Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2024 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 26 sierpnia do 27 września 2024 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Krzemień” w Szczecinie, przy ul. Krzemiennej 10 (zwanym dalej DK), w zakresie gospodarki finansowej w 2023 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli, podpisanym w dniu 7października 2024 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 listopada 2024 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w DK w zakresie gospodarki finansowej w 2023 r. ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych przyznanych z budżetu Gminy Miasto Szczecin ustalono m.in., że:

• nie dochodzono należnego wynagrodzenia tytułem terminowego regulowania podatku dochodowego w wys. 189 zł,
• błędnie ustalona została wysokość wynagrodzenia chorobowego (1 przypadek) – zwrócono 267,10 zł,
• nadpłacono podatek dochodowy za miesiąc marzec 2023 r. w wys. 38 zł,
• tytułem rozliczenia delegacji za wyjazd w dniach 6-8.11.2023 r. została dyrektorowi nienależnie naliczona i wypłacona dieta w wys. 22,50 zł,
• nie było dokumentu regulującego wysokość stawek za usługi dodatkowe wskazane na fakturze za utrzymanie czystości w DK,
• nie zwrócono uwagi i nie skorygowano błędnej kwoty za kurs Kids, wskazywanej na fakturach za zajęcia perkusyjne,
• Zarządzenie nr 12/2020 Dyrektora DK z dnia 2.11.2020 r. oraz Regulamin przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro oraz trybu pracy komisji przetargowej, stanowiący załącznik do ww. zarządzenia, odnosiłysię do nieobowiązującej ustawy Prawo zamówień publicznych,
• nie były sporządzane wnioski o udzielenie zamówienia, czego obowiązek wynikał z § 4 ust. 3 ww. regulaminu,
• nie wszystkie projekty umów obowiązujące w 2023 r. były przedkładane radcy prawnemu DK do akceptacji,
• 2 dotacje celowe zostały rozliczone po terminach wynikających z zawartych umów,
• nie złożono oświadczeń o wysokości osiągniętych przychodów (3 dotacje celowe na zadania inwestycyjne),
• wumowach zlecenie w 2023 r. każdorazowo stosowane było odniesienie do nieaktualnej ustawy Prawo zamówień publicznych,
• nie nastąpiła wypłata należnych dyrektorowi środków w łącznej wys. 2.810,03 zł tytułem nierozliczonych zaliczek, stanowiących saldo konta 234,
• prowadzona była ewidencja księgowa na koncie 743, nieujętym w Zakładowym Planie Kont,
• obowiązująca polityka rachunkowości (Wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora DK nr 16/2020 z dnia 23.12.2020 r.) nie wskazywała częstotliwości tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• zgodności sprawozdań z ewidencją księgową,
• terminowego regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego i składek ZUS,
• identyfikacji należności i zobowiązań,
• sprawdzania, zatwierdzania i dekretowania dowodów księgowych DK,
• wykorzystania środków pozyskanych w ramach dotacji celowych na inwestycje,
• ewidencjowania dowodów księgowych z użyciem kont rozrachunkowych,
• udokumentowania spisu z natury przeprowadzonego na dzień 31.12.2023 r.,
• sporządzania i aktualizowania cenników: zajęć artystycznych i wynajmu pomieszczeń DK,
• prowadzenia akt osobowych,
• kompletności dokumentacji dot. umów zleceń,
• sporządzania i przekazywania do wydziału nadzorującego Urzędu Miasta informacji o występowaniu lub niewystępowaniu transakcji podejrzanych, w związku z wymogami ustalonymi przez Prezydenta Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 307/18 z dnia 13 lipca 2018 r. w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu),
• realizacji postanowień § 8 Załącznika Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, zwanego dalej zarządzeniem nr 78/16.

II. Oceny cząstkowe

1. Przychody i należności

1.1. Wykonanie przychodów

Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi, wykazane w rachunku zysków i strat na dzień 31.12.2023 r. w kwocie ogółem 2.170.092,80 zł stanowiły: dotacja na sfinansowanie działalności podstawowej – 1.289.117,00 zł, środki finansowe Ministra Kultury – 41.506,00 zł i przychody z działalności statutowej – 839.469,80 zł (w tym: przychody ze sprzedaży usług kulturalnych (bilety na zajęcia, warsztaty i wydarzenia organizowane przez DK) w wys. 708.936,20 zł oraz sprzedaży w ramach działalności gospodarczej (w tym przychód z najmu) w wys. 130.533,60 zł).

