Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Nr kontroli: WKiAW

Niezagospodarowanie lokali mieszklanych

Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych ul. Mariacka 25 70-546, Szczecin

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 10.07.2020 r. do 25.09.2020 r. przeprowadził kontrolę w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie w zakresie niezagospodarowanych komunalnych lokali mieszkalnych.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli podpisanym przez Dyrektora ZBiLK w dniu 06.11.2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23.12.2020 r.

I.Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych w Szczecinie (zw. dalej ZBiLK), Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego negatywnie ocenia działalność ZBiLK w zakresie niezagospodarowanych komunalnych lokali mieszkalnych. Negatywna ocena jest wynikiem m.in.:

opieszałości w przejmowaniu lokali oraz dokonywaniu innych czynności związanych z tym procesem (sięgającą nawet 3 lat zamiast 7 dni),
niezgłaszania przejętych lokali bądź zgłaszania ich ze zaczną zwłoką (w badanej próbie było 5 przypadków w których zgłoszenia dokonano po 145-278 dniach zamiast 14),
przewlekłości w przygotowywaniu lokali do zagospodarowania, w szczególności w zakresie inwestycyjnym i prywatyzacyjnym,
braku dążenia do ustalania należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym przysługujących Gminie,
podejmowania niewłaściwych działań zmierzających do zagospodarowywania lokali wolnych, w tym powodujących, że pomimo przeprowadzenia prac remontowych lokale nie nadawały się do zasiedlenia,
braku właściwego nadzoru nad wykonywaniem usług opróżnienia z pozostawionych rzeczy ruchomych przejętych lokali oraz zlecania tych usług w sposób niezgodny z zapisami umów oraz stwarzający ryzyko wyrządzenia szkody skutkującej odpowiedzialnością Gminy,
niewłaściwego prowadzenia ewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego,
braku należytej staranności i dokładności sporządzanych dokumentów oraz nieutrwalania istotnych okoliczności mających znaczenie dla prowadzonych spraw,
pozornego oraz niecelowego przeznaczania lokali wolnych,
opieszałości w dochodzeniu roszczeń odszkodowawczych, mogącej skutkować ich przedawnieniem,
przekazywania do wydziału nadzorującego comiesięcznego zestawienia zawierającego niepełną informację dotyczącą liczby niezagospodarowanych lokali (na koniec czerwca wykazano 636, zamiast 1.150),
braku udokumentowanych analiz zagadnień związanych z pustostanami, w celu skuteczniejszej kontroli i zwiększania efektywności gospodarowania majątkiem Miasta,
nieposiadania stosownych wewnętrznych procedur bądź ich nieaktualizowania.

W związku z powyżej wskazanymi nieprawidłowościami uznać należy, że podejmowane przez ZBiLK działania w zakresie niezagospodarowanych komunalnych lokali mieszkalnych nie w każdym przypadku były zgodne z przepisami, rzetelne, celowe oraz gospodarne.

II.Oceny Cząstkowe

1. Zagospodarowywanie komunalnych lokali mieszkalnych

Według załącznika nr 1 do uchwały nr XIX/553/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 4 czerwca 2012 r. w sprawie likwidacji samorządowego zakładu budżetowego pn. „Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych” w Szczecinie w celu przekształcenia w jednostkę budżetową pn. Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych (zw. dalej Statutem) – ZBiLK jest jednostką budżetową Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej Gminą), do której przedmiotu działalności należy m.in. wykonywanie zadań w zakresie gospodarowania lokalami mieszkalnymi stanowiącymi własność Gminy, w tym zarządzanie tymi lokalami polegające, w szczególności na:

prowadzeniuewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego,
sprawowaniu nadzoru nad stanem technicznym lokali,
ustalaniu potrzeb w zakresie remontów lokali oraz prowadzeniu, nadzorowaniu i finansowaniu tych remontów,
przyjmowaniu i rozpatrywaniu wniosków o przydział lokalu mieszkalnego oraz zawieraniu umów najmu a także nadzoru nad ich realizacją,
prowadzeniu całości spraw związanych z realizacją roszczeń o zapłatę odszkodowania za niedostarczenie lokalu socjalnego oraz zapewniania pomieszczeń tymczasowych w celu realizacji wyroków eksmisyjnych.

Zgodnie z § 6 ust. 1 ww. uchwały Dyrektor ZBiLK ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień Statutu.

Kontrolą objęto działalność ZBiLK w zakresie niezagospodarowanych komunalnych lokali mieszkalnych (tzw. pustostanów) w latach 2018 – I połowa 2020 [1: Lub do czasu zakończenia kontroli, jeżeli zdarzenia bądź czynności związane z zagospodarowywaniem poddanych próbie lokali mieszkalnych wystąpiły po dniu 30.06.2020 r.] oraz zdarzenia sprzed 2018 r., jeśli miały wpływ na kontrolowaną działalność.

Na dzień 30.06.2020 r., (według danych uzyskanych z ewidencji prowadzonej w Zintegrowanym Systemie Informatycznym Papirus SQL) w dyspozycji ZBiLK pozostawało 13.520 lokali mieszkalnych tworzących gminny zasób mieszkaniowy [2: Do zasobu mieszkaniowego gmin wchodzą m.in. mieszkania komunalne, lokale socjalne (najem socjalny lokalu), pomieszczenia tymczasowe.] (natomiast na dzień 31.01.2018 r. i 31.01.2019 r. odpowiednio 14.925 i 14.115 lokali mieszkalnych). W związku z powyższym, w okresie objętym kontrolą zasób mieszkań komunalnych zarządzany przez ZBiLK uległ zmniejszeniu łącznie o 1.405 lokali (tj. około 11,20%).

Według ww. ewidencji na dzień 30.06.2020 r. w dyspozycji ZBiLK pozostawało 1150 niezagospodarowanych (niezamieszkałych) lokali mieszkalnych, stanowiących 8,5% całego zasobu mieszkaniowego zarządzanego przez ZBiLK (13.520 lokali mieszkalnych).

W latach 2018 – I połowa 2020 ZBiLK przekazywał do Wydziału Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WMiRSPN) comiesięczne zestawienie ilościowe dotyczące zarządzanych pustostanów [3: Zestawienie przygotowywane w oparciu o kartoteki lokalowe prowadzone w Zintegrowanym Systemie Informatycznym Papirus SQL według wybranego przez ZBiLK kryterium.]. Według przekazywanego zestawienia na dzień 30.06.2020 r. do zagospodarowania przez ZBiLK pozostawało jedynie 636 pustostanów [4: Pomiędzy przekazaną do kontroli ewidencją a przekazywanym do WMiRSPN zestawieniem istniała różnica w ilości pustostanów w liczbie 514 lokali.]. Na dzień 31.01.2018 r. oraz 31.01.2019 r. ZBiLK w zestawieniu wskazał, że posiadał odpowiednio 1083 i 700 wolnych lokali. Ponadto według ww. informacji przekazywanej przez ZBiLK do WMiRSPN w I połowie 2020 r. zgłoszono [5: Zgłoszenia lokalu wolnego dokonywał Dział Techniczo-Eksplotacyjny (zw. dalej DTE) do Działu Gospodarowania Lokalami Mieszkalnymi (zw. dalej DGLM) po przejęciu lokalu od najemcy/bezumownie korzystającego.] 344 wolnych lokali (natomiast w 2018 r. i 2019 r. odpowiednio 455 i 600 zgłoszeń wolnych lokali).

Z prowadzonych przez ZBiLK rejestrów nie było możliwości wygenerowania informacji dotyczącej sposobu powstawania wolnych lokali mieszkalnych, a ponadto ZBiLK nie prowadził statystyk ani też nie generował wykazów dotyczących ilości zagospodarowanych lokali wraz ze sposobem ich zadysponowania.

W latach 2018 - 2020 ZBiLK na remonty wolnych lokali mieszkalnych przeznaczył:

2018 r. - plan: 3.200.000 zł, wykonanie: 3.046.367,75 zł,
2019 r. - plan: 3.900.000 zł, wykonanie 3.851.077,44 zł,
2020 r. - plan: 4.000.000 zł, wykonanie 1.212.797,92 (na dzień 30.09.2020 r.).

Kontrolą objęto proces zagospodarowania 33 lokali mieszkalnych, w tym:

13 losowo wybranych lokali mieszkalnych zgłoszonych jako lokale wolne w latach 2018 – 2020 (I połowa) a zarazem wykazanych w miesięcznych informacjach przekazywanych do WMiRSPN,
10 najdłużej niezagospodarowanych zgłoszonych wolnych lokali mieszkalnych pozostających w dyspozycji ZBiLK,
10 losowo wybranych niezagospodarowanych lokali mieszkalnych, które nie zostały zarazem wykazane w miesięcznej informacji przekazywanej do WMiRSPN.

Według przekazanych akt lokalowych najdłużej niezagospodarowany lokal mieszkalny pozostawał w całości w dyspozycji ZBiLK od lipca 2011 r. [6: Dot. lokalu przy ul. Lipowej 15, który pomimo przeprowadzenia prac remontowych nie został zagospodarowany do dnia zakończenia kontroli – o czym szerzej w dalszej części wystąpienia.] (tj. ponad 111 miesięcy).

Na podstawie dokumentów zgromadzonych w aktach ww. lokali oraz przygotowanego przez ZBiLK zestawienia[7: Przy czym przedłożone przez ZBiLK zestawienie kosztów utrzymania lokali poddanych kontroli zawierało liczne błędy, w tym błędne daty przejęcia lokali, ich powierzchni, wysokości zaliczek, w związku z czym nie stanowiło wiarygodnego źródła dowodowego.] ustalono, że Gmina na utrzymanie poddanych kontroli 33 pustostanów (od momentu zwolnienia lokalu do momentu zagospodarowania bądź do dnia 30.06.2020 r., jeżeli lokal do tego czasu nie został zagospodarowany) poniosła koszt w kwocie ponad 200.000 zł, w tym w jednym przypadku ponad 52.000 zł.

Szczegółową analizą objęto obszary związane z:

prowadzeniem ewidencji gminnego zasobu lokali komunalnych,
przejmowaniem i zgłaszaniem wolnych lokali mieszkalnych,
przeznaczaniem lokali wolnych,
przygotowywaniem lokali do zagospodarowania,
dokonywaniem rozliczeń związanych z niezagospodarowanymi lokalami.

1.1 Ewidencja zasobu mieszkaniowego gminy, informacje o liczbie pustostanów oraz inne rejestry.

W toku kontroli stwierdzono, że ewidencja komunalnego zasobu mieszkaniowego była prowadzona w sposób niewłaściwy, co spowodowało nieuprawnione zawyżenie liczby lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. Na podstawie kontrolnej próby przeprowadzonej na 33 lokalach mieszkalnych stwierdzono, że w przekazanej przez ZBiLK ewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego na dzień 30.06.2020 r. wykazano, iż w ramach wszystkich 13.520 zarządzanych lokali mieszkalnych,w dyspozycji ZBiLK pozostawały dwa lokale mieszkalne o nr 3 i 3C położone przy ul. Felczaka 16. Lokal przy ul. Felczaka 16/3 był tzw. lokalem „wspólnym” [8: Lokal zamieszkiwany przez więcej niż jedną rodzinę, które korzystać mogły m.in. ze wspólnego przedpokoju, kuchni, w.c. lub łazienki. Mieszkania zlokalizowane głównie w przedwojennych kamienicach śródmiejskich. W większości przypadków układ funkcjonalny takiego lokalu uniemożliwiał podział na lokale samodzielne w rozumieniu ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali.] a nr 3C (w ramach tego samego lokalu co 16/3) nadany został zwyczajowo i stosowany był, m.in. w celu właściwego doręczania korespondencji czy dokonywania naliczeń czynszowych. Część ww. lokalu, tj. ta o nr 3C została przejęta od bezumownie korzystającego w lutym 2019 r., co spowodowało, że lokal mieszkalny przy ul. Felczaka nr 16/3 pozostawał w całości wolny od osób zamieszkujących. Powyższy lokal o powierzchni użytkowej 160,34 m² został przeznaczony na potrzeby opieki społecznej, a w przypadku braku takich potrzeb w dalszej kolejności do prywatyzacji. W momencie przejęcia całości lokalu przy ul. Felczaka 16/3, lokal ten przestał być tzw. lokalem wspólnym, a jego wyróżnianie w ewidencji zasobu komunalnego powinno zostać niezwłocznie zaprzestane, aby nie zawyżać w sposób sztuczny liczby posiadanego zasobu. Według § 28 ust. 1 pkt 1 uchwały nr XXII/502/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 6 września 2016 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Miasto Szczecin na lata 2016 - 2020 (zw. dalej uchwała nr XXII/502/16) ZBiLK zobowiązany był aktualizować na bieżąco bazę danych, w tym ewidencję lokali wspólnych. W toku kontroli Dyrektor ZBiLK wskazała, że indeksy ww. lokali nie zostały scalone, gdyż lokal nr 3C posiadał niezdemontowany licznik pomiarowy energii elektrycznej, co uniemożliwiało dokonanie stosowanej zmiany w ewidencji, oraz zagospodarowanie lokalu [9: Kwestia niezdemontowanych urządzeń pomiarowych – także w przypadku innych lokali poddanych kontroli – przedstawiona została w dalszej części wystąpienia pokontrolnego.]. W ocenie kontroli fakt pozostawienia niezdemontowanego licznika pomiarowego jest kwestią niemającą bezpośredniego znaczenia dla prowadzonej ewidencji zasobu mieszkaniowego gminy [10: Co najwyżej w prowadzonej ewidencji lokal z niezdemontowanym licznikiem może zostać wyróżniony stosowną adnotacją wskazującą na konieczność demontażu takiego licznika przed zawarciem kolejnej umowy najmu – przy czym generalnie fakt demontażu bądź nie licznika zamieszczany powinien być w ewidencji prowadzone przez DTE.] (co potwierdza chociażby sytuacja prawna lokali, w których stwierdzono brak spełnienia warunków technicznych dla trwałego pobytu ludzi, gdyż w takim przypadku demontaż licznika energetycznego nie jest warunkiem koniecznym do zdjęcia takiego lokalu z ewidencji lokali mieszkalnych a w konsekwencji zmniejszenia stanu zasobu gminy). Należy zauważyć, że w przypadku zaakceptowania powyższej praktyki ZBiLK można byłoby właściwie w sposób dowolny kształtować liczbę lokali mieszkalnych pozostających w zasobie mieszkaniowym gminy.

Kontrola negatywnie ocenia również niejednolitą praktykę ZBiLK w nadawaniu oznaczeń (własności i przeznaczenia) lokali mieszkalnych w prowadzonej ewidencji zasobu gminy oraz braku jej bieżącego aktualizowania pod kątem adekwatnych oznaczeń, co spowodowało, iż ewidencja nie odzwierciedlała rzeczywistego stanu lokalowego. W toku kontroli ustalono, że prowadzona przez ZBiLK ewidencja zasobu mieszkaniowego oprócz wskazania położenia lokalu (adresu), zawierała możliwość określenia: rodzaju lokalu (np. mieszkanie komunalne, mieszkanie socjalne, mieszkalne pomieszczenie tymczasowe), symbolu własności (np. lokal wolny, przejściówka, umowny/bezumowny użytkownik), oraz symbolu przeznaczenia (np. lokal do remontu, lokal gotowy, przejściówka z licznikiem). Powyższa ewidencja stanowiła podstawę do sporządzania różnego rodzaju informacji, zestawień, analiz (np. zestawienia przekazywanego do WMiRSPN), a więc powinna stanowić rzetelny materiał źródłowy. W przypadku niezagospodarowanych lokali poddanych kontroli ustalono m.in., że lokal położony przy ul. Kolejowej 7 zgłoszony w marcu 2019 r. i w tym samym miesiącu przeznaczony do remontu ZBiLK widniał w ewidencji pod względem własności jako lokal wolny, a pod względem przeznaczenia jako przejściówka z licznikiem [11: Czyli według nadanego przez ZBiLK znaczenia – lokal, który nie mógł zostać zasiedlony, gdyż nie został zdemontowany licznik energii elektrycznej/gazowej.], natomiast lokal położony przy ul. Krakowskiej 24/7 zgłoszony w maju 2019 r. i przeznaczony w czerwcu 2019 r. do prywatyzacji (cały budynek) widniał w ewidencji pod względem własności jako lokal przejściowy [12: Czyli według nadanego przez ZBiLK znaczenia - lokal o nieuregulowanym stanie prawnym bądź faktycznym.], a pod względem przeznaczenia jako przejściówka z licznikiem. W ocenie kontroli takie oznaczanie ww. lokali było nieprawidłowe. Wszystkie lokale zgłoszone przez DTE, jako wolne a następnie przeznaczone do odpowiedniego sposobu zagospodarowania winny być adekwatnie uwzględniane w prowadzonej ewidencji. Kwestia niezdemontowania licznika nie ma w tym przypadku wpływu ani na ustalone przeznaczenie lokalu ani na jego własność (jest to kwestia związana z ewentualną wadą faktyczną lokalu i w takim przypadku powinna zostać uwidoczniona ewentualnie dodatkową wzmianką wskazującą na konieczność pilnego zdemontowania licznika).

Kontrola wykazała, że comiesięczne zestawienia ilościowe dotyczące pustostanów, które sporządzane były przez DGLM a następnie przekazywane do WMiRSPN nie odzwierciedlały pełnego i rzeczywistego stanu ilościowego niezagospodarowanych lokali pozostających w zarządzie ZBiLK. W przekazywanych zestawieniach wskazywano jedynie wybrane rodzaje niezagospodarowanych lokali (według nadanego przez ZBiLK oznaczenia/symbolu, o którym mowa była powyżej), w tym takie lokale jak: gotowe do zasiedlenia, do wynajęcia w zamian za remont najemcy, do remontu na koszt ZBiLK, do prywatyzacji, do zdjęcia z ewidencji, wspólne do odzyskania – łącznie wg stanu na dzień 30.06.2020 r. 636 lokali. Przekazywane zestawienia nie zawierały informacji o takich rodzajach niezagospodarowanych lokali jak m.in.: lokale w budynkach do prywatyzacji; lokale, w których nie zdemontowano liczników pomiarowych, lokale tzw. „przejściowe” (tj. lokale co do zasady wolne, lecz niezgłoszone z powodów prawnych bądź faktycznych), lokale z wydanym skierowaniem do zawarcia umowy, lokal w budynku wyłączonym z użytkowania – łącznie wg stanu na dzień 30.06.2020 r. 514 pozostałych lokali (w sumie 1150 niezagospodarowanych/niezasiedlonych lokali). Nadto, w toku kontroli stwierdzono, że w przekazanym do WMiRSPN zestawieniu za czerwiec 2020 r. wykazana liczba poszczególnych rodzajów lokali różniła się od liczby lokali wynikającej z prowadzonej ewidencji zasobu mieszkaniowego, tj. w przekazanej informacji wskazano m.in.:

tylko 33 lokale gotowe do zasiedlenia, podczas gdy z ewidencji wynikało, że lokali gotowych do zasiedlenia było 51;
tylko 9 lokali do prywatyzacji, podczas gdy z ewidencji wynikało, że wolnych lokali do prywatyzacji było 41;
tylko 139 lokali do remontu ZBiLK, podczas gdy z ewidencji wynikało, że wolnych lokali do remontu ZBiLK było 174;
tylko 300 wolnych lokali do remontu na koszt najemcy, podczas gdy z ewidencji wynikało, że wolnych lokali do remontu na koszt najemcy było 330.

W ocenie kontroli nie znajduje uzasadnienia wyłączenie niektórych kategorii pustostanów z wykazywania ich w przekazywanym przez ZBiLK zestawieniu [13: np. niewykazywanie lokali w budynku po pożarze, w sytuacji gdy jednocześnie w zestawieniu wykazywano inne niemożliwe do faktycznego zagospodarowania (zasiedlenia) lokale, w tym te przeznaczone do zdjęcia z ewidencji.]. Mając na uwadze skalę problemu pustostanów w Gminie Miasto Szczecin (lokale niezagospodarowane stanowią co najmniej 8,5% całego zasobu mieszkaniowego zarządzanego przez ZBiLK) przygotowywane i przekazywane comiesięczne zestawienie powinno zawierać wszystkie kategorie (symbole nadane samodzielnie przez ZBiLK w programie informatycznym) niezagospodarowanych (niezasiedlonych) lokali, tak aby uprawniony wydział nadzorujący posiadał pełny i wierny obraz stanu zasobu mieszkaniowego gminy w tym zakresie. Należy zauważyć, że danymi źródłowymi dotyczącymi pustostanów przekazywanymi przez ZBiLK posługiwano się na potrzeby sporządzania różnych oficjalnych pism czy stanowisk np. udzielania odpowiedzi na interpelacje radnych (np. interpelacja Radnej VII kadencji Pani Urszuli Pańki złożona w dniu 11.02.2019 r. pod nr 331, w której zwrócono się o wskazanie aktualnej ilości pustostanów w mieście, a w odpowiedzi wskazano, że na dzień 25.02.2019 r. gmina może zadysponować 329 wolnymi lokalami mieszkalnymi) [14: Przedmiotowa informacja była następnie powielana w środkach masowego przekazu – m.in. w prasie - wydanie Kuriera Szczecińskiego z dnia 17 marca 2019 r.].

W toku kontroli stwierdzono również, że comiesięczne zestawienie dotyczące pustostanów za luty 2020 r. przekazane zostało z miesięcznym opóźnieniem, tj. dopiero w kwietniu 2020 r.

