Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego UM Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie od 06.08.2020 r. do 02.09.2020 r. przeprowadził kontrolę w Szkole Podstawowej nr 8 im. Młodych Europejczyków w Szczecinie przy ul. Brodnickiej 10 (zw. dalej SP 8), w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r. Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 10 września  2020 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 października 2020 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

 W wyniku kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej nr 8 im. Młodych Europejczyków w Szczecinie w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzenia osobowe oraz sprawy kadrowe za 2019 r., stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające przede wszystkim na:

• niezgodności kwot wynikających z prowadzonych ksiąg rachunkowych z kwotami wykazanymi w sporządzanej sprawozdawczości,
• wypłacie nauczycielom dodatku za wysługę lat bez uwzględnienia potrącenia z tytułu zwolnienia lekarskiego,
• niezgodności kwot ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych,
• prowadzeniu akt osobowych niezgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
• braku podpisów dotyczących kontroli wyciągów bankowych oraz wystawionych faktur VAT i faktur wewnętrznych,
• nieujęciu w zasadach rachunkowości wszystkich wymaganych przepisami elementów.

Nie stwierdzono natomiast istotnych nieprawidłowości w zakresie:

• terminowości przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych,
• terminowego regulowania zobowiązań jednostki, w tym składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• monitorowania stanu należności i zobowiązań jednostki,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania do wydziału nadzorującego informacji o transakcjach podejrzanych.

 II. Oceny cząstkowe

 1. Dochody

1.1. Wykonanie dochodów

Wykonanie dochodów budżetowych w SP 8 w 2019 r. wyniosło łącznie 2.839 zł, co stanowiło 55,67 % planowanej kwoty w wysokości 5.100zł. Na dochody budżetowe składały się: w rozdziale 80101 wpływy z różnych dochodów (§ 097 - 623 zł) oraz w rozdziale 80103 wpływy z opłat za korzystanie z wychowania przedszkolnego(§ 066 – 2.216 zł).

Wykonanie dochodów wydzielonego rachunku dochodów (zw. dalej wrd) wyniosło w 2019 r. łącznie 482.552,68 zł, co stanowiło 78,35 % planowanej kwoty w wysokości 615.900,00 zł. Dochody wrd pochodziły z wpływów z: różnych opłat (§ 069 – 270 zł), najmu i dzierżawy składników majątkowych (§ 075 – 81.117,89 zł), usług (§ 083 – 220.837,40 zł), pozostałych odsetek (§ 092 – 353,65 zł) oraz różnych dochodów (§ 097 – 179.973,74 zł).

Kontroli poddano 5 umów najmu obowiązujących w SP 8 w 2019 r. oraz rozrachunki z kontrahentami dotyczące ww. umów pod względem poprawności i kompletności dokumentacji, terminowości dokonywanych wpłat i ich zgodności z zapisami umownymi, windykacji należności oraz poprawności ewidencjonowania w księgach rachunkowych.Skontrolowano dochody na łączną kwotę 34.123,73 zł, tj. 42,07 % ogółem dochodów jednostki z wpływów z najmu składników majątkowych (7,03 % wszystkich dochodów).

 Wszystkie faktury (41) i wyciągi bankowe (29), dotyczące objętych kontrolą dochodów, nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) - zw. dalej uor, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Osobą odpowiedzialną za sprawdzenie wyciągów bankowych i kontrolę merytoryczną faktur był główny księgowy, natomiast dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej faktur stanowiło obowiązek kierownika gospodarczego.

Kontrola wykazała ponadto, że w celu przeciwdziałania opóźnieniom w płatnościach, dyrektor nie stosował uprawnienia określonego w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 935), zw. dalej ustawą o transakcjach handlowych, które pozostawały w jego dyspozycji, tj. określonych w art. 10 ust. 1 ww. ustawy, według których wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.

We wszystkich przypadkach naliczenie należności z tytułu wynajmu pomieszczeń zostało dokonane zgodnie z zapisami umów. W sytuacjach dokonania płatności po terminie, każdorazowo naliczane były odsetki ustawowe za opóźnienie.

 1.2 Należności

W sprawozdaniach: Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych, Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonymi na dzień 31.12.2019 r., nie wykazano żadnych należności. 

Należności ogółem SP 8 wynikające z bilansu, stanowiące należności od pracowników z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych wyniosły na dzień 31.12.2019 r. – 5.670 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty należności wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z ewidencją księgową, a ich stan był na bieżąco monitorowany.

 2. Wydatki

2.1 Wykonanie wydatków

Zaplanowane wydatki SP 8 w wysokości 4.895.836,40 zł zrealizowane zostały w 95,98 %, tj. w kwocie 4.699.136,87 zł (środki budżetowe na kwotę 4.216.584,19 zł, środki wyodrębnionego rachunku dochodów na kwotę 482.552,68 zł).