Pozostałe przychody operacyjne wyniosły 105.987,51 zł netto. Na ich wysokość wpłynęły głównie przychody z tytułu zakupionych z dotacji celowej środków trwałych i wyposażenia (tu: amortyzacja w wys. 98.475,52 zł).

Kontroli poddane zostały dokumenty finansowe dot. uzyskanych przychodów:

- ze sprzedaży sprzedaż biletów (za zajęcia, warsztaty i organizowane wydarzenia) w miesiącu październiku 2023 r. w wys. 66.331,04 zł netto,

- zwynajmu za IV kwartał 2023 r. w łącznej wys. 55.047,65 zł netto.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W DK obowiązywał Regulamin organizacji wydarzeń oraz sprzedaży biletów (Zarządzenie nr 06/2022 Dyrektora DK z dnia 18.03.2022 r.)oraz cenniki zajęć artystycznych w sezonach 2022/2023 i 2023/2024.

Cennik wynajmu pomieszczeń, obowiązujący w 2023 r., został zatwierdzony przez dyrektora DK i był uzależniony od długości trwania najmu (min. 2 godziny, max. 10 godzin). Oddzielnie wyceniony był koszt najmu w przypadku współorganizacji wydarzenia oraz usługi dodatkowe jak dyżur pracownika DK. Dyrektor zastrzegł sobie indywidualne rozpatrywanie i wycenianie dodatkowej obsługi i sprzętu technicznego lub wyposażenia.

Faktury wystawione kontrahentom ujmowane były w księgach rachunkowych z użyciem konta rozrachunkowego 202.

1.2. Należności

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N sporządzonym w dniu 31.01.2024 r. i skorygowanym w dniu 13.02.2024 r., na dzień 31.12.2023 r. wykazano należności w wysokości łącznie 14.481,25 zł, stanowiące: gotówkę i depozyty w łącznej wys. 619,98 zł, należności wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 7.995 zł, pozostałe należności w wys. 5.866,27 zł, w tym: z tytułu dostaw towarów i usług w wys. 3.000 zł i z tytułów innych niż wymienione wyżej w wys. 2.866,27 zł (nierozliczone zaliczki na wydatki).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 21.03.2024 r., należności krótkoterminowe wyniosły 13.861,27 zł, w tym: należności z tytułu dostaw i usług o okresie spłaty do 12 m-cy10.995 zł i inne w wys. 2.866,27 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

W instytucji zidentyfikowano wszystkie należności wymagalne i niewymagalne.

W 4 przypadkach faktury najmu, łącznie na kwotę 13.013,38 zł, zostały zapłacone po terminie. Opóźnienie wyniosło od 2 do 10 dni. W żadnym z ww. przypadków główny księgowy nie naliczył odsetek, ponieważ ich wartość nie przekraczała trzykrotności wartości przesyłki pocztowej poleconej, co zostało zapisane w punkcie 29 załącznika nr 1 do obowiązującej polityki rachunkowości.

Na dzień 31.12.2023 r. stwierdzono należności w łącznej wys. 2.866,27 zł tytułem nierozliczonych zaliczek (konto 234), w tym 2.810,03 zł to były kwoty należne dyrektorowi, powstałe jeszcze w 2022 r.

 2. Koszty i zobowiązania

2.1. Wykonanie kosztów – realizacja dotacji podmiotowej

Tytułem dotacji podmiotowej DK w 2023 r. otrzymał środki finansowe w łącznej wys. 1.266.759,00 zł.

W toku kontroli poniesionych kosztów analizie poddano:

- 22 dowody księgowe na łączną kwotę 198.494,46 zł, co stanowiło 16% kosztów ogółem,

- 9 umów stanowiących podstawę do wystawienia 11 dowodów księgowych,

- 4 polecenia krajowego wyjazdu służbowego.

W 2023 r. z tytułu krajowych podróży służbowych poniesiono koszty w łącznej wys. 9.943,17 zł.

W DK nie była prowadzona ewidencja na kontach zespołu 5.

