Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 25 listopada 2024 r. do 10 stycznia 2025 r. przeprowadził kontrolę w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym im. Janusza Korczaka przy ul. Kamiennej 22, 71-883 Szczecin (zw. dalej MOW lub jednostką),w zakresie gospodarki finansowo-księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2023 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 20stycznia 2025 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 stycznia 2025 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w MOW, w ww. zakresie, stwierdzono nieprawidłowościi uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niesporządzeniu notatek z udzielenia zamówienia w przypadku 7 zamówień publicznych orazw przypadku 5 zamówień, niedołączeniu ofert wykonawców do notatek z udzielenia zamówienia, 
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2024 r. poz. 535), zw. dalejrozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej w szczególności w zakresie zamieszczania w aktach osobowych informacji o zmianie warunków zatrudnienia, przyznanych nagrodach, premiach i dodatkach,
• niewyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych w wys. 2 509,06 zł, pomiędzy wartością środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 011, a wartością środków trwałych wynikającąz ksiąg inwentarzowych na dzień 31.12.2023 r.,
• braku potwierdzenia kontrasygnaty głównego księgowego na 9 umowach realizowanychw 2023 r. przez MOW z dostawcami oraz braku kompletu załączników dołączonych do umów, stanowiących ich integralną część,
• nieposiadaniu przez główną księgową upoważnienia do popisywania jednostkowych deklaracji VAT-7,
• nie przedłożeniu zarządzeń dyrektora MOW wprowadzających Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania jednostki,
• przekazaniu ze znacznym opóźnieniem do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin, informacji o kontrolach zewnętrznych oraz w przypadku jednej kontroli, nieprzekazania informacji.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych do wydziału nadzorującego oraz wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

Funkcję dyrektora MOW w 2023 r. oraz w trakcie kontroli pełniła pani Anna Hrynkiewicz-Pawłaszek.

Obowiązki głównego księgowego w 2023 r., tj. w okresie objętym kontrolą, pełniła pani Monika Kowalczyk.

Obowiązki głównego księgowego od dnia 01.11.2024 r. pełniła pani Bogumiła Walczak.

 II.  Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Według sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-27S),dochody w MOW w 2023 r. wyniosły ogółem 86 725,41 zł i zostały wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• rozdz. 85420 § 0950 „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów” w kwocie 86 725,41 zł,
• rozdz. 85420 § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika).

Według sprawozdania Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2024 poz. 1530 ze zm.), zw. dalej uofp, za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-34S), dochody wyniosły ogółem 108 284,51 zł i zostały wykazane w rozdz. 85420 w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

• §0610 – „Wpływy z opłat egzaminacyjnych oraz opłat za wydanie świadectw, dyplomów, zaświadczeń, certyfikatów i ich duplikatów” w kwocie 115,00 zł,
• §0830 – „Wpływy z usług” (wyżywienie) w kwocie 108 145,12 zł,
• §0920 – „Wpływy z pozostałych odsetek” w kwocie 24,39 zł.

W ramach kontroli dochodów za 2023 r. analizie poddano:

• dochody z tytułu otrzymanego przez MOW odszkodowania w wys. 84 941,42 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0950 – „Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów”,
• dochody z opłat za korzystanie z wyżywienia w wys.14 562,00 zł, stanowiące 13,47% dochodów zaewidencjonowanych na § 0830 „Wpływy z usług”.
• dochody z tytułu wykonywania zadań płatnika w wys. 1783,99 zł – 100% dochodów uzyskanych w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów”.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Kwoty dochodów wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S oraz Rb-34S za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 1.2. Należności

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. jednostka nie wykazała należności na dzień 31.12.2023 r.

W sprawozdaniu Rb-34S sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazane zostały należności z tytułu opłat za wyżywienie wychowanek w kwocie ogółem 145 284,50 zł.

W sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-N), wykazanonależności z tytułu opłat za wyżywienie, w kwocie ogółem 145 284,50 zł, na które składały się należności wymagalne w wys. 132 679,50 zł oraz należności niewymagalne w wys. 12 605,00 zł.

Nie stwierdzononieprawidłowości i uchybień..