W toku kontroli wydatków analizie poddano:

• 28. źródłowych dowodów księgowych na łączną kwotę 282.402,44 zł, co stanowiło 6,01 % wydatków jednostki ogółem (ze środków budżetowych w kwocie 174.387,24 zł i ze środków wrd w kwocie 108.015,20 zł),
• 20 wyciągów bankowych, 2 raporty kasowe oraz dokumentację dot. 12. zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

Kontrola dowodów i zapisów księgowych, dotyczących wszystkich objętych kontrolą 28. dowodów zakupu, 20. wyciągów bankowych i 2. raportów kasowych wykazała, że:

- w 26. przypadkach dowód zakupu nie zawierał wskazań dekretacyjnych, natomiast na pozostałych 2. dowodach zakupu oraz wszystkich wyciągach bankowych i raportach kasowych dekretacja nie zawierała wskazania kont ksiąg pomocniczych ani podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania; dodatkowo na wszystkich wyciągach bankowych nie było podpisu dotyczącego sprawdzenia dowodu; było to niezgodne z przepisem art. 21 ust. 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

- nie ujęto w ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych (konto 013) zakupu ławek i krzeseł w łącznej kwocie 14.677,74 zł. Było to sprzeczne z przepisami części II pkt 3 załącznika nr 3 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 1911 ze zm.), wg którego do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych służy konto 013.

Za prowadzenie ksiąg rachunkowych SP 8 i dokumentacji księgowej odpowiadał główny księgowy.

Zobowiązania w kwotach wynikających ze skontrolowanych dowodów księgowych uregulowane zostały zgodnie z wskazanymi terminami płatności.

 2.2. Zobowiązania

 W toku kontroli sprawozdań ustalono, że w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres od 01.01.2019 r. do dnia 31.12.2019 r., wykazane zostały zobowiązania niewymagalne, w łącznej kwocie 271.296,65 zł, uregulowane w I kwartale 2020 r. W skład powyższej kwoty wchodziły zobowiązania z tytułu:

• wynagrodzeń, w tym dodatkowego wynagr. rocznego na kwotę 222.032,56 zł,
• składek ZUS na kwotę 41.498,69 zł,
• pozostałych zobowiązań w wysokości 7.765,40 zł.

W sprawozdaniach: Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, a także Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd, sporządzonych na dzień 31.12.2019 r. nie wykazano zobowiązań. W związku z powyższym zobowiązania ogółem wynikające z bilansu SP 8, wyniosły na dzień 31.12.2019 r. - 271.296,65 zł.

Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

Kwoty zobowiązań wykazane w ww. sprawozdaniach były zgodne z danymi ujętymi w ewidencji księgowej.

3. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 5. z 63. pracowników SP 8 zatrudnionych w 2019 r. (wg stanu na dzień 31.12.2019 r.), tj. 7,94 % ogółu zatrudnionych.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono na podstawie akt osobowych, stanowiących podstawę naliczania i ewidencji na listach płac. Akta osobowe pracowników poddano kontroli pod względem prawidłowości zaszeregowania, zajmowanego stanowiska, posiadanego wykształcenia, przyznanych dodatków i zakresu obowiązków zatrudnionych pracowników oraz w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Kontrolę prawidłowości naliczania wynagrodzeń przeprowadzono dla tych samych pracowników, których akta osobowe poddano kontroli. Kontroli poddano wynagrodzenia na kwotę 266.113,58 zł, tj. 8,64 % wynagrodzeń osobowych w kwocie ogółem 3.079.271,39 zł, zaewidencjonowanych w 2019 r. na § 4010. Kontroli poddano ponadto wynagrodzenia z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na kwotę 21.096,69 zł, tj. 9,82 % wynagrodzeń zaewidencjonowanych na § 4040 w kwocie ogółem 214.846,35 zł.

Ustalono, że w 2. przypadkach nie dokonano nauczycielom zmniejszenia dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego. Skutkowało to wypłatą nienależnego wynagrodzenia z ww. tytułu w łącznej kwocie 148,65 zł. Było to niezgodne z przepisami § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), wg których w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Ustalono, że w części A wszystkich skontrolowanych akt osobowych znajdowały się dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika tj. m.in. zaświadczenia czy certyfikaty z kursów i szkoleń. Dodatkowo w części B akt osobowych znajdowały się dokumenty, stanowiące element dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy, czyli ewidencja czasu pracy, wnioski o urlop, karty urlopowe czy wykazy nieobecności. Powyższy sposób prowadzenia akt osobowych był niezgodny z przepisami § 3 pkt 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej - Dz. U. poz. 2369 (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej), według których dokumentacja dotycząca rozliczenia czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie, a dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia powinny być natomiast umieszczone w części B akt osobowych.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników był sekretarz szkoły.

