Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 4 listopada do 2 grudnia 2024 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Pomorzany z siedzibą przy ul. Włościańskiej 1 w Szczecinie (zw. dalej RO), w zakresie gospodarki finansowej.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 grudnia 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2024 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

        W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Pomorzany (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej, stwierdzono uchybienia polegające na  nieaktualizowaniu strony BIP w zakresie informacji z działalności RO w tym protokołów z posiedzeń.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresiezgodności treści ekonomicznej wydatkówzrealizowanych w 2023 r. z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu.

 II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2023 r. wynosił 25.096 zł (Załącznik nr 13 do Uchwały nr XLV/1244/22 Rady Miasta Szczecin z dnia 14 grudnia 2022 r. w sprawie budżetu Miasta Szczecin na 2023 r. ze zm.), co stanowiło 4% wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37 rad osiedli w kwocie ogółem 622.370 zł. Wykonanie wydatków RO za 2023 r. wyniosło ogółem 25.082,36 zł (4,4% wydatków wykonanych we wszystkich 37 radach osiedli w kwocie ogółem 575.022 zł).

Kontroli poddano wydatki poniesione w 2023 r. przez RO w ramach zaplanowanego budżetu oraz wydatki poniesione na rzecz RO przez Wydział Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WGK) na kwotę łączną 25.082,36 zł, w tym:

• 6 dowodów potwierdzających wydatki poniesione na rzecz RO na kwotę łączną 9.912,08 zł, na podstawie zamówień złożonych przez RO,
• 35 dowodów źródłowych dotyczących diet wypłaconych na kwotę łączną 15.170,28 zł (tyle samo według sprawozdania z wykonania planu finansowego RO).

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wydatkowanie środków dotyczących działalności RO realizowane było na podstawie składanych przez rady zamówień ] zgodnie z par. 8 pkt 5 procedury prowadzenia gospodarki finansowej. Z kolei wydatki z tytułu diet wykazane zostały w sprawozdaniu rocznym z wykonania planu rzeczowo - finansowego.

Objęte badaniem wydatki potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, noty obciążeniowe, paragony, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dowody księgowe podlegające rozliczeniu były opisane, podpisane przez Pana i Skarbnika RO oraz zawierały załączniki zgodnie z §10 „Procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli - jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin”, stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 222/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 12 maja 2020 r. w sprawie procedury prowadzenia gospodarki finansowej Osiedli – jednostek pomocniczych Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej procedurą prowadzenia gospodarki finansowej).

Kontrola wykazała, że osoby pobierające diety (Przewodniczący, Skarbnik i Sekretarz RO), złożyły stosowne oświadczenie, o których mowa w §12 ust. 3 procedury prowadzenia gospodarki finansowej, Zgodnie z ww. przepisem, wypłaty diet na rzecz Przewodniczącego RO oraz członków Zarządu Osiedla realizowane są po uprzednim złożeniu w WGK jednorazowego oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury.

Złożył Pan także oświadczenie woli w zakresie zwykłego zarządu przekazanym Osiedlu mieniem komunalnym, o którym mowa w§34 ust. 1 Statutu RO.

Roczna kwota diet wypłaconych w 2023 r. nie przekroczyła 30% rocznej diety Przewodniczącego Rady Miasta, tj. kwoty 15.460,60 zł, co było zgodne §25 ust. 4 Statutu RO.

We wszystkich przypadkach złożone zostały do WGK listy wypłat diet, zgodne ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury gospodarki finansowej.

2. Plany, zmiany i sprawozdawczość

Plan rzeczowo – finansowy na 2023 r. w kwocie ogółem 25.096 zł, przyjęty uchwałą RO nr 28/23 z dnia 12 stycznia 2023 r., uległ zmianie na mocy uchwały RO nr 39/23 z dnia 26 października 2023 r. (przesunięcie między paragrafami).

W toku kontroli porównano wartość wydatków ogółem poniesionych przez RO w 2023 r. z wykonaniem wydatków RO przedstawionym w sprawozdawczości Osiedla z wykonania planu finansowego oraz z wykonaniem wydatków jednostek pomocniczych Miasta Szczecin publikowanym w ramach „Sprawozdania z wykonania budżetu za 2023 r.”