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach finansowych Rb-27S, Rb-34S oraz Rb-N za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

Należności wymagalne powstały w latach 2021-2023. Ma podstawie przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że należności były na bieżąco monitorowane przez pracowników MOW, a jednostka dochodziła roszczeń poprzez systematycznie wysyłanie upomnień do dłużników.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki w MOW w wysokości 5 770 873,23 zł, zrealizowane zostały w 99,9%, tj. w kwocie 5 765 255,32 zł.

W sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 31 grudnia 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-28S) wykazano wydatki na kwotę 5 656 970,81 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S za 2023 r. wykazano wydatki w kwocie 108 284,51 zł.

W toku kontroli wydatków, analizie poddano 51 źródłowych dowodów księgowych wraz z wyciągami bankowymi potwierdzającymi płatność, na kwotę ogółem 406 798,40 zł, co stanowiło 7,06% ogólnych wydatków jednostki na łączną kwotę 5 765 255,32 zł, w tym ze środków budżetowych na kwotę ogółem w wys. 394 306,47 zł oraz ze środków na wydzielonym rachunku dochodów (zw. dalej wrd) w wys. 12 491,93 zł. Ponadto kontrolą objęto 9 umów zawartych z dostawcami towarów i usług, zrealizowanych w 2023 r.

W trakcie kontroli stwierdzono, że:

1. W przypadku 7 zamówień publicznych o wartości powyżej 3000 zł, nie sporządzono notatek z udzielenia zamówienia.

Zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 3 zał. Nr 1 do Zarządzenia nr 657/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (ze zm.), zw. dalej Zarządzeniem nr 657/20, zamawiający każdorazowo sporządza notatkę z udzielenia zamówienia, którego wartość jest niższa niż 130 000 zł netto, zwaną dalej notatką, w której dokumentuje dokonaną analizę rynku lub zawiera podstawę prawną wraz  z uzasadnieniem braku dokonania analizy rynku. Wzór notatki określa Dyrektor BZP i udostępnia na stronie Uminetu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin;

W odniesieniu do ww. zamówień dokonano analizy rynku, zgodnie z ww. zarządzeniem.

2. W przypadku 7 umów dotyczących dostaw towarów i usług o wartości niższej niż 130 000 zł netto, nie dołączano wszystkich załączników do umów, stanowiących ich integralną część, tj. zakresu rzeczowego dostarczanego towaru, określonego w zapytaniu ofertowym, wymienionego jako zał. nr 1 w umowach.

Wg wyjaśnień dyrektora MOW, brakujące załączniki znajdowały się na nośnikach komputerowych;

3. W przypadku 5 zamówień, do notatek z udzielenia zamówień poniżej kwoty 130 000 zł netto, nie dołączono ofert wykonawców.

Zgodnie z treścią wzoru notatki z udzielenia zamówienia, w przypadku dokonania analizy rynku, do notatki należy dołączyć oferty wykonawców.

4. W przypadku wszystkich umów objętych kontrolą, dotyczących dostaw towarów i usług, stwierdzono brak kontrasygnaty głównego księgowego.

W myśl art. 54 ust. 3 uofp, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli w zakresiezgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym orazkompletności i rzetelności dokumentów, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako dyrektor MOW.

Faktury objęte kontrolą zawierały potwierdzenie kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej, zatwierdzenie środków do wypłaty oraz podpisy głównego księgowego i kierownika jednostki. Płatności dotyczące wydatków uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

W przypadku pozostałych zamówień objętych kontrolą, stwierdzono zgodność udzielania zamówień publicznych z zasadami zawartymi w załączniku Nr 1 do Zarządzenia nr 657/20.

 2.2. Zobowiązania

W przedłożonym sprawozdaniu Rb-28S za 2023 r. jednostka wykazała zobowiązania na dzień 31.12.2023 r. w wys. 327 682,95 zł.

Na powyższą kwotęskładały się zobowiązania wykazane w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej:

- §4040, §4800 - dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie ogółem 264 618,41 zł,

- §4110, § 4120, § 4780, § 4710 - składki na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Solidarność, składki na Fundusz Emerytur Pomostowych, wpłaty na PPK w kwocie ogółem 53 291,96 zł,

- § 4260, § 4300, § 4360 - zakup energii oraz pozostałych usług w kwocie ogółem 6 997,88 zł,

- §4220 - zakup artykułów żywnościowych w kwocie ogółem 2 775,59 zł.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonym na dzień 31.12.2023 r., wykazano zobowiązania w wys. ogółem 2 769,00 zł, z tytułu wyżywienia wychowanek.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sporządzonym wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. (zw. dalej sprawozdaniem Rb-Z za 2023 r.) nie wykazano zobowiązań.