W pozostałych przypadkach wynagrodzenia naliczane były zgodnie z dokumentacją pracowniczą, decyzjami dyrektora i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Podatek dochodowy i składki ZUS

Wg deklaracji PIT-4R za 2019 r. podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony został w kwocie ogółem 247.802 zł.

Wg deklaracji ZUS P DRA za poszczególne miesiące 2019 r., składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy naliczone zostały w kwocie ogółem 1.140.665,12 zł.

 Nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień.

We wszystkich przypadkach podatek dochodowy od osób fizycznych i składki ZUS za poszczególne miesiące 2019 r. regulowane były w określonych przepisami terminach.SP 8 skorzystała również z prawa do zryczałtowanego wynagrodzenia z tytułu terminowego regulowania podatku dochodowego, w związku z czym uzyskała dochody w łącznej kwocie 623 zł.

 5. Sprawozdawczość

        Badaniem objęto sprawozdania:

• Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 2.839 zł,
• Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. na kwotę ogółem 4.216.584,19 zł,
• Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), na dzień 31.12.2019 r. na kwotę 482.552,68 zł,
• Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na dzień 31.12.2019 r. - brak zobowiązań,
• Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych na dzień 31.12.2019 r. – brak należności.

Łączna kwota zaplanowanych dochodów budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 5.100 zł i nie zmieniła się w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r.

Kwota zaplanowanych wydatków budżetowych na dzień 31.12.2019 r. wyniosła łącznie 4.279.936,40 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 1.277.725,40 zł (dokonano 19. zmian planu).

Kwota zaplanowanych dochodów i wydatków wydzielonego rachunku dochodów na dzień 31.12.2019 r. wyniosła 615.900 zł i wzrosła w porównaniu z kwotą zaplanowaną na dzień 01.01.2019 r. o 310.000 zł (dokonano 10. zmian planu).

W toku kontroli stwierdzono niezgodnościkwot wynikających z prowadzonych przez głównego księgowego ksiąg rachunkowych z kwotami wykazanymi w sporządzonym za 2019 rok sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków wrd. Ustalono bowiem, że kwoty wydatków wykazane w ww. sprawozdaniu były niezgodne z prowadzoną ewidencją analityczną w następujących paragrafach klasyfikacji budżetowej rozdziału 80101:

  - § 4300 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę wyższą o 86,07 zł w stosunku do ewidencji,

  - § 4360 -  w sprawozdaniu wykazano kwotę niższą o 86,07 zł w stosunku do ewidencji.

Powyższe naruszało postanowienia § 9 ust. 1 i 2 ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393), według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Pozostałe kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z kwotami ujętymi w ewidencji księgowej. 

Każda zmiana planu poprzedzona była zgodą organu nadrzędnego, tj. Wydziału Oświaty, a w przypadku zmiany planu wydzielonego rachunku dochodów, była zgodna z Uchwałą Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 26.11.2012 r. (z uwzględnieniem zmian) w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

 6. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę przepisu art. 26 ust. 3 uor w zakresie częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych oraz sporządzenia dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2019 r.

Sprawdzono, czy wartość majątku wg ksiąg rachunkowych była zgodna z wartością tego majątku wykazaną w księgach inwentarzowych oraz, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2019 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym m.in.: arkusze spisu z natury przeprowadzonego w kasie i magazynie jednostki oraz potwierdzenia sald na rachunkach bankowych SP 8.

W toku kontroli ustalono niezgodność kwot wykazanych w ewidencji analitycznej i ewidencji syntetycznej pozostałych środków trwałych – różnica  20.137,78 zł, a także zbiorów bibliotecznych – różnica 149,14 zł. Naruszało to przepis art. 16 ust. 1 uor, według których konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej oraz prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.    

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych w księgach rachunkowych był główny księgowy, za ewidencję w księgach inwentarzowych SP 8 odpowiadał kierownik gospodarczy, natomiast ewidencję w księgach zbiorów bibliotecznych prowadził nauczyciel.

Dodatkowo ustalono, że w dokumentacji SP 8 nie było stosownych oświadczeń składanych przed i po inwentaryzacji przez osobę materialnie odpowiedzialną za kasę i magazyn.

Ostatni pełny spis z natury został przeprowadzony w roku 2016. Salda kont bankowych jednostki oraz wartość środków pieniężnych wynikająca ze spisu z natury w kasie były zgodne z ewidencją księgową.