Kontrola wykazała, że baza danych – lokali wolnych do zgłoszenia prowadzona przez DTE w formie pliku Excel sporządzana była niestarannie m.in.: nie były wypełniane/uzupełniane wszystkie poszczególne pozycje takie jak: data wejścia/przejęcia, data zgłoszenia wolnego lokalu, podstawa przejęcia, imię i nazwisko najemcy/bezumownie zajmującego, wskazanie technika zajmującego się sprawą, ale także faktu zdemontowania lub nie licznika energetycznego/gazowego. W ocenie kontroli w prowadzonej bazie danych nie zawierano również innych istotnych informacji dla prawidłowego przebiegu procesu przejmowania lokali, np. daty pozyskania przez DTE informacji o zamiarze zdania lokalu; daty wejścia w posiadanie kluczy do lokalu (jeżeli nie były przekazywane przy sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego np. przesyłane pocztą czy wręczane osobiście w ZBiLK). Należy zauważyć, że w udzielonych wyjaśnieniach sama Dyrektor ZBiLK wskazywała, że ewidencja miała m.in.: umożliwić nadzór nad procesem przejmowania lokali i skuteczności działań osobom odpowiedzialnym, a także być źródłem informacji w procesie zarządczym i dla potrzeb statystycznych. W kontekście powyższego informacja o momencie wejścia w posiadanie kluczy (gdyż co do zasady wiąże się z objęciem władztwa nad lokalem) ma znaczenie dla ustalenia czy prawidłowo i terminowo podejmowane są działania w celu zgłoszenia lokalu wolnego [15: W procesie zagospodarowywania lokali równie istotna jest także informacja o demontażu liczników pomiarowych. Ze względu na podnoszone przez ZBiLK zastrzeżenia, co do wydłużonego terminu demontażu tych urządzeń przez przedsiębiorstwo energetyczne - a zarazem stwierdzone przypadki zwłoki z występowaniem o ich demontaż – koniecznym jest każdorazowe ujawnianie tej informacji w ewidencji, aby możliwym było zweryfikowanie (w miarę przystępny sposób) które lokale wymagają podjęcia stosownych działań zmierzających do demontażu tych liczników.]. Ponadto, aby osoba odpowiedzialna miała możliwość oceny skuteczności działań związanych z przejmowanie lokali musi dysponować narzędziem, które zawiera pełną informację.

Odpowiedzialność za przestrzeganie zapisów Statutu ZBiLK, w tym prowadzenieewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego ponosiła Dyrektor ZBiLK. Odpowiedzialność za nadzór nad przygotowywaniem informacji i sprawozdań w zakresie prowadzonych przez DGLM spraw oraz prowadzenia systemu „Papirus” ponosili Kierownik DGLM oraz Zastępca Dyrektora ds. Gospodarowania Zasobem. Odpowiedzialność za nadzór nad prawidłowym prowadzeniembazy danych – lokali wolnych do zgłoszenia ponosili Kierownik DTE oraz Zastępca Dyrektora ds. Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji.

1.2 Przejmowanie lokali mieszkalnych oraz zgłaszanie ich jako wolne

W toku kontroli ustalono przypadki celowego niezgłaszania przez DTE do DGLM przejętych lokali. Zgodnie z przyjętymi w ZBiLK zasadami, DTE po przejęciu lokalu (wejściu w posiadanie kluczy oraz sporządzeniu protokołu stanu technicznego lokalu) obowiązany był przygotować zgłoszenie [16: Dokument zawierający istotne informacje związane z lokalem, w tym jego charakterystyką. Załączano również protokół stanu technicznego oraz zdjęcia lokalu.] wolnego od osób i co do zasady rzeczy lokalu, które następnie przekazywał do DGLM w celu podjęcia dalszych działań związanych z zagospodarowaniem lokalu. W przypadku lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 22 zaniechano zgłoszenia wolnego lokalu do czasu demontażu przez przedsiębiorstwo energetyczne licznika/urządzenia pomiarowego.Według udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnień powyższe zaniechanie miało na celu uniknięcie tworzenia w prowadzonej ewidencji zasobu mieszkaniowego, tzw. „przejściowego” rodzaju lokalu wolnego.W ocenie kontroli taka praktyka była nieuzasadniona. O ile kwestia braku demontażu licznika może mieć znaczenie dla zagospodarowania lokalu, jako jego wada faktyczna – o czym szerzej w dalszej części wystąpienia – o tyle dla samego faktu zgłoszenia wolnego lokalu nie ma większego znaczenia. Należy, bowiem zauważyć, że we wszystkich przypadkach poddanych kontroli, czas potrzebny na zagospodarowanie lokalu był znaczny, przede wszystkim z tego powodu, że we wszystkich przypadkach konieczny był remont lokalu (bądź na koszt ZBiLK bądź na koszt przyszłego najemcy). Niezgłaszanie wolnych lokali, tylko z tego powodu, że w lokalu nie zdemontowano urządzenia pomiarowego, niepotrzebnie wydłużał ten czas (w szczególności, że urządzenie to mogło zostać zdemontowane w późniejszym czasie, np. w trakcie przygotowywania procesu inwestycyjnego).

W toku kontroli Zastępca Dyrektora ds. gospodarowania zasobem zwróciła się pisemnie do Kierownika DTE z poleceniem przekazywania zgłoszeń wszystkich wolnych lokali, bez względu na to czy w lokalu zdemontowano liczniki energetyczne/gazowe.

Kontrola wykazała także znaczną opieszałość w zgłaszaniu przez DTE wolnych lokali mieszkalnych sięgającą nawet do 278 dni, w tym:

w przypadku lokalu położonego przy ul. Józefa 1 zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 278 dniach od dnia eksmisji bezumownie korzystającego (w przekazanej do kontroli dokumentacji znajdował się protokół stanu technicznego lokalu, w którym wskazano, iż został on rzekomo sporządzony w dniu wykonania wyroku eksmisyjnego, przy czym z załączonych do protokołu zdjęć wynikało (automatycznie naniesiona data), że zdjęcia wykonano po 270 dniach od wydania przez Komornika lokalu w stanie wolnym od osób i rzeczy;
w przypadku lokalu położonego przy ul. Firlika 48 zgłoszenia dokonano po 202 dniach od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego i przejęcia lokalu (brak udokumentowania podjęcia jakichkolwiek innych czynności w powyższym okresie);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 22 zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 166 dniach od dnia zdania kluczy do lokalu (w między czasie najemca wykonał trwające 6 dni konieczne prace polegające na wymianie wykładziny pcv w pomieszczeniu kuchni);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Kolejowej 7 zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 158 dniach od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego;
w przypadku części lokalu wspólnego położonego przy ul. Wielkopolskiej 25 od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego i przejęcia lokalu do dnia zgłoszenia ww. lokalu jako wolnego upłynęło 145 dni. Brak terminowego zgłoszenia ww. wolnej części lokalu miał istotny wpływ na sposobność odzyskania całego lokalu [17: W przypadku terminowego zgłoszenia wolnej części lokalu, okoliczność ta mogłaby zostać wzięta pod uwagę (już w styczniu 2020 r., a więc 2 miesiące po przejęciu tej części lokalu), jako negatywna przesłanka zasadności zawierania, z najemcą pozostałej niezwolnionej części lokalu wspólnego, ugody rozkładającej zaległość czynszową w kwocie 6.404,53 zł na raty, co w konsekwencji mogło doprowadzić do wypowiedzenia umowy najmu.];
w przypadku lokalu położonego przy ul. Piłsudskiego 36 od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego i przejęcia lokalu do dnia zgłoszenia ww. lokalu jako wolnego upłynęły 83 dni;
w przypadku lokalu (pomieszczenia tymczasowego) położonego przy ul. Kościelnej 25a zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 75 dniach od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego i przejęcia lokalu (osoba, której wskazano ww. pomieszczenie w ogóle w nim nie zamieszkała);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Dunikowskiego 12 zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 67 dniach od dnia przejęcia lokalu w drodze eksmisji (pomimo iż według protokołu z eksmisji oraz protokołu zdawczo-odbiorczego lokal w dniu przejęcia został zwolniony z osób i rzeczy);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Pocztowej 1a zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 63 dniach od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego (77 dni od dnia otrzymania kluczy do lokalu);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Kołłątaja 25 zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 42 dniach od dnia komisyjnego przejęcia lokalu i spisaniu protokołu stanu technicznego;
- w przypadku lokalu przy ul. Jana Pawła II 45 od dnia przejęcia lokalu w drodze komisyjnego wejścia do dnia zgłoszenia wolnego lokalu upłynęły 32 dni.

Należy wskazać, że przypadki opieszałego dokonywania zgłoszeń stwierdzono również co do lokali pozostających najdłużej niezagospodarowanymi w zasobie ZBiLK (powyższe wskazuje, że nieterminowe zgłaszanie wolnych lokali nie zostało na przestrzeni lat w ZBiLK wyeliminowane), m.in.:

w przypadku lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 65 (przejętego w pierwszej kolejności w drodze eksmisji a następnie ponownie w ramach działań własnych ZBiLK, ze względu na włamanie) zgłoszenia wolnego lokalu dokonano po 130 dniach od dnia ponownego wejścia w posiadanie lokalu [18: z automatycznie naniesionej daty na zdjęciach lokalu załączonych do protokołu zdawczo-odbiorczego wynikało, że ZBiLK wszedł w posiadanie lokalu na 3 miesiące przed rzekomą datą spisania ww. protokołu.];
w przypadku lokalu położonego przy ul. Lipowej 15 zgłoszenie wolnego lokalu dokonano co najmniej po 129 dniach od dnia przekazania kluczy i złożeniu oświadczeniu o pozostawieniu lokalu w dyspozycji ZBiLK.

Według procedury – czynności do zrealizowania w związku ze zgłoszeniem wolnych lokali mieszkalnych - wprowadzonej w DTE [19: Pismo z dnia 21.06.2019 r. podpisane przez Zastępcę Dyrektora ds. Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji, Kierownika DTE oraz Zastępcę Kierownika DTE.], a także m.in. Zarządzeniem nr 60/2020 Dyrektora ZBiLK w sprawie wprowadzenia procedur dotyczących wolnych lokali mieszkalnych przeznaczonych do najmu w ramach ogłoszenia oferty oraz przeznaczonych do prywatyzacji - Zarządzeniem zgłoszenie wolnego lokalu należało przekazać w terminie 14 dni od dnia przejęcia lokalu [20: Powyższy termin wynikał również m.in. z Zarządzenia nr 60/2020 Dyrektora ZBiLK w sprawie wprowadzenia procedur dotyczących wolnych lokali mieszkalnych przeznaczonych do najmu w ramach ogłoszenia oferty oraz przeznaczonych do prywatyzacji.]. W ocenie kontroli 14 dniowy termin na sporządzenie i przekazanie zgłoszenia był wystarczający, aby w sposób prawidłowy przygotować wymagane zgłoszenie. Należy zresztą zauważyć, że według zakresów czynności pracowników DTE zatrudnionych na stanowiskach technicznych/techniczno-eksploatacyjnych zgłoszeń wolnych lokali mieszkalnych mieli dokonywać w terminie 7 dni od zwolnienia.

Kontrola wykazała również znaczną opieszałość - sięgającą nawet 3 lat - w przejmowaniu lokali mieszkalnych oraz dokonywaniu innych czynności związanych z tym procesem, m.in.:

w przypadku lokalu położonego przy ul. Pięknej 3 pierwsze udokumentowane czynności zmierzające do przejęcia lokalu podjęto po 1058 dniach od dnia pozyskania informacji wskazującej na zgon najemcy [21: W przedmiotowej sprawie zgon najemcy nastąpił w marcu 2016 r., czynsz zaprzestano naliczać najemcy w sierpniu 2016 r., a pierwsze udokumentowane czynności zmierzające do przejęcia lokalu podjęto w lutym 2019 r.];
w przypadku części tzw. lokalu wspólnego położonego przy al. Papieża Jana Pawła II 45 komisyjnego przejęcia tej części lokalu dokonano po 365 dniach od dnia przeprowadzenia wizji lokalu potwierdzającej podejrzenia jego porzucenia oraz zaprzestania dokonywania naliczeń czynszowych [22: Według wyjaśnień udzielonych w toku kontroli na tak znaczne wydłużenie terminu wpływ miała absencja pracownika prowadzącego sprawę oraz długa nieobecność lokatorów pozostałej części lokalu, co uniemożliwiało wejście do części wspólnej lokalu (korytarz) – jednakże w przekazanych aktach lokalowych brakowało jakiegokolwiek śladu uprawdopodabniającego tę okoliczność np. zwrotnego potwierdzenia nieodebrania pisma z prośbą o udostępnienie części wspólnej lokalu, czy chociażby notatki służbowej bądź adnotacji w systemie Papirus.];
w przypadku lokalu położonego przy ul. Zakopiańskiej 11 z ponownym indywidualnym wnioskiem o demontaż licznika pomiarowego wystąpiono po 309 dniach od negatywnego (ze względu na nieprawidłowe określenie przez ZBiLK strony umowy dla tego punktu poboru) rozpoznania przez przedsiębiorstwo energetyczne złożonego wniosku o demontaż licznika [23: Na dzień zakończenia kontroli urządzenie pomiarowe nie zostało zdemontowane, co może mieć negatywne konsekwencje dla osoby, której wydano skierowanie do zawarcia umowy o przeprowadzenie prac remontowych, w postaci odmowy zawarcia przez przedsiębiorstwo energetyczne umowy o świadczenie usługi kompleksowej sprzedaży i dystrybucji energii elektrycznej, a tym samym braku dostępu do tej energii.];
w przypadku lokalu położonego przy ul. Jagiełły 16 przejęcie lokalu i spisanie protokołu stanu technicznego nastąpiło po 216 dniach od dnia otrzymania kluczy oraz oświadczeń o pozostawieniu ww. lokalu w dyspozycji ZBiLK (w tym czasie nie były podejmowane żadne inne czynności bezpośrednio zmierzające do przejęcia lokalu);
w przypadku lokalu przy ul. Powstańców Wielkopolskich 22:
- byłego najemcę wezwano do wymiany wykładziny w pomieszczeniu kuchni po 57 dniach od dnia przekazania kluczy [24: Należy zauważyć, że po 42 dniach od dnia przekazania kluczy do lokalu najemca zwrócił się do Dyrektora ZBiLK z prośbą o pomoc w kwestii przejęcia lokalu, gdyż jak wskazał, od dnia przekazania kluczy brak było jakiejkolwiek reakcji ze strony DTE.],
- weryfikacji rzetelności protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzonego przez pracownika DTE dokonano dopiero po 78 dniach od dnia przekazania przez DGLM pilnej prośby w tym przedmiocie;
w przypadku lokalu przy ul. Drzymały 9 przejęcie i zgłoszenie lokalu jako wolnego nastąpiło po 8 miesiącach od wymeldowania bezumownie korzystającego z lokalu (przy czym na wcześniejszym etapie sprawy uzależniono komisyjne przejęcie lokalu od wymeldowania ww. osoby z tego lokalu);
w przypadku lokalu przy ul. Kaszubskiej 33/28 protokół zdawczo –odbiorczy spisano po 90 dniach od dnia otrzymania kluczy do lokalu po zmarłym bezumownie korzystającym; w przypadku lokalu przy ul. Kaszubskiej 33/25 protokół zdawczo –odbiorczy spisano po 78 dniach od dnia przekazania kluczy do lokalu przez bezumownie korzystającego [25: W przedmiotowej sprawie wątpliwość kontroli budzi również fakt podjęcia przez ZBiLK czynności zmierzających do przejęcia lokalu dopiero na przestrzeni lat 2010-2012, w sytuacji gdy w aktach znajdowała się informacja podpisana przez bezumownie korzystającego, iż już od 2002 r. nie zamieszkiwał w lokalu ze względu na swój stan zdrowia.];
w przypadku lokalu przy ul. Kaszubskiej 34 wejście i spisanie stanu technicznego lokalu nastąpiło po 34 dniach od dnia otrzymania kluczy oraz złożenia przez zdającego oświadczenia o pozostawieniu lokalu w dyspozycji ZBiLK (pomimo iż sprawę uznano za pilną ze względu na istnienie przesłanek, iż stan lokalu może stwarzać zagrożenie sanitarno-epidemiologiczne);
w przypadku lokalu przy ul. Wyzwolenia 5 z wnioskiem o wymeldowanie ówczesnego najemcy wystąpiono dopiero po ponad 4 latach od momentu przejęcia lokalu w całości.

Według ww. procedury - czynności do zrealizowania w związku ze zgłoszeniem wolnych lokali mieszkalnych - pracownik DTE obowiązany był przejąć lokal mieszkalny w ciągu 7 dni od zgłoszenia przez najemcę chęci zdania lokalu mieszkalnego i spełnieniu przez najemcę wszystkich narzuconych obowiązków. W związku z powyższym negatywnie należy ocenić przejmowanie lokali np. po 216 dniach od dnia otrzymania kluczy oraz oświadczeń o pozostawieniu ww. lokalu w dyspozycji ZBiLK, w sytuacji, gdy w sprawie nie były podejmowane żadne inne czynności uzasadniające tak znacznie wydłużenie czasu na przejęcie kontroli. W takim przypadku wskazany termin 7 dniowy powinien być wystarczającym do przejęcia lokalu.

Należy wyraźnie podkreślić, że opieszałość w przejmowaniu i zgłaszaniu wolnych lokali powodowała nie tylko konieczność ponoszenia dodatkowych kosztów utrzymania niezagospodarowanych lokali (tych znajdujących się we wspólnotach mieszkaniowych), ale także powodowała utratę korzyści związaną z nieuzyskaniem dochodu z czynszu najmu lokali mieszkalnych.

W toku kontroli stwierdzono również, że pracownikowi nieposiadającemu odpowiednich kwalifikacji polecono wykonywanie zadań wykraczających znacznie poza rodzaj świadczonej pracy (zajmowane stanowisko), co w konsekwencji miało istotnie negatywy wpływ na prawidłowość przejmowania lokali [26: Mając na uwadze, że według udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnień ocena jakości pracy tego pracownika nie była dobrze oceniana również przez przełożonych.]. Podczas kontroli ustalono, że pracownikowi zatrudnionemu w ZBiLK na stanowisku pomocy administracyjnej powierzono wykonywanie zadań związanych z przejmowaniem lokali (w szczególności sporządzaniem protokołów zdawczo-odbiorczych zawierających ocenę stanu technicznego zdawanych lokali - m.in. lokali położonych przy ul. Powstańców Wielkopolskich 25, 65, Józefa 1). Zgodnie z przyjętym w 2014 r. zakresem czynności do szczegółowych obowiązków ww. pracownika należało, m.in.:

przyjmowanie korespondencji i ewidencjonowanie jej w rejestrach,
przyjmowanie zgłoszeń o usterkach i awariach,
bieżąca obsługa interesantów,
pomoc osobom starszym i niepełnosprawnym w redagowaniu podań,
przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków,
dostarczanie do Urzędu Pocztowego bieżącej korespondencji,
wykonywanie innych poleceń i zadań służbowych nieobjętych zakresem czynności oraz nie będących w sprzeczności z zajmowanym stanowiskiem.

W ocenie kontroli polecenie ww. pracownikowi przejmowania lokali, w tym sporządzania protokołów wymagających dokonania oceny technicznej (np. oceny zużycia tynków, powłok malarskich, stolarki drzwiowej i okiennej czy wstępnej oceny legalności wykonania określonych prac budowlanych) pozostawało w sprzeczności z rodzajem pracy wynikającymz podstawowego i szczególnego zakresu obowiązków pracownika. W ramach bowiem zakresu czynności pracownikowi powierzono wykonywanie zadań należących do stosunkowo nieskomplikowanych czynności administracyjnych (np. przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji), natomiast sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych zaliczyć należy do kategorii czynności technicznych.Zauważyć zresztą można, że sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych lokali mieszkalnych czy zgłaszanie wolnych lokali generalnie należało do zakresów czynności pracowników zatrudnionych na stanowiskach technicznych czy techniczno-eksploatacyjnych. Wartym podkreślenia jest również to, że ww. pracownik nie posiadał stosownego wykształcenia technicznego pomocnego w prawidłowym realizowaniu zadań związanych z przejmowaniem lokali. Dopuszczenie ww. pracownika do przejmowania zwalnianych lokali spowodowało m.in., że ZBiLK [27: Po pozytywnej opinii Społecznej Komisji Mieszkaniowej.] na podstawie nierzetelnych i wskazujących nieprawdziwe informacje protokołów zdawczo-odbiorczych sporządzonych przez tego pracownika, dokonał zamiany nienadającego się do natychmiastowego zamieszkania lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 22 na gotowy (odremontowany na koszt Gminy) lokal przy ul. Monte Cassino 35. W przedmiotowej sprawie pracownik nieposiadający stosownych kwalifikacji w sporządzonym przez siebie protokole oceny stanu technicznego lokalu (wstępnym do zamiany oraz z przejęcia lokalu) poświadczył, że przejęty lokal, ze względu na swój dobry stan techniczny (niski stopień zużycia lokalu, w tym czyste ściany i sufity we wszystkich pomieszczeniach, niezużyte urządzenia, okładziny podłóg w stanie dobrym) nadaje się do natychmiastowego zasiedlenia. Przy czym w rzeczywistości stan techniczny lokalu dalece odbiegał od możliwości jego natychmiastowego zasiedlenia, co zostało potwierdzone po przeprowadzonych oględzinach niezależnie zarówno przez Kierownika DGLM oraz Kierownika DTE [28: Kierownik DTE wskazał, ze lokal wymaga m.in. wymiany urządzeń, miejscowej naprawy tynków, malowania, wymiany okładzin podłóg. Powyższe prace ze względu na swój znaczny zakres nie mogły zostać zlecone w ramach konserwacji bieżącej. Kierownik DGLM wskazał natomiast, że lokal wymaga co najmniej bezwzględnego odmalowania.]. Kierownik DTE wskazał ponadto, że ze względu na dokonanie odbioru lokalu bez uwag brak było podstaw do obciążania ówczesnego najemcy kosztami koniecznych do wykonania prac remontowych ww. lokalu, w związku z czym lokal przeznaczono do remontu na koszt ZBiLK (kosztorys robót został sporządzony na łączną kwotę 46.206,73 zł). Należy zauważyć, że według § 28 pkt 5 i 6 ówcześnie obowiązującej Uchwały Rady Miasta Szczecin nr XVIII/507/12 z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej uchwała nr XVIII/507/12) można było odmówić udzielenia zgody na zamianę lokalu wchodzącego w skład mieszkaniowego zasobu Gminy, w szczególności gdy stan techniczny lokalu był zły (w szczególności wskazywał na brak możliwości zamieszkania) bądź zamiana nie spowodowała poprawy efektywności gospodarowania zasobem. W przedmiotowej sprawie Gmina otrzymała nienadający się do zasiedlenia lokal wymagający kosztownego remontu (do dnia zakończenia kontroli lokal pozostawał niezagospodarowany ponad 14 miesięcy, przy czym nie złożono nawet wniosku o remont lokalu), a przekazała, odremontowany na koszt Gminy, lokal gotowy do zamieszkania.