Kwoty zobowiązań wykazane w sprawozdaniach Rb-28S,Rb-34S, Rb-N iRb-Z za 2023 r. były zgodne z ewidencją księgową oraz przedłożoną dokumentacją.

 3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5 z 63 pracowników zatrudnionych w MOW w 2023 r., tj. 8 % ogółu zatrudnionych.

Analizę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikającymi z rozporządzeniaw sprawie dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli.

Kontrolą objęto wynagrodzenia osobowe na kwotę ogółem 332 036,32 zł, tj. 9,31% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3 565 945,05 zł, zaewidencjonowanej na następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 4010, 4740, 4750, 4790 oraz z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę ogółem 24 552,62 zł, tj. 10,02% ogólnej kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynoszącej 245 043,90 zł, zaewidencjonowanej na § 4040 i § 4800 wg sprawozdania Rb-28S.

Podczas kontroli akt osobowychpracowników, stwierdzono:

1) W przypadku 2 pracowników brak informacji o zmianie wysokości wynagrodzenia zasadniczego;

2) W przypadku 5 pracowników brak informacji dotyczących przyznanych nagród i premii lub brak informacji o ich wysokości;

Powyższe było niezgodne z § 3 pkt 2 lit. f tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, wg którego w części B znajdują się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia.

Na podstawie art. 29 § 3 pkt 1 lit. h ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.),zw. dalej k.p., pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych.

Zgodnie z § 3 pkt. 2 lit. lrozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w zw. z art. 105 k.p., w części B akt osobowych, należy przechowywać dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

3) W przypadku 2 pracowników brak informacji o przyznaniu dodatku specjalnego, pomimo, że na podstawie list płac stwierdzono, że dodatek został wypłacony;

Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu wynagradzania MOW art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1135)oraz § 10 ust. 1 Regulaminu wynagradzania MOW, dodatek specjalny może zostać przyznany pracownikowi w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań.

Zgodnie z obowiązującym orzecznictwem, wykaz zwiększonych obowiązków powinien być tak wyszczególniony w piśmie przyznającym dodatek specjalny, aby jasno z niego wynikało, że obowiązki te wykraczają poza określone w zakresie czynności, przypisane do danego stanowiska.

4) W przypadku 1 pracownika kopie świadectw pracy, świadectwo i dyplom ukończenia studiów podyplomowych i szkoły wyższej, znajdujące się w aktach osobowych (cześć A), nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem;

Na podstawie § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem;

5) W przypadku 1 pracownika brak w aktach osobowych potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z regulaminem wynagradzania i regulaminem pracy;

Zgodnie § 3 pkt. 2 lit. e tiret pierwsze rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części B akt osobowych, należy przechowywać potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2k.p.).

6) W przypadku pracownika pełniącego obowiązki głównego księgowego, brak w aktach osobowych dokumentu potwierdzającego niekaralność.

Wymóg niekaralności głównego księgowegojednostki sektora finansów publicznych, wynika z art. 54 ust. 2 pkt 3 uofp.

7) W aktach osobowych pracownika pełniącego funkcję kasjera, znajdowało się oświadczenie o odpowiedzialności materialnej kasjera z dn. 1.02.2019 r. o treści niezgodnej ze wzorem umowy, zawartym w pkt. 6 Instrukcji kasowej jednostki, stanowiącej zał. nr 5 do Polityki rachunkowości MOW. W trakcie kontroli, z pracownikiem sporządzono umowę wg obowiązującego wzoru.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako dyrektor MOW.

Za naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac w 2023 r. odpowiedzialna była pani Monika Kowalczyk, pełniąca wówczas funkcję głównego księgowego. 

Za prowadzenie akt osobowych pracowników oraz ewidencji czasu pracy w 2023 r. odpowiedzialna była pani Anna Szulc, specjalista ds. kadr.

Dokumentacja pracownicza prowadzona była w postaci akt osobowych poszczególnych pracowników, w podziale na części A, B, C, D. Każda z wymienionych części zawierała spis akt zgromadzonych w poszczególnych częściach.W aktach osobowych pozostałych pracowników znajdowały się potwierdzenia zapoznania się z treścią regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania.

W odniesieniu do wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, stwierdzono, że wynagrodzenia naliczane były zgodnie z decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, jednak w przypadkach dyspozycji wypłat poszczególnych składników wynagrodzenia ww., dyrektor MOW nie zastosował formy pisemnej.

 4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Według deklaracji rocznej PIT-4R za 2023 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 284 895,00 zł (zapłacony w kwocie 283 701,00 zł).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy zostały naliczone i zapłacone w kwocie 1 437 271,75 zł.

Kontrolą objęto zgodność dokonanych wpłat z deklaracją roczną PIT-4R i deklaracjami ZUS P DRA oraz terminowość tych wpłat od I do XII 2023 r.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

W 2023 r. jednostka korzystała z możliwości pomniejszenia o wynagrodzenie płatnika zobowiązań z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 28 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.).

W 2023 r. jednostka korzystała również z prawa pomniejszenia odprowadzanych składek ZUS o kwotę wynagrodzenia należnego płatnikowi składek z tytułuwykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, przysługującego na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005) z tytułu wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz ich wypłatą, płatnikowi składek przysługuje wynagrodzenie w wys. 0,1% kwoty prawidłowo wypłaconych świadczeń.

W sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. w § 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (wynagrodzenie płatnika) została wykazana kwota w wysokości ogółem 1 783,99 zł, zgodna z ewidencją księgową.

Podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r., uregulowane zostały w terminach wynikających z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005).oraz art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

 5. Sprawozdawczość

Badaniem objęto następujące sprawozdania:

1. Sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2023 r., wykazujące dochody w wys. 86 725,41 zł. W sprawozdaniu nie wykazano należności.
2.  Sprawozdanie roczne Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2023 r., wykazujące wydatki w kwocie ogółem w wys. 5 56 970,81 zł oraz zobowiązania w wys. 327 682,95 zł.
3.  Sprawozdanie Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp za 2023 r., wykazujące dochody i wydatki w kwocie 108 284,51 zł. W sprawozdaniu wykazano należności netto w kwocie 145 284,50 zł oraz zobowiązania w wys. 2 769,00 zł.
4.  Sprawozdanie kwartalne Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r. W sprawozdaniu wykazano należności wymagalne w kwocie 132 679,50 zł oraz pozostałe należności z tytułu dostaw towarów i usług w kwocie 12 605,00 zł.
5.  Sprawozdanie kwartalne Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji wg stanu na koniec IV kwartału 2023 r., w sprawozdaniu nie wykazano zobowiązań.
6.  Sprawozdanie roczne Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych za 2023 r. W sprawozdaniu wykazano dochody wykonane i przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa w wys. 86 725,41 zł oraz środki otrzymane z Min. Fin. i wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S w wys. 5 656 970,81 zł.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 87 042,00 zł i uległ zwiększeniu o 84 942,00 zł w porównaniu z planem na dzień 01.01.2023 r., który wynosił 2 100,00 zł. Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 5 660 073,23 zł i wzrósł o 1 631 180,23 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 4 028 893,00 zł.

Plan dochodów i wydatków wrd na dzień 31.12.2023 r. wyniósł 110 800,00 zł i uległ zwiększeniu
o 14 000 zł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r., który wynosił 96 800,00 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości i uchybień.

Sprawozdania były sporządzane i przekazywane terminowo.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę obowiązków określonych wart. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.),zw. dalej uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób jej przeprowadzenia oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji na dn. 31.12.2023 r. Sprawdzono również, czy czynności inwentaryzacyjne zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującą w MOW Instrukcją inwentaryzacyjnąoraz czy wartość majątku według ksiąg inwentarzowych i według dokumentacji inwentaryzacyjnej, była zgodna z wartością majątku wykazaną w księgach rachunkowych. Dokonano również sprawdzenia zgodności stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2023 r.

Ostatni spis z natury majątku MOW na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, został przeprowadzony w 2020 r., na podstawie Zarządzenia nr 23/2020 ówczesnego Dyrektora MOW pana Jerzego Lasaka, w sprawie inwentaryzacji środków trwałych.

