ustalono ponadto, że:

• dokumenty w aktach osobowych pracownika nr 2 nie były ułożone chronologicznie, czego obowiązek wynikał z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dyrektor był osobą odpowiedzialną w PP60 za sprawy kadrowe. Za naliczanie wynagrodzeń osobą odpowiedzialną był główny księgowy.

W pozostałych przypadkach akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Nieprawidłowości dotyczące akt osobowych zostały usunięte przez dyrektora podczas kontroli poprzez aktualizację i anulowanie błędnie ujętych dokumentów.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, że:

• dyrektor powierzyła głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność wymienione w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.),
• funkcję kasjera pełnił intendent, z którym dyrektor zawarł umowę o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem wyliczenia się, czego obowiązek wynikał z pkt 3.1. ppkt 3 obowiązującej Instrukcji kasowej stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości.

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźne nie wykazała nieprawidłowości.

We wszystkich przypadkach poddanych kontroli, podstawa do naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz kwota wynagrodzenia brutto ustalone zostały prawidłowo.

Kontrola prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych nie wykazała nieprawidłowości.

4. Podatek dochodowy, składki ZUS i podatek Vat

 Według deklaracji PIT-4R za 2023 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 92.108zł (po uwzględnieniu wynagrodzenia płatnika w wysokości 556 zł), uregulowany w całości w 2023 r.

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 583.747,62 zł. Zostały w całości uregulowane w 2023 r.

Według deklaracji JPK_V7 za 2023 r., zarówno kwota podatku należnego jak i podatku naliczonego wyniosła 0 zł.W 2023 r. rejestry: zakupu i sprzedażybyły zerowe

Kontroli poddano terminowość regulowania ww. danin publiczno-prawnych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Deklaracje JPK_V7 wysyłane były elektronicznie w terminie wskazanym w § 6 ust. 1 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (z uwzględnieniem zmian), tj. do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r. regulowane były w terminach wynikających z zapisów art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

Wg zestawienia kwot wykazanych w deklaracji PIT 4R i kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego tytułem podatku dochodowego, na dzień 31.12.2023 r. wystąpiła zgodność.

5. Sprawozdawczość

W toku kontroli badaniem objęto następujące sprawozdania: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-Z i Rb-N, sporządzone na dzień 31.12.2023 r.

Według rocznego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych, plan dochodów na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 66.137 zł i zmniejszył się w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 4.463 zł, a wykonanie dochodów na dzień 31.12.2023 r. wyniosło 60.431,25 zł i było niższe od planu po zmianach o 5.705,75 zł.

Według rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych:

1. Plan wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 2.290.257,85 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 545.493,85 zł (plan na 1.01.2023 r. w kwocie 1.744.764 zł).
2. Wykonanie wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniosło 2.282.848,32 zł i było mniejsze od ww. planu o 7.409,53 zł.

Według sprawozdań RB-34S z wykonania dochodów i wydatków na wrd, plan zarówno dochodów, jak i wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 325.000 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 55.000 zł. Wykonanie zarówno dochodów, jak i wydatków na dzień 31.12.2023 r. wyniosło 260.188,94 zł i było mniejsze od ww. planu o 64.811,06 zł.

W toku kontroli dokonano porównania danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych sporządzonych na dzień 31.12.2023 r. z ewidencją księgową.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania jednostki były zgodne z ewidencją księgową.

6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dzień 31.12.2023 r. Sprawdzono również prawidłowość prowadzenia ksiąg inwentarzowych i ich zgodność z ewidencją księgową.

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2023 r., w tym: dot. spisu z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz weryfikacji sald kont m.in.: 011, 013, 071, 072, 135, 201, 202, 221, 229, 231, 234, 310, 851, protokoły z inwentaryzacji gotówkiw kasie oraz art. spożywczych w magazynie, potwierdzenie sald: rachunków bankowych oraz wykaz należności i zobowiązań na dzień 31.12.2023 r. z budżetu, wrd i ZFŚS.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W 2023 r. przeprowadzony został pełny spis z natury majątku PP60. Została ustalona wartość środków trwałych w wys. 1.020.513,68 zł, w tym umorzenie w wys. 637.624,09 zł, zgodne ze stanem na koncie 011 i 071 na dzień 31.12.2023 r. Wartość pozostałych środków trwałych wyniosła 328.885,66 zł i była zgodna ze stanem na koncie 013 na dzień 31.12.2023 r.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgami rachunkowymi. Stan magazynowy art. spożywczych (magazynu PP60 przy ul. Romera 5 i magazynu Filii) nie wykazał różnicy między wykonanym spisem z natury a ewidencją na koncie 310.

W 2023 r. nie zakupiono żadnego środka trwałego. Nie zdjęto również ze stanu środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Polityka rachunkowości – zarządzenie nr 01/04/2021 z dnia 26.04.2021 r.,
• Metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego – zał. nr 2 do Polityki rachunkowości,
• Zakładowy Plan Kont – rozdział 5.1 Polityki rachunkowości,
• Procedura obiegu dowodów finansowo - księgowych – zał. nr 3 do Polityki rachunkowości,
• Instrukcjakasowa – zał. nr 5 do Polityki rachunkowości,
• Instrukcja inwentaryzacyjna – zał. nr 4 do Polityki rachunkowości,
• Instrukcja magazynowa - zał. nr 1 do Zarządzenia nr 01/09/2020 z dnia 1.09.2020 r.,

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130.000 zł, obowiązujący od 1.02.2022 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W ww. procedurach, obowiązujących w PP60, nie stwierdzono zapisów, mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

8. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

•  występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
•  kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Kontrolą objęto ponadto:

• zapisy statutu PP60, m.in. pod kątem zawartych w nim podstaw prawnych,
• realizację wytycznych Skarbnika Miasta Szczecin z dnia 10.05.2017 r. dot. nadania roli administratora w systemie bankowości elektronicznej.

Kontrola podstaw działania PP60, ujętych w § 2 statutu wykazała, że w § 2 ust. 2 pkt 1 statutu, jako akt założycielski wskazana została błędnie uchwała Rady Miasta Nr VIII/242/07 z dnia 26.04.2007 r. dotycząca Przedszkola Publicznego Nr 72. Akt założycielski PP60 stanowił załącznik do uchwały Nr VIII/235/07.

W toku kontroli dokumentacji dot. uprawnień nadanych w systemie bankowości elektronicznej ustalono, że nie nadano roli administratora osobie, która nie uczestniczy czynnie w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej (AB), czego obowiązek wynikał z ww. pisma Skarbnika Miasta Szczecin. W PP60 administratorem był dyrektor. Wg bankowej karty uprawnień do rachunków, do użytkowania systemu bankowości elektronicznej iPKO biznes, uprawnione były 4 osoby (dyrektor, główny księgowy, intendent (bez nadanych uprawnień do usług) i nauczyciel), a dyspozycje mogły być składane dwuosobowo w dowolnym połączeniu.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 3.07.2023 r. i z dnia 2.01.2024 r. dyrektor poinformował Wydział Oświaty UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych.

Według oświadczenia dyrektoraz dnia 16.01.2025 r., w 2023 r. organy kontroli zewnętrznej przeprowadziły w placówce 4 kontrole: Państwowy Inspektorat Sanitarny (w dniach 11.10.2023 r., 16.10.2023 r., 5.12.2023 r. – Filia i 19.12.2023 r. – Filia). Dyrektor przekazał do WKiAW informację zgodnie z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16.

W trakcie kontroli dyrektor:

• poprawił błędny zapis w statucie PP60,
• dokonał zmiany uprawnień do rachunków. Jako administrator ustanowiony został intendent, który nie ma nadanych uprawnień do usług.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi PP60:

1. Dokonywać płatności na podstawie wystawionych dowodów księgowych.
2. Rzetelnie weryfikować kwoty ujęte w dowodach księgowych pod kątem zgodności z zawartymi umowami.
3. Prowadzić ewidencję pomocniczą, mającą na celu kontrolę realizacji maksymalnych kwot, ujętych w umowach zawartych z jednym kontrahentem na dostawy różnych artykułów.
4. Przyznawać pracownikom wynagrodzenie zgodne z tabelami stanowiącymi załączniki do regulaminu wynagradzania.