W wyniku kontroli stwierdzono, że:

- w przypadku faktury za utrzymanie czystości w obiekcie, oprócz kwoty za przedmiotową usługę w wys. 4.145,72 zł brutto, obejmowała ona dodatkowe pozycje (dodatkowy serwis, dodatkowe sprzątanie i środki higieniczne), które wyceniono łącznie na kwotę 2.291,63 zł brutto. Umowa z dnia 22.12.2021 r., wraz z aneksem nr 1 z dnia 6.12.2022 r., odnosiła się jedynie do kwoty 3.370,50 zł netto (4.145,72 zł brutto),za prace wymienione w zał. nr 1 do umowy. Żaden dokument nie regulował wysokości stawek za usługi dodatkowe i zużyte środki higieniczne, wymienione na fakturze i obowiązujące w 2023 r.,

- w przypadku 2 faktur za zajęcia perkusyjne, sprzedawca na fakturach wpisywał niewłaściwą kwotę za zajęcia Kids. Wg umowy z dnia 29.09.2023 r., wynagrodzenie za kurs Kids wynosiło 373,33 zł a na fakturach widniała kwota 373,36 zł. Faktury nie zostały skorygowane.

Państwowe i samorządowe instytucje kultury stanowią jednostki sektora finansów publicznych (art. 9 pkt 13 uofp), do których przepisy ustawy o finansach publicznych stosuje się odpowiednio (art. 10 ust. 2 uofp). Powyższe nieprawidłowości naruszały art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, wg którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

W wyniku kontroli prawidłowości udzielania zamówień publicznych stwierdzono, że w DK w 2023 r., w zakresie zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, obowiązywał § 4 Regulaminu przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro oraz trybu pracy komisji przetargowej, wprowadzonego zarządzeniem nr 12/2020 Dyrektora DK z dnia 2.11.2020 r. Zarówno zarządzenie, jak i regulamin, zawierały nieaktualne przepisy prawa. Regulamin określał zasady udzielania zamówień publicznych na podstawie przepisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (jt. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843). W 2023 r. obowiązywała ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 ze zm., ostatni tekst jednolity: Dz. U z 2022 r., poz. 1710 ze zm. i Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.). Wg art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, przepisy ustawy stosuje się do udzielania zamówień klasycznych oraz organizowania konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000 złotych, przez zamawiających publicznych.

W przypadku 3. dowodów księgowych, zostały one wystawione z pominięciem stosowania zapisów ww. regulaminu. Nie zostały bowiem sporządzone wnioski o udzielenie zamówienia, czego obowiązek wynikał z § 4 ust. 3 regulaminu, wg którego dla zamówień o wartości mniejszej, niż kwoty określone w art. 11 ust. 8 ustawy, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej, stosuje się odpowiednio wzór wniosku o udzielenie zamówienia.

W 5. przypadkach zawarte umowy nie były potwierdzone pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego DK, co było niezgodne z § 5 ww. regulaminu, wg którego umowy w sprawach zamówień publicznych podpisuje kierownik zamawiającego, parafuje główny księgowy DK oraz pracujący dla DK radca prawny.

W toku kontroli prawidłowości rozliczeń poleceń wyjazdów służbowych ustalono, że w przypadku delegacji z dnia 17.10.2023 r., wystawionej na wyjazd w dniach 6-8.11.2023 r. do Warszawy, została ona rozliczona (wyjazd, przyjazd, naliczenie diet) za okres 5-8.11.2023 r., czyli niezgodnie z § 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), wg którego z tytułu podróży krajowej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety. W ocenie kontroli dieta w wys. 22,50 zł za dzień 5.11.2023 r. nie miała związku z delegacją i powinna zostać zwrócona.

Osobą odpowiedzialną w instytucji za realizację kosztów oraz prowadzenie ewidencji był główny księgowy.

Wszystkie ww. dowody księgowe były opisane, poddane kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej, były zadekretowane i zatwierdzone do wypłaty przez dyrektora.

Wszystkie dowody księgowe ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2.

Wszystkie dowody księgowe gotówkowewymienione w raportach okresowych ewidencjonowane były z uwzględnieniem kont rozrachunkowych zespołu 2 lub jako środki pieniężne w drodze – konto 140. Dowody księgowe ujmowane były w ewidencji pod faktyczną datą wystąpienia operacji gospodarczej.

Wyciągi bankowe były dekretowane za pomocą dokumentu PK podpisanego przez głównego księgowego. Dokument PK obejmował wszystkie operacje występujące na wyciągu bankowym.

2.2. Zobowiązania

W kwartalnym sprawozdaniu o stanie zobowiązań Rb-Z sporządzonym w dniu 31.01.2024 r., na dzień 31.12.2023 r. wykazano zobowiązania w kwocie ogółem 4.157,40 zł z tytułu kredytów i pożyczek (spłata rat za sprzęt).