Inwentaryzację roczną składników majątkowych MOW wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 r., przeprowadzono następującymi metodami:

- w drodze spisu z natury: gotówka w kasie, czeki oraz magazyn żywnościowy i gospodarczy,

- w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środki finansowe na rachunkach bankowych,

- w drodze weryfikacji pozostałych składników majątkowych poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów, a także weryfikację wartości tych składników i uzgodnienie stanów ewidencyjnych kont analitycznych i syntetycznych.

W wyniku porównania wartości środków trwałych zaewidencjonowanych na koncie 011 oraz wartości środków trwałych wynikających z ksiąg inwentarzowych na dzień 31.12.2023 r., stwierdzono różnicę w wysokości 2 509,06 zł, tj. wartość środków trwałych wg ksiąg inwentarzowych wynosiła 2 022 115,57 zł, natomiast wg ksiąg rachunkowych 2 024 624,63 zł. Różnicy w trakcie kontroli nie wyjaśniono.

Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, m.in. środków trwałych - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Zgodne z art. 27 ust. 1 uor przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako dyrektor MOW.

Wartość pozostałego majątku trwałego na dzień 31.12.2023 r. wykazanego w księgach rachunkowych na koncie 013 wynosiła ogółem  614 104,08zł i była zgodna z wartością wykazaną w księgach inwentarzowych. Wartość zbiorów bibliotecznych na dzień 31.12.2023 r. wykazana na koncie 014 wynosiła 59 746,00 zł i była zgodna ze stanem wartościowym zbiorów bibliotecznych.

Wartość magazynu spożywczego oraz gospodarczego na podstawie spisu z natury na dzień 31.12.2023 r. wynosiła ogółem 11 832,22 zł i była zgodna z saldem konta 310.

Wartość środków pieniężnych wynikająca z ostatnich raportów kasowych oraz wyciągów bankowych za 2023 r. była zgodna z księgamirachunkowymi.Wykazane przez bank salda środków na poszczególnych rachunkach były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano obowiązującą w 2023 r. w MOW Politykę rachunkowości wraz z następującymi załącznikami:

• Wykaz aktów prawnych, skrótów i definicji będących podstawą opracowania i wprowadzenia polityki rachunkowości - zał. nr 1,
• Elementy obligatoryjne polityki rachunkowości - zał. nr 2,
• Procedura obiegu dowodów finansowo-księgowych - zał. nr 3,
• Instrukcja inwentaryzacyjna - zał. nr 4,
• Instrukcja kasowa - zał. nr 5,
• Mapowanie stanowisk do ról biznesowych - zał. nr 6.

Ponadto kontrolą objęto Regulamin pracy i Regulamin wynagradzania.

Kontrolującemu nie przedłożono zarządzeń dyrektora MOW wprowadzających Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania MOW.

Wg wyjaśnień dyrektora MOW, zarządzenia nie zostały odnalezione.

Osobą odpowiedzialną za powyższą dokumentację jest Pani jako dyrektor MOW.

Według standardu kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych nr 10, zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, określonego w załączniku do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r.(Dz.Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej.

Kontrola procedur obowiązujących 2023 r. w jednostce, wykazała brak załącznika w elektronicznej wersji Polityki rachunkowości MOW, dotyczącego wzorów pieczęci dekretacyjnych, stosowanych w jednostce, na której dokonywano również potwierdzenia wykonania kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzającym środki do wypłaty. Załącznik był dołączony tylko w wersji papierowej Polityki rachunkowości.

Wzór pieczęci stosowanej w jednostce, dotyczący dekretacji oraz potwierdzeniasprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz środków do wypłaty środków, należy umieścić w wersji elektronicznej Polityki rachunkowości w zakładce „Elementy dodatkowe - Wzór pieczątki w Jednostce (indywidualny)”. Zmiany do Polityki rachunkowości muszą być wprowadzone zarządzeniem kierownika jednostki.

Zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 ust. 1 uor, a w stosowanych procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami lub mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo-księgową.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2023 r. w związku centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami zakupu i sprzedaży.

W 2023 r. placówka nie wystawiała faktur sprzedaży.

Pracownik pełniący obowiązki głównego księgowego w 2023 r. nie posiadał upoważnienia do popisywania jednostkowych deklaracji VAT-7.

Zgodnie z § 4 ust. 2 załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 marca 2021 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Zarządzeniem Nr 136/21), kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za wprowadzanie, zatwierdzanie i generowanie poprzez aplikację udostępnioną przez Gminę odpowiednich deklaracji jednostkowych, ewidencji VAT i plików JPK.

Wg § 6 ust. 5 i 6, załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 136/21, jednostkowe ewidencje, deklaracje lub pliki JPK, podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej lub pracownik przez niego upoważniony. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 5 stanowi załącznik do „Procedury obiegu dokumentów podatkowych w jednostkach budżetowych Gminy Miasto Szczecin w celu przygotowania i złożenia skonsolidowanej deklaracji VAT”.

Za powyższe odpowiedzialność ponosiła Pani jako dyrektor MOW.

Deklaracje VAT-7 za poszczególne miesiące 2023 r. sporządzane były w oparciu o prowadzone rejestry VAT sprzedaży i zakupu - wykazujące wartości zerowe, gdyż placówka nie prowadziła sprzedaży zwolnionej i opodatkowanej podatkiem VAT oraz nie wystawiała z tego tytułu faktur sprzedaży. W związku z powyższym nie korzystała z prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów związanych z działalnością opodatkowaną. Wartość sprzedaży wykazana w rejestrach VAT była zgodna z wartością sprzedaży ogółem wykazaną w deklaracjach VAT-7.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy wywiązała się Pani z obowiązku przekazywania do WKiAW UM Szczecin informacji dotyczących:

- występowania w jednostce transakcji podejrzanych w 2023 r.,

- kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r.

Na podstawie oględzin książki kontroli oraz oświadczenia przedłożonego przez dyrektora MOW w dniu 17.12.2024 r., stwierdzono, że w jednostce zostały przeprowadzone następujące kontrole:

• kontrola doraźna przeprowadzona w dniu 11.01.2023 r. przez Kuratorium Oświaty,
• kontrola przeprowadzona w dniu 16.01.2023 r. przez Sąd nadzorujący,
• kontrola okresowa roczna przeprowadzona w dniu 17.02.2023 r. przez Biuro Nadzoru Budowlanego w Szczecinie,
• kontrola doraźna przeprowadzona w dniu 13.04.2023 r. przez Kuratorium Oświaty,
• kontrola przeprowadzona przez PPiS Szczecin w dniach 24-29.05.2023 r.,
• kontrola doraźna przeprowadzona przez Kuratorium Oświaty w dniu 22.08.2023 r.

Informacja o przeprowadzonych kontrolach, została przekazana do WKiAW pismem z dnia 31.05.2023 r., to jest ze znacznym opóźnieniem, natomiast informacja o kontroli przeprowadzonej w dniu 22.08.2023 r., nie została wysłana.

Powyższe było niezgodne z § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli, zw. dalej Zarządzeniem Nr 78/16.

Wg § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16, kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zobowiązani są do niezwłocznego poinformowania Dyrektora WKiAW -  o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej wraz z przekazaniem kserokopii dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2023 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały do WKiAW UM Szczecin terminowo, a autoryzacji przelewów realizowanych w systemie bankowości elektronicznej dokonywano każdorazowo dwuosobowo.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli, Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi MOW:

1. Prowadzić akta osobowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności w odniesieniu do wymogu zamieszczania w aktach osobowych wymaganej dokumentacji.
2. Sporządzać notatki z udzielenia zamówień poniżej kwoty 130 000 zł netto oraz dołączać do notatek oferty wykonawców.
3. Dokonywać potwierdzenia umów zawieranych z dostawcami towarów i usługzawieranych przez jednostkę, kontrasygnatą głównego księgowegooraz dołączać komplet załączników do umów.
4. Wyjaśnić i rozliczyć różnice inwentaryzacyjne dotyczące środków trwałych na dn. 31.12.2023 r.
5. Wyznaczyć pracownika na podstawie pisemnego upoważnienia do wprowadzania, zatwierdzania i generowania do podpisywania jednostkowych deklaracji VAT-7.
6. Uaktualnić wzorzec polityki rachunkowości w wersji elektronicznej, w zakresie wzoru pieczęci stosowanych na dokumentach księgowych.
7. Wprowadzić Regulamin pracy oraz Regulamin wynagradzania jednostki, zarządzenia dyrektora MOW.
8. Przekazywać terminowo do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin informacje o kontrolach zewnętrznych.