Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2020 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie luty – maj 2020 r.. przeprowadził w Technikum Technologii Cyfrowych, ul. Niemierzyńska 17, 71-441 Szczecin (zw. dalej TTC lub jednostką) kontrolę w zakresie gospodarowania mieniem.

            Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.06.2020 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

            Kontrola w TTC w zakresie gospodarowania mieniem wykazała, że Dyrektor jednostki nie wykorzystywał uprawnień przysługujących wierzycielowi w celu przeciwdziałania opóźnieniom w zapłatach w transakcjach handlowych. W pozostałym zakresie kontrola nie wykazała nieprawidłowości ani uchybień.

II. Oceny cząstkowe

1. Najem powierzchni użytkowych.

            W latach 2018-2019 jednostka zawarła łącznie 14 umów na wynajem powierzchni użytkowych (w tym: w roku 2018 trzy umowy dot. najmu pomieszczeń/sal szkolnych i trzy dot. najmu powierzchni; w roku 2019 zawarto dwie umowy dot. najmu pomieszczeń/sal szkolnych i 6 umów dot. najmu powierzchni). Kontrolą objęto: podstawę zawarcia ww. umów (przetarg, kontynuacja), sposób ich realizacji oraz 51 wystawionych w latach 2018 – 2019 faktur VAT za najem ww. powierzchni użytkowych (tj. 100%).

            Kontrola wykazała, że w 12 z 51 ww. przypadków (gdy stroną umowy był przedsiębiorca) dokonano płatności po terminie wynikającym z umowy. Ustalono, że w żadnym z ww. przypadków nie Dyrektor TTC nie skorzystał ze szczególnych uprawnień przysługujących wierzycielowi a wynikających z przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 118) (w aktualnym brzmieniu o tytule: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 935) (zw. dalej ustawą o terminach zapłaty), przede wszystkim: możliwości żądania od dłużników rekompensaty, o której mowa w ówcześnie obowiązującym brzmieniu art. 10 ust. 1 ww. ustawy oraz możliwości naliczenia odsetek ustawowych w wysokości jak dla opóźnień w transakcjach handlowych o czym mowa w art. 7 ww. ustawy.

            Art. 1 ustawy o terminach zapłaty (w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2019 r.) określał szczególne uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty w transakcjach handlowych. Ustawa o terminach zapłaty w ówcześnie obowiązującym brzmieniu wskazywała w art. 10 ust. 1, iż wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek (…) przysługiwała od dłużnika, bez wezwania, równowartość kwoty 40 euro stanowiąca rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. W przypadku żadnej opóźnionej płatności (w okresie objętym kontrolą) Dyrektor TTC nie żądał od najemców (będących przedsiębiorcami) - opóźniających się z zapłatą czynszu najmu – ww. rekompensaty. Wskazać należy, że prawo do rekompensaty przysługuje, pomimo nie podjęcia przez wierzyciela żadnych działań w celu odzyskania należności, a także wtedy gdy dłużnik dobrowolnie bez wezwania uregulował zaległość. Warunkiem naliczenia rekompensaty jest wystąpienie wymagalności wierzytelności i możliwość naliczenia z tego tytułu odsetek. Wskazać należy, że jednym z celów korzystania z uprawnienia do żądania rekompensaty jest m.in. spowodowanie terminowego regulowania przez dłużników wymagalnych należności (w tym też z umów o charakterze ciągłym jak umowa najmu). 

            Ustalono ponadto, że odsetki od nieterminowych płatności były naliczane każdorazowo według art. 481 Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2019 r. poz. 1145) i we wszystkich przypadkach wynosiły 7% – niezależnie czy opóźnienie dotyczyło transakcji handlowej w rozumieniu przepisów ustawy o terminach zapłaty czy też nie. Według ówcześnie obowiązującego brzmienia art. 4 pkt 3 ustawy o terminach zapłaty wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych w okresie objętym kontrolą wynosiła 9,5% (aktualnie: 9,5% w stosunku rocznym w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym oraz 11,5% w stosunku rocznym - w przypadku transakcji handlowych, w których dłużnikiem nie jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym).