Wg bilansu sporządzonego w dniu 21.03.2024 r., zobowiązania krótkoterminowe instytucji wyniosły 175.964,33 zł, w tym zobowiązania: z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 m-cy 112.389,92 zł, z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności pow. 12 m-cy 861 zł, z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych 62.713,41 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Wszystkie zobowiązania (z wyjątkiem rat sprzętowych) zostały uregulowane w 2024 r.

3. Dotacja celowa na realizację zadania pn. „Rodzinny festyn artystyczny w Amfiteatrze Żydowce”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 15.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/CC/U/66/2023 z dnia 31.05.2023 r.

Dotacja została przeznaczona na: wynajem sceny wraz z niezbędną infrastrukturą (492 zł) oraz zamówienie usług porządkowo - sanitarnych (1.865,25 zł). Kwotę 12.642 zł DK pokrył ze środków własnych.

Kontroli poddano 6 dowodów księgowych wymienionych w III części sprawozdania, w tym również: zawarte umowy, protokoły odbioru, potwierdzenia przelewów na łączną kwotę 14.999,25 zł brutto, z czego jedynie 2.357,25 zł rozliczone zostało dotacją celową. Pozostała kwota została wydatkowana po terminie na wykorzystanie dotacji, ustalonym na 28.06.2023 r. i została pokryta przez DK ze środków własnych.

W toku kontroli realizacji ww. umowy stwierdzono, że pierwsze sprawozdanie z realizacji umowy zostało złożone w dniu 20.10.2023 r., tj. 50 dni po terminie wskazanym w § 11 ust. 1 ww. umowy. Wg zapisu w umowie, instytucja zobowiązana była do złożenia w siedzibie Organizatora sprawozdania merytorycznego oraz sprawozdania finansowego z wykorzystania dotacji w terminie nie później niż do 31.08.2023 r. W rozliczeniu ujęte ponadto zostały wydatki w łącznej wys. 12.642 zł, które zostały wykonane po 28.06.2023 r., czyli po terminie wskazanym w § 4 ust. 1 umowy, jako termin zakończenia realizacji zadania oraz wykorzystania dotacji.

Powyższe naruszało art.251 ust. 3 uofp, wg którego w przypadku, gdy termin wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu jednostki samorządu terytorialnego jest krótszy niż rok budżetowy, niewykorzystana część dotacji podlega zwrotowi w terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji.

Rozliczenie dotacji zawierało:

- korektę sprawozdania finansowego, złożoną w dniu 31.10.2023 r.,

- potwierdzenie z dnia 26.10.2023 r. zwrotu kwoty 12.642 zł tytułem niewykorzystanej dotacji oraz kwoty 565 zł tytułem odsetek od dotacji zwróconej po terminie,

Z tytułu realizacji umowy nie uzyskano żadnych przychodów ani zwrotu VAT.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 13.11.2023 r. zaakceptował sprawozdanie z realizacji ww. zadania (pismo znak: WK-II.401.8.6.2023.CC).

W związku z nierozliczeniem ww. dotacji celowej w terminie wskazanym w umowie, tj. do dnia 31.08.2023 r., organ dotujący (tu: Gmina Miasto Szczecin) wystąpił do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych z zawiadomieniem o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

4. Dotacja celowa na realizację zadania pn. „Letnie warsztaty artystyczne”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 20.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/CC/U/95/2023 z dnia 26.07.2023 r.

Dotacja została przeznaczona na wynagrodzenie instruktorów (koszt jednego instruktora / tydzień to kwota 2.000 zł brutto).

Kontroli poddano 10 dowodów księgowych wymienionych w III części sprawozdania, w tym również: zawarte umowy zlecenia, potwierdzenia przelewów na łączną kwotę 20.000 zł brutto.

W toku kontroli realizacji ww. umowy stwierdzono, że sprawozdanie z realizacji umowy zostało złożone w dniu 20.10.2023 r., tj. 20 dni po terminie wskazanym w § 11 ust. 1 ww. umowy. Wg zapisu w umowie, instytucja zobowiązana była do złożenia w siedzibie Organizatora sprawozdania merytorycznego oraz sprawozdania finansowego z wykorzystania dotacji w terminie nie później niż do 30.09.2023 r.

Z tytułu realizacji umowy nie uzyskano żadnych przychodów ani zwrotu VAT.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 13.11.2023 r. zaakceptował sprawozdanie z realizacji ww. zadania (pismo znak: WK-II.401.31.3.2023.CC).