 7. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli, analizie poddano następujące procedury obowiązujące w jednostce, stanowiące załączniki do zarządzenia nr 5/2011 dyrektora z dnia 25.03.2011 r.:

1. Ogólne zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej,
2. Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3. Sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zakładowy plan kont,
4. Zasady ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
5. System służący ochronie danych,
6. Szczególne zasady rachunkowości,
7. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowo-finansowych w jednostce,
8. Instrukcja kasowa,
9. Instrukcja inwentaryzacyjna.

Stwierdzono, że dokumentacja SP 8 opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości nie zawierała wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Było to niezgodne z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c uor.

Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor za ustalenie i aktualizowanie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości odpowiada kierownik jednostki.

W pozostałym zakresie zasady rachunkowości zawierały informacje wskazane w art. 10 uor, a w stosowanych w SP 8 procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 8. Podatek od towarów i usług (VAT)

Kontroli poddano dokumentację prowadzoną w 2019 r. w związku z centralizacją rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Miasto Szczecin, w tym: 15 deklaracji VAT-7 wraz z załączonymi rejestrami zakupu i sprzedaży oraz 204. faktury VAT i faktury wewnętrzne.

W toku kontroli ww. faktur dotyczących sprzedaży, stwierdzono następujące uchybienia:

- wszystkie faktury VAT i faktury wewnętrzne nie były podpisane na dowód sprawdzenia, co stanowiło naruszenie postanowień art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, wg którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania; za kontrolę dowodów księgowych odpowiadał główny księgowy i kierownik gospodarczy;

- w 33. przypadkach w wystawionych przez głównego księgowego fakturach nie wskazywano prawidłowych: miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto.

Ustalono ponadto, że w wyniku błędów rachunkowych na fakturach VAT, wystawionych przez głównego księgowego za wynajem pomieszczeń, nie naliczono dochodów z tytułu najmu w łącznej kwocie 250,24 zł. Przyczyną powyższego było przyjęcie nieprawidłowego założenia tj. 30 minut = 0,3 h. 

We wszystkich przypadkach deklaracje VAT-7 za 2019 r. z załączonymi do nich rejestrami przekazywane były do Urzędu Miasta Szczecin w ustalonym przepisami terminie.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy dyrektor wywiązał się z obowiązku przekazywania informacji dotyczących występowania w jednostce transakcji podejrzanych i kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2019 r.

Kontrolą objęto również prawidłowość nadania pracownikom uprawnień w systemie bankowości elektronicznej.

Ustalono, że w 2019 r. osoba pełniąca rolę administratora systemu bankowości elektronicznej uczestniczyła czynnie w podpisywaniu zleceń płatniczych. Natomiast ze względu na bezpieczeństwo rola administratora powinna zostać nadana osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.

Według oświadczenia złożonego przez dyrektora w dniu 10.09.2020 r., w 2019 r. przeprowadzone zostały w jednostce 3 kontrole. Informacja dotycząca 2. z 3. ww. kontroli nie została przekazana do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z § 8 Załącznika nr 1 do Zarządzenia Nr 78/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2016 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzenia kontroli, wg którego informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej przez organy kontroli zewnętrznej powinna być przekazana niezwłocznie wraz z kserokopią dokumentu pokontrolnego.

Ustalono, że informacje za 2019 r. dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały terminowo.

 III. Uwagi i zalecenia

 Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi SP 8:

1. Wykazywanie w sporządzanych sprawozdaniach kwot zgodnych z kwotami, ujętymi w prowadzonej ewidencji.
2. Każdorazowe dokonywanie kontroli i dekretacji dowodów księgowych. 
3. Dokonywanie potrącenia wynagrodzenia z tytułu dodatku za wysługę lat za okres zwolnienia lekarskiego nauczycieli.
4. Przegląd akt osobowych wszystkich pracowników jednostki pod kątem zgodności sposobu ich prowadzenia z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
5. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej rozliczenia czasu pracy odrębnie tj. poza aktami osobowymi pracowników.
6. Każdorazowe przekazywanie do WKiAW informacji o wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej.
7. Uzgodnienie sald wynikających z ewidencji syntetycznej i analitycznej pozostałych środków trwałych i zbiorów bibliotecznych.
8. Uzupełnienie ewidencji pozostałych środków trwałych.
9. Pobieranie w toku przeprowadzanej inwentaryzacji od osób materialnie odpowiedzialnych stosownych oświadczeń.
10. Zaktualizowanie i uzupełnienie obowiązujących procedur pod kątem rozwiązań stosowanych w jednostce oraz obowiązujących przepisów prawnych.
11. Korzystanie z uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych.
12. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, SP 8 korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty.
13. Wskazywanie na wystawianych fakturach prawidłowych miar i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług oraz ceny jednostkowej netto.
14. Nadanie roli administratora osobie, która nie uczestniczy w procesie podpisywania zleceń płatniczych w systemie bankowości elektronicznej.