            W pozostałym zakresie ustalono, że:

• treść zawieranych umów precyzyjnie określała przedmiot najmu oraz w sposób wyczerpujący regulowała prawa i obowiązki stron,
• zawarcie umów najmu następowało na zasadzie kontynuacji lub po przeprowadzeniu procedury przetargowej, co było zgodne z § 4 ust. 1 i 5 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2006 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (ze zm.) (zw. dalej uchwałą nr LXIII/1169/06), według których oddanie przez jednostkę organizacyjną nieruchomości w najem lub dzierżawę następuje w drodze przetargu zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami, kierownik jednostki organizacyjnej, może odstąpić od przeprowadzenia przetargu wobec:

a) dotychczasowych najemców, dzierżawców, biorących do używania, którzy przed zakończeniem trwania umowy zgłoszą chęć przedłużenia umowy i prowadzenia tam działalności
w niezmienionej formie o ile nie będzie kolidowało to z realizacją zadań statutowych jednostki a dotychczasowa umowa realizowana jest prawidłowo z zastrzeżeniem, że zwolnienie to nie dotyczy celów, o których mowa w § 3 ust. 3,

b) podmiotów, które w ramach działalności gospodarczej rozpoczną świadczenie usług pielęgniarskich, profilaktyki zdrowotnej i pomocy przedlekarskiej.

• jednostka przedkładała Prezydentowi Miasta Szczecin roczne informacje z realizacji Uchwały Nr LXIII/1169/06, według którego kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do przedkładania Prezydentowi Miasta Szczecin w terminie do 30 kwietnia każdego roku rocznych informacji z realizacji niniejszej uchwały.

            2. Inwentaryzacja

            W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji pełnej majątku, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i sporządzania dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie.

            Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

            Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: arkusze spisu z natury, sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, protokół z rozliczenia inwentaryzacji.

            Wartość środków trwałych, pozostałych środków trwałych wykazana w księgach inwentarzowych była zgodna z wartością tego majątku wynikającą z ksiąg rachunkowych. Pełna inwentaryzacja została przeprowadzona w okresie 01.10. - 30.11.2018 r.

            W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono różnice w stanie środków trwałych na kwotę 263.573,69 zł. Ww. różnica wynikała z przychodów środków trwałych, które miały miejsce w okresie od zakończenia spisu z spisu z natury do dnia 31.12.2018 r. Stan składników majątku TTC na dzień 31.12.2018 r. po dopisaniu do stanu stwierdzonego drogą spisu z natury przychodów środków trwałych był zgodny z ewidencją księgową na dzień 31.12.2018 r. oraz zgodny z ewidencją analityczną prowadzoną elektronicznie w systemie informatycznym.

            3. Przeglądy budowlane i książka obiektu budowlanego.

            Jednostka do dnia zakończenia kontroli była zarządcą dwóch obiektów budowlanych tj.:

1. budynek szkoły,
2. sala gimnastyczna.

      Dla obu ww. obiektów budowlanych została założona Książka obiektu budowlanego. Książki obiektów budowlanych na dzień zakończenia kontroli zawierały wszystkie informacje/wpisy wymagane Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego(Dz.U. Nr 120, poz. 1134) w tym m. in. podstawowe dane identyfikujące obiekty, dane ogólne o obiektach, plany sytuacyjne obiektów, z zaznaczonymi granicami nieruchomości, określające również usytuowanie miejsc przyłączenia obiektów do sieci uzbrojenia terenu oraz armatury lub urządzeń przeznaczonych do odcięcia czynnika dostarczanego za pomocą tych sieci, a w szczególności gazu, energii elektrycznej i ciepła.

Wpisy do książek zawierały m. in.: dane identyfikujące dokument będący przedmiotem wpisu, ważne ustalenia w nim zawarte oraz dane identyfikujące osobę, która dokument wystawiła.

 III.Uwagi i zalecenia

            Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, stosownie do § 35 ust. 4 Załącznika Nr 2 do Zarządzenia w sprawie kontroli Prezydent Miasta Szczecin zalecił:

1. Stosowanie możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
2. Poinformowanie najemców będących przedsiębiorcami, że w przypadku nieterminowego regulowania przez nich należności, TTC korzystać będzie z możliwości prawnych wynikających z przepisów ustawy o terminach zapłaty, przede wszystkim w zakresie naliczania rekompensaty i wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych