Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od grudnia 2024 r. do stycznia 2025 r. przeprowadził w Straży Miejskiej w Szczecinie (zw. dalej SM lub jednostką) kontrolę dotyczącą organizacji gospodarki transportowej w Straży Miejskiej.

Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31.01.2025 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

• w 5 przypadkach nie zachowano ciągłości upoważnień udzielonych pracownikom SM do prowadzenia pojazdów służbowych,
• nie prowadzono ewidencji płynów eksploatacyjnych pobieranych z magazynu do samochodów służbowych,
• nie prowadzono ewidencji zadań realizowanych przez pracowników Referatu Gospodarczo-Zaopatrzeniowego przy pomocy pojazdów służbowych,
• uzupełniano książki pojazdów służbowych w sposób niedokładny i prowadzono zapisy w nich w sposób niestaranny, nieuwzględniający wszystkich dokonanych napraw i wystawionych faktur oraz przeprowadzonych badań technicznych,
• w dwóch przypadkach nie przeprowadzono postępowania wyjaśniającego w przypadku zgłoszonych szkód pojazdów, w których nie ustalono sprawcy,
• notatki strażników dot. zgłoszonej szkody były niekompletne, tj. nie zawierały wszystkich istotnych informacji określonych w zarządzeniu komendanta.

W pozostałym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie organizacji gospodarki transportowej w Straży Miejskiej, w szczególności:

• w sposób prawidłowy przeprowadzono postępowania o udzielenie zamówień publicznych w przedmiocie dostawy fabrycznie nowych pojazdów służbowych na potrzeby SM,
• w sposób prawidłowy dokonywano rozliczenia tankowania pojazdów służbowych,
• prowadzono ewidencję kierowców posiadających upoważnienia do prowadzenia pojazdów służbowych, ewidencję posiadanych pojazdów, oraz ewidencję zgłoszonych szkód zgodnie z Zarządzeniem nr 5/2022 Komendanta Straży Miejskiej.

II. Oceny cząstkowe

Straż Miejska jest jednostką organizacyjną gminy. Przedmiotem jej podstawowej działalności jest ochrona porządku publicznego wynikającego z ustaw i aktów prawa miejscowego. Zasady tworzenia i podstawowej działalności Straży Miejskiej określa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1763), zw. dalej usg.

Zgodnie z § 3 ust. 1 Statutu Straży Miejskiej (Załącznik nr 1 do uchwały nr XIV/342/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie nadania Statutu oraz Regulaminu Straży Miejskiej Szczecin), na czele Straży stoi Komendant, który kieruje jednostką jednoosobowo i ponosi odpowiedzialność za całokształt jej pracy oraz osiągnięte przez tę jednostkę wyniki.

Kontrolą objęto czynności związane z organizacją gospodarki transportowej w Straży Miejskiej w latach 2023-2024, w tym m.in.: prowadzenie ewidencji etatów, wyposażenia oraz wyników działań straży zgodnie z art. 9a ust. 1 usg, realizację zadań wynikających z instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych w Straży Miejskiej Szczecin (Załącznik do Zarządzenia nr 5/2022 Komendanta Straży Miejskiej Szczecin z dnia 12 kwietnia 2022 r.), zw. dalej instrukcją eksploatacji pojazdów służbowych, prowadzenie książek pojazdów służbowych, prowadzenie miesięcznych kart pracy pojazdów służbowych, przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie dostawy nowych samochodów na potrzeby Straży Miejskiej, przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na bezgotówkowe tankowanie paliwa, prowadzenie miesięcznych sprawozdań z tankowania paliwa.

 1.Niezachowanie ciągłości upoważnień do prowadzenia pojazdów służbowych

Zgodnie z § 2 ust. 1 i 2 instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych, kierującym pojazdem oznakowanym lub innym pojazdem może być osoba, która posiada aktualne prawo jazdy odpowiedniej kategorii, upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych zgodne ze wzorem określonym w instrukcji, pozostaje w stosunku pracy i spełnia wymagania w zakresie badań lekarskich i psychologicznych lub badań lekarskich. Upoważnienie wydawane jest przez komendanta SM na wniosek bezpośredniego przełożonego.

W toku kontroli ustalono, że w ewidencji kierowców posiadających upoważnienia do prowadzenia pojazdów służbowych, prowadzonej w wersji elektronicznej, w przypadku 5 kierowców nie zachowano ciągłości upoważnień. 

