Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2017 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin w okresie od dnia 4.04.2017 r. do dnia 23.05.2017 r.przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół Budowlanych w Szczecinie, ul. Unisławy 32/33 w Szczecinie, zwanej dalej ZSB, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r.

Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole kontroli z dnia 12.06.2017 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.08.2017 r.

I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli gospodarki finansowo – księgowej, w tym wynagrodzeń osobowych i spraw kadrowych za 2016 r. w ZSB stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości dotyczące:

1. niedochodzenia należności wymagalnych szkoły w wysokości 65.399,96 zł,
2. wykazania w sprawozdaniu rocznym Rb-28S zawyżonej wysokości zobowiązań wobec ZUS,
3. przekroczenia planu finansowego wydatków w §4260,
4. wykazania w sprawozdaniu Rb-28S wysokości wydatków niezgodnych z ewidencja księgową (§4110, §4120, §4260),
5. niezachowania ciągłości numeracji dowodów księgowych (B/WRD),
6. wskazywania błędnego numeru dowodu/dokumentu księgowego w ewidencji księgowej,
7. dokonania przedpłaty/zaliczki w wysokości 357,02 zł (WRD), bez dokumentu źródłowego (faktury) - wpłata na poczet przyszłych zobowiązań,
8. nieprzeprowadzenia na koniec 2016 r. skontrum zbiorów bibliotecznych,
9. uregulowania faktury w kwocie wyższej niż wynikającej z faktycznego zobowiązania,
10. braku zgody Prezydenta Miasta (brak kontrasygnaty na umowie) na zawarcie umowy użyczenia pomieszczenia ZSB na gabinet profilaktyki i pomocy przedlekarskiej,
11. wystawiania faktur za najem pomieszczeń szkoły niezgodnie z warunkami umów,
12. nieprzedłożenia do akceptacji radcy prawnego UM 2. umów kosztowych,
13. nieterminowej wypłaty wynagrodzeń pracowników pedagogicznych za marzec 2016 r.,
14. ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na koncie 202 – Rozrachunki z dostawcami,
15. prowadzenia ksiąg rachunkowych niezgodnie z ustawą z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, zwaną dalej uor.

Nie stwierdzono natomiast nieprawidłowości w zakresie:

• prawidłowości naliczania wynagrodzeń,
• terminowego realizowania płatności z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych,
• wywiązywania się z obowiązku przekazywania informacji o transakcjach podejrzanych.

II. Oceny cząstkowe

1. Dochody

1.1 Wykonanie dochodów budżetowych i WRD

Wykonanie dochodów budżetowych ZSB w 2016 r. wyniosło 10.800,79 zł, co stanowiło 110,4% planowanej kwoty.

Na dochody budżetowe składały się: wpływy z tytułu grzywien, mandatów i innych kar pieniężnych od osób fizycznych (§057 – 580,56 zł), oraz różne dochody, które stanowiły wynagrodzenie płatnika za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, zwroty ZUS oraz nagroda Dyrektora od Ministra Edukacji Narodowej (§097 – 10.220,23 zł).

ZSB w 2016 r. uzyskał dochody jak i poniósł wydatki  z wydzielonego rachunku dochodów (WRD) w wysokości 427.686,10 zł, co stanowiło 77,55% zaplanowanej kwoty.

Na dochody zgromadzone na WRD składały się: wpływy z różnych opłat – legitymacje, duplikaty (§069 – 954,00 zł), wpływy z najmu (§075 – 116.188,05 zł), wpływy z usług (§083 – 299.569,84 zł), pozostałe odsetki (§092 – 846,24 zł), wpływy z otrzymanych spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej (§096 – 1.600,00 zł) oraz różne dochody (§097 – 8.527,97 zł). Kontroli poddano 5. umów najmu obowiązujących w 2016 r. oraz rozrachunki z pracownikami

 1.2 Wykonanie dochodów na WRD – najem pomieszczeń

Kontroli poddano rozrachunki z tytułu 5. umów najmu pomieszczeń szkoły obowiązujące w 2016 r. (§ 075). Kontroli podlegały ww. umowy oraz faktury za najem wystawiane przez ZSB. Sprawdzono ponadtoterminowość dokonywanych wpłat i ich zgodność z zapisami umownymi, windykację należności oraz poprawność ewidencjonowania dochodów w księgach rachunkowych. W grudniu 2016 r. główny księgowy nieprawidłowo zaewidencjonował dochody z tytułu: opłat za internat. Ww. dochody zaewidencjonowane zostały w§075, co było niezgodne z opisem do ww. §075, zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji), według którego paragraf tenobejmował wpływy z najmu i dzierżawy. Powyższe wpłaty, powinny zostać zaewidencjonowane na §083 – Wpływy z usług.

W wyniku kontroli dochodów uzyskiwanych przez ZSB za najem pomieszczeń szkoły ustalono, że:

- terminy zapłaty wskazane w fakturach (w pierwszym półroczu) 2016 r. za najem, były niezgodne z zapisami umownymi. Na fakturach wskazywano terminy płatności, a według umów obowiązujących w I półroczu 2016 r. terminy określono jako: 7 dni od daty doręczenia faktury przez najemcę, do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu kalendarzowym, którego dotyczy lub w terminie 14 dni od doręczenia faktury. Zapis umowny dotyczący terminu zapłaty 7 i 14 dni od daty otrzymania faktury przez najemcę był ponadto zapisem nierealizowanym w praktyce przez ZSB, gdyż faktury nie były przekazywane najemcom za potwierdzeniem odbioru. Od września 2016 r. w umowach najmu skorygowano ww. zapisy i wskazano termin zapłaty jako 14 dni od wystawienia faktury,

- w 1. przypadku nie ewidencjonowano naliczonych odsetek za nieterminowe regulowanie należności z tytułu najmu sali korekcyjnej. W wyjaśnieniach złożonych podczas kontroli Dyrektor wskazał, że nie ewidencjonowano ww. odsetek ze względu na brak ich zapłaty. Powyższe było niezgodne z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie  planu kont, według którego odsetki od należności i zobowiązań ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału,

- w 1. przypadku, odsetki za nieterminowe regulowanie należności w okresie styczeń – marzec 2016 r., naliczono dopiero w dn. 30.06.2016 r., co było niezgodne z wyżej cytowanym rozporządzeniem w sprawie  planu kont.

W wyniku kontroli dochodów uzyskiwanych przez ZSB ze sprzedaży obