Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 28 do 30 października 2024 r. przeprowadził kontrolę w Przedszkolu Publicznym Nr 77 w Szczecinie, ul. Hoża 8-10, zwanej dalej PP77, w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/26/22, przeprowadzonej przez WKiAW w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 30 października 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 listopada 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku przeprowadzonej kontroli w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych po kontroli P/26/22, przeprowadzonej przez WKiAW w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2021 r., ustalono, że nie zostały  zrealizowane zalecenia:

• nr 5 - w części dotyczącej wskazywania na fakturach sprzedażowych terminów płatności zgodnych z zapisami umownymi,
• nr 7 dotyczące ewidencjonowania odsetek od niezapłaconych w terminie faktur na koncie 750 w § 0920.

II. Oceny cząstkowe

1. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania wartości niematerialnych i prawnych na koncie 020.

W 2024 r. nie zakupiono i nie przyjęto na stan konta 020 żadnego programu komputerowego, ani licencji o czasie użytkowania dłuższym niż rok. Konto na dzień 30.09.2024 r. nie wykazywało obrotów i salda. Główny księgowy na dzień 31.12.2023 r. wyksięgował z konta 020 Ma i 072 Wn majątek o łącznej wartości 5.260,52 zł dot. nieużytkowanych w PP77 programów i licencji z lat 2015-2019 (zostały wprowadzone na stan ewidencji ilościowej).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

2. Zalecenie dotyczące weryfikowania salda konta 020 poprzez porównanie ewidencji składników majątku z ewidencją księgową.

Na dzień 31.12.2023 r. dyrektor zarządził przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji składników majątkowych, w tym wartości niematerialnych i prawnych. Kontrolą objęto arkusze spisu z natury potwierdzające przeprowadzenie spisu w dniu 30.11.2023 r. Spisane zostały wszystkie programy i licencje wykazane w ewidencji składników majątku o rodzaju: wartości niematerialne i prawne. Ich wartość 5.260,52 zł była zgodna ze stanem konta 020.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

3. Zalecenie dotyczące zachowywania czystości zapisów na koncie 130 i weryfikowania jego zgodności ze sprawozdaniami budżetowymi.

Wg zestawienia obrotów i sald na dzień 30.09.2024 r., obroty konta 130-BB-01 Ma wynosiły 4.256.611,59 zł i były zgodne z kwotą wydatków budżetowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S na dzień 30.09.2024 r.

Wg zestawienia obrotów i sald na dzień 30.09.2024 r., suma obrotów kont 130-BB-01-01 Wn (wynagrodzenie płatnika) i 130-BB-02 Wn (dochody budżetowe) wynosiła 100.452,90 zł i była zgodna z kwotą dochodów budżetowych wykazanych w sprawozdaniu Rb-27S na dzień 30.09.2024 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

4. Zalecenie dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej na kontach kosztowych, przychodowych i rozrachunkowych na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych, poddanych każdorazowo kontroli merytorycznej i formalno – rachunkowej oraz zadekretowanych.

W toku kontroli 8. faktur zakupowych wystawionych we wrześniu 2024 r. i 3. faktur sprzedażowych z 2024 r.stwierdzono, że we wszystkich przypadkach dowody księgowe zostały poddane kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, były zadekretowane i ujęte na właściwych kontach rozrachunkowych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

5. Zalecenie dotyczące każdorazowego wskazywania na fakturach sprzedażowych NIP-u nabywcy oraz terminów płatności zgodnych z zapisami umownymi.

W toku kontroli 3. faktur sprzedażowych z 2024 r.(wszystkie) stwierdzono, że na dokumentach był wskazany NIP nabywcy.

W toku kontroli ustalono, że na 2. fakturach, wystawionych  w dniu: 2.06.2024 r. i 10.07.2024 r., wskazany został termin płatności 23 dni po dacie wystawienia, co było niezgodne z § 2 ust. 3 umowy najmu sal szkolnych nr 2/2023, zawartej w dniu 1.10.2023 r., wg którego Najemca zapłaci Wynajmującemu czynsz najmu po upływie miesiąca, którego dotyczy najem, w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury na rachunek Wynajmującego.

6. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania należności uzyskiwanych w ramach wrd na koncie 202.

Kontrola faktur sprzedażowych wystawionych w 2024 r., wykazała, że wszystkie zostały ujęte w ewidencji księgowej na koncie rozrachunkowym 202-WW-801-80104-0750.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

7. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania odsetek od niezapłaconych w terminie faktur na koncie 750 w § 0920.

W toku kontroli ustalono, że wszystkie faktury sprzedażowe wystawione w 2024 r., zostały zapłacone w terminie płatności wynikającym z zawartej umowy i w terminach wynikających z wystawionych faktur.

Na koncie 202-WW-801-80104-0750, na dzień 1.01.2024 r. (BO) stwierdzono kwotę 594,09 zł, stanowiącą niezapłaconą w terminie należność. Dopiero w trakcie kontroli, w dniu 30.10.2024 r., główny księgowy wystawił wezwanie do zapłaty na łączną kwotę 656,09 zł, w tym 62 zł tytułem odsetek.