W toku kontroli sprawdzono także terminowość i kompletność sprawozdań składanych przez RO do WGK.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli znajdowały się sprawozdania z wykonania planu finansowego RO za I półrocze i za 2023 r., złożone do WGK w terminach wskazanych w § 13 ust. 1 pkt 1 i 2 procedury prowadzenia gospodarki finansowej (tj. w terminach odpowiednio: do dnia 31 lipca 2023 r. i do dnia 15 lutego 2024 r.).

3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

Kontroli poddano sposób księgowania w Urzędzie Miasta Szczecinwydatków RO oraz zmian w stanie mienia RO.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Ewidencja wydatków RO prowadzona była m.in. w dwóch rozdziałach klasyfikacji budżetowej: 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) i 75095 – Pozostała działalność.

Ewidencja wypłacanych diet prowadzona była przy wykorzystaniu konta rozrachunkowego 240 – Pozostałe rozrachunki, zgodnie z zasadami rachunkowości.

Zarządzeniem Nr 192/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 13.04.2023 r. zobowiązano do przeprowadzenia w drodze spisu z natury inwentaryzacji środków trwałych stanowiących składniki majątku Urzędu Miasta Szczecin (wyposażenie Rad Osiedli). Do kontroli przedłożone zostały oświadczenia przewodniczącego RO, odpowiedzialnego za powierzone mienie. Spis z natury przeprowadzali pracownicy WGK i Przewodniczący poszczególnych rad.

4. Pozostałe ustalenia

W toku kontroli uchwał dotyczących realizacji planu finansowego w 2023 r., sprawdzono m.in.:

• kompletność publikowania na stronie BIP podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO,
• terminowość przekazywania podjętych uchwał do WGK.

 Informacje zamieszczane na stronie internetowej RO, wg stanu na dzień 04 listopada 2024 r., nie były aktualizowane. Na stronie internetowej nie zamieszczono m.in. aktualnych dokumentów oraz informacji odnośnie działalności Rady w następujących zakładkach:

• „Protokoły” – jedyny zamieszczony protokół dotyczył posiedzenia z dnia 12 stycznia 2023 r. bez podanego nr aktu przy spisie protokołów,
• „Sprawozdania” – zamieszczono sprawozdanie finansowe za 2020 r., 2021 r., 2022 r., 2023 r., nie było sprawozdania za 2019 r.,
• „Uchwały” – brak uchwał nr: 93/23, 29/23 oraz 102/23 (był zamieszczony błędny plik z uchwałą 103/23).
• „Działania bieżące” – kilka wydarzeń z 2020 r. po jednym wydarzeniu z lat: 2021, 2022 i 2024, brak wydarzeń z 2023 roku.

Powyższe było niezgodne z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu, według których do właściwości Zarządu RO należało m.in. redagowanie lub zatwierdzanie materiałów do strony internetowej oraz bieżące publikowanie podjętych przez RO uchwał i informacji o działalności RO, w tym protokołów z posiedzeń po ich przyjęciu. Czynności dotyczące umieszczania na stronie internetowej RO informacji o zebraniach i dyżurach, porządku obrad wraz z projektami uchwał oraz podjęte uchwały i protokoły z posiedzeń, a także informacji o działalności RO i planowanych imprezach, przypisane były do funkcji Sekretarza RO. Rada co najmniej raz w roku, w terminie do końca czerwca, powinna poinformować mieszkańców Osiedla o swojej działalności na zebraniach z mieszkańcami, a także poprzez podanie do publicznej wiadomości sprawozdania z działalności Rady i Zarządu oraz sprawozdania finansowego (np. w biuletynie wydawanym przez Radę, na stronie internetowej).

Numery uchwał RO nadane zostały zgodnie ze schematem wskazanym w § 16 ust. 3 Statutu, wg którego podjęte uchwały opatruje się datą i numerem, na który składa się cyfra arabska określająca kolejny numer uchwały od początku kadencji Rady, ukośnik prawy oraz dwie cyfry arabskie roku podjęcia, np.: 12/07.

W toku kontroli stwierdzono, że podjęte uchwały przekazywane były do WGK w terminie wskazanym w § 39 Statutu Rady Osiedla, czyli w terminie 14 dni od dnia ich podjęcia.

 III. Uwagi i zalecenia

        Przedstawiającpowyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił Przewodniczącemu RO zaktualizowanie informacji zamieszczanych na stronie internetowej RO i publikowanie ich zgodnie z § 22 ust. 1 pkt 8, § 23 ust. 1 pkt 5 i § 28 Statutu.