W związku z nierozliczeniem ww. dotacji celowej w terminie wskazanym w umowie, tj. do dnia 30.09.2023 r., organ dotujący (tu: Gmina Miasto Szczecin) wystąpił do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych z zawiadomieniem o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych.

5. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Zakup i montaż klimatyzacji w sali widowiskowej Domu Kultury Krzemień w Szczecinie”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 90.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/42/2023 z dnia 16.05.2023 r.

Dotacja została przeznaczona na zakup 3 szt. klimatyzatorów podsufitowych wraz z jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz usługą montażu i uruchomienia (kwota 90.000 zł brutto).

Kontroli poddano:

- fakturę zakupu 3 klimatyzatorów na łączną kwotę 90.036 zł brutto, z czego 90.000 zł sfinansowane zostało dotacją celową,

- umowę zawartą na potrzeby realizacji ww. zadania,

- protokół odbioru wykonania robót.

W wyniku kontroli przedłożonej dokumentacji dotyczącej prawidłowości rozliczenia dotacji celowej stwierdzono, że dyrektor nie złożył oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania. Taki obowiązek wynikał z zapisów § 11 ust. 3 umowy, wg którego Instytucja zobowiązana była do złożenia Organizatorowi oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania, w terminie nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania.

Rozliczenie dotacji zawierało raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 90.036 zł brutto. Nie został odliczony podatek VAT.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 29.01.2024 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy (pismo znak: WK-II.401.4.22.2023.NW).

6. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Zakup wyposażenia w celu organizacji przez Dom Kultury Krzemień w Szczecinie wydarzeń plenerowych”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 90.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/145/2023 z dnia 5.12.2023 r.

Dotacja została przeznaczona na zakup: sceny plenerowej (kwota 60.000 zł brutto), agregatu prądotwórczego (kwota 15.000 zł brutto), ekranu mobilnego (kwota 15.000 zł brutto).

Kontroli poddano:

- 3 dowody księgowe na łączną kwotę 93.872 zł brutto, z czego 90.000 zł sfinansowane zostało dotacją celową,

- 2 umowy zawarte na potrzeby realizacji ww. zadania,

- 2 protokoły odbioru zakupu i dostawy sceny plenerowej i ekranu mobilnego.

W wyniku kontroli przedłożonej dokumentacji dotyczącej prawidłowości rozliczenia dotacji celowej stwierdzono, że dyrektor nie złożył oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania. Taki obowiązek wynikał z zapisów § 11 ust. 3 umowy, wg którego Instytucja zobowiązana była do złożenia Organizatorowi oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania, w terminie nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania.

Rozliczenie dotacji zawierało raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 93.872 zł brutto. Nie został odliczony podatek VAT.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 2.02.2024 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy (pismo znak: WK-II.401.4.84.2023.NW).

7. Dotacja celowa na realizację zadania inwestycyjnego pn. „Zakup urządzeń systemu nagłośnienia widowni w sali widowiskowej Domu Kultury Krzemień w Szczecinie”.

Przedmiotem kontroli była prawidłowość rozliczenia dotacji celowej w wys. 300.000 zł, przyznanej przez Gminę Miasto Szczecinna podstawie umowy Nr WK/NW/U/146/2023 z dnia 5.12.2023 r.

Dotacja została przeznaczona na zakup urządzeń głośnikowych szerokopasmowych, niskotonowych i frontfill, wraz z mocowaniem, usługą montażu, strojenia i szkoleniem z zakresu użytkowania – jeden komplet (kwota 300.000 zł brutto).

Kontroli poddano:

- fakturę zakupu ww. urządzeń na łączną kwotę 300.000 zł brutto, w całości sfinansowanych dotacją celową,

- umowę o udzielenie zamówienia publicznego, zawartą po przeprowadzeniu postępowania na potrzeby realizacji ww. zadania,

- protokół odbioru zakupu i dostawy.

W wyniku kontroli przedłożonej dokumentacji dotyczącej prawidłowości rozliczenia dotacji celowej stwierdzono, że dyrektor nie złożył oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania. Taki obowiązek wynikał z zapisów § 11 ust. 3 umowy, wg którego Instytucja zobowiązana była do złożenia Organizatorowi oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów w wyniku realizacji zadania, w terminie nie później niż do 15-go dnia następnego miesiąca po zakończeniu realizacji zadania.