W toku kontroli ustalono również przypadki braku należytej staranności i dokładności sporządzanych przez pracowników ZBiLK dokumentów istotnych dla prawidłowego przebiegu procesu przejmowania i zagospodarowywania lokali (w szczególności protokołów zdawczo-odbiorczych, protokołów z komisyjnego wejścia do lokalu, zgłoszeniach wolnych lokali), m.in.:

w protokołach zdawczo-odbiorczych wskazywano niewłaściwe daty ich spisywania [29: Dot. m.in. lokalu przy ul. Powstańców Wielkopolskich 25, ul. Józefa 1, ul. Krakowska 24], nie wskazywano czy w lokalu zdemontowano urządzenia pomiarowe, nie odnotowywano faktu wejścia w posiadanie kluczy do lokalu [30: Określenie daty wejścia w posiadanie kluczy ma istotne znaczenie dla procesu przejęcia lokalu, gdyż z tym momentem co do zasady następuję przejęcie władztwa nad lokalem ze wszystkimi tego konsekwencjami.];
w zgłoszeniach wolnych lokali m.in.: wskazywano niewłaściwą datę zwolnienia lokalu [31: Dot. m.in. zgłoszenia wolnego lokalu przy ul. Lipowej 15 – wskazano, że zwolniony z dniem 08.07.2011 r. (tj. z dniem sporządzenia zgłoszenia) przy czym najemca zmarł przed marcem 2011 r.] (prawidłowe określenie daty zwolnienia lokalu ma istotne znaczenie dla chociażby prawidłowego dokonywania naliczeń za korzystanie z lokalu), nie wskazano, że w lokalu zameldowane są osoby i istnieje konieczność wystąpienia z wnioskiem o wymeldowanie [32: Dot. lokalu przy ul. Wyzwolenia 5 – z wnioskiem wystąpiono po ponad 1600 dniach od dnia jego przejęcia.];
w protokole z komisyjnego wejścia do rzekomo porzuconego lokalu przy al. Papieża Jana Pawła II 45 wskazano, że w lokalu znajdowały się szczątkowe, zniszczone meble nieprzedstawiające większej wartości, natomiast ze znajdującej się w aktach dokumentacji fotograficznej wynikało, że w lokalu oprócz mebli (niektórych w dobrym stanie np. komoda) pozostawiono także inne rzeczy ruchome (np. model statku, wazę, dużą skrzynię, poziomicę, wkrętarki, walizki na sprzęt budowlany, przedłużacze elektryczne, drabiny). Marginalnie należy zauważyć, że w przypadku lokali porzuconych istnieje szczególny obowiązek wnikliwego spisania wszystkich ruchomości znajdujących się w lokalu [33: w tym konkretnym przypadku, ze względu na znaczne zadłużenie lokalu, mogło istnieć uzasadnione podejrzenie, iż pozostawione rzeczy ruchome (w szczególności sprzęt elektroniczny, budowlany itp.) mogą pochodzić z czynów przestępczych, stąd też w ocenie kontroli istniała dodatkowa niezależna okoliczność właściwego i szczegółowego sporządzenia protokołu wraz z spisem przedmiotów.];
w protokole z komisyjnego wejścia do lokalu przy ul. Kaszubskiej 34 po śmierci najemcy wymieniono przykładowo kilka pozostawionych rzeczy oraz wskazano ogólny zapis, że nie znaleziono pieniędzy, waluty obcej, biżuterii oraz dokumentów. Na zdjęciach sporządzonych z przeprowadzonego komisyjnego wejścia można było jednakże zauważyć, że w lokalu znajdowały inne potencjalnie wartościowe przedmioty (np. obraz), które nie zostały wyszczególnione w protokole. Ponadto w protokole, ani innej dokumentacji nie wskazano, jak zostały zagospodarowane rzeczy z ww. lokalu. Należyte sporządzenie protokołu w tym przypadku miało szczególne znaczenie, iż oświadczenie o pozostawieniu rzeczy do dyspozycji ZBiLK złożyły wyłącznie córka i siostra zmarłego, a według informacji znajdujących się w aktach zmarły najemca posiadał również syna, który w przypadku dziedziczenia ustawowego z chwilą śmierci ojca co do zasady również nabył własność rzeczy należących do spadkodawcy [34: W ocenie ZBiLK sporządzane z przejęcia komisyjnego zdjęcia w wystarczający sposób dokumentowały stan rzeczy, jednakże należy zauważyć, że na zdjęciach widoczne były chociażby zamknięte szafy, komody, skrzynie – co do których brak było możliwości ustalenia co się w nich ówcześnie znajdowało.]; w przypadku lokalu położonego przy ul. Jagiellońskiej 34a przejętego komisyjnie, nie dokonano spisania rzeczy znajdujących się w lokalu, które w ocenie ZBiLK były zwykłymi śmieciami, jednakże ze względu na kierowane przez bezumownie korzystającego groźby sankcji karnych ich zaboru zostały w części przewiezione na magazyn;
w zgłoszeniu wolnego lokalu przy ul. Wielkopolskiej 25 wskazano, że wystąpiono z wnioskiem o wymeldowanie najemcy, w sytuacji gdy faktycznie z wnioskiem wystąpiono po 60 dniach od sporządzenia zgłoszenia (205 od dnia przejęcia lokalu).

Kontrola wykazała, że nie w każdym przypadku istotne okoliczności mające znaczenie dla prowadzonych spraw były w jakikolwiek sposób utrwalane w aktach/programie informatycznym Papirus SQL/prowadzonych ewidencjach (np. za pomocą odpowiedniej adnotacji, wzmianki czy protokołu) i tak stwierdzono m.in.:

przypadki [35: Dot. m.in. lokali przy: ul. Wielkopolskiej 25, ul. Firlika 48, ul. Małkowskiego 16.]nie utrwalenia w jakikolwiek sposób momentu zgłoszenia przez zdającego zamiaru wydania lokalu. W udzielonych wyjaśnieniach Dyrektor ZBiLK wskazała, że tego typu ustalenia najczęściej odbywają się drogą telefoniczną a pracownicy DTE pracują w warunkach dynamicznych, a więc rejestrowanie rozmów i sporządzanie z nich notatek nie jest możliwe. W ocenie kontroli poczynienie krótkiej wzmianki bądź adnotacji (chociażby w ZSI Papirus, czy prowadzonej ewidencji lokali do zgłoszenia) nie jest w żaden sposób czasochłonne, tym bardziej mając na uwadze, że wielokrotnie w toku kontroli jako przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości wskazywano nieobecności (zwolnienia, urlopy itp.) odpowiedzialnych pracowników, w związku z czym koniecznym jest odnotowywanie tych informacji (tym bardziej ustnych), aby inni pracownicy mieli do nich dostęp w przypadku zastępstw;
przypadki [36: Dot. m.in. lokali przy: ul. Pięknej 3, ul. Małkowskiego 16.] braku utrwalenia momentu pozyskania przez DTE informacji o zgonie najemców/bezumownie korzystających;
przypadki braku utrwalenia okoliczności (w tym m.in. daty, miejsca, danych osób uczestniczących) wejścia w posiadanie kluczy do lokali [37: Dot. np. lokalu przy ul. Kościelnej 25a (rozbieżność między deklarowanym termin przekazania kluczy przez najemcę a faktyczną datą ich wydania), lokalu przy ul. Jagiełły 16 (zarówno okoliczności wpływu kluczy jak i aktu zgonu), ul. Krakowska 24 (w szczególności, iż w aktach oświadczenia z różnych dni o przekazaniu przez różne osoby kluczy do lokalu, a ponadto w protokole nie wskazano prawidłowego dnia jego sporządzenia).],
w przypadku lokalu przy ul. Pięknej 3 brak utrwalenia okoliczności wskazujących na czynności podjęte w celu przejęcia lokalu od momentu zgonu najemcy w marcu 2016 r. i zaprzestania naliczania czynszu dla tego lokalu w sierpniu 2016 r. do momentu podjęcia działań w lutym 2019 r. w celu ustalenia osób zajmujących się pochówkiem zmarłego najemcy (pierwsza utrwalona czynność podjęta została więc po prawie 3 latach od zgonu najemcy);
w przypadku przyjęcia aktu zgonu byłego najemcy [38: Dot. lokalu przy ul. Kaszubskiej 34 – wpływ aktu zgonu: 15.03.2019 r., pierwsze pismo do córki zmarłego najemcy z żądaniem wydania lokalu: 23.05.2019 r.).] nie utrwalono co najmniej: danych osobowych składającego akt zgonu, danych kontaktowych tej osoby oraz osoby mającej zdać lokal (ewentualnie wskazania, że odmówiono przedstawienia ww. informacji). Poprzestano wyłącznie na adnotacji „zgon głównego najemcy – lokal zostanie przekazany przez córkę”. Brak powyższych informacji spowodował, iż DTE podjąć musiał dodatkowe działania co w znaczny sposób wydłużyło procedurę przejęcia lokalu.

Brak utrwalania istotnych okoliczności w jakiejkolwiek formie miał istotne znaczenie w sytuacji nieobecności (w szczególności długotrwałej bądź ustania stosunku pracy) pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za sprawę i konieczności podejmowania czynności w ramach zastępstwa, (na co w udzielonych wyjaśnieniach zwracała wielokrotnie uwagę Dyrektor ZBiLK).

W toku kontroli stwierdzono przypadki niewłaściwego przepływu istotnych informacji pomiędzy poszczególnymi działami ZBiLK, co miało wpływ na prawidłowość wykonywanych zadań związanych
z przejmowaniem lokali, w tym:

niepoinformowaniu [39: Dot. lokalu położonego przy al. Papieża Jana Pawła II 45 - również nie zamieszczeniu tej informacji w systemie Papirus] DWRM przez DTE o komisyjnym przejęciu lokalu niezwłocznie po jego dokonaniu, co skutkowało dodatkowym nakładem pracy związanym z niezasadnie złożonym wnioskiem o wszczęcie postępowania egzekucyjnego (po 42 dniach od przejęcia ww. lokalu);
potencjalnym nieprzekazaniu pracownikowi DTE informacji [40: Informacja o potencjalnym zgonie najemcy została pozyskana w związku z pismem osoby zainteresowanej wstąpieniem w stosunek najmu po śmierci najemcy.]o możliwym zgonie Najemcy lokalu znajdującego się przy ul. Pięknej 3, co miało wpływ na brak podjęcia jakichkolwiek działań w celu przejęcia lokalu przez 1054 dni.

W toku kontroli ustalono również, że w przypadku lokalu przy ul. Pięknej 2 DTE, pomimo braku od kwietnia 2020 r. korespondencji e-mail ze strony osoby zgłaszającejrzekomą śmierć krewnego najemcy oraz nieprzekazania kluczy do lokalu, przez ponad 4 miesiące (tj. do sierpnia 2020 r. i przekazania aktu zgonu najemcy w przez córkę) nie podjął dalszych działań w celu zweryfikowania informacji o potencjalnej śmierci najemcy oraz sprawy deklarowanego zdania ww. lokalu. DTE w szczególności nie próbował nawiązać ponownego kontaktu z osobą zgłaszającą zgon bądź samym najemcą (który na ówczesny moment, ze względu na zgon na terenie Republiki Federalnej Niemiec, widniał w dostępnych rejestrach jako osoba żyjąca), nie przeprowadził wizji w terenie, nie poinformował (a nawet nie zamieścił wzmianki w systemie informatycznym) innych działów ZBiLK o możliwej śmierci najemcy. Należy zauważyć, że zgłaszający śmierć najemcy wskazał, że w posiadaniu kluczy jest osoba trzecia (znajoma zgłaszającego) co mogło zarazem wskazywać, że z lokalu korzystają osoby inne niż najemca [50: np. w drodze podnajmu.]. Ponadto najemca pomimo dotychczas bieżąco regulowanych zobowiązań czynszowych nie uiścił czynszu za marzec, kwiecień, maj, czerwiec, lipiec 2020 r. Co więcej DTE w czerwcu 2020 r. wystosował ostateczne wezwanie do udostępnienia mieszkania w celu przeprowadzenia rocznego przeglądu szczelności instalacji gazowej, ponieważ najemca uprzednio dwukrotnie nie wpuścił do lokalu osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie takiego przeglądu. Brak przekazania innym komórkom organizacyjnym ZBiLK informacji o potencjalnym zgonie najemcy, spowodował kierowanie przez DCM bezskutecznych wezwań do zapłaty, a w konsekwencji konieczność przeprowadzenia przez DWRM wizji lokalnej, w trakcie której pozyskano od sąsiadów informację, że najemca zmarł.

W toku kontroli ustalono, że czynności przeciwko byłym Najemcom lokalu przy ul. Pocztowej 1a zmierzające bezpośrednio do przymusowego pokrycia kosztów równowartości prac remontowych wskazanych w protokole zdawczo-odbiorczym na kwotę 4.412,34 zł podjęto dopiero w ostatnich dniach poprzedzających upływ rocznego terminu przedawnienia tych roszczeń (roszczenie wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy – art. 677 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny [42: Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 ze zm.], zw. dalej k.c. ). Po zwróceniu uwagi przez przeprowadzającego kontrolę o możliwym upływie terminu przedawnienia roszczenia zawezwano byłych najemców do próby ugodowej. Jako przyczynę tak późnego podjęcia ww. działań wskazano, że informacja o zdaniu lokalu i konieczności podjęcia stosownych kroków została przekazana do DWRM dopiero po ponad 11 miesiącach od przejęcia lokalu (przy czym ostateczne stanowisko DTE o konieczności domagania się pokrycia ww. kosztów zostało sformułowane już po 3 miesiącach od przejęcia lokalu). Wskazać należy, że działania zmierzające bezpośrednio do przymusowego naprawienia szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy powinny być podejmowane z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby zminimalizować ryzyko przedawnienia roszczeń przysługujących Gminie Miasto Szczecin.

Kontrola wykazała również inne nieprawidłowości i uchybienia związane z przejmowaniem i zgłaszaniem wolnych lokali, w tym:

odbieranie od najemców, ich krewnych bądź osób zdających lokale pisemnych oświadczeń złożonych pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań z art. 233 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny [43: Dz.U. z 2020 r. poz. 1444](zw. dalej k.k.). Nadawanie rygoru odpowiedzialności karnej nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących przepisach, gdyż według art. 233 § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny przepisy art. 233 § 1 stosuje się odpowiednio do osoby, która składa fałszywe oświadczenie, jeżeli przepis ustawy przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Należy zauważyć, że w obowiązujących przepisach (m.in. ustawie z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali [44: Dz.U. z 2020 r. poz. 1910] (zw. dalej u.w.l.) czy ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego [45: Dz.U. z 2020 r. poz. 611] (zw. dalej u.o.p.l.) brak jest podstawy prawnej umożliwiającej odebranie takiego oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Należy jednocześnie zauważyć, że zastosowany rygor odpowiedzialności karnej był zarazem bezprzedmiotowy, gdyż ZBiLK nie dążył do wyciągnięcia odpowiedzialności wobec osób, które potencjalnie mogły złożyć fałszywe oświadczenie [46: Np. oświadczenie odebrane od syna zmarłego lokatora przy ul. Pięknej 3];
stosowanie wzoru oświadczenia o przekazaniu lokalu do dyspozycji ZBiLK, który nie zawierał pozycji umożliwiających podanie dodatkowych informacji istotnych dla prawidłowego przejęcia lokalu (w tym chociażby: ilości przekazywanych kluczy oraz pomieszczeń, których dotyczą - piwnica, wc na klatce, garaż, komórka lokatorska; określenia potencjalnego kręgu spadkobierców oraz informacji o złożeniu bądź nie oświadczeń spadkowych), a także załączanych dokumentów (m.in. aktu zgonu, potwierdzeń przeprowadzenia wymaganych przeglądów instalacji gazowej, itp.). Należy zauważyć, że złożenie przedmiotowego oświadczenia – ze względu na brak przepisów powszechnie obowiązujących nakładających taki obowiązek – jest dobrowolne (w szczególności jak wskazano powyżej brak jest podstaw do stosowania rygoru odpowiedzialności karnej, co czynił ZBiLK), a tym samym dobrowolnym jest również udzielenie odpowiedzi na konkretne pytania wskazane w oświadczeniu;
żądanieudostępnieniadanych osobowych (znajdujących się w zbiorach danych osobowych innych jednostek m.in. Zakładu Usług Komunalnych czy Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie [47: Np. w sprawie lokalu przy ul. Rugiańskiej 35]), na podstawie nieobowiązujących przepisów prawa, tj. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Należy zauważyć, że zasady przetwarzania danych osobowych od 25 maja 2018 r. reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., a sama ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych utraciła moc obowiązującą w lutym 2019 r.a w konsekwencji wydłużenie procesu zagospodarowywania przedmiotowego lokalu.

Odpowiedzialnośćza nadzór nad prawidłowym prowadzeniemspraw związanych z przejmowaniem i zgłaszaniem wolnych lokali ponosili Zastępca Dyrektora ds. Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji, Kierownik DTE oraz Zastępca Kierownika DTE .

Odpowiedzialność za zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK, ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne oraz zarządzanie zasobami ludzkimi ponosiła Dyrektor ZBiLK.

1.3 Przeznaczanie wolnych lokali

W toku kontroli ustalono, że w przypadku lokalu położonego przy ul. Felczaka 16 dokonano pozorowanego przeznaczenia lokalu na potrzeby pomocy społecznej, co spowodowało niepotrzebne zaangażowanie różnych podmiotów, konieczność podjęcia przez nich zbędnych działań, a w konsekwencji wydłużenie procesu zagospodarowywania przedmiotowego lokalu. Ww. lokal mieszkalny o powierzchni użytkowej 160,34 m², położony na pierwszym piętrze w budynku przy ul. Felczaka 16 został przejęty w całości w lutym 2019 r. a następnie w marcu 2019 r. przeznaczony na realizację potrzeb pomocy społecznej, a w przypadku braku chętnych lokal miał zostać sprywatyzowany. Za pośrednictwem Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin - m.in. po dokonanych oględzinach, weryfikacji dokumentacji technicznej, uzyskaniu przez DTE opinii kominiarskiej określającej możliwości techniczne w przebudowie lokalu – ustalono, że zainteresowanym pozyskaniem lokalu przy ul. Felczaka na potrzeby placówki opiekuńczo-wychowawczej było Centrum Opieki nad Dzieckiem (zw. dalej COnD). Po pisemnym poinformowaniu przez COnD o zainteresowaniu pozyskaniem lokalu, ZBiLK w lipcu 2019 r. zmienił pierwotnie określone przeznaczenie na wyłącznie sprzedaż. W odmowie przekazania lokalu na potrzeby COnD wskazano, że w ocenie ZBiLK rozkład lokalu nie nadawał się do przeznaczenia go na wskazany wcześniej cel, a ponadto że w całej nieruchomości przy ul. Felczaka 16 lokale są sprywatyzowane i należy utrzymać przeznaczenie do sprzedaży pozostałych lokali. W ocenie kontroli wskazane przez ZBiLK powody odmowy przekazania lokalu były nieracjonalne. Należy bowiem zauważyć, że przedstawiciele COnD posiadali dostatecznie sprecyzowane oczekiwania co do charakterystyki lokalu potrzebnego na cele działalności COnD (wynika to m.in. z odmowy przyjęcia innych lokali niespełniających zakładanych warunków), a także dysponowali rzutem lokalu oraz dokonali jego oględzin, a więc posiadali rozeznanie w rozkładzie i możliwościach lokalu (np. wskazali potencjalne nowe pomieszczenia sanitarne, które miały zostać uwzględnione w opinii kominiarskiej). Ponadto pomiędzy marcem a lipcem 2019 r. nie doszło do żadnych istotnych zmian związanych z budynkiem przy ul. Felczaka 16, w szczególności w ramach struktury własnościowej.

Należy zauważyć, że pomimo przeznaczenia lokalu do sprzedaży w lipcu 2019 r. do dnia zakończenia kontroli nie wystąpiono do Prezydenta Miasta Szczecin (za pośrednictwem WMiRSPN) z wnioskiem o sprzedaż lokalu, gdyż nie uzyskano wszystkich niezbędnych dokumentów, aby wystąpić z przedmiotowym wnioskiem. Każdy miesiąc pozostawania ww. lokalu niezagospodarowanym stanowił obciążenie dla budżetu Gminy w wysokości około 1.600 zł, a więc:

5 miesięczny proces zagospodarowania lokalu w kierunku mieszkania chronionego, z którego przeznaczenia ostatecznie zrezygnowano, stanowił dla Gminy wydatek w wysokości około 8.000 zł;
od momentu przejęcia w całości zwolnionego lokalu do dnia 30.09.2020 r., Gmina poniosła wydatek w wysokości około 30.000 zł [48: Mając na uwadze, że poszczególne części lokalu zwalniane były w latach poprzednich (np. 2017 r.), a ponadto lokal do dnia zakończenia kontroli pozostawał niezagospodarowany, a więc rzeczywiste koszty utrzymania lokalu są wyższe.].