Do kontroli przedłożono wykaz upoważnień do prowadzenia pojazdów służbowych za rok: 2022, 2023 i 2024. Analiza zgromadzonych w wykazie danych doprowadziła do ustalenia, że w 9 przypadkach kierowcy nie posiadali aktualnego, na dzień rozpoczęcia kontroli, upoważnienia do prowadzenia pojazdów służbowych. Na podstawie udzielonych wyjaśnień ustalono, że w dwóch przypadkach osoby, którym skończył się termin ważności udzielonego upoważnienia nie pracują już w SM, w kolejnych dwóch przypadkach pracownicy SM zostali przeniesieni na inne stanowisko pracy, na którym nie jest wymagane prowadzenie pojazdów służbowych, natomiast w pozostałych 5 przypadkach nie zachowano ciągłości w udzieleniu upoważnienia do prowadzenia pojazdów.

W ocenie kontroli, dla zapewnienia sprawnej realizacji zadań powierzonych SM, celowym jest zachowanie ciągłości upoważnień udzielonych pracownikom SM do prowadzenia pojazdów oznakowanych i nieoznakowanych. Powyższe daje gwarancję, że osoby, co do których obowiązków należy prowadzenie pojazdów służbowych, pozostają w gotowości do realizowania wszystkich obowiązków służbowych.

Komórką odpowiedzialną w SM za prowadzenie ewidencji kierowców posiadających był Referat Gospodarczo-Zaopatrzeniowy (zw. dalej RGZ), natomiast za złożenie wniosku o wydanie upoważnienia odpowiedzialni byli bezpośredni przełożeni (tj. naczelnicy oddziałów lub kierownicy referatów) osoby, dla której upoważnienie miało zostać wydane.

 2. Nieprowadzenie ewidencji pobieranych z magazynu płynów eksploatacyjnych do pojazdów służbowych 

Zgodnie z § 15 ust. 1 pkt 3 instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych, do podstawowych obowiązków kierującego pojazdem należy rzetelne, czytelne i zgodne ze stanem faktycznym wypełnianie karty pracy pojazdu, w tym odnotowywanie faktu uzupełnienia płynów eksploatacyjnych, wymiany żarówek i wyposażenia. Natomiast na podstawie § 10 ust. 1 lit. e, to dysponent, tj. naczelnik oddziału lub kierownik referatu, zobowiązany jest do weryfikacji zapisów w karcie drogowej (tj. karcie pracy pojazdu) w zakresie uzupełnienia płynów eksploatacyjnych, wymiany żarówek i wyposażenia. Ponadto zgodnie z § 9 ust. 2 lit. c i ust. 3 instrukcji, do właściwości RGZ należało sprawdzanie poprawności zapisów w karcie drogowej w zakresie uzupełniania płynów eksploatacyjnych, a rozliczenie karty pojazdu było zatwierdzane przez kierownika RGZ.

W toku kontroli przebadano łącznie 40 miesięcznych kart pracy pojazdu służbowego. Analiza zawartych w nich danych doprowadziła do wniosku, że w przypadku niektórych pojazdów służbowych kierowcy pobierali stosunkowo duże ilości płynów eksploatacyjnych (płynu do spryskiwaczy i oleju silnikowego) przy uwzględnieniu ogólnego przebiegu, w porównaniu do innych pojazdów o kilkukrotnie większym przebiegu w tym samym okresie.

Kontrola ustaliła, że materiały eksploatacyjne do pojazdów służbowych pobierane były z magazynu, w którym nie prowadzono ewidencji wydanych materiałów na poszczególne pojazdy dla wskazanych pracowników.

Ponadto w przypadku, o którym mowa powyżej, kierowcą pobierającym płyny eksploatacyjne do pojazdu służbowego była osoba będąca równocześnie dysponentem tego pojazdu (kierownik referatu) oraz osobą, do kompetencji której należało rozliczanie miesięcznej karty pracy pojazdu. Tym samym w powyższym zakresie nie zadziałał mechanizm kontrolny przewidziany w § 10 ust. 1 lit. e instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych, zgodnie z którym dysponent dokonuje weryfikacji zapisów drogowych w zakresie pobieranych z magazynu materiałów, ani określony w § 9 ust. 3 dotyczący zatwierdzenia w ramach nadzoru formalnego rozliczenia karty pojazdu przez kierownika RGZ.

Nieprowadzenie ewidencji pobieranych z magazynu płynów eksploatacyjnych do pojazdów służbowych niesie za sobą ryzyko nadużyć pobierania płynów eksploatacyjnych lub innych materiałów w nadmiernej ilości i nie daje gwarancji wykorzystania tychże materiałów z przeznaczeniem dla danego pojazdu służbowego.

Jednocześnie należy wskazać, że instrukcja eksploatacji pojazdów służbowych nie przewiduje kompleksowego systemu weryfikacji w warunkach właściwego nadzoru zapisów w miesięcznej karcie pracy pojazdu, ponieważ nie obejmuje swoimi regulacjami sytuacji, w których kierowca pojazdu jest jednocześnie jego dysponentem.

3. Nieprowadzenie ewidencji zadań realizowanych przez pracowników RGZ przy pomocy pojazdu służbowego

W toku kontroli ustalono, że w jednostce nie prowadzono ewidencji zadań realizowanych przez pracowników RGZ przy pomocy pojazdu służbowego.

Zgodnie z instrukcją eksploatacji pojazdów służbowych, pojazd służbowy może być użytkowany przez jednostki organizacyjne SM wyłącznie w celach służbowych, do realizacji powierzonych zadań. W przypadku funkcjonariuszy SM pełniących służbę, poszczególne zadania wykonywane przez nich przy pomocy pojazdu służbowego były każdorazowo odnotowywane w systemie eMandat. Powyższe pozwalało na porównanie danych zawartych w tym systemie z danymi zawartymi w miesięcznej karcie pracy pojazdu i tym samym zweryfikowanie zadań do jakich używany był pojazd służbowy.

Natomiast w przypadku pracowników RGZ korzystających z samochodów służbowych, uzupełniane były tylko miesięczne karty pracy pojazdu. W związku z powyższym nie było możliwości ustalenia do jakich dokładnie celów używano pojazdów służbowych, a co za tym idzie nie było możliwości wykluczenia ryzyka, że pojazd ten wykorzystywany był do celów innych niż służbowe.

4. Prowadzenie książek pojazdów w sposób niedokładny i niestaranny

W toku kontroli ustalono, że w 5 przypadkach nie uzupełniono książek pojazdów w zakresie dokonanych napraw i wystawionych faktur, natomiast w 1 przypadku nie uzupełniono książki pojazdu o informacje dotyczące przeprowadzonych badań technicznych w roku 2023 i 2024.

Powyższe było niezgodne z §9 ust. 1 pkt 7 instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych, zgodnie z którym do podstawowych zadań RGZ w zakresie eksploatacji pojazdów służbowych należy ewidencjonowanie napraw i przeglądów pojazdów.

W ocenie kontroli nieuwzględnianie w książkach pojazdów wszelkich informacji dotyczących podjętych i dokonanych napraw, a także faktur za wykonane w tym zakresie usługi, stwarza ryzyko niewykorzystywania uprawnień wynikających z gwarancji na dokonane naprawy w przypadku powtarzających się usterek, a także nie pozwala na realne oszacowanie kosztu wszystkich napraw dokonanych w danym roku w pojeździe. Ponadto nienależyte ewidencjonowanie okresowych badań technicznych pojazdów, o których mowa w art. 81 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. – Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. z 2024 r. poz. 1251), stwarza ryzyko niedochowania terminu przeprowadzenia badania technicznego, co może stanowić wykroczenie i na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń (Dz.U. z 2023 r. poz. 2119)może podlegać karze grzywny.

Kontrola ustaliła, że w powyższym zakresie RGZ nie wykonywał należycie ciążących na nim obowiązków wynikających z Zarządzenia Komendanta SM.

5. Nieprzeprowadzenie postępowań wyjaśniających w przypadku zgłoszonych szkód pojazdów, w których nie ustalono sprawcy

W toku kontroli ustalono, że w 3 przypadkach zgłoszonych szkód pojazdów służbowych, nie ustalono sprawcy szkody, jednakże tylko w jednym z tych przypadków przeprowadzono postępowanie wyjaśniające w jednostce.