Rozliczenie dotacji zawierało raport końcowy z wykonania zadania z informacją o wykorzystaniu środków w 100%, z zestawieniem faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej dla zadania inwestycyjnego.

Wg sprawozdania, łącznie wydatkowano kwotę 300.000 zł brutto. Nie został odliczony podatek VAT.

Dyrektor Wydziału Kultury w dniu 14.02.2024 r. przyjęła rozliczenie dotacji wg ww. umowy (pismo znak: WK-II.401.4.85.2023.NW).

Postępowanie przeprowadzone przez DK w ramach zamówienia publicznego nie było przedmiotem kontroli.

8. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Według ewidencji księgowej (konta: 404 – wynagrodzenia (osobowe i bezosobowe), 405-1 i 405-2 – składki ZUS i FP), łączny koszt wynagrodzeń z pochodnymi wyniósł w 2023 r. - 1.035.190,25 zł.

Kontroli poddano akta osobowe 4 z 10 pracowników DK, pod względem prawidłowości zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków oraz zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Skontrolowano wynagrodzenia na kwotę ogółem 202.809,16 zł brutto.

Kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych poddano również zwolnienia lekarskie trzech pracowników.

Kontrolą objęto umowy zlecenia i dokumentację dotyczącą ich realizacji za III kwartał 2023 r. Przebadano ogółem kwotę 31.325,89 zł brutto.

W toku kontroli prawidłowości naliczania wynagrodzeń chorobowych ustalono, że w jednym przypadku, w miesiącu kwietniu 2023 r., zawyżono naliczenie i wypłatę wynagrodzenia chorobowego o kwotę 267,10 zł. Naliczona została kwota 1.948,57 zł, a wg kartoteki wynagrodzeń za okres IV 2022 – III 2023 oraz wydruku Z3, wynagrodzenie chorobowe powinno wynieść 1.681,47 zł.

W toku kontroli umów i rachunków do umów cywilnoprawnych ustalono, że wumowach zlecenie w 2023 r. każdorazowo stosowane było nieaktualne odniesienie do art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.0.1843 t.j. – Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r.). W 2023 r. obowiązywała wyżej opisana ustawa z dnia 11.września.2019 r. – Prawo zamówień publicznych.

W 2023 r. obsługę kadrową instytucji prowadziła specjalistka ds. administracyjno - kadrowych, wynagrodzenia naliczał główny księgowy.

Błędnie naliczone wynagrodzenie chorobowe zostało skorygowane w trakcie kontroli a kwota 267,10 zł została potrącona, za zgodą pracownika, z jego wynagrodzenia za wrzesień 2024 r.

Akta osobowe (aktualne wynagrodzenie, zajmowane stanowisko, przyznane dodatki) były zgodne z danymi stanowiącymi podstawę naliczania wynagrodzeń (regulamin wynagradzania, listy płac).

Wszystkie listy płac zawierały potwierdzenia dokonanych kontroli i akceptacji.

Dokumentacja dotycząca umów zleceń była kompletna pod kątem wystawionych rachunków i rozliczenia czasu pracy.

Główny księgowy spełniał wymogi w zakresie ujętym w art. 54 ust. 2 uofp.

9. Podatek dochodowy i składki ZUS

 Według deklaracji PIT-4R za 2023 r., naliczony został podatek dochodowy od osób fizycznych w kwocie ogółem 63.770zł. Na dzień 31.12.2023 r., na kontach: 220-1 i 220-2 - Podatek dochodowy, wystąpiło saldo do zapłaty w wys. 11.095 zł, uregulowane w dniu 15.01.2024 r. (WB 0001).

Według deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2023 r. naliczone składki ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy wyniosły ogółem 292.611,43 zł. Na dzień 31.12.2023 r., na koncie 229 – Inne rozrachunki publicznoprawne z ZUS, wystąpiło saldo do zapłaty w wys. 46.016,41 zł, uregulowane w dniu 11.01.2024 r. (WB 0001).

DK nie korzystał w 2023 r. z przysługującej prawem możliwości naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego od wynagrodzeń, a tym samym pomniejszania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego. Możliwość taka wynikała z art. 28 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.). Tym samym nie uzyskano na rzecz przychodów instytucji kwoty 189 zł. Powyższe było niezgodne z ww. art. 42 ust. 5 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych.