Kontrola wykazała przypadki braku celowości w określaniu niektórych przeznaczeń lokali, a w rezultacie wielokrotnym ich zmienianiu. W toku kontroli ustalono, że pierwotne (tj. w grudniu 2012 r.) przeznaczanie dwóch lokali położonych przy ul. Kaszubskiej 33 do remontu na koszt ZBiLK, jako lokale socjalne z uwzględnieniem wydzielenia w każdym z lokali pomieszczenia toalety, zostało już w lutym 2013 r. zmienione na lokale socjalne do realizacji wyroków eksmisyjnych bez wykonywania remontów (jedynie odświeżenie), przy czym od lutego 2013 r. do stycznia 2016 r. nie podjęto żadnych działań, aby przedmiotowe lokale oddać we wskazany uprzednio rodzaj najmu. Tak sprecyzowane przeznaczenie a zarazem niepodjęcie przez prawie 3 lata, żadnych działań w celu zasiedlenia lokali spowodowało, że nawet pomimo braku wystarczających środków finansowych na remonty wolnych lokali, lokale przy ul. Kaszubskiej 33 nie były uwzględniane w jakiejkolwiek kolejności remontowej. Następnie pomimo znajomości niekorzystnej charakterystyki lokali (IV i V kondygnacja, ogrzewanie piec kaflowy, brak łazienki, toaleta na podwórku) w styczniu 2016 r. zmieniono przeznaczenie na lokale do remontu na koszt najemcy, przy czym ze względu na brak chętnych do zawarcia umowy najmu dopiero w kwietniu 2018 r. powrócono do pierwotnego przeznaczenia, tj. remontu na koszt ZBiLK (roboty budowlane polegające na wydzieleniu łazienki wraz z remontem całego lokalu mieszkalnego zostały zakończone dla obu lokali w sierpniu 2020 r. – lokale do dnia zakończenia kontroli pozostawały niezagospodarowane przez około 8 lat).

Odpowiedzialność za nadzórnad prawidłowym prowadzeniemspraw związanych z przeznaczaniem wolnych lokali ponosili Zastępca Dyrektora ds. Gospodarowania Zasobem oraz Kierownik DGLM.

Odpowiedzialność za podejmowanie decyzji dotyczących gospodarki lokalami Gminy ponosiła Dyrektor ZBiLK.

1.4 Przygotowywanie lokali do zagospodarowania, w tym zlecanie prac remontowych, przygotowywanie do sprzedaży bądź do wynajęcia w zamian za wykonanie prac remontowych.

W toku kontroli stwierdzono znaczną opieszałość (sięgającą nawet 7 lat) w przygotowywaniuremontów wolnych lokali, m.in.:

w przypadku lokalu przy al. Piastów 51 od dnia przeznaczenia lokalu do remontu na koszt ZBiLK (a następnie jako lokal socjalny na realizację wyroku) do dnia sporządzenia kosztorysów inwestorskich (branża konstrukcyjno-budowlana, sanitarna, elektryczna) upłynęło ponad 2400 dni. W przedmiotowej sprawie z wnioskiem o udzielenie zamówienia na remont lokalu (wraz z wykonaniem zlikwidowanych przez wspólnotę mieszkaniową schodów do lokalu) wystąpiono po:
- 885 dniach od dnia ponownej prośby o zlecenie remontu,
- 2473 dniach od dnia pierwotnego przeznaczenia przedmiotowego lokalu do remontu na koszt ZBiLK,
- 2670 dniach od dnia komisyjnego przejęcia lokalu,
- 2928 dniach od dnia zgonu najemcy lokalu;
w przypadku lokalu położonego przy ul. Drzymały 9 kosztorysy inwestorskie [49: Wartość kosztorysowa robót remontowych określona została na kwotę łączną 32.332,46 zł, przy czym należy zauważyć, że łączny koszt utrzymania przedmiotowego lokalu we Wspólnocie Mieszkaniowej poniesiony przez Gminę (mając na uwadze, że koszty te cały czas rosną, gdyż lokal nadal nie jest zasiedlony) wyniósł 6.683,78 zł, a więc 20 % kosztów przedmiotowego remontu.] (branża konstrukcyjno-budowlana, sanitarna, elektryczna) zostały sporządzone po ponad 800 dniach od dnia zwrócenia się z prośbą o zlecenie remontu ww. lokalu, natomiast z wnioskiem o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie remontu ww. lokalu przy ul. Drzymały 9 wystąpiono we wrześniu 2020 r. (tj. 878 dni od dnia wrócenia się z prośbą o remont ww. lokalu). Należy zauważyć, że przewidziane do wykonania roboty nie wymagały uzyskania pozwolenia na budowę oraz sporządzenia projektu budowlanego;
w przypadku lokalu przy ul. Pięknej 3 pierwszą udokumentowaną czynność polegającą na przeprowadzeniu wstępnych oględzin lokalu w celu oszacowania zakresu i kosztów remontowych lokalu podjęto dopiero po 361 dniach od dnia zwrócenia się do DI z prośbą o przeprowadzenie prac remontowych;
w przypadku lokalu położonego przy ul. Kolejowej 7 pierwsze wstępne oględziny lokalu w celu oszacowania zakresu prac remontowych oraz zlecenia sporządzenia opinii kominiarskiej podjęto dopiero po 361 dniach od dnia zwrócenia się do DI z prośbą o zlecenie remontu ww. lokalu;
w przypadku lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 65 pierwszą udokumentowaną czynność polegającą na przeprowadzeniu oględzin lokalu w celu oszacowania zakresu i kosztów remontowych lokalu podjęto dopiero po 222 dniach od dnia zwrócenia się do DI z prośbą o przeprowadzenie prac remontowych, natomiast drugą w kolejności czynność polegającą na zleceniu opinii kominiarskiej podjęto 792 dni od dnia otrzymania ww. prośby.

Należy zauważyć, że w celu przeprowadzenia prac remontowych, oprócz potrzeby wykonania dokumentacji inwestycyjnej (w tym kosztorysowej, zakresu i przedmiaru robót) na poziomie Działu Inwestycji, koniecznym jest również przeprowadzenie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na przeprowadzenie ustalonych prac, a niejednokrotnie również poprzedzającej jej konieczności uzyskania stosownych projektów, uzgodnień i pozwoleń (również uzyskiwanych w ramach zamówień publicznych). Opieszałe przygotowywanie procesu inwestycyjnego ma wpływ na znaczne wydłużenie czasu potrzebnego na zagospodarowanie lokalu, a tym samym wiąże się z dodatkowymi kosztami dla Gminy (m.in. koszty ponoszone do Wspólnot Mieszkaniowych).

W toku kontroli ustalono ponadto, że poszczególne czynności procesu inwestycyjnego/prywatyzacyjnego podejmowane były w znacznym oddaleniu czasowym (z niską intensywnością), m.in.:

w przypadku lokalu położonego przy ul. Powstańców Wielkopolskich 65 wykonanie opinii kominiarskiej zlecono po 570 dniach od dnia przeprowadzenia oględzin w lokalu i uznania, że koniecznym jest uzyskanie stosownej opinii. Ponadto w przedmiotowej sprawie od dnia otrzymania stosownej opinii kominiarskiej (sporządzonej przez uprawnionego Mistrza kominiarskiego w terminie 12 dni od dnia otrzymania zlecenia), co do której prawidłowości nie wniesiono zastrzeżeń, do dnia zakończenia kontroli nie przystąpiono do przygotowania dokumentacji kosztorysowej (tj. przez ponad 7 miesięcy od dnia otrzymania opinii [50: W udzielonych wyjaśnieniach Dyrektor ZBiLK wskazała, że obecnie konieczne jest uzyskanie ponownej opinii kominiarskiej, gdyż poprzednia straciła „ważność” – przy czym nie wskazano z jakich powodów przedmiotowa opinia miałaby utracić ważność oraz dlaczego jest niewystarczająca do skosztorysowania prac, w szczególności iż uprzednio nie wniesiono do niej żadnych zastrzeżeń.]);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Felczaka 16 przeznaczonego do sprzedaży (dotyczy czynności podejmowanych przez DTE):
- zlecenie likwidacji samowoli budowlanych stwierdzonych w lokalu nastąpiło po 106 dniach od dnia otrzymania stosownej prośby o ich likwidację oraz zaktualizowania protokołów stanu technicznego,
- aktualizacja protokołu stanu technicznego lokalu nastąpiła po 404 dniach od dnia wpływu ww. pisma (z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu, po sporządzeniu fragmentu rzutu kondygnacji budynku z oznaczonym planem i opisem lokalu, wystąpiono w dniu przekazania zaktualizowanego protokołu);
w przypadku lokalu położonego przy ul. Kolejowej 7 od dnia otrzymania stosownej opinii kominiarskiej do dnia zakończenia kontroli (tj. przez ponad 160 dni) nie przystąpiono do sporządzenia dokumentacji kosztorysowej w celu wystąpienia z wnioskiem o udzielenie zamówienia (należy zauważyć, że pomimo upływu od dnia przejęcia lokalu do dnia zakończenia kontroli ponad 730 dni w ZBiLK nie sporządzono nawet szacunkowego zakresu i kosztu prac remontowych);
w przypadku lokalu przy ul. Jagiełły 16 szacunek kosztów prac remontowych w ww. lokalu został przekazany do DGLM po 146 dni od dnia wpływu wniosku o sporządzenie takiego dokumentu [51: Szacunek kosztów prac został przekazany w październiku 2020 r. - po zwróceniu się w trakcie kontroli z prośbą o wskazanie czy taki dokument został sporządzony, gdyż lokal miał zostać zaoferowany w ramach naboru wniosków do remontu w 2020 r.];
w przypadku dwóch lokali położonych przy ul Kaszubskiej 33 informację o zakończeniu i komisyjnym odebraniu robót budowlanych przekazano do DGLM (tak, aby można było podjąć kolejne czynności w celu zasiedlenia lokali) dopiero po 44 dniach od faktycznego odebrania robót (łączny czas od dnia wystąpienia z prośbą o remonty do dnia obioru robót wyniósł 842 dni);
w przypadku lokalu przy ul. Piłsudskiego 36 szacunek kosztów prac remontowych w ww. lokalu został przekazany do DGLM po 46 dniach od dnia wpływu wniosku o sporządzenie takiego dokumentu. Należy zauważyć, że już na wcześniejszym etapie prowadzenia sprawy Inspektorzy Nadzoru DI dokonali oceny koniecznych do wykonania robót oraz ich szacunkowych kosztów – stanowiących zasadniczą bazę do sporządzenia ww. dokumentu.

W toku kontroli ustalono, przypadek braku zasadności w wykonaniu na kwotę 64.200 zł kapitalnego remontu lokalu mieszkalnego, który ze względu na zawilgocenie ścian wynikające z braku izolacji przeciwwilgociowej budynku - co zostało ustalone dopiero po upływie ponad roku od zakończenia prac w styczniu 2019 r. - nie został dotychczas zasiedlony. Powyższy przypadek dotyczył pozostającego - od marca 2011 r. - w dyspozycji ZBiLK lokalu mieszkalnego, znajdującego się na parterze budynku położonego przy ul. Lipowej 15, w którym w styczniu 2019 r. (ze względu na wieloletni brak chętnych potencjalnych najemców na wykonanie prac remontowych na własny koszt) zakończono kapitalny remont wraz z wydzieleniem łazienki. Przedmiotowy lokal był w 2019 r. oferowany 9-krotnie (jako lokal zamienny/do zamiany), jednakże żadna z osób, którym lokal zaoferowano nie zdecydowała się na jej przyjęcie (przede wszystkim ze względu na lokalizacje lokalu). Przygotowując w 2020 r. lokal do podjęcia ponownej próby zasiedlenia, ustalono, że w lokalu występuje zawilgocenie ścian lokalu (co spowodowało odparzenie tynków i konieczność ich wymiany oraz malowania) wynikające z braku izolacji przeciwwilgociowej ścian fundamentowych piwnic. W związku z tym, że lokal pozostawał w budynku będącym własnością Wspólnoty Mieszkaniowej, ZBiLK wystąpił do zarządcy o pilne wykonanie powyższych prac, jednakże do dnia zakończenia kontroli brak było wiążących decyzji w tym zakresie.

Należy zauważyć, że ZBiLK posiada wykwalifikowanych pracowników, którzy przygotowując proces inwestycyjny powinni ustalić oraz uwzględnić w podejmowanych decyzjach wszystkie istotne okoliczności mające wpływ na zasadność i zakres prac remontowych (przywracających użyteczność lokali mieszkalnych), w szczególności w przypadku lokali położonych na niższych kondygnacjach budynku (w tym parterze) istnienie odpowiedniej izolacji przeciwwilgociowej (a w przypadku jej braku potencjalny wpływ na planowany remont).

Wskazać należy, że ZBiLK w związku z poczynionymi w 2020 r. ustaleniami, podjął decyzję, iż do momentu wykonania przez Wspólnotę Mieszkaniową izolacji przeciwwilgociowej nie będzie ponownie remontować lokalu oraz dążyć do jego zasiedlenia, gdyż jest to niezasadne z ekonomicznego punkt widzenia oraz może powodować w przyszłości konieczność wskazania najemcy lokalu zamiennego. Powyższe oznaczać może, że lokal pomimo poniesienia znacznych nakładów pozostanie niezasiedlony przez najbliższe kilka/kilkanaście lat (tak jak w przypadku lokalu położonego przy ul. Nad Odrą 22 również nieposiadającego odpowiedniej izolacji) ze względu chociażby na: brak wystarczających środków finansowych Wspólnoty Mieszkaniowej na wykonanie takiej izolacji, inne pilniejsze remonty czy po prostu brak zgody członków wspólnoty. Wymaga wskazania, że ZBiLK w przypadku tego lokalu oprócz wysokich kosztów prac remontowych (64.200 zł), od momentu przejęcia lokalu w 2011 r. poniósł znacznie koszty utrzymania lokalu we wspólnocie mieszkaniowej (szacunkowo około 28.000 zł a każdy kolejny miesiąc braku zasiedlenie to koszt około 300 zł), a także zapewne poniesie koszt dodatkowego remontu niwelującego skutki zawilgocenia lokalu. Dodatkowo wskazać można, że wieloletnie niezasiedlenie lokalu a w konsekwencji nieogrzewanie lokalu może mieć – w ocenie kontroli – dodatkowy wpływ na przyśpieszenie postępującej degradacji wyremontowanego lokalu, ponadto w takim przypadku może w dalszej perspektywie czasowej dojść do zniszczenia nie tylko ścian lokalu, ale także jego podłóg czy sufitów, powodując ponowne znaczne koszty odtworzenia użyteczności lokalu.

Pośredni wpływ na stwierdzone nieprawidłowości miał również brak opracowania i wprowadzenia (w szczególności w Dziale Inwestycji) pisemnej procedury postępowania z lokalami przeznaczonymi do remontu na koszt ZBiLK [52: Procedura dot. wolnych lokalu do remontu na koszt przyszłego najemcy przeznaczonych do najmu w ramach ogłoszenia oferty oraz procedura postępowania z wolnymi lokalami mieszkalnymi przeznaczonymi do prywatyzacji została wprowadzona w ZBiLK dopiero załącznikami do Zarządzenia nr 60/2020 Dyrektora ZBiLK z dnia 16 lipca 2020 r.], w szczególności nie ustalono: ogólnych zasad związanych z ustalaniem kolejności (pierwszeństwa) przygotowywania wytypowanych lokali; koniecznych do podjęcia czynności związanych z wykonaniem remontu na koszt ZBiLK [53: Także remontu na koszt przyszłego najemcy czy prywatyzacji z powodu konieczności sporządzenia szacunkowych kosztów remontu lub uzyskania zaświadczenia o samodzielności lokalu.], zalecaną ich kolejnością oraz przewidywanym przybliżonym terminem ich podejmowania. Brak było również wytycznych do projektowania. Ze względu na stwierdzone nieprawidłowości w procesie inwestycyjnym (w tym wykonaniu remontu w lokalu, który nie nadaje się do zasiedlenia ze względu na zawilgocenie ścian związane z brakiem odpowiedniej izolacji budynku czy konieczność dwukrotnego zlecania prac remontowych w tym samym lokalu), znaczne opóźnienia w przygotowywaniu procesu budowlanego oraz znaczną ilość lokali przeznaczanych do takiego zagospodarowywania wprowadzenia odpowiednich pisemnych zasad jest – w ocenie WKiAW – niezbędne.

Odpowiedzialność za nadzór nad prawidłowym przygotowywaniem procesu inwestycyjnego, w tym zasadności i zakresu prac remontowych oraz terminowości w podejmowanych działaniach ponosili Zastępca Dyrektora ds. Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji oraz Kierownik DI.

Odpowiedzialnośćza zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK, ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne, w tym w zakresie prowadzenia remontów lokali, którymi zarządzał ZBiLK ponosiła Dyrektor ZBiLK.

1.5. Wybrane szczególne przypadki postępowania z lokalami wolnymi.

W toku kontroli stwierdzono, znaczną opieszałość (sięgającą prawie 4 lat) w przygotowaniu dokumentów do sprzedaży lokalu położonego przy ul. Wyzwolenia 5. Ww. lokal będący ówcześnie tzw. lokalem wspólnym został przejęty przez ZBiLK w całości w styczniu 2014 r., przeznaczony do prywatyzacji w maju 2014 r. a następnie w lipcu 2014 r. Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin pan Mariusza Kądziołka działający z upoważnienia Prezydenta Miasta Szczecin złożył oświadczenie woli wskazujące ww. lokal do zagospodarowania poprzez sprzedaż w drodze przetargu nieograniczonego. Należy zauważyć, że od momentu przeznaczenia ww. lokalu do prywatyzacji w maju 2014 r. do marca 2018 r. (tj. wpływu pisma Zastępcy Dyrektora WMiRSPN z prośbą o uzupełnienie dokumentacji) nie podjęto żadnych udokumentowanych w aktach działań zmierzających do przygotowania lokalu do sprzedaży, w szczególności nie wystąpiono o uzyskanie zaświadczenia o samodzielności lokalu (wniosek złożono dopiero w maju 2018 r.), nie dokonano usunięcia samowoli budowlanych (zlecono dopiero we wrześniu 2018 r.), nie złożono wniosku o wymeldowanie osób zameldowanych w lokalu (wniosek złożono we wrześniu 2018 r.). Dyrektor ZBiLK w udzielonych wyjaśnieniach wskazała, że na przestrzeni lat zmieniały się zasady przygotowywania wolnych lokali do sprzedaży. W momencie składania oświadczenia woli o przeznaczeniu lokalu do sprzedaży (lipiec 2014 r.) nie było konieczności przekazywania do Urzędu Miasta dodatkowych dokumentów, a konieczność załączania zaświadczenia o samodzielności lokalu do dokumentacji została ustalona dopiero w 2018 r. (wzmożone konsultacje pomiędzy ZBiLK a WMiRSPN). Z przedmiotowymi wyjaśnieniami nie sposób się jednak zgodzić. Według Trybu postępowania w zakresie przygotowania dokumentacji do sprzedaży w drodze przetargu lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy Miasto Szczecin wprowadzonego Załącznikiem Nr 2 do Zarządzenia Nr 70/14 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 lutego 2014 r. w sprawie określenia trybu sprzedaży lokali mieszkalnych stanowiących własnośćGminy Miasto Szczecin [54: Przedmiotowe zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania tj. 18.02.2014 r., a więc obowiązywało w dniu przeznaczenia lokalu do sprzedaży a także w dniu złożenia oświadczenia woli.] (zw. dalej Zarządzeniem w sprawie trybu sprzedaży lokali mieszkalnych) ZBiLK w przypadku przeznaczenia wolnego lokalu do sprzedaży w drodze przetargu zobowiązany był opracować dokumentację techniczną niezbędną do uzyskania zaświadczenia o samodzielności danego lokalu, wystąpić do Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej Urzędu Miasta Szczecin o wydanie zaświadczenia potwierdzającego samodzielność wnioskowanego lokalu oraz przekazać po dokonaniu tych czynności zgromadzoną dokumentację wraz z uzasadnieniem do ówcześnie istniejącego Wydziału Gospodarki Nieruchomościami w celu prowadzenia dalszych prac (nie wspominając o kwestii likwidacji - ewentualnie legalizacji - samowoli budowlanych oraz wymeldowania osób zameldowanych, gdyż te czynności co do zasady powinny być podjęte każdorazowo niezwłocznie po przejęciu lokalu i to niezależnie czy lokal jest sprzedawany czy oddawany w najem, gdyż zgodnie ze Statutem zadaniem ZBiLK jest m.in. sprawowanie nadzoru nad stanem technicznym oraz prawidłowością eksploatacji zarządzanych lokali). Należy zauważyć przy tym, że pomimo znacznego upływu czasu od dnia otrzymania oświadczenia woli o przeznaczeniu ww. lokalu do sprzedaży, ZBiLK nie zwracał się do odpowiedniego wydziału Urzędu Miasta z pisemną prośbą o wskazanie stanu realizacji sprawy sprzedaży ww. lokalu oraz nadanie sprawie pilnego statusu, mając na uwadze, że miesięczny koszt utrzymania przedmiotowego mieszkania we wspólnocie mieszkaniowej wynosił ponad 650 zł. Od dnia przejęcia lokalu w całości (tj. 22.01.2014 r.) do dnia zakończenia kontroli, Gmina Miasto Szczecin z tytułu utrzymania przedmiotowego lokalu we Wspólnocie Mieszkaniowej poniosła wydatek w wysokości ponad 53.000 zł (mając jednakże na uwadze, że poszczególne części tego tzw. lokalu wspólnego były zwalniane na przestrzeni lat wcześniejszych, m.in.: w maju 2008 r., styczniu 2012 r., lutym 2012 r., oraz że lokal nadal nie został zagospodarowany, a więc faktyczny koszt utrzymania będzie w rzeczywistości znacznie wyższy). Kontrola zauważa, że pomimo przekazania w październiku 2018 r. kompletu wymaganych dokumentów, do dnia zakończenia kontroli nie został ogłoszony przetarg na sprzedaż ww. lokalu, gdyż nieruchomość (budynkowa) położona przy ul. Wyzwolenia 5 ma nieuregulowany stan prawny (budynek wykracza na sąsiednią nieruchomość gminną, a więc zachodzi konieczność ustanowienia przez Gminę Miasto Szczecin odpowiedniej służebności budynkowej).