W ocenie kontroli, w przypadku gdy pracownik SM przed przystąpieniem do użytkowania pojazdu zauważa i odpowiednio zgłasza szkodę w pojeździe, wskazanym jest ustalenie poprzedniego użytkownika pojazdu, w miarę możliwości odtworzenie nagrań monitoringu z parkingu, na którym pozostawał wcześniej pojazd, w celu ustalenia sprawcy szkody. W przypadku, w którym czynności te w dalszym ciągu nie ujawnią sprawców szkody, zasadnym wydaje się podjęcie dodatkowych czynności, które mogłyby doprowadzić do ujawnienia sprawcy.

Niezwłoczne zgłoszenie powstania uszkodzeń jest w świetle instrukcji eksploatacji pojazdów jednym z obowiązków kierującego pojazdem i w przypadku wystąpienia szkody w pojeździe, każdorazowo należy zweryfikować czy kierujący pojazdem obowiązku tego dochował. Wobec powyższego celowym wydaje się przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w takich sytuacjach.

W dwóch przypadkach, w których nie przeprowadzono postępowania wyjaśniającego, ostatecznie nie ustalono sprawcy szkody i szkoda została pokryta w ramach ubezpieczenia autocasco.

 6. Niekompletność notatek dot. zgłoszonej szkody

 W dwóch przypadkach dotyczących zgłoszonych szkód pojazdów, pracownicy SM nie podali kompletnych danych identyfikujących pojazd, które zostały określone we wzorze notatki służbowej, stanowiącej załącznik nr 2 do instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych w SM.

Zgodnie ze wzorem notatki służbowej ze zdarzenia drogowego lub innej szkody, osoba zgłaszająca szkodę powinna w notatce wskazać markę, numer rejestracyjny i numer boczny pojazdu. Na podstawie §16 ust. 1 pkt 5 lit. b i § 17 ust. 1 pkt 4 instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych, kierujący pojazdem służbowym zobowiązany jest najpóźniej w dniu następnym od powstania szkody powiadomić pisemnie Komendanta SM o zaistniałym zdarzeniu w formie notatki służbowej.

Powyższe nie wpłynęło negatywnie na likwidację zgłoszonych szkód.

 W pozostałych obszarach nie stwierdzono nieprawidłowości.

Kontrolująca wskazuje, że uchwała Rady Miasta nadająca Straży Miejskiej statut i regulamin (Uchwała nr XIV/342/15 Rady Miasta Szczecin z dnia 15 grudnia 2015 r. w sprawie nadania Statutu oraz Regulaminu Straży Miejskiej Szczecin)nie była nowelizowana od czasu jej podjęcia. W § 23 pkt 3 lit. e Regulaminu jako podstawa prawna do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego została wskazana ustawa, która została uchylona z dniem 1 stycznia 2021 r., tj. ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843).Obowiązującym aktem prawnym regulującym zasady udzielania zamówień publicznych jest ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320).

W ocenie kontroli celowym i uzasadnionym byłoby dostosowanie brzmienia uchwały rady miasta w przedmiocie nadania statutu i regulaminu SM do aktualnie obowiązujących przepisów powszechnych.

Wobec powyższego WKiAW zarekomendował Komendantowi SM rozważenie podjęcia przy pomocy wydziału nadzorującego czynności w zakresie inicjatywy uchwałodawczej, celem dokonania stosownych zmian w uchwale w sprawie nadania statutu oraz regulaminu Straży Miejskiej.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Komendantowi SM:

1. Zachowywać ciągłość upoważnień wydawanych pracownikom SM kierującym pojazdami służbowymi.
2. Prowadzić ewidencję płynów eksploatacyjnych pobieranych z magazynu do samochodów służbowych, z uwzględnieniem wskazania osoby, która pobiera te materiały oraz pojazdu, dla którego są pobierane.
3. Uwzględnić w instrukcji eksploatacji pojazdów służbowych mechanizmy kompleksowej weryfikacji pobierania płynów eksploatacyjnych i innych materiałów z magazynu, w szczególności w sytuacjach, w których kierowca pojazdu jest jednocześnie jego dysponentem.
4. Prowadzić ewidencję zadań realizowanych przez pracowników RGZ przy pomocy pojazdu służbowego.
5. Prowadzić książki pojazdów służbowych w sposób kompleksowy, dokładny i staranny.
6. Przeprowadzać postępowanie wyjaśniające w każdym przypadku, w którym w zakresie zgłoszonej szkody pojazdu nie ustalono sprawcy.
7. Weryfikować kompletność danych zawartych w notatkach służbowych dotyczących zgłoszonej szkody sporządzanych przez pracowników SM.