Analiza kwot podatku wykazanych z deklaracji PIT-4R oraz kwot przelanych na rachunek Urzędu Skarbowego wykazała nadpłatę podatku za miesiąc marzec w wys. 38 zł. Stwierdzono również rozbieżność między kwotą podatku wykazaną w deklaracji PIT-4R za luty 2023 r. a naliczeniem podatku ujętym po stronie Ma konta 220-1 i 220-2 o tę samą kwotę.

Osobą odpowiedzialną w instytucji za prowadzenie ksiąg rachunkowych był główny księgowy.

Podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki ZUS za poszczególne miesiące 2023 r. uregulowane były w terminach wynikających odpowiednio z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.) i z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 497 ze zm.).

Dane ujęte w deklaracjach ZUS P DRA były zgodne z ewidencją księgową.

10. Sprawozdawczość

Badaniem objęto:

- Sprawozdanie z wykonania planu finansowego za 2023 r., sporządzone w dniu 20.02.2024 r. i skorygowane w dniu 25.04.2024 r., wg którego m.in.:

• przychody ogółem wyniosły 2.276,080 zł (w tym dotacja podmiotowa z budżetu Miasta 1.266.759 zł),
• koszty ogółem wyniosły 2.322.144 zł (w tym usługi obce 948.006 zł oraz wynagrodzenia i składki ZUS od wynagrodzeń 1.035.191 zł).

Strata netto wyniosła 46.064 zł.

- Rachunek zysków i strat na dzień 31.12.2023 r., wg którego m.in.:

• przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi wyniosły 2.170.092,80 zł (wzrost o 516.518,20 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.),
• koszty działalności operacyjnej wyniosły 2.321.578,57 zł (wzrost o 539.394,20 zł w porównaniu z 31.12.2022 r., w tym wzrost: usług obcych o 239.876,36 zł (34%), wynagrodzeń o 192.426,63 zł (27%), zużycia materiałów i energii o 68.384,08 zł (53%), ubezpieczeń społecznych, w tym emerytalnych o 24.351,30 zł (22%), pozostałych kosztów rodzajowych (m.in. podróże służbowe) o 11.550,04 zł (100%),
• pozostałe przychody operacyjne wyniosły 0 zł (spadek o 1.512,90 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.).

Strata netto wyniosła 46.063,84 zł.

- Bilans na dzień 31.12.2023 r. – część B aktywów, wg którego stwierdzono wzrost należności krótkoterminowych o 5.317,50 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.

- Bilans na dzień 31.12.2023 r. – część B pasywów, wg którego stwierdzono wzrost zobowiązań krótkoterminowych o 54.358,81 zł w porównaniu z 31.12.2022 r.

Badaniem objęto ponadto sprawozdania na dzień 31.12.2023 r.:

• kwartalne o stanie zobowiązań (Rb-Z),
• kwartalne o stanie należności (Rb-N),
• Zatrudnienie i wynagrodzenie (część sprawozdania z wykonania planu finansowego).

Plan przychodów i kosztów ogółem na dzień 31.12.2023 r. wyniósł odpowiednio 2.483.759 zł i w obu przypadkach wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2023 r. o 980.782 zł.

Plan finansowy DK zmieniał się w 2023 r. sześciokrotnie.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Sprawozdania finansowe za 2023 r. poddane były badaniu przez biegłego rewidenta.

11. Inwentaryzacja

W toku kontroli przeanalizowano dokumentację dotyczącą czynności inwentaryzacyjnych przeprowadzonych na dzień 31.12.2023 r., w tym: arkusze spisu z natury środków trwałych, wyposażenia i WNiP, zestawienia zobowiązań i należności, protokół z inwentaryzacji gotówkiw kasie, wydruki ksiąg inwentarzowych a także protokoły weryfikacji kompletności zapisów na kontach: 011, 013, 020, 070, 071, 073, 100, 130, 201, 202, 220, 222, 229 i 234. Sprawdzono również zgodność ww. dokumentów z ewidencją księgową.

Według ewidencji, wartość środków trwałych w 2023 r. wzrosła o 484.438 zł - przyjętona stan m.in. system nagłośnieniowy w kwocie 300.000 zł, 3 klimatyzatory na łączną kwotę 90.036 zł, scenę z zadaszeniem i podestem w kwocie 60.000 zł, ekran z podporami w kwocie 19.372 zł i agregat prądotwórczy w kwocie 15.030 zł. Stan wartości niematerialnych i prawnych wzrósło 1.002,29 zł - przyjętona stan licencję Adobe Photoshop.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

DK, jako instytucja kultury, utworzony został z dniem 1.01.2020 r. (Uchwała nr XI/340/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 22 października 2019 r.). Na dzień 31.12.2023 r. przeprowadzona została pełna inwentaryzacja metodą spisu z natury.W toku ww. spisu z natury nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych.