W toku kontroli stwierdzono, opieszałość (ponad 329 dni oraz 624 dni) w wystąpieniu z wnioskiem o sprzedaż oraz z przygotowaniem potrzebnej w tym celu dokumentacji dla odpowiednio lokali położonych przy ul. Nowy Świat 9/1 oraz przy ul. Nowy Świat 9/3. W zakresie lokalu przy ul. Nowy Świat 9/1 ustalono, że z wnioskiem o sprzedaż lokalu wystąpiono po ponad 329 dniach od momentu pozyskania zaświadczenia o samodzielności lokalu oraz ustalenia szacunkowych kosztów remontu. W udzielonych przez Dyrektor ZBiLK wyjaśnieniach wskazano, że o ile wymagane dokumenty uzyskano stosunkowo szybko, o tyle dłużej trwało opróżnianie lokali i usuwanie samowoli przez firmy zewnętrzne. Z przekazanych do kontroli dokumentów wnikało jednak, że ze zleceniem opróżnienia lokalu oraz przynależnej piwnicy wystąpiono, do podmiotu świadczącego te usługi w ramach zawartej ze ZBiLK umowy, w tym samym dniu, w którym dokonano zgłoszenia wolnego lokalu (tj. na 400 dni przed dniem złożenia wniosku o sprzedaż). Nadto wskazać należy, iż w protokole z przeznaczenia lokalu – sporządzonym po otrzymaniu odpowiedzi w przedmiocie negatywnego rozpoznania wniosku – widniała informacja, że w lokalu nadal istnieje samowolnie wykonana łazienka i toaleta (innych samowoli nie stwierdzono) [55: Zresztą w przypadku likwidacji samowoli budowlanych w innych lokalach, np. w lokalu przy ul. Wyzwolenia 5 czas potrzebny na zlecenie przeprowadzenia tych prac wraz z ich wykonaniem i odbiorem wynosił do miesiąca.]. Wymaga zauważenia, że w sprawie od początku podjęto decyzje o wystąpieniu ze wspólnym wnioskiem o sprzedaż lokali przy ul. Nowy Świat 9/1 i 9/3, co w ocenie kontroli było niecelowe, gdyż nieuzasadnienie wydłużyło proces zagospodarowywania lokalu nr 1, w szczególności w związku z opóźnieniami w przygotowaniu dokumentacji dla lokalu nr 3 [56: W udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnieniach wskazano, że decyzja o występowaniu (w przypadkach tożsamych jak analizowany – tj. mała nieruchomość, nie więcej niż 4 lokale), ze wspólnym wnioskiem była wynikiem wspólnych ustaleń poczynionych z WMiRSPN, jednakże na poczynienie takich ustaleń nie przedstawiono żadnych formalnych dokumentów]. Zgodnie z Zarządzeniem w sprawie trybu sprzedaży lokali mieszkalnych ZBiLK po opracowaniu dokumentacji technicznej oraz uzyskaniu zaświadczenia o samodzielności lokalu obowiązany był przekazać zgromadzoną dokumentację wraz z uzasadnieniem potrzeby sprzedaży do odpowiedniego wydziału Urzędu Miasta w celu prowadzenia dalszych prac związanych ze sprzedażą danego lokalu. W zakresie lokalu przy ul. Nowy Świat 9/3 ustalono, że:

protokół stanu technicznego lokalu: sporządzony został po 541 dniach od dnia zwrócenia się z prośbą o sporządzenie takiego protokołu,
z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o samodzielności lokalu wystąpiono po 581 dniach od dnia zwrócenia się prośbą o uzyskanie takiego zaświadczenia,
tabela szacunkowych kosztów prac remontowych została sporządzona po 624 dniach od dnia zwrócenia się z prośbą o sporządzenie takiej tabeli (konieczne było wystąpienie z ponowną prośbą).

Powyższe spowodowało, że przygotowanie lokalu zostało znacznie wydłużone w czasie. W udzielonych wyjaśnieniach również w przypadku lokalu nr 3 wskazano, że wydłużony czas uzyskiwania stosownych dokumentów związany był z opróżnieniem lokalu oraz likwidacją samowoli budowlanych. Wskazać jednak należy, że ze zleceniem opróżnienia lokalu nr 3 z zalegających rzeczy wystąpiono w dniu zgłoszenia go jako lokalu wolnego (633 dni od dnia ponownego spisania protokołu stanu technicznego), a ponadto Zastępca Dyrektora ds. gospodarowania zasobem zwrócił się do Kierownika DI z prośbą o wstrzymanie likwidacji samowolnie wydzielonej łazienki w lokalu nr 3, gdyż w takim przypadku lokal miał nie spełniać wymogów lokalu samodzielnego z uwagi na brak dostępu do wc (w protokole z przeznaczenia lokalu – sporządzonym po otrzymaniu odpowiedzi w przedmiocie negatywnego rozpoznania wniosku – widniała informacja, że w lokalu nadal istnieje samowolnie wykonana łazienka oraz samowolnie wykonany kominek).

Koniecznym wskazania jest również fakt, że wspólny wniosek dotyczący sprzedaży obu ww. lokali został odesłany jako niezasadny, a oba lokale należało zagospodarować w ramach zrealizowania w pierwszej kolejności zadań gminy. Powyższe dodatkowo potwierdza, że oczekiwanie na przygotowanie drugiego lokalu w nieuzasadniony, znaczny sposób wydłużyło proces zagospodarowywania ww. lokali. Od dnia przejęcia ww. lokali do dnia zakończenia kontroli, Gmina Miasto Szczecin z tytułu utrzymania przedmiotowych lokali poniosła wydatek w łącznej wysokości ponad 9.000 zł.

W toku kontroli ustalono, że w przypadku lokalu położonego przy ul. Małkowskiego 16 - ze względu na niewłaściwą współpracę pomiędzy poszczególnymi działami ZBiLK (DI, DTE, DGLM), opieszałość w wyjaśnieniu wad faktycznych lokalu oraz nieprawidłowe określenie zakresu koniecznych do wykonania robót budowlanych - zaistniała konieczność dwukrotnego przygotowania, zlecenia i przeprowadzenia następujących po sobie różnych prac remontowych (które co do zasady powinny być wykonane jednocześnie, aby lokal nadawał się do zasiedlenia). Powyższe spowodowało niepotrzebne poniesienie dodatkowych kosztów oraz wydłużenie czasu zagospodarowywania wolnego lokalu. ZBiLK pomimo posiadanej wiedzy [57: Co zostało utrwalone przez DTE m.in. w protokole zdawczo-odbiorczym oraz zgłoszeniu wolnego lokalu.] dotyczącej samowolnie wykonanej w lokalu toalety oraz braku przynależnego pomieszczenia WC [58: Wspólnota Mieszkaniowa w trakcie remontu budynku samowolnie zlikwidowała pomieszczenie wc, które historycznie wykorzystywane było przez lokatorów lokalu gminnego. Odtworzenie pomieszczenia było co do zasady niemożliwie bądź znacznie utrudnione, gdyż zamurowano otwór wejściowy oraz usunięto instalację wodno-kanalizacyjną. Nie istniała również możliwość wskazania innego takiego pomieszczenia w obrębie budynku, gdyż z toalety położonej na wyższej kondygnacji budynku korzystało zbyt dużo innych rodzin. Zarządca ww. Wspólnoty odmówił zresztą przywrócenia pierwotnego przeznaczenia przedmiotowego pomieszczenia.] do tego lokalu zlecił wykonanie prac remontowych z pominięciem robót polegających na wydzieleniu w lokalu legalnej ubikacji (pomimo jednoczesnej likwidacji ww. samowoli budowlanej). W efekcie powyższego, pomimo odebrania pierwotnych robót (w ramach których zlikwidowano samowolnie wykonaną toaletę przy jednoczesnym braku legalnego jej odtworzenia) lokal nie nadawał się do zasiedlenia. Koniecznym było wykonanie kolejnego remontu polegającego na wydzieleniu z kuchni pomieszczenia WC, co wpłynęło na znaczne wydłużenie czasu zagospodarowania lokalu (łączny czas zagospodarowywania lokalu wyniósł 893 dni) i niewątpliwy wzrost kosztów remontu.

Przedmiotowa sytuacja była wynikiem zbiegu zaniedbań ze strony kilku działów. DTE w momencie pozyskania wiedzy o likwidacji pomieszczenia WC powinien podjąć niezwłoczne działania w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy (np. na jakiej podstawie zlikwidowano pomieszczenie, czy istnieje możliwość domagania się jego przywrócenia, a nawet czy w budynku nie zostały zlikwidowane jeszcze inne części wspólne) [60: Kwestią pomieszczenia wc zajęto się dopiero po upływie 346 dni od dnia spisania protokołu zdawczo-odbiorczego stanu lokalu. Wykazana została już informacja, że lokal nie posiada dostępu do przeznaczonego wc, a ponadto 321 dni od dnia wskazania przeznaczenia lokalu - do remontu oraz 100 dni od dnia odebrania pierwszych robót remontowych w lokalu.]. Ponadto DGLM kierując prośbę do DI o remont lokalu nie wskazał, że w lokalu należało przewidzieć możliwość wykonania toalety [61: W aktach brak było również dowodów wskazujących na przekazanie protokołu zdawczo-odbiorczego czy zgłoszenia wolnego lokalu, w którym podkreślono konieczność przewidzenia wykonania ubikacji w lokalu.]. W ostatniej kolejności jednakże to do DI należało prawidłowe określenie zakresu niezbędnych prac i to ta jednostka powinna uwzględnić już w trakcie pierwszego remontu konieczność wydzielenia ubikacji.

Wskazać także należy, że przedmiotowy lokal ze względu na niski standard, mógł być oddany w ramach najmu socjalnego, a więc deficytowej kategorii lokali. Ponadto Gmina za czas pozostawania przedmiotowego lokalu niezagospodarowanym poniosła koszt w wysokości ponad 5.600 zł.

Kontrola podkreśla ponadto opieszałość w działalności DTE w powyższej sprawie. Stanowisko w kwestii zlikwidowanego pomieszczenia wc oraz utraty samodzielności przez lokal mieszkalny zostało zaprezentowane przez DTE dopiero:

po 114 dniach od dnia wpływu pisma Zarządcy wspólnoty mieszkaniowej, w którym odmówiono przywrócenia pomieszczenia WC,
po 128 dniach od dnia oględzin przedmiotowego lokalu przez przedstawicieli Zarządcy i ZBiLK,
po 215 dniach od poinformowania przez DI o wykonaniu prac remontowych i gotowości do zasiedlenia.

WKiAW wskazuje również, że - jak to wynika z przedstawionej do kontroli dokumentacji oraz z wyjaśnień ZBiLK - pomieszczenie WC przypisane do użytkowania przez najemców lokalu nr 21 przestało pełnić swoją pierwotną funkcję kilkadziesiąt lat temu i zostało całkowicie zlikwidowane w czasie remontu klatki schodowej już w roku 2017. Pomimo to ZBiLK nie zweryfikował czy najemcy lokalu nr 21 mają dostęp do WC w obrębie nieruchomości oraz czy w związku z likwidacją pomieszczenia nie powstała samowola budowlana w lokalu.

Kontrola zwraca również uwagę na negatywne skutki opieszałości w działaniu ZBiLK w zakresie zagospodarowywania lokali, w szczególności zlecania remontów przejętych lokali. W tym zakresie wskazać należy przykład lokalu położonego przy al. Piastów 51, który został przejęty w maju 2013 r. i od tego czasu pozostaje niezagospodarowany Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że lokal i prowadzące do niego schody nadawały się do kapitalnego remontu. W 2014 r. wspólnota mieszkaniowa na podstawie podjętych uchwał wykonała remont podwórza, w trakcie którego usunięto prowadzące do ww. lokalu schody. ZBiLK - jako przedstawiciel Gminy Miasto Szczecin we wspólnocie mieszkaniowej – głosował za podjęciem ww. uchwał w związku z czym należy przyjąć, że zweryfikował dokumentację techniczną związaną z planowanym remontem, a więc posiadał wiedzę o planowanej rozbiórce prowadzących do lokalu schodów. Do kontroli nie przedstawiono jednak żadnej dokumentacji, która wskazywałaby, że ZBiLK podjął jakiekolwiek działania mające na celu zachowanie ww. schodów, ich remont czy wyegzekwowanie od wspólnoty mieszkaniowej chociażby partycypacji w kosztach odbudowy schodów. Kontrola wykazała, że dopiero we wrześniu 2020 r. (tj. w okresie ponad 6 lat od momentu usunięcia przez wspólnotę mieszkaniową schodów i ponad 7 lat od chwili przejęcia lokalu) ZBiLK podjął bezpośrednie działania (wystąpienie z wnioskiem o udzielenie zamówienia publicznego) mające na celu odbudowę ww. schodów i przeprowadzenie remontu lokalu.

W toku kontroli ZBiLK wskazał również, że nie miał żadnych podstawprawnych, aby wezwać wspólnotę do naprawy bądź odbudowy schodów. WKiAW zauważa jednak, że przedmiotowe schody były niewątpliwie połączone z bryłą budynku a także były z nim funkcjonalnie powiązane, ponieważ zapewniały do niego odpowiedni dostęp (niezależnie czy był to dostęp do jednego czy wielu lokali). Schody takie mimo, iż prowadzą tylko do jednego lokalu to nie służą wyłącznie do użytku właściciela tego lokalu gdyż funkcjonalnie zapewniają dostęp do budynku ujmowanego jako całość (podkreślić należy, że wspólnota mieszkaniowa zobowiązana jest wykonywać okresowe przeglądy instalacji we wszystkich lokalach do niej należących w związku z powyższym dostęp do tych lokali musi być zapewniony). Zaprojektowanie w budynku schodów umożliwiających dostęp do lokalu tylko dla jednego właściciela, nie może być więc wystarczającą przyczyną stwierdzenia, iż należy je traktować jako odrębną własność. Jak wskazał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 25.05.2016 r. (sygn. akt VI ACa 605/15) kategoria części wspólnej nieruchomości ma charakter funkcjonalny i zarazem jest na tyle elastyczna, że status prawny danego elementu nieruchomości budynkowej uzależnia się od okoliczności konkretnego przypadku w tym sensie, iż ani nie przesądza, ani też nie wyklucza kwalifikowania go jako części wspólnej.

Opieszałość w działalności ZBiLK związanej z zagospodarowaniem pustostanów potwierdzono również w przypadku lokalu przy ul. Nad Odrą 22. Przedmiotowy lokal został przejęty w listopadzie 2011 r. w stanie nienadającym się do zasiedlenia, konieczne było wykonanie kapitalnego remontu. Wiedzę dot. stanu lokalu ZBiLK posiadał co najmniej od lipca 2011 r. kiedy to dokonano wizji lokalnej ww. lokalu W protokole z ww. wizji lokalnej wskazano, że wykonanie remontu kapitalnego będzie możliwe dopiero po wykonaniu izolacji pionowej i poziomej przez Wspólnotę Mieszkaniową. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji oraz z udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnień wynikało jednak, że, ZBiLK - jako działający w imieniu Gminy Miasto Szczecin członek wspólnoty mieszkaniowej budynku przy ul. Nad Odrą 22 w Szczecinie – dopiero pismem z dnia 27 maja 2013 r. (tj. prawie 2 lata po powzięciu informacji dot. stanu lokalu i konieczności wykonania izolacji) wystąpił do Wspólnoty Mieszkaniowej celem przygotowania uchwał do głosowania ws. wykonania izolacji budynku.

Wskazać należy ponadto, że ZBiLK jako przedstawiciel Gminy Miasto Szczecin we Wspólnocie Mieszkaniowej budynku przy ul. Nad Odrą 22 w Szczecinie nie dokonał - w okresie poprzedzającym głosowanie nad uchwałą w sprawie kompleksowego remontu budynku - weryfikacji audytu remontowego oraz dokumentacji technicznej wykonania robót, o których mowa powyżej, tak aby móc wnieść swoje propozycje, uwagi bądź zastrzeżenia a tym samym dążyć do odpowiedniego zabezpieczenia interesu jako właściciel. Kontrola wykazała również, że w związku z zakończeniem robót remontowych związanych z dociepleniem i izolacją budynku przy ul. Nad Odrą 22 w Szczecinie i przekazaniem w 2018 r. protokołu odbioru tych robót,. ZBiLK nie dokonał weryfikacji dokumentacji technicznej i rzeczywiście wykonanych prac objętych tym protokołem (spisanym w dniu 29.12.2017 r.). W ocenie kontroli wyłącznie na podstawie ogólnego opisu zamówienia i wykonania robót, w którym zawarto lakoniczne stwierdzenia (roboty docieplenia ścian od frontu i podwórka wraz z izolacją piwnicy i ociepleniem ścian fundamentowych oraz wymianą pionu wod-kan i remontu klatki schodowej), nie można było jednoznacznie wykluczyć bądź potwierdzić kwestii wykonania prac istotnych do zasiedlenia lokalu nr 9 (w ocenie ZBiLK najpierw były to izolacja ścian fundamentowych a następnie fundamentów), w szczególności, iż np. w ramach pojęcia „izolacja piwnic” może wchodzić wykonanie różnych prac, w tym o charakterze kompleksowym jak izolacja (zewnętrzna) pozioma i pionowa fundamentu i ścian fundamentowych – tak samo w ramach pojęcia „ocieplenie ścian fundamentowych”, które często używane jest skrótowo, zwłaszcza w ogólnych opisach wykonanych robót. Podkreślić należy, że Gmina Miasto Szczecin jako członek wspólnoty mieszkaniowej ma prawo kontroli działalności zarządcy związanej z zarządzaniem nieruchomością, co wynika z treści art. 29 ust. 3 u.w.l.

Należy podkreślić, że przedmiotowy lokal pomimo upływu niemal 9 lat od momentu jego przejęcia do dnia zakończenia kontroli pozostawał niezagospodarowany. Obecnie miesięczny koszt utrzymania ww. lokalu wynosi około 272 zł, a koszty jego utrzymania od dnia przejęcia do dnia zakończenia kontroli wyniosły dotychczas około 29.000zł.

W toku kontroli zagospodarowywania lokali stwierdzono również, iż w celu odzyskania ostatniej niezwolnionej części tzw. lokalu wspólnego położonego przy ul. Wielkopolskiej 25 (tak aby móc zagospodarować lokal w całości) zaproponowano jego najemcy dokonanie zamiany na inny lokal (przy ul. Bolesława Śmiałego 8), nie weryfikując czy najemca posiada możliwość zaspakajania potrzeb mieszkaniowych na terenie miasta Szczecin w innym lokalu. Brak weryfikacji zaspokajania potrzeb mieszkaniowych w innym lokalu na dzień złożenia propozycji zamiany miał wpływ na wydłużenie terminu zagospodarowywania lokalu. Dopiero po upływie dwóch miesięcy od dnia złożenia propozycji zweryfikowano, że żona najemcy jest współwłaścicielem lokalu mieszkalnego położonego w Szczecinie, a więc co do zasady brak było podstaw do złożenia przedmiotowej propozycji, gdyż według § 3 ust. 1 uchwały nr XII/443/19 Rady Miasta Szczecin z dnia 26 listopada 2019 r. w sprawie zasad wynajmowania lokali oraz pomieszczeń tymczasowych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Miasto Szczecin (zw. dalej uchwałą nr XII/443/19) Gmina może zawrzeć umowę najmu z osobą pełnoletnią, która m.in.: ma niezaspokojone potrzeby mieszkaniowe (w przypadku gospodarstwa domowego wieloosobowego - wszyscy jej członkowie mają niezaspokojone potrzebymieszkaniowe) [61: O konieczności zachowania szczególnej ostrożności i wnikliwego zweryfikowania stanu faktycznego i prawnego sprawy świadczyć mogła treść notatki służbowej z dnia służbowej z dnia 29.11.2019 r., (podpisanej przez zdającego część lokalu oraz pracownika DTE), w której wskazano, że „we wspólnym lokalu przy ul. Wielkopolskiej 25 nikt od około 2 lat nie zamieszkuje” – co mogło wzbudzić uzasadnione wątpliwości, że najemca zaspakaja swoje potrzeby mieszkaniowe w innym lokalu.].Ponadto w przedmiotowej sprawie pomimo upływu 3 miesięcy (pomiędzy dniem wystosowania prośby o przeanalizowanie sprawy a udzielonymi przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnieniami) nie podjęto działań w celu sprawdzenia zasadności wypowiedzenia umowy najmu tej części lokalu położonego przy ul. Wielkopolskiej 25 z powodu posiadania przez żonę najemcy lokalu własnościowego położonego w Szczecinie.

Kontrola zwraca również uwagę na sprawę oddania w najem zamiennego lokalu położonego przy ul. Piłsudskiego 36, w którym gazowa instalacja centralnego ogrzewania była wykonana w sposób zagrażający życiu i zdrowiu lokatorów. Ww. lokal zamienny został wynajęty w październiku 2017 r. w związku z pożarem innego budynku w Szczecinie. W sierpniu 2019 r. najemca zdał ww. lokal, który następnie został zgłoszony, jako wolny i przeznaczony do remontu na koszt ZBiLK (ze względu na zawilgocenie występujące w lokalu). W trakcie dokonywania oględzin lokalu Inspektorzy Nadzoru DI ustalili, że istniejący kocioł centralnego ogrzewania z zamkniętą komorą spalania wymieniony w pomieszczeniu kuchni w 2010 r. przez ówczesnego najemcę wykonany był nieprawidłowo, gdyż czerpnia powietrza do spalania w kotle zamontowana została w taki sposób, że powietrze niezbędne do spalania pobierane było z pomieszczenia kuchni, które nie posiadało odpowiedniego nawiewu powietrza, a więc całość wykonana było niezgodnie z obowiązującymi warunkami technicznymi budowy i eksploatacji etażowych gazowych instalacji centralnego ogrzewania. Należy przy tym zauważyć, że instalacja gazowa łącznie z kotłem oraz systemem wentylacji i odprowadzania spalin była przedmiotem corocznych przeglądów przez uprawnione osoby, które nie wykazywały na istnienie zagrożenia, związanego z używaniem ogrzewania. Nie mniej oddanie w najem lokalu, który zagrażał życiu i zdrowiu osób w nim przebywających było niedopuszczalne, gdyż zgodnie z art. 6a ust. 1 u.o.p.l. Wynajmujący obowiązany był do zapewnienia sprawnego (a tym bardziej bezpiecznego) działania istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem umożliwiających najemcy korzystanie z wody, paliw gazowych i ciekłych, ciepła, energii elektrycznej, dźwigów osobowych oraz innych instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i budynku określone odrębnymi przepisami.

