Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od czerwca do lipca 2024 r. przeprowadził w Szkole Podstawowej nr 8 przy ul. Brodnickiej 10 w Szczecinie (zw. dalej SP8, zamawiającym lub jednostką), kontrolę w zakresie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług cateringowych dla uczniów SP8.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06.08.2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- informacja o udzieleniu zamówienia została zamieszczona w Biuletynie Zamówień Publicznych (zw. dalej BZP) z przekroczeniem terminu wskazanego w art. 309 ust. 1ustawy z dnia 11 września 2019r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.),zw. dalej pzp, o 150 dni,

- do przeliczenia kwoty wartości zamówienia zastosowano nieprawidłowy średni kurs złotego w stosunku do euro,

- oświadczenia kierownika zamawiającego i członków komisji przetargowej o braku lub konflikcie interesów zawierały nieaktualną podstawę prawną.

II. Oceny cząstkowe

1. Organizacja i przygotowanie zamówienia publicznego

Postępowanie o udzielenie zamówienianaświadczenie usług cateringowych dla uczniów SP8 zostało przygotowane zgodnie z wymogami pzp, w szczególności:

- przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonano analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia,

- sporządzono notatkę służbową, w której ustalono szacunkową wartość zamówienia,

- zarządzeniem Dyrektora SP8 Nr 10/2023 z dnia 05.12.2023 r. w sprawie powołania komisji przetargowej, powołano komisję przetargową w składzie 3 osób,

- sporządzono specyfikację warunków zamówienia (zw. dalej SWZ) zawierającą wszystkie wymagane przepisami elementy,

- SWZ przedłożono do zaopiniowania pod względem formalno-prawnym przez Dyrektora Biura ds. Zamówień Publicznych UM Szczecin SWZ, zgodnie z zakresem pełnomocnictwa udzielonego Dyrektorowi SP8.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie organizacji i przygotowania zamówienia publicznego.

Ustalono, że postępowanie było prowadzone w języku polskim. Każdy wykonawca mógł złożyć tylko jedną ofertę.

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pzp zamawiający w sposób prawidłowy dokonał ustalenia wartości zamówienia w terminie krótszym niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Przebieg oraz dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Postępowanie w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzono w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 pzp, zgodnie z którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, a następnie zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę bez przeprowadzenia negocjacji.

Kontrola obejmowała prawidłowość przeprowadzenia i rozstrzygnięcia postępowania o zamówienie publiczne oraz podpisania umowy.

Zweryfikowano sporządzoną dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia, w tym m.in.: protokół postępowania w trybie podstawowym, SWZ, ogłoszenie, oferty złożone przez wykonawców, oświadczenia kierownika jednostki i członków komisji przetargowej, notatkę z oszacowania zamówienia i informację o wyborze najkorzystniejszej oferty. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług cateringowych dla uczniów złożone zostały 3 oferty. Wszystkie oferty zostały złożone w wyznaczonym terminie.

W wyniku kontroli ustalono, że na dzień rozpoczęcia kontroli w BZP nie zostało zamieszczone ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Zawarcie umowy o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie świadczenia usług cateringowych, kończące postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 7 ust. 18 pzp, miało miejsce w dniu 29.12.2023 r. Biorąc pod uwagę powyższe, ogłoszenie o wyniku postępowania powinno było zostać umieszczone w BZP do dnia 30.01.2024 r.

Informacja o udzieleniu zamówienia została zamieszczona w BZP dopiero w czasie prowadzonej kontroli, w dniu 28.06.2024 r., na skutek podjętych czynności wyjaśniających. Tym samym informacja o zakończeniu postępowania poprzez zawarcie umowy z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, została zamieszczona w BZP z przekroczeniem terminu określonego w art. 309 ust. 1 pzp o 150 dni.Powyższe naruszało art. 309 ust. 1 pzp, zgodnie z którym zamawiający nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia zamieszcza w BZP ogłoszenie o wyniku postępowania zawierające informację o udzieleniu zamówienia lub unieważnieniu postępowania.

Kontrola wykazała, że do przeliczenia wartości zamówienia określonej w protokole z postępowania zastosowano nieprawidłowy średni kurs złotego w stosunku do euro.

Zgodnie z art. 3 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pzp, Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (zw. dalej Prezesem UZP) informuje o średnim kursie złotego w stosunku do euro, stanowiącym podstawę przeliczania wartości zamówienia zastosowanie do postępowań o udzielenie zamówienia w drodze obwieszczenia. Na podstawie art. 3 ust. 4 pzp do przeliczania kwot wartości zamówień wyrażonych w ustawie w euro stosuje się średni kurs złotego w stosunku do euro ogłoszony w obwieszczeniu Prezesa UZP. Wg Obwieszczenia Prezesa UZP z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (M.P. z 2021 r. poz. 1177)średni kurs złotego w stosunku do euro w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu wynosił 4,4536. Zamawiający przyjął kurs 4,3480, który został ustalony na podstawie kursu średniego NBP z dnia podpisania umowy. Powyższe naruszało art. 3 ust. 4 pzp.

W wyniku kontroli ustalono ponadto, że w oświadczeniach o braku lub konflikcie interesów z dnia 08.12.2023 r., złożonych na podstawie art. 56 ust. 4 pzp przez kierownika zamawiającego i członków komisji przetargowej, podana została nieaktualna podstawa prawna. W treści ww. oświadczeń jako podstawę prawną wskazano art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, która została uchylona z dniem 01.01.2021 r.

W toku kontroli ustalono ponadto, że:

- zamawiający udostępnił ogłoszenie o udzieleniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania,

- zamawiający wymagał złożenia przez wykonawców dokumentów zgodnych z pzp oraz rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415 ze zm.),

- terminy określone w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umowy z wykonawcą – zostały dochowane,

- każda z ofert została sprawdzona pod względem opatrzenia jej zweryfikowanym podpisem elektronicznym,

- otwarcie ofert nastąpiło niezwłocznie po upływie terminu składania ofert oraz nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert, co były zgodne z art. 222 ust. 1 pzp,

- zamawiający udostępnił na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zgodnie z art. 222 ust. 4 pzp,

- zamawiający dokonał oceny złożonych ofert zgodnie z kryteriami przewidzianymi w SWZ, w sposób prawidłowy przyznał ofertom punkty i na tej podstawie dokonał wyboru najkorzystniejszej oferty.

3. Umowa w sprawie zamówienia publicznego

W wyniku dokonania przez Zamawiającego wyboru ofert złożonych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w dniu 29.12.2023 r. zawarto umowę, której przedmiotem było świadczenie usług cateringowych. Ww. umowa została zawarta na czas oznaczony od dnia 08.01.2024 r. do dnia 20.12.2024 r. Wartość umowy oraz pozostałe warunki w niej określone były zgodne z postanowieniami SWZ oraz złożoną ofertą. W treści umowy zawarto postanowienia określające w szczególności: planowany termin świadczenia usługi, warunki zapłaty wynagrodzenia i łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony, co było zgodne z postanowieniami art. 436 pzp. Ponadto w umowie nie zawarto niedozwolonych klauzul umownych, o których mowa w art. 433 pzp.

Nie stwierdzono nieprawidłowości lub uchybień w powyższym obszarze.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Zamieszczanie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Stosowanie do przeliczenia kwoty wartości zamówienia średniego kursu złotego w stosunku do euro, określonego w obowiązującym obwieszczeniu Prezesa UZP.
3. Podawanie w dokumentach związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego aktualnej podstawy prawnej.