8. Zalecenie dotyczące ewidencjonowania VAT-u należnego i naliczonego na właściwych kontach analitycznych konta 225.

W PP77 naliczany był wyłącznie VAT od faktur sprzedażowych (należny). Rozrachunki z tytułu podatku VAT były ewidencjonowane na koncie 225-WW-01 – należny podatek VAT. Po stronie Ma ujmowane były kwoty podatku wynikające z wystawionych faktur, po stronie Wn Vat odprowadzony do Gminy Miasto Szczecin (za pośrednictwem konta 280 – rozrachunki z GMS).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

9. Zalecenie dotyczące terminowego regulowania zobowiązań.

W toku kontroli 8. faktur zakupowych wystawionych we wrześniu 2024 r. stwierdzono, że we wszystkich przypadkach dowody księgowe zostały zapłacone w terminie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

10. Zalecenie dotyczące stosowania zapisów § 13 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21) w zakresie notatek służbowych z analizy rynku.

W 2024 r. w PP77 nie było zakupu, którego wartość przekraczałaby kwotę 6.000 zł. Ostatnia notatka służbowa z udzielenia zamówienia poniżej kwoty 130 000 zł netto sporządzona została w dniu 21.12.2023 r. i dotyczyła wywozu odpadów komunalnych – filia. Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona na kwotę 9.600 zł netto. Notatka sporządzona została na wzorze zgodnym zZarządzeniem nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 39/21).

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

11. Zalecenie dotyczące terminowego dokonywania wpłat podatku VAT na konto Gminy Miasto Szczecin.

W PP77 naliczany był wyłącznie VAT od faktur sprzedażowych (należny). We wszystkich 3. przypadkach, podatek został odprowadzony po terminie wynikającym z § 6 ust. 9 załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecinz dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin z uwzględnieniem zmian, wg którego wraz ze złożeniem rejestrów, deklaracji jednostkowych VAT, plików JPK kierownicy jednostek wpłacają w terminach określonych w § 6 ust. 1-3, czyli do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, równowartość kwoty nadwyżki podatku należnego nad naliczonym wynikającej ze składanej deklaracji jednostkowej VAT.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

12. Zalecenie dotyczące klasyfikowania i ewidencjonowania kosztów zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów oraz zgodnie z przyjętą analityką kont.

W toku kontroli 8. faktur zakupowych wystawionych we wrześniu 2024 r. stwierdzono, że we wszystkich przypadkach dowody księgowe zostały zaewidencjonowane na kontach kosztowych, wydatkowych i rozrachunkowym, zgodnie z opisem paragrafów wynikającym z obowiązujących przepisów oraz zgodnie z przyjętą analityką kont.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

13. Zalecenie dotyczące stosowania możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

W ww. umowie najmu, w § 2 ust. 9 i 10, zawarty został zapis o rekompensacie za koszty odzyskiwania należności.

Odstąpiono od konieczności realizacji zalecenia z uwagi na interpretację Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 21.11.2023 r., wg której brak jest  przesłanek do zastosowania rozwiązań przewidzianych przepisami ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, gdzie stronami tych transakcji są m.in. jednostki samorządu terytorialnego oraz przedsiębiorcy.

14. Zalecenie dotyczące informowania najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, jednostka korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o opóźnieniach w transakcjach handlowych, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Odstąpiono od konieczności realizacji zalecenia z uwagi na ww. interpretację.

15. Zalecenie dotyczące wypełnienia zapisów pkt 3.1. obowiązującej Instrukcji kasowej.

Kontroli poddano:

• 2 umowy o odpowiedzialności materialnej pracowników, zawarte w dniu 1.09.2022 r. między dyrektorem PP77 a intendentem-kasjerem PP77 i filii,
• oświadczenia intendenta-kasjera PP77 i filii o przyjęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną odpowiednio z dnia 9.01.2018 r. i z dnia 1.09.2018 r.,
• wypisy z KRK o niefigurowaniu w kartotece karnej obu intendentów-kasjerów,
• przyjęcie do wiadomości i stosowania obowiązującą Instrukcję kasową, stanowiącą załącznik nr 5 do polityki rachunkowości.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

16. Zalecenie dotyczące uzupełnienia obowiązującej polityki rachunkowości w zakresie wykazu dowodów finansowo – księgowych, a także stosowanych programów, ze wskazaniem ich wersji i daty rozpoczęcia ich eksploatacji.

Aneksem nr 1 z dnia 1.09.2022 r. do polityki rachunkowości dyrektor wprowadził: wykaz programów stosowanych w PP77 oraz wykaz dowodów finansowo – księgowych w PP77.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta ponownie zalecił:

1. Każdorazowo wskazywać na fakturach sprzedażowych terminów płatności zgodnych z zapisami umownymi,
2. Na bieżąco naliczać i ewidencjonować odsetki od niezapłaconych w terminie faktur na koncie 750 w § 0920.