Odpowiedzialność za nadzór nad przygotowywaniem lokali mieszkalnych do zagospodarowania ponosili:

w zakresie technicznego przygotowania lokali (m.in. likwidacji samowoli, aktualizacji protokołów stanu technicznego) – Kierownik DTE oraz Zastępca Kierownika DTE,
w zakresie zagadnień inwestycyjnych, w tym sporządzania dokumentacji kosztorysowej, określania zakresu wymaganych prac, oraz uzyskiwania zaświadczenia o samodzielności lokali Kierownik DI,

których bezpośrednio nadzorowała Zastępca Dyrektora ds. Nadzoru Właścicielskiego i Wspólnot Mieszkaniowych;

w zakresie występowania z wnioskami o prywatyzację Kierownik DGLM,

którą bezpośrednio nadzorowała Zastępca Dyrektora ds. Gospodarowania Zasobem.

Odpowiedzialnośćza zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK, ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne ponosiła Dyrektor ZBiLK.

1.6. Dokonywanie rozliczeń związanych z niezagospodarowanymi lokalami.

W toku kontroli stwierdzono, że w przypadkach [62: Dot. m.in.: lokalu przy ul. Kaszubskiej 34; ul. Pięknej 3; ul. Małkowskiego 16 (w tym przypadku przedmiotowego lokalu, warto zauważyć, że po śmierci najemcy do czasu zdania lokalu dokonywano wpłat na poczet opłat czynszowych); a także obecnie lokalu przy ul. Pięknej 2, gdzie zaprzestano naliczania czynszu z wyrównaniem do stycznia 2020 r. natomiast lokal do dnia zakończenia kontroli nie został przejęty.], w których lokal wydawany był właścicielowi po zgonie najemcy/bezumownie korzystającego, ZBiLK – za czas od dnia zgonu do dnia wydania lokalu (tj. co najmniej przekazania kluczy, skutkującym władztwem nad lokalem) - nie dążył do ustalania przypadających Gminie należności pieniężnych, m.in. z tytułu wynagrodzenia za (potencjalnie bezumowne) korzystanie z lokalu (art. 224 i 225 k.c.) - przez osoby zdające lokal, bądź inne będące w posiadaniu kluczy do lokalu tj. posiadające/władające lokalem. Należy zauważyć, że w procedurze DTE dotyczącej czynności do zrealizowania w związku ze zgłoszeniem wolnych lokali wskazano, iż DTE w sytuacji ustalenia zamieszkiwania w lokalu innych osób miał bezzwłocznie poinformować Dział Czynsze Media (zw. dalej DCM) oraz Dział Windykacji i Regulacji Stanów Prawnych Zasobów Mieszkalnych (zw. dalej DWRM) celem wszczęcia procedury regulacji stanu prawnego i naliczenia opłat za użytkowanie lokalu. ZBiLK w przedmiotowych sprawach nie czynił udokumentowanych ustaleń w celu należytego wyjaśnienia wszystkich okoliczności związanych z faktycznym wykorzystywaniem lokalu. DTE przy przejmowaniu lokalu nie wskazywał, że na podstawie zebranych dowodów (m.in. wyjaśnień świadków – sąsiadów, oświadczeń samych zdających oraz własnych ustaleń poczynionych na podstawie przeprowadzonej wizji/analizy innych dokumentów/rejestrów itp.) brak jest podstaw do sformułowania jakichkolwiek żądań. Istotny wpływ na możliwość poczynienia adekwatnych ustaleń miał również fakt, iż czynności zmierzające do przejęcia lokalu były podejmowane opieszale, zaś sama informacja o zaistnieniu podstaw do przejęcia lokalu pozyskiwana była ze znacznym opóźnieniem. Prowadzony proces przejmowania lokalu w kontekście finansowo-rozliczeniowym kończył się zatem na zaprzestaniu dokonywania naliczeń na koncie zmarłego najemcy/bezumownie korzystającego (ewentualną korektą bezpodstawnych naliczeń). Należy jednakże wskazać, że sam ZBiLK - np. w przypadku lokalu położonego przy ul. Kaszubskiej 34 (pismo skierowane do spadkobiercy, który był zarazem w posiadaniu kluczy do lokalu) - zauważył, iż „do czasu wydania lokalu brak jest podstaw do wstrzymania naliczania opłat czynszowych, co w konsekwencji może rozpocząć procedurę windykacyjną”. W skrajnym przypadku tj. lokalu przy ul. Pięknej 3, zaniechanie ZBiLK spowodowało brak możliwości osiągnięcia jakiegokolwiek dochodu wynikającego z własności tego lokalu przez okres ponad 38 miesięcy.

Powyższe wskazania dotyczące nieustalania przypadających Gminie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym dotyczą również ponoszonych przez Gminę kosztów opróżniania zwalnianych lokali z mienia ruchomego [63: Przedmiotowe zagadnienie zostało wskazane szerzej w pkt 2 niniejszego wystąpienia.]oraz kosztów wykonywania prac remontowych, które co do zasady obciążać powinny najemców (ewentualnie odszkodowań za szkody wynikające ze zniszczeń/zużycia dokonanych w lokalach przez bezumownie korzystających), w tym możliwości domagania się ich zwrotu od spadkobierców.W udzielonych wyjaśnieniach Dyrektor ZBiLK wskazała, że koszty opróżnienia, łącznie z kosztami dokonanych zniszczeń w lokalu, czy też nie wykonania prac obciążających najemcę mogą być przedmiotem dochodzenia w odrębnym postępowaniu sądowym. W przypadku bezumownie korzystających, stosowanie powyższego spowoduje lawinowy przyrost zadłużenia wobec ZBiLK, przy czym zadłużenie to byłoby trudno ściągalne, a koszty windykacji niewspółmierne do wysokości poniesionych przez ZBiLK wydatków remontowych odzyskiwanych lokali. Zresztą jak zauważyła również Dyrektor ZBiLK zasada obciążania kosztami opróżniania lokali i ich remontu winna być stosowana do wszystkich przypadków, kierując się zasadą równości.

Należywyraźnie podkreślić, że zgodnie z zasadami gospodarowania środkami publicznymi określonymi w art. 42 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych [64: Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.] jednostki sektorafinansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Kontrola zaznacza, że powyższe zagadnienia (np. ustalania kręgu osób zobowiązanychdo opróżnienia/odświeżenia lokalu; zasad, okoliczności i podstaw umożliwiających domaganie się opróżnienia/wyremontowania lokalu przez spadkobierców/najemców/bezumownych użytkowników żądania zwrotu kosztów opróżnienia/wyremontowania lokalu przez ZBiLK, czy wynagrodzenia za bezumowne korzystanie z lokalu) są zbyt zróżnicowane prawnie i faktycznie (np. ze względu na różnorodne podstawy władania lokalem) oraz skomplikowane, aby mogły być przedmiotem pogłębionej analizy i oceny niniejszego wystąpienia pokontrolnego (m.in. ze względu na zwarte ramy niniejszego dokumentu). Nie mniej, mając na uwadze zawiłość przedmiotowej tematyki, kontrola wskazuje, że ZBiLK nie dysponował wypracowanymi pisemnymi zasadami/schematami (stanowiącymi podstawowe i skondensowane źródło informacji), które pozwoliłyby pracownikom merytorycznie zajmującym się przejmowaniem lokali na właściwie, ustandaryzowane a przede wszystkim gospodarne postępowanie. Kontrola wskazuje również, że w aktach przekazanych spraw brak było dowodu (np. pisma czy podpisanej adnotacji) wskazującego na wyrażenie przez osobę uprawnioną (Dyrektora, Zastępcę, Kierownika Działu) decyzji w przedmiocie ostatecznego załatwienia sprawy na poziomie ZBiLK (np. opróżnienia lokalu na koszt ZBiLK i zaniechania domagania się zwrotu poniesionych kosztów). W celu zobrazowania istotności powyższego zagadnienia, należy wskazać, że żaden z przejętych w posiadanie ZBiLK lokali nie nadawał się do natychmiastowego zasiedlenia a wymagał znacznych nakładów (nawet takie lokale, które potencjalnie powinny być gotowe do natychmiastowego zasiedlenia). Przedmiotowe decyzje rodzące konsekwencje finansowe powinny być podejmowane przez osoby uprawnione, które zgodnie z regulacjami organizacyjnymi i zakresami obowiązków odpowiedzialne są za kierowanie pracą ZBiLK. W przypadku przejmowania lokali - w ocenie kontroli – w aktach każdej sprawy zamieszczona powinna być stosowna karta informacyjna zawierając decyzję (wraz ze stosownym uzasadnieniem) osoby uprawnionej co do ostatecznego postępowania z ww. należnościami związanymi z przejmowanym lokalem (np. kosztów opróżnienia, odświeżenia lokalu, wynagrodzenia itp.). W tym zakresie negatywnie należy więc ocenić milczące załatwienie ww. spraw.

W toku kontroli ustalono przypadki przekazywania przez DTE do DCM ze zwłoką informacji o przejęciu lokalu, co powodowało nieuzasadnione naliczanie odpowiednio czynszów, odszkodowań za bezumowne korzystanie, kosztów upomnień oraz odsetek, m.in.:

w przypadku lokalu przy ul. Powstańców Wielkopolskich 25 zgłoszenie wolnego lokalu zostało przekazane po 163 dniach od dnia przejęcia kluczy do lokalu, co w konsekwencji spowodowało bezpodstawne naliczenie ówczesnemu najemcy (następnie bezumownie korzystającemu) odszkodowania za okres czerwiec-listopad 2019 r.;
w przypadku lokalu przy ul. Kościelnej 25a informacja o przejęciu lokalu została przekazana po 69 dniach od niepodpisania umowy i zdaniu kluczy dnia przejęcia lokalu, co w konsekwencji spowodowało bezpodstawne naliczenie najemcy czynszu za listopad, grudzień 2018 r., a także odsetek i kosztów upomnienia;
w przypadku lokalu przy ul. Jagiełły 16 informacja o zgonie najemcy została przekazana po 2 miesiącach od pozyskania kluczy do lokalu oraz aktu zgonu najemcy, co spowodowało bezpodstawne naliczenia czynszu za wrzesień (proporcjonalnie) i październik 2019 r. oraz odsetek.

Ponadto w związku z nieterminowym przekazywaniem ww. informacji o przejęciu lokalu (ew. zgonie najemcy, skutkującym zaprzestaniem dokonywania naliczeń) kierowano do byłych najemców/bezumownie korzystających pisemne upomnienia o zaległościach w opłatach, co generowało dodatkową pracę oraz koszty [65: Np. lokal przy ul. Kościelnej 25a, w przypadku lokalu przy ul. Pięknej 2 DTE nie poinformował DCM o możliwej śmierci najemcy, co spowodowało, że kwestia ta nie została wyjaśniona i uwzględniona przy dokonywanych naliczeniach czynszów (za okres styczeń – lipiec 2020 r. oraz wysłanych wezwaniach (dwa wezwania oraz jedna propozycja zawarcia ugody) a w konsekwencji spowodowało konieczność przeprowadzenia wizji lokalnej, z powodu nieregulowanych należności czynszowych.].

W toku kontroli ustalono także inne uchybienia w prowadzonych rozliczeniach [66: Dot. m.in.: lokali położonych przy ul. Kościelnej 25a, Pięknej 2, Jagiełły 16.], w tym:

dokonywanie z opóźnieniem korekt bezpodstawnie naliczonych kosztów upomnień/wezwań oraz odsetek;
bezumownie korzystającemu (w aktach niepodpisana umowa oraz protokół przekazania lokalu) dokonywano naliczeń czynszu zamiast odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu;
dwukrotne przeksięgowanie tych samych kosztów upomnienia oraz odsetek, co doprowadziło do zaniżenia salda konta o wysokość tych kosztów i odsetek (saldo konta po wyeliminowaniu bezpodstawnych naliczeń wykazywać powinno nadpłatę wyższą niż została faktycznie naliczona o kwotę 8,14 zł);
wystosowaniu pierwszego wezwania do zapłaty za zaległość nieprzekraczającą trzymiesięcznego obciążenia w formie listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (koszt upomnienia 7,00 zł) zamiast zwykłym listem (koszt upomnienia 2,00 zł), co było niezgodne z zapisami Instrukcji windykacyjnej w ZBiLK stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora ZBiLK nr 16/2015 r. z dnia 7 kwietnia 2015 r.;
bezzasadnie dokonano rozliczenia pozostałych opłat (tj. abonamentu, odpadów komunalnych, zimnej wody, ścieków i kosztów rozliczeń), w sytuacji gdy bezumownie korzystający nie dokonał jakichkolwiek wpłat zaliczkowych na poczet ww. opłat, co w konsekwencji spowodowało, że na dzień 02.04.2019 r. na koncie powstała nieuzasadniona nadpłata w wysokości 65,46 zł.

W toku kontroli ustalono również, brak bieżącego informowania (po dokonaniu ostatecznych rozliczeń) ówczesnych najemców (ew. ich spadkobierców) zwolnionych lokali o możliwości ubiegania się o zwrot dokonanych nadpłat związanych z korzystaniem z lokalu (w szczególności gdy posiadano informację o miejscu zamieszkania najemcy). Powyższe powodowało, że na niektórych kontach czynszowych poddanych kontroli, pomimo znacznego upływu czasu od dnia przekazania lokalu do dyspozycji ZBiLK, widniały znaczne nadpłaty, m.in.:

w przypadku lokalu przy ul. Firlika 48, pomimo przejęcia lokalu w grudniu 2018 r. na dzień 30.06.2020 r. na koncie widniała nadpłata w wysokości 961,76 zł,
w przypadku lokalu przy ul. Małkowskiego 16, pomimo przejęcia lokalu po zgonie najemcy (osobą zdającą była córka) w styczniu 2018 r., na dzień 30.06.2020 r. na koncie widniała nadpłata w wysokości 571,84 zł.

Odpowiedzialność za nadzór nad terminowym przekazywaniem informacji o przejętych lokalach oraz prawidłowe przejmowanie lokali ponosili Kierownik DTE oraz Zastępca Kierownika DTE. Odpowiedzialność w zakresie nadzoru nad prawidłowością dokonywania naliczeń czynszowych ponosiły Kierownik DCM oraz Główny Księgowy.

Kwestia nieustalania należności pieniężnych związana jest z działalnością różnych komórek organizacyjnych, w tym DTE, DCM, DWRM – jednakże odpowiedzialnośćza zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK oraz ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne ponosiła Dyrektor ZBiLK.

1.7. Pozostałe zagadnienia

W ocenie kontroli na stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia pośredni wpływ miały również:

nieaktualizowanie procedur funkcjonujących w DGLM oraz DTE, chociażby w zakresie dostosowania do zapisów uchwały nr XII/443/19czy wprowadzenia reguły dwuosobowej komisji przy ocenie mieszkań, zwłaszcza tych które winny być zdawane gotowe do zasiedlenia. Ponadto w ocenie kontroli, ze względu na doniosłość przedmiotu regulacji, wyżej wskazane procedury powinny zostać wprowadzone adekwatnym aktem wewnętrznego kierownictwa np. Zarządzeniem Dyrektora;
brak udokumentowanej analizy przyczyn niezasiedlania wolnych lokali. Według § 37 ust. 6 Regulaminu Organizacyjnego ZBiLK [67: Aktualnie obowiązujący akt wewnętrznego kierownictwa wprowadzony został Załącznikiem do Zarządzenia Dyrektora ZBiLK Nr 74 z dnia 25 lipca 2019 r.] do zadań DGLM należała m.in.: analiza przyczyn braku zasiedlania wolnych lokali mieszkalnych. Według udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnień analizy przyczyn braku zasiedlania dokonywano podczas spotkań, w trakcie których podejmowano decyzje o dalszym przeznaczeniu lokali, w tym w przypadkach niewynajęcia lokali w ramach oferty do remontu na koszt najemcy. Nie sporządzano jednakże notatek z takich spotkań z uwagi na ograniczone możliwości czasowe i ilość lokali poddawanych analizie, jednak każdorazowo nowo podjęte decyzje spisywane były w formie „protokołu z podziału”. W ocenie kontroli nie można utożsamiać analizy przeprowadzanej na potrzeby przeznaczania wolnych lokali z analizą przyczyn ich niezasiedlania. Choć powyższe rodzaje analizy pozostają ze sobą w związku (m.in. ich podstawą są co do zasady te same dane źródłowe), to jednakże powinny być dokonywane z różnej perspektywy, np. przy przeznaczeniu nowo wyremontowanego lokalu do ponownego remontu (ze względu na brak wydzielenia pomieszczenia toalety w lokalu przy ul. Małkowskiego 16)nie ma znaczenia analiza przyczyn powodujących, że w toku pierwszego remontu lokal nie został właściwie przygotowany, a także osób odpowiedzialnych za taki stan rzeczy, istotnym zaś jest fakt braku toalety w lokalu i konieczności podjęcia kolejnych działań (w tym ocena czy ZBiLK dysponuje środkami do ponownego remontu czy może należy przeznaczyć lokal do remontu na koszt najemcy, itp.). W takich sytuacjach analizie nie są poddawane również lokale pozostające długotrwale niezagospodarowanymi, gdyż przeważnie nie zmienia się ich przeznaczenia (np. lokal przy ul. Nad Odrą 22). Nie można wykluczyć jednakże zmiany stanu faktycznego (np. likwidacji schodów do lokalu) bądź prawnego tych lokali, co może mieć wpływ na możliwość ich zasiedlenia. W ocenie kontroli w tej analizy, uwzględniać powinno się również zestawienie kosztów generowanych przez niezasiedlone lokale – zarówno w ujęciu jednostkowym jak i całego okresu pozostawania lokalu niezagospodarowanym. W tym względzie wskazać należy, że ZBiLK nie dysponował stosownie aktualizowanym materiałem źródłowym, na podstawie, którego można byłoby dokonać analizy generowanych przez niezasiedlone lokale kosztów. Sporządzone na potrzeby kontroli zestawienie zawierało liczne błędne, co wskazuje, że te parametry nie są uwzględniane (a co najmniej nie są uwzględnianie prawidłowo) w prowadzonych analizach. Prawidłowo przeprowadzona analiza przyczyn niezasiedlania lokali wolnych powinna stanowić impuls do wprowadzania usprawnień związanych z procesem zagospodarowywania lokali;
brak udokumentowanej analizydostępnych możliwości wprowadzenia instrumentów mających na celu lepsze zabezpieczenie przejętych lokali, w tym takich lokali, które niezagospodarowane pozostają przez dłuższy czas, np. poprzez zlecenie okresowego sprawdzania/ochraniania przejętych niezagospodarowanych lokali firmie ochroniarskiej, w tym w formie systematycznego monitorowania takich lokali pod kątem potencjalnych włamań. W toku kontroli ustalono, że bardzo często [68: Dotyczy np. lokalu przy ul. Powstańców Wielkopolskich 65, al. Wyzwolenia 5, czy Zakopiańskiej 11.] w przypadku niezagospodarowanych lokali dochodziło do włamań, dewastacji czy nielegalnego zamieszkiwania. Ze względu na ograniczone możliwości w sprawnym pozyskiwaniu informacji o naruszeniach (m.in. brak informacji od sąsiadów czy ograniczenia kadrowe ZBiLK, aby na bieżąco dokonywać kontroli lokali), od momentu dokonania naruszenia (np. włamania) do momentu jego wykrycia i zabezpieczenia lokalu dochodziło często do znacznego upływu czasu, co mogło powodować pogłębianie naruszeń i wyrządzanie większych szkód. W przedmiotowym zakresie ZBiLK wskazał, iż poprzestał wyłącznie na omówieniu przedmiotowego zagadnienia uznając, że jest ono niewspółmierne kosztowo do potencjalnie osiągniętego efektu. Należy jednakże zauważyć, że ZBiLK nie dokonał żadnego rozeznania rynku, w tym nie wystąpił do firm świadczących tego typu usługi z prośbą o przedstawienie stosownej oferty (wraz z szacunkową kwotą wynagrodzenia),

Należy zauważyć, że według § 26 pkt 2 Uchwały Nr XXII/502/16 zmiany w systemie zarządzania mieszkaniowym zasobem Gminy miały wynikać z monitoringu oraz prowadzonych analiz i miały zmierzać, m. in. do skuteczniejszej kontroli i zwiększania efektywności gospodarowania majątkiem Miasta.

brak przeprowadzenia doraźnej i niezależnej kontroli wewnętrznej zagadnień związanych z niezagospodarowanymi lokalami mieszkalnymi. Kontrola wewnętrzna w ZBiLK opierała się przede wszystkim na kontroli sprawowanej przez kierowników komórek organizacyjnych ZBiLK nad pracownikami merytorycznie im podległymi. Przy czym dokonywana przez kierowników kontrola nie była w pełni obiektywna, gdyż zgodnie z zakresami czynności sami odpowiedzialni byli za prawidłowość załatwianych spraw w ich działach. W ocenie kontroli, rozbudowana struktura wewnętrzna, ale przede wszystkim spektrum i wielość spraw związanych z niezagospodarowanymi lokalami powoduje, że Dyrektor ZBiLK w celu otrzymania obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania ZBILK (za co jest odpowiedzialny) powinna okresowo zlecać, osobom nieuczestniczącym w procesie zagospodarowywania pustostanów, przeprowadzanie wewnętrznej kontroli tych zagadnień. Konieczność powyższych działań wynika również ze skali stwierdzonych nieprawidłowości w trakcie kontroli WKiAW;
brak powszechnegowykorzystywana przez pracowników ZBiLK pełnej funkcjonalności Zintegrowanego Systemu Informatycznego Papirus SQL posiadającego m.in. możliwość dodawania uwag/adnotacji oraz załączania dokumentów papierowych w formie skanów do indeksów/kart lokalowych. Zagospodarowywanie pustostanów jest procesem złożonym, wieloaspektowym, uczestniczą w nim różne jednostki organizacyjne ZBiLK (w tym: Dział Techniczno-Eksploatacyjny, Dział Gospodarowania Lokalami Mieszkalnymi, Dział Inwestycji, Dział Czynsze Media, Dział Windykacji i Regulacji Stanów Prawnych Zasobów Mieszkalnych). W związku z powyższym niewykorzystywanie w sposób powszechny ww. funkcjonalności programu powodowało z jednej strony wielokrotne kopiowane określonych dokumentów i załączanie ich do teczek aktowych prowadzonych w różnych komórkach organizacyjnych ZBiLK [69: np. zgłoszenie wolnego lokalu sporządzane przez Dział Techniczno-Eksploatacyjny pozostawało w aktach prowadzonych przez ten dział, a ponadto przekazywane było do DGLM, DCM, a także w zależności od okoliczności do DI, DWRM czy DZP], z drugiej zaś strony występowania sytuacji braku powszechnej wiedzy wśród wszystkich osób uczestniczących w procesie zagospodarowywania pustostanów o istotnych okolicznościach mających wpływ na podejmowane decyzje (w sytuacji gdy okoliczności te wynikały z dokumentacji źródłowej będącej w dyspozycji wyłącznie jednego działu, co uniemożliwiało bieżący wgląd do tych dokumentów dla pozostałych pracowników ZBiLK [70: sytuacja zaistniała w: sprawie lokalu przy ul. Pięknej 2 – polegająca na niezamieszczeniu przez DTE, otrzymanej wyłącznie przez ten dział, informacji o potencjalnym zgodnie najemcy ww. lokalu w ZSI Papirus (bądź nieprzekazania tej informacji w innej formie), co spowodowało, że DWRM przy wyjaśnianiu okoliczności związanych z narastającym zadłużeniem nie posiadał wiedzy o prawdopodobnym zgonie najemcy; sprawie lokalu przy al. Jana Pawła II 45 – polegającej na nieprzekazaniu informacji przez DTE do DWRM o przejęciu komisyjnym tego lokalu, co spowodowało, iż DWRM po 42 dniach od przejęcia lokalu wystąpił z wnioskiem o wszczęcie egzekucji w tej sprawie; w sprawie lokalu przy ul. Wielkopolskiej 25 – polegającej na braku wiedzy o podejrzeniu niezamieszkiwania w części lokalu wspólnego]).

Kontrola zauważa, że jednym z powodów opóźnień w przygotowywaniu lokali do zasiedleń był niewystarczający (w stosunku do liczby niezagospodarowanych lokali) stan wykwalifikowanej kadry, posiadającej stosowne wykształcenie techniczne oraz doświadczenie zawodowe, w szczególności mogącej należycie przeprowadzić proces remontowy/ prywatyzacyjny. Nie mniej w ramach ograniczonych zasobów kadrowych, na Dyrektorze ZBiLK ciążył szczególny obowiązek wprowadzenia odpowiednich rozwiązań usprawniających funkcjonowanie ZBiLK, w tym dotyczących organizacji pracy zatrudnionych pracowników, aby zapewnić sprawną realizację zadań ZBiLK (w tym chociażby zapobiec przewlekłości w zagospodarowywaniu pustostanów, gdyż naraża to budżet Gminy nie tylko na ponoszenie dodatkowych kosztów utrzymania takich lokali - jak to zostało wskazane powyżej - ale także powoduje utratę korzyści z powodu braku wpływów dochodów z tytułu najmu). Należy bowiem zaznaczyć, że problem niewystarczającej kadry z wykształceniem technicznym występuje stosunkowo powszechnie w sektorze publicznym (m.in. ze względu na znaczną dysproporcję oferowanego wynagrodzenia pomiędzy tą sferą, a sektorem prywatnym), w związku z czym jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do poszukiwania alternatywnych rozwiązań rekompensujących braki kadrowe (np. w przypadku ZBiLK „outsourcing” niektórych etapów procesu zagospodarowywania lokali). Marginalnie, za przykład usprawniania procesu zagospodarowywania pustostanów, można wskazać działania podjęte w Zarządzie Komunalnych Zasobów Lokalowych Sp. z o.o. w Poznaniu [71: https://zkzl.poznan.pl/liczba-pustostanow-w-poznaniu-maleje/ - dostęp listopad 2020 r.].

Odpowiedzialność za nadzór nad przeprowadzaniem analiz przyczyn niezasiedlania wolnych lokali ponosili Zastępca Dyrektora ds. Gospodarowania Zasobem oraz Kierownik DTE.

Odpowiedzialnośćza zapewnienie sprawnego funkcjonowania ZBiLK, w tym usprawnianie tego funkcjonowania, zlecanie przeprowadzania stosownych analiz oraz ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem zadań przez poszczególne komórki organizacyjne ponosiła Dyrektor ZBiLK.

W pozostałym zakresie kontrola zauważa, że:

na stronie internetowej ZBiLK nie stworzono powszechnie dostępnej zakładki zawierającej podstawowe informacje dotyczące zagadnienia zdania lokalu (np. z kim należy się skontaktować w celu zdania lokalu, jakie generalne warunki należy spełnić oraz jakie są przybliżone terminy czynności związanych z przekazaniem lokalu), w szczególności iż w trakcie kontroli ustalono, że lokatorzy bądź osoby zdające lokale w ich imieniu mieli trudności w prawidłowym przeprowadzeniu procedury zdania lokalu (w tym ustalenia swoich praw i obowiązków) m.in. z powodu utrudnionego kontaktu z pracownikami ZBiLK;
na stronie internetowej nie udostępniono formularza kontaktowego pozwalającego zgłosić osobom zainteresowanym (także anonimowo) wystąpienie pustostanu (bądź nawet podejrzenia jego wystąpienia). Należy wskazać, że w dobie powszechnego dostępu do sieci Internet strony internetowe są jednym z podstawowych narzędzi informacyjnych i komunikacyjnych, tak więc zawarcie powyższych informacji oraz formularza może mieć pozytywny wpływ w gospodarowanie zasobem mieszkaniowym.

Zastrzeżenia dotyczą również praktyki jednakowego klasyfikowania zgłoszenie wolnego lokalu (samodzielnego) oraz zgłoszenie wolnej części tzw. lokalu wspólnego (niesamodzielnej). W ocenie kontroli te dwie kategorie zgłoszeń powinny być jednoznacznie rozróżnione i osobno klasyfikowane. W oficjalnych statystykach (w tym tych przekazanych do WMiRSPN) ZBiLK wykazał, że w 2019 r. dokonano 600 zgłoszeń lokali wolnych, podczas gdy tylko część z tych zgłoszeń faktycznie dotyczyła wolnych lokali (czyli takich lokali, co do których istniał pełen zakres możliwości zagospodarowania, w szczególności zdjęcia z ewidencji lokali czy zbycia w drodze przetargu nieograniczonego). Pozostałe zaś zgłoszenia dotyczyły jedynie określonej (w ramach umowy/czy faktycznego używania) części lokalu (zresztą co do których ZBiLK przejawiał dążenie do docelowej likwidacji tzw. lokali wspólnych). Należy zauważyć, że w toku kontroli zwrócono się o przekazanie akt lokalowych 10 najdłużej niezagospodarowanych lokali mieszkalnych pozostających w dyspozycji ZBiLK. W odpowiedzi otrzymano akta tylko tych lokali, którymi ZBiLK dysponował w całości, przy czym z samej treści przekazanych akt wynikało, że pod zarządem ZBiLK mogły pozostawać także inne tak samo długo (jak nie dłużej) niezagospodarowane części lokali.

Kontrola zauważa również, występujący w ZBiLK problem związany z brakiem sprawnego demontażu przez przedsiębiorstwo energetyczne liczników energii elektrycznej w lokalach komunalnych, które zostały przejęte przez ZBiLK a ówcześni najemcy/bezumownie korzystający nie dokonali rozwiązania zawartych z ww. przedsiębiorstwem umów na kompleksową sprzedaż i dostawę energii (w szczególności w przypadkach porzucenia lokalu, eksmisji czy zgonu ówczesnego najemcy/bezumownie korzystającego). Brak rozwiązania uprzedniej umowy na dostawę energii dla określonego punktu poboru energii (lokalu), a tym samym demontażu urządzenia pomiarowego powoduje, że ze względu na wewnętrzne procedury, przedsiębiorstwo energetyczne odmawia nowym najemcom lokali zawarcia stosownej umowy na sprzedaż i dostawę energii elektrycznej. Pomimo kierowania przez ZBiLK próśb o wypracowanie nowych procedur w tym zakresie oraz indywidualnych a także zbiorowych wniosków o demontaż liczników ze wskazanych lokali, praktyka przedsiębiorstwa energetycznego nie uległa zmianie. Powyższe ma istotne znaczenie, gdyż ZBiLK mając wiedzę o niezdemontowanym urządzeniu nie zawiera umów najmu takiego lokalu, co powoduje, że lokal pozostaje niezagospodarowany. W takim stanie sprawy – w ocenie kontroli – ZBiLK powinien rozważyć i podjąć dopuszczalne alternatywne działania w sprawie zmiany podejścia przedsiębiorstwa energetycznego do zagadnienia demontażu liczników/zawierania umów kompleksowych (np. rozważyć skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego o odszkodowanie z tytułu utraconych korzyści nieuzyskanych ze względu na odmowę zawarcia przez przedsiębiorstwo umowy kompleksowej z nowym najemcą, i tym samym koniecznością wskazania najemcy nowego lokalu przez Gminę, a zarazem pozostawaniem pierwotnie wskazanego lokalu niezagospodarowanym czy rozważyć wystąpienie z prośbą o interwencję do Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki).

Ze względu na braki w przekazywanej dokumentacji związane z nieutrwalaniem zaistnienia istotnych dla procesu zdarzeń oraz podjętych czynności, a także ze względu, iż otrzymywane w toku kontroli wyjaśnienia [72: Udzielane przez Dyrektora ZBiLK, a przygotowywane przez innych pracowników ZBiLK, w tym: Zastępców Dyrektora ds. gospodarowania lokalami i ds. Nadzoru Właścicielskiego i Inwestycji a także Kierowników poszczególnych działów w tym DTE i DI oraz pracowników merytorycznych.]były w znacznej mierze niepełne [73: np. nie przedstawiono kosztów poniesionych z budżetu Gminy Miasto Szczecin na utrzymanie wszystkich niezagospodarowanych lokali mieszkalnych, w tym także wolnych części lokali wspólnych w roku 2018, 2019; nie wskazano czy pracownicy ZBiLK zostali zapoznani z poleceniem pracy w ZSI Papirus SQL.], w żaden sposób chociażby nieuprawdopodobnione [74: np. okoliczności długoterminowej nieobecności mieszkańców lokalu wspólnego przy ul. Jana Pawła II 45 czy dążenia pracownika do ustalenia możliwości przejęcia lokalu przy ul. Wielkopolskiej 25 w całości; a tym bardziej nieudowodnione – np. zgoda na zaprzestanie dokonywania naliczeń czynszowych w lokalu przy ul. Jana Pawła II 45, anulowania zlecenia z sierpnia 2020 na opróżnienie lokalu przy ul. Felczaka 16 czy daty pozyskania informacji o zgonie przy ul. Dubois 15] oraz w oczywisty sposób wprowadzające kontrolujących w błąd [75: np. wskazanie, że w przypadku lokalu przy ul. Powstańców Wielkopolskich 65 oraz lokalu przy ul. Kolejowej 7 ZBiLK, w celu możliwości podjęcia dalszych działań inwestycyjnych, oczekiwał na przedłożenie przez zleceniobiorców opinii kominiarskich, w sytuacji gdy na dzień wystąpienia z prośbą o udzielenie wyjaśnień w tym zakresie ZBiLK był w posiadaniu przedmiotowych opinii od co najmniej 6 miesięcy.] – nie było możliwym poczynienie całkowicie niewątpliwych i jednoznacznych ustaleń stanu faktycznego w przedmiocie kontroli.

2. Opróżnianie przejętych lokali z pozostawionego mienia ruchomego – zamówienia publiczne oraz wykonanie umowy z lutego 2019 r.

Kontrolą objęto 2 postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, przeprowadzone w 2017 i 2019 r. w trybie przetargu nieograniczonego, na usługi transportowo-porządkowo z lokali wskazanych przez Gminę Miasto Szczecin oraz sposób wykonania umowy zawartej w rezultacie rozstrzygnięcia przetargu z 2019 r.

Ww. zamówienie publiczne z 2019 r. zostało zakończone zawarciem w dniu 18.02.2019 r. :

umowy nr 25/ZBiLK/2019 (zw. dalej umową nr 25/ZBiLK/2019), przedmiotem, której było wykonywanie usług transportowo- porządkowych, w każdym wskazanym przez Zamawiającego lokalu wraz z pomieszczeniami do niego przynależnymi, takimi jak piwnice, komórki, pomieszczenia gospodarcze i inne, przy przeprowadzkach, zgonach, pożarach i innych,
umowy nr 26/ZBiLK/2019 przedmiotem której było wykonywanie usług transportowo - porządkowych, w każdym wskazanym przez Zamawiającego lokalu wraz z pomieszczeniami do niego przynależnymi, takimi jak piwnice, komórki, pomieszczenia gospodarcze i inne, przy przeprowadzaniu eksmisji (opóźnień komorniczych).

Szczegółową kontrolą objęto realizację umowy nr 25/ZBiLK/2019.

Umowa nr 25/ZBiLK/2019 została zawarta na czas określony tj. od dnia 18.02.2019 r. do dnia 31.12.2020 r. Maksymalne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu realizacji umowy nie mogło przekroczyć kwoty 485.100 zł brutto, w tym:

w roku 2019 – 221.760 zł,
w roku 2020 – 263.340 zł.

Dokonano jednej zmiany ww. umowy tj.: Aneksem nr 1 zawartym w dniu 26.11.2019 r. Wprowadzone zmiany dotyczyły przede wszystkim zapisów wysokości wynagrodzenia w poszczególnych latach realizacji umowy tj.: maksymalne wynagrodzenie przysługujące wykonawcy z tytułu realizacji umowy nie zmieniło się, i nie mogło przekroczyć kwoty 485.100 zł w tym:

w roku 2019 – 286.760 zł,
w roku 2020 – 198.340 zł.

W toku kontroli ustalono, że ZBiLK przekazywał wezwania do wykonania usługi opróżnienia poszczególnych lokali w sposób niezgodny z zapisami umowy. Stwierdzono ponadto, że ZBiLK w ww. wezwaniach nie wskazywał daty ani dokładnej godziny, w której wykonawca miał rozpocząć wykonywanie usługi. Według § 1 ust. 4 umowy nr 25/ZBiLK/2019 opróżnienie lokali odbywać się miało na wezwanie, dostarczone nie później niż 4 godziny przed rozpoczęciem opróżnienia lokalu (telefon potwierdzony faksem lub e-mailem), przez upoważnionego przedstawiciela zamawiającego. Wykonawca miał przystąpić do prac w terminie i miejscu wskazanym w wezwaniu. Kontrola wykazała natomiast, że ZBiLK wezwania do opróżniania poszczególnych lokali przekazywał w formie papierowej, bezpośrednio wykonawcy. Należy podkreślić, że według § 12 ust. 1 pkt 2 umowy nr 25/ZBiLK/2019 wykonawca zobowiązany był do zapłaty zamawiającemu kary umownej w wysokości 200 zł za każdą godzinę zwłoki (zgodnie z ofertą wykonawcy), za każdy stwierdzony przypadek. Zwłoka miała być liczona od chwili, w której zgodnie z dyspozycją zamawiającego wykonawca miał rozpocząć wykonywanie usługi. Opisany powyżej sposób i forma przekazywania wezwań do opróżnienia lokali wykluczały możliwość naliczania kar umownych z tytułu opóźnień w rozpoczęciu realizacji usługi. Wskazać należy, że wysokość kary umownej za każdą godzinę opóźnienia w rozpoczęciu realizacji poszczególnych usług stanowiła jedno z kryteriów oceny ofert w postępowaniu przetargowym (w 20% wpływające na wysokość punktacji przyznanej ofercie).

Ustalono ponadto, że opróżnień lokali wykonawca – bez podania konkretnej przyczyny - dokonywał w terminie nawet ponad 8 miesięcy od dnia wystawienia zlecenia wykonania usługi. ZBiLK nie przedstawił żadnej dokumentacji wyjaśniającej przyczyny takiego opóźnienia. Kontrola wykazała, że ZBiLK zarówno w umowie jak i w wystawianych zleceniach opróżnienia lokali nie określał terminu zakończenia realizacji usługi. W związku z powyższym dochodziło do sytuacji, w których wykonawca opróżniał lokal w terminie przekraczającym 240 dni od dnia wystawienia zlecenia wykonania usługi. Powyższe miało miejsce, w przypadku opróżnienia lokalu przy ul. Jana Pawła II 45. Zlecenie wykonania usługi opróżnienia ww. lokalu wystawiono w dniu 28.10.2019 r., a z przedstawionej w toku kontroli dokumentacji oraz z wyjaśnień Dyrektora ZBiLK wynikało, iż lokal został opróżniony w czerwcu 2020 r. Podkreślić należy, że:

w lokalu znajdowały się jedynie „szczątkowe, zniszczone meble nieprzedstawiające większej wartości” (protokół z dnia 27.09.2019 r. z wejścia i przejęcia ww. lokalu),
ZBiLK od dnia 27.09.2019 r. posiadał klucze do ww. lokalu (po komisyjnym wejściu i wymianie zamków dokonanych w dniu 27.09.2019 r.).

W związku z powyższym nie sposób uznać za zasadne wyjaśnień Dyrektora ZBiLK, iż przyczyną tak wydłużonego terminu opróżnienia lokalu była konieczność ustalania dogodnych terminów wynoszenia rzeczy z ww. lokalu przez część wspólną (korytarz) z pozostającym w drugiej części lokalu najemcą (był to tzw. lokal wspólny zajmowany przez dwie rodziny). W ocenie WKiAW powyższe opóźnienie wynikało z braku stosownego nadzoru nad sposobem realizacji usług (a pośrednio również z braku określenia przez ZBiLK terminu realizacji usługi).

Z przedstawionej do kontroli dokumentacji oraz udzielonych przez Dyrektora ZBiLK wyjaśnień wynikało, że wydłużenie czasu opróżniania poszczególnych lokali spowodowane było również przyjętym przez Wykonawcę rozwiązaniem polegającym na opróżnianiu kilku bądź kilkunastu lokali jednocześnie. ZBiLK posiadał wiedzę, iż Wykonawca przygotowywał w opróżnianych lokalach odpady/rzeczy segregując je na odpowiednie frakcje/grupy. Rzeczy te następnie były z tych lokali odbierane i wywożone jednorazowo w posegregowanych grupach/frakcjach do miejsca przeznaczenia/utylizacji. Z punktu widzenia wykonawcy jego działanie można uznać za uzasadnione [76: Z uwagi chociażby na możliwą redukcję kosztów utylizacji odpadów posegregowanych.]. W ocenie kontroli jednak z punktu widzenia Gminy takie działanie wykonawcy nie było korzystne, gdyż negatywnie wpływało na czas przygotowania poszczególnych lokali mieszkalnych do zagospodarowania. Wykonawca chcąc działać w ww. sposób powinien być zobligowany przez ZBiLK do segregacji odpadów we własnym zakresie tj. w miejscu prowadzenia działalności, a nie w opróżnianych lokalach. Z dokumentacji nie wynikało, aby powyższe działanie Wykonawcy było w jakikolwiek sposób przez ZBiLK kwestionowane.

Koordynatorami ze strony ZBiLK przy realizacji przedmiotowej umowy był– kierownik DTE oraz wskazany pracownik DTE.

W umowie nr 25/ZBiLK/2019 brak było zapisów regulujących w jakikolwiek sposób powyższe kwestie. Zapisy umowne nie określały terminu w jakim dana usługa ma zostać wykonana (chociażby przedziału czasowego). Umowa nie zawierała również zapisów określających: w jakim terminie od momentu przekazania wezwania do opróżnienia lokalu wykonawca powinien przystąpić do realizacji usługi, jaki moment należy uznać za moment rozpoczęcia realizacji usługi (np. otrzymanie zlecenia, moment przekazania kluczy do lokalu itp.), jaki moment należy uznać za moment zakończenia realizacji usługi (np. powiadomienie ZBiLK o zakończeniu, zwrot kluczy do lokalu, protokolarny bezusterkowy odbiór robót przez ZBiLK itp.).

W toku kontroli ustalono również, że ZBiLK pokrywał koszty opróżnień lokali po zdaniu lokalu przez bezumownie korzystającego a także po śmierci bezumownie korzystającego lub po śmierci najemcy i nie dochodził w żaden sposób zwrotu tych kosztów.

W tym zakresie wyróżnić można:

opróżnienie lokalu przy ul. Nowy Świat 9 po jego opuszczeniu przez bezumownie korzystającego. Kontrola stwierdziła, że ZBiLK nie wzywał do opróżnienia lokali ani nie obciążał kosztami wykonania tych prac osób bezumownie korzystających, którzy zdali lokal osobiście. Według przedstawionej do kontroli dokumentacji osoba która dotychczas zamieszkiwała w lokalu (bez tytułu prawnego) przy ul. Nowy Świt 9 zwolniła go w dniu 21.05.2018 r. W tym samym dniu ww. osoba złożyła oświadczenie, w którym poinformowała, że w lokalu nie pozostawiła żadnych wartościowych rzeczy oraz poprosiła, aby pozostawione meble i inne przedmioty przewieźć na wysypisko śmieci. ZBiLK w dniu 22.05.2018 r. zlecił opróżnienie lokalu, pokrył koszty opróżnienia i nie obciążył nimi osoby dotychczas zamieszkującej w lokalu pomimo posiadania wiedzy dot. miejsca zamieszkania tej osoby,
przypadki lokali opuszczonych przez bezumownie korzystających, którzy nie zdali lokalu osobiście (co miało miejsce np. w przypadku lokalu przy ul. Jana Pawła II 45) opróżniał lokal bez jakichkolwiek prób wezwania dotychczasowego użytkownika do opróżnienia lokalu. Z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że ZBiLK dokonał komisyjnego wejścia do lokalu. Po czym - bez próby nawiązania kontaktu z dotychczasowym użytkownikiem lokalu - zlecono jego opróżnienie. W tym miejscu wskazać należy, że działanie takie narażało ZBiLK na roszczenie odszkodowawcze ze strony właściciela pozostawionych rzeczy. Prawidłowym postępowaniem w przypadku opróżnienia lokalu po jego opuszczeniu przez dotychczasowego użytkownika – w opinii WKiAW – byłoby wezwanie, użytkownika do opróżnienia lokalu w wyznaczonym terminie, przesłane na ostatni znany adres zamieszkania bądź ustalony adres zameldowania. Przedmiotowe wezwanie winno zawierać wskazanie, że pozostawienie rzeczy będzie traktowane jak pozostawienie ich z zamiarem wyzbycia się własności i po przejęciu lokalu będzie skutkowało natychmiastowym ich usunięciem i utylizacją (w oparciu o art. 180 k.c.,według którego właściciel może wyzbyć się własności rzeczy ruchomej przez to, że w tym zamiarze rzecz porzuci);
opróżnienie lokalu po zmarłym bezumownie korzystającym z lokalu przy ul. Pięknej 3: z przedstawionej do kontroli dokumentacji wynikało, że ZBiLK posiadał dane co najmniej 4 członków najbliższej rodziny zmarłego mieszkańca lokalu przy ul. Pięknej 3 (w tym syna i brata zmarłego). Kontrola wykazała, że żaden z ww. członków rodziny zmarłego nie przedłożył oświadczenia o odrzuceniu spadku. Osoby te złożyły jedynie oświadczenia (na wzorze przygotowanym przez ZBiLK) wskazujące, że w lokalu nie pozostawiono żadnych wartościowych rzeczy a te pozostawione można zutylizować (np. meble, wyposażenie, ubrania itp.). ZBiLK przyjął, że ww. oświadczenia stanowią wystarczającą podstawę do zagospodarowania pozostawionych rzeczy i opróżnienia z nich lokalu na koszt ZBiLK. Według art. 925 k.c. spadkobierca nabywa spadek z chwilą otwarcia spadku a jak wynika z treści art. 924 k.c. spadek otwiera się z chwilą śmierci spadkodawcy. W związku z powyższym w chwili śmierci mieszkańca lokalu wszystkie jego rzeczy (za które należy uznać znajdujące się w lokalu ubrania, meble i inne wyposażenie które zmarły gromadził i z którego na co dzień korzystał), nie tylko te wartościowe, stały się własnością jego spadkobierców. Uznać należy zatem, że ZBiLK każdorazowo - w tożsamych sytuacjach gdzie znane są dane członków rodziny zmarłego i żaden z nich nie złożył oświadczenia o odrzuceniu spadku - powinien wzywać osoby znajdujące się w kręgu ustawowych spadkobierców do usunięcia tych rzeczy wskazując przy tym, że w przeciwnym razie – w zależności od przyjętego sposobu działania - gmina uprawniona będzie do żądania odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu bądź spadkobierca zostanie obciążony kosztami opróżnienia lokalu;
opróżnienie lokalu po zmarłym najemcy przy ul Kaszubskiej 34: w toku kontroli ustalono, że córka zmarłego najemcy złożyła oświadczenie w którym wskazała, że w lokalu nie pozostawiono żadnych wartościowych rzeczy stanowiących mienie zmarłego bądź składającej oświadczenie i zwróciła się z prośbą o wywóz na wysypisko śmieci oraz utylizację pozostawionych mebli, rzeczy i przedmiotów. Powyższa prośba nie została w żaden sposób uargumentowana. Dokumentacja nie zawierała potwierdzenia złożenia przez członków rodziny oświadczeń o odrzuceniu spadku. W związku z powyższym – tak jak w przypadku lokalu przy ul. Pięknej 3 – należało wezwać osoby znajdujące się w kręgu ustawowych spadkobierców do usunięcia rzeczy których właścicielami stali się z chwilą śmierci spadkodawcy lub obciążyć ich kosztami opróżnienia lokalu.

Wśród 33 objętych kontrolą przypadków 13 lokali przejęto po zgonie mieszkańca. Podkreślić należy, że według § 9 ust. 1 umowy nr 25/ZBiLK/2019 cena opróżnienia jednego lokalu wynosiła 693 zł. W 2019 r. dokonano 600 zgłoszeń wolnych lokali (WKiAW nie posiada informacji dot. dokładnej liczby lokali przejętych po zgonie mieszkańca).

WKiAW wskazuje również, że we wzorze ww. oświadczenia dot. nie pozostawienia w lokalu wartościowych rzeczy ZBiLK nie przewidział zapisów dotyczących przekazania na rzecz ZBiLK kluczy do lokalu i innych pomieszczeń (np. wc na klatce, piwnicy itd.), w tym ich ilości i wskazania pomieszczeń, których dotyczą np. wc na klatce, lokal, pomieszczenie nr 1 i 2, piwnica, komórka (ewentualnie możliwości wykreślenia tych zapisów). Przedmiotowe oświadczenie zawiera wyłącznie zapis o przekazaniu lokalu do dyspozycji ZBiLK, przy czym w większości przypadków oświadczenie składane jest przez różne osoby, z których tylko jedna dysponuje kluczami do lokalu.

Powyższe oświadczenie o przekazaniu lokalu na rzecz ZBiLK nie zostało ponadto rozbudowane o dodatkowe informacje istotne dla prawidłowego przejęcia lokalu np. o wskazanie potencjalnego kręgu spadkobierców (bądź ewentualnie znanych krewnych) – aby zebrać dane potrzebne do przejęcia lokalu z różnych źródeł dowodowych. W toku kontroli ustalono, że ZBiLK wnosi sprawy do sądu o stwierdzenie nabycia spadku jedynie w sytuacji gdy pracownik ZBiLK po weryfikacji stanu rzeczy znajdujących się w lokalu stwierdzi obecność rzeczy potencjalnie wartościowych. Takie postępowanie – w opinii WKiAW – jest racjonalne z punktu widzenia ograniczenia czasu oraz nakładów niezbędnych do zagospodarowania lokalu. Wskazać należy jednak, że - z uwagi na brak wiedzy dot. pełnego kręgu spadkobierców - taki sposób działania niesie za sobą ryzyko powstania ze strony - nieustalonych dotąd - spadkobierców roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Wśród przedmiotów, które nie wykazują według ww. pracownika ZBiLK wartości materialnej (listy, pamiątki rodzinne - np. obraz o którym była mowa w pkt 1.2 niniejszego wystąpienia, przedmioty codziennego użytku) mogą znajdować się przedmioty wykazujące dla spadkobierców wartość sentymentalną, a jak wskazał Sąd Okręgowy w Białymstoku w wyroku z dnia z dnia 30 stycznia 2014 r. [77: sygn. akt II Ca 1196/13] uczuć tych nie wolno bagatelizować.

Nie stwierdzono natomiast uchybień w zakresie procedur udzielenia zamówień publicznych.

Procedury udzielenia zamówień publicznych na wykonanie ww. robót budowlanych zostały przeprowadzone zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych [Dz.U. z 2019 r. poz. 1843] (zw. dalej p.z.p.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy, a, w szczególności:

sporządzonoSpecyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia zawierające wszystkie wymagane przepisami elementy,
terminowo i kompletnie sporządzono i zamieszczono w odpowiednich publikatorach ogłoszenia dot. przetargów,
prawidłowo udokumentowano poszczególne etapy zamówień sporządzając protokoły z postępowań w oparciu o odpowiednie wzory wskazane w przepisach,
żądano wymaganej przepisami dokumentacji,
dochowano terminów określonych w przepisach w zakresie: składania ofert, związania ofertą, zawarcia umów z wykonawcami.

3. Odszkodowania z tytułu niedostarczenia lokalu w ramach najmu socjalnego bądź niewskazania pomieszczenia tymczasowego

Według przekazanego przez jednostkę kontrolowaną zestawienia zasobu mieszkaniowego Gminy Miasto Szczecin na dzień 30.06.2020 r. - ZBILK zarządzał łącznie 2381 lokalami socjalnymi [79: Lokale mieszkalne oddane w najem socjalny o ograniczonym czynszu bądź zajmowane bezumownie za stosownym odszkodowaniem.] oraz 138 pomieszczeniami tymczasowymi.

W latach 2018 – 2020 (I połowa) Gmina Miasto Szczecin wypłaciła odszkodowania z tytułu niedostarczenia lokali socjalnych (niezawarcia umowy najmu socjalnego lokalu) na łączną kwotę 654.921,61 zł, w tym:

w 2018r. kwotę 199.269,02 zł (71,39% z planowanej kwoty 279.142 zł),
w 2019r. kwotę 237.289,21 zł (98,87% z planowanej kwoty 240.000 zł),
w I połowie2020 r. kwotę 218.363,38 zł (99,99% z planowanej kwoty 218.366,38 zł).

Na powyższą kwotę składały się: należność główna - odszkodowanie wypłacone osobom fizycznym i prawnym (579.297,83 zł – 88,45%), odsetki (32.978,47 zł – 5,04%) oraz koszty postępowań sądowych (42.645,31 zł - 6,51%).

W latach2018 – 2020 (I połowa) Gmina Miasto Szczecin nie wypłacałanatomiast żadnych odszkodowań za niewskazanie pomieszczenia tymczasowego.

Według stanu na dzień 31.12.2017 r. na wykonanie oczekiwały 383 wyroki sądowe przyznające osobom eksmitowanym, zamieszkującym w nieruchomościach nienależących do Gminy Miasto Szczecin, uprawnienie do otrzymania lokalu socjalnego(najmu socjalnego lokalu)od gminy. Natomiast na dzień 30.06.2020 r. na wykonanie oczekiwało 360 przedmiotowych orzeczeń.

W latach 2018 – I połowa 2020 ZBiLK na realizację wyroków eksmisyjnych z lokali spoza zasobu Gminy Miasto Szczecin przeznaczył:

12 lokali w 2018 r.,
10 lokali w 2019 r.,
2 lokale do 30.06.2020 r.

W powyższych latach ZBiLK złożył osobom eksmitowanym z lokali niebędących własnością Gminy odpowiednio 15, 12 i 2 oferty najmu socjalnego lokalu. Liczba złożonych ofert najmu socjalnego lokalu była większa niż liczba przeznaczonych na ten cel lokali, gdyż niezasiedlone w danym roku lokale przechodziły do wykorzystania w roku następnym.

W przedmiotowym obszarze stwierdzono wyłącznie uchybienie o mniejszej istotności polegające na nieprowadzeniu ewidencji wniosków o wypłatę odszkodowań z tytułu niedostarczenia lokali socjalnych lub niewskazania pomieszczeń tymczasowych, co było niezgodne z § 37 ust. 8 pkt 6 Regulaminu Organizacyjnego ZBiLK. Ww. wnioski rejestrowane były jedynie w biurze podawczym jako wpływające pisma.

Kontrola zauważa, że o ile kwestia sprawnego wykonywania wyroków sądowych zobowiązujących gminę do dostarczania lokalu socjalnego osobie eksmitowanej stanowi powszechny problem dużych ośrodków miejskich, m.in. ze względu na ograniczone możliwościodtworzenia zniszczonej substancji mieszkaniowej oraz znaczną skalę przedmiotowego obowiązku [80: Np. informacja Najwyższej Izby Kontroli z dnia 27.02.2019 r. w sprawie wyników kontroli wykonywania przez gminy zadań z zakresu gospodarki mieszkaniowej; nr ewid. 181/2018/P/18/005/KAP.](tj. przyczyny od jednostek niezależne), o tyle w przypadku Gminy Miasto Szczecin na sprawną możliwość wykonywania ww. wyroków dodatkowy wypływ miały również stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości (wskazane w pkt 1 niniejszego wystąpienia pokontrolnego) związane z sposobem zagospodarowywania pustostanów, w szczególności opieszałości w przejmowaniu i zgłaszaniu lokali wolnych czy przygotowywaniu prac remontów (tj. przyczyny w znacznej mierze od ZBiLK zależne). Powyższe powodowało więc, że poddane kontroli lokale, które zostały przygotowane do zasiedlenia w ramach realizacji wyroków, służyły do wykonania m.in. prawomocnych wyroków eksmisyjnych z 2007 r. czy 2012 r.

W latach 2018 – I połowa 2020 r. celem realizacji wyroków o opróżnienie i wydanie lokalu wykorzystano tylko jeden tzw. lokal wspólny - położony przy ulicy Kaszubskiej 41 (część do wspólnego korzystania stanowił korytarz), pomimo iż według § 8 ust. 2 uchwały nr XXII/502/16 głównym źródłem pozyskiwania lokali socjalnych stanowić miały zwalniane mieszkania komunalne o obniżonym standardzie, przede wszystkim z ogrzewaniem piecowym, lokale wspólne oraz bez pomieszczeń higieniczno-sanitarnych w obrębie lokalu. Według wyjaśnień udzielonych przez Dyrektora ZBiLK ww. uchwała wyeliminowała możliwość wskazywania wspólnych lokali do najmu socjalnego, gdyż w celu poprawy struktury własnościowej nieruchomości preferowała stopniową likwidację tego typu lokali poprzez ich sprzedaż (po zwolnieniu wszystkich części). W ocenie kontroli, obowiązujące w Gminie Miasto Szczecin przepisy prawa miejscowego nie wyeliminowały w całości możliwości wskazywania części lokali wspólnych do najmu socjalnego, co znajduje swoje potwierdzenie chociażby w treści § 43 ust. 4 uchwały nr XII/443/19, który wprost wskazuje, że Gmina może również przeznaczyć zwolnioną część lokalu wspólnego do najmu socjalnego na rzecz innej osoby (niż najemca pozostałej części), o ile lokal ten znajduje się w zasobie docelowo czynszowym [81: Przed wejściem w życie uchwały nr XII/443/19 zastosowanie miał § 29 ust. 4 uchwały nr XVII/507/12].

W pozostałym zakresie ustalono, że wypłata odszkodowań za niedostarczenie lokalu w ramach najmu socjalnego następowała jedynie na podstawie prawomocnych orzeczeń sądowych (w tym również zawartych ugód) zasądzających odszkodowania. ZBiLK w zakresie tej kategorii roszczeń, co do zasady prawidłowo wykluczył możliwość wypłaty odszkodowań na podstawie samego wezwania do zapłaty, gdyż w toku prowadzonych spraw, na podstawie przeprowadzanych dowodów (m.in. opinii biegłego za zakresu wyceny nieruchomości czy zeznań świadków), niejednokrotnie wychodziły na jaw nieznane, a istotne dla rozstrzygnięcia spraw, okoliczności mające wpływ na zasadność oraz wysokość żądanych kwot. W ramach prowadzonych postępowań sądowych ZBiLK zastępowany był przez profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych). Wypłata odszkodowań następowała w wysokości i terminach wynikających z prawomocnych rozstrzygnięć (w tym zawartych ugód).

III.Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi ZBiLK :

zwiększyć nadzór nad procesem zagospodarowywania pustostanów, w szczególności ich przejmowania i zgłaszania oraz prowadzenia remontów, w tym zakresie terminowości podejmowanych działań oraz staranności i dokładności sporządzanych przez pracowników ZBiLK dokumentów;
prowadzić w prawidłowy sposób oraz na bieżąco aktualizować ewidencję komunalnego zasobu mieszkaniowego, aby nie zawyżać wykazywanej liczby lokali mieszkalnych;
stosować jednolitą praktykę w adekwatnym nadawaniu oznaczeń/symboli (własności i przeznaczenia) lokali mieszkalnych w prowadzonej ewidencji komunalnego zasobu mieszkaniowego;
terminowo przekazywać do WMiRSPN pełną (bez względu na przeznaczenie) informację dotyczącą wszystkich niezagospodarowanych lokali pozostających w zarządzie ZBiLK;
starannie prowadzić posiadane bazy danych – w tym lokali wolnych do zgłoszenia;
terminowo dokonywać zgłaszania wszystkich przejętych lokali;
terminowo przejmować zwalniane lokale;
bezzwłocznie przekazywać do DCM informacje o przejętych lokalach, w celu przeciwdziałania dokonywaniu bezzasadnych naliczeń oraz upomnień;
polecać sporządzanie protokołów zdawczo-odbiorczych osobom posiadającym stosowne kwalifikacje;
utrwalać w aktach/programie informatycznym Papirus SQL/prowadzonych ewidencjach istotne okoliczności mające znaczenie dla prowadzonych spraw;
usprawnić proces przepływu istotnych dla zagospodarowywania pustostanów informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi ZBiLK, w tym przy wykorzystaniu posiadanych systemów informatycznych (ZSI Papirus SQL)
bezzwłocznie dokonywać wszystkich niezbędnych czynności związanych z przejmowaniem i zgłaszaniem wolnych lokali;
podejmować z odpowiednim wyprzedzeniem działania zmierzające bezpośrednio do przymusowego naprawienia szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia zwolnionego lokalu, tak aby zminimalizować ryzyko przedawnienia roszczeń przysługujących Gminie Miasto Szczecin;
żądać udostępnienia danych osobowych a następnie je przetwarzać na podstawie obowiązujących przepisów prawa;
zintensyfikować proces przygotowywania wolnych lokali do remontów, w szczególności w zakresie kosztorysowania oraz występowania o stosowne opinie (np. kominiarskie);
prawidłowo ustalać zasadność przeprowadzania prac remontowych oraz ich zakres;
opracować i wprowadzić pisemną procedurę postępowania z lokalami przeznaczonymi do remontu na koszt ZBiLK, zawierającą ogólne zasad związane z ustalaniem kolejności (pierwszeństwa) przygotowywania wytypowanych lokali; koniecznych do podjęcia czynności związanych z wykonaniem remontu, przewidywaną ich kolejnością oraz przybliżonym terminem ich podejmowania, a także zawierającą zalecenia do kosztorysowania/projektowania/określania zakresu robót;
przygotowywać bez zbędnej zwłoki lokale przeznaczone do prywatyzacji a następnie niezwłocznie występować z wnioskami o sprzedaż takich lokali;
każdorazowo weryfikować czy najemca posiada możliwość zaspakajania potrzeb mieszkaniowych na terenie miasta Szczecin w innym lokalu;
oddawać w najem lokale spełniające wymagane warunki techniczne oraz niezagrażające życiu i zdrowi najemców;
podejmować działania w celu pełnego ustalania należności pieniężnych przypadających Gminie, m.in. z tytułu:

wynagrodzenia za bezumowne korzystania z lokalu po zgonie/porzuceniu przez najemcę/bezumownie zajmującego;
zwrotu kosztów opróżnienia lokali poniesionych przez Gminę (w tym po zdaniu lokalu przez bezumownie korzystającego, po śmierci bezumownie korzystającego lub po śmierci najemcy);
kosztów wykonania prac remontowych, które co do zasady obciążać powinny najemców (ewentualnie odszkodowań za szkody wynikające ze zniszczeń/zużycia dokonanych w lokalach przez bezumownie korzystających),

a także wypracować pisemną procedurę określającą zasady oraz tryb postępowania z ww. roszczeniami w celu ich prawidłowego ustalania i dochodzenia, mając na uwadze konieczność wprowadzenia karty informacyjnej zawierającej decyzję osoby uprawnionej co do ustalenia bądź nie tych należności;

22. dokonywać prawidłowych naliczeń najemcom/bezumownie korzystającym z lokali;

23. zaktualizować funkcjonujące w DGLM oraz DTE procedury związane z niezagospodarowanymi lokalami oraz wprowadzić je stosownym zarządzeniem;

24. prowadzić udokumentowane okresowe analizy (w tym przyczyn niezasiedlania lokali) związane z niezagospodarowanymi lokalami w celu skuteczniejszej kontroli i zwiększania efektywności gospodarowania majątkiem Miasta;

25. przeprowadzać okresowo wewnętrzne kontrole procesu zagospodarowywania pustostanów, w szczególności przez osoby nie uczestniczące bezpośrednio w ww. procesie

26. zlecać wykonanie usługi opróżnienia poszczególnych lokali w sposób zgodny z zapisami umowy, w tym wskazywać dokładną datę i godzinę rozpoczęcia realizacji usługi

27. wzywać ustalone w prawidłowy sposób osoby do opróżnienia zdawanego lokalu z pozostawionych rzeczy ruchomych;

28. dążyć, przy zlecaniu opróżnienia lokali po zgonach, do ustalania pełnego kręgu potencjalnych spadkobierców zmarłych lokatorów oraz wymagać wykazywana się stosownym oświadczeniem spadkowym;

28 .nie utylizować rzeczy przedstawiających wartość (również emocjonalną) pozostawionych przez zmarłych lokatorów do czasu ustalania pełnego kręgu potencjalnych spadkobierców;

30. zwiększyć nadzór nad realizacją umów dotyczących usług transportowo- porządkowych;

31. zaktualizować wzór oświadczenia dotyczący niepozostawienia w lokalu rzeczy o elementy istotne dla prawidłowego i skutecznego przejęcia lokalu, a także usunąć zapis o rygorze odpowiedzialności karnej;

32. przeanalizować, przy przygotowywaniu opisu przedmiotu kolejnego zamówienia publicznego na usługi transportowo-porządkowe, możliwość wprowadzenia zapisów umownych określających:

w jakim terminie od momentu przekazania wezwania do opróżnienia lokalu wykonawca powinien przystąpić do realizacji usługi; oraz jaki moment należy uznać za moment rozpoczęcia realizacji usługi (np. otrzymanie zlecenia, moment przekazania kluczy do lokalu itp.);
termin (przedział czasowy) zakończenia realizacji konkretnej jednostkowej usługi oraz jaki moment należy uznać za moment zakończenia realizacji usługi (np. powiadomienie ZBiLK o zakończeniu, zwrot kluczy do lokalu, protokolarny bezusterkowy odbiór robót przez ZBiLK itp.).

I V

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2021/02/11, odpowiedzialny/a: Andrzej Lejk, wprowadził/a: Andrzej Lejk, dnia: 2021/02/11 10:30:10

Historia zmian:

Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Andrzej Lejk	2021/02/11 10:30:10	nowa pozycja