Środki trwałe przyjmowane były na stan na podstawie dokumentu OT wystawionego na podstawie dokumentu źródłowego.

12. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano niżej wymienione procedury z zakresu finansowo – księgowego, obowiązujące w jednostce:

• Zasady (polityka) rachunkowości– zarządzenie nr 16/2020 z dnia 23.12.2020 r.,
• Instrukcja obiegu dokumentówfinansowo - księgowych– zarządzenie nr 18/2020 z dnia 23.12.2020 r. ,
• Instrukcja kasowa – zarządzenie nr 19/2020 z dnia 23.12.2020 r.,
• Instrukcja inwentaryzacyjna - zarządzenie nr 20/2020 z dnia 23.12.2020 r.,
• Regulamin przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro oraz trybu pracy komisji przetargowej – zarządzenie nr 12/2020 z dnia 2.11.2020 r.,
• zasad delegowania oraz rozliczania kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników DK - zarządzenie nr 17/2020 z dnia 23.12.2020 r.

W toku analizy dokumentacji finansowo – księgowej stwierdzono, że:

• w zał. Nr 3 do polityki rachunkowości nie została wskazana częstotliwość tworzenia rezerwowych kopii zbiorów danych,
• plan kont (zał. Nr 2 do polityki rachunkowości) nie uwzględniał konta 743 – dotacja celowa, nie było również opisu operacji podlegających księgowaniu na tym koncie, co było niezgodne z art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.), zwanej dalej uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Dyrektor, jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje procedury obowiązujące w DK – zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 uor.

W ww. procedurach, obowiązujących w instytucji, nie stwierdzono zapisów mających negatywny wpływ na realizację procesów związanych z gospodarką finansowo – księgową jednostki.

13. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2023 r., zgodnie z wymogami § 8 i § 9 Załącznika Nr 1 do zarządzenia nr 78/16.

Nie stwierdzono nieprawidłowości.

Zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta Miasta Szczecin Nr 307/18, pismami: z dnia 13.07.2023 r. i z dnia 4.01.2024 r. dyrektor DK poinformował Wydział Kultury UM Szczecin o braku transakcji podejrzanych oraz fakcie, że pracownicy instytucji nie odbyli szkoleń z tego zakresu.

Według wyjaśnień dyrektora z dnia 26.09.2024 r., w 2023 r. organy kontroli zewnętrznej nie przeprowadziły w jednostce żadnej kontroli.

III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta zalecił dyrektorowi DK:

1. Objąć zapisami umownymi wszystkie faktycznie ponoszone koszty w zakresie utrzymania czystości w obiekcie DK.
2. Skorygować faktury za zajęcia perkusyjne.
3. W przypadku dotacji celowych, składać oświadczenia o wysokości osiągniętych przychodów zgodnie z zapisami umowy.
4. Zaktualizować regulamin dot. udzielania zamówień publicznych w DK i stosować jego zapisy,
5. Uzgadniać zapisy umowne z radcą prawnym DK.
6. Uregulować należności dyrektora z tytułu nierozliczonych zaliczek.
7. Zwrócić kwotę 22,50 zł tytułem błędnie rozliczonej delegacji z dnia 17.10.2023 r.
8. Weryfikować prawidłowość naliczania wynagrodzeń chorobowych pod kątem podstawy wymiaru świadczenia.
9. Korzystać z prawa do naliczania wynagrodzenia z tytułu terminowego opłacania podatku dochodowego.
10. Zaktualizować stosowany wzór umów zleceń.
11. Zaktualizować politykę rachunkowości pod kątem godności z art. 10 ust. 1 uor.
12. Egzekwować odsetki od należności niezapłaconych w terminie.
13.  Zweryfikować zgodność ewidencji księgowej na kontach 220-1 i 220-2 Ma z naliczonym podatkiem dochodowym oraz sporządzoną deklaracją PIT-4R pod kątem stwierdzonej nadpłaty w wys. 38 zł.
14. Uzupełnić plan kont i przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na kontach oraz uzupełnić zał. nr 3 do polityki rachunkowości.
15. Opracować zasady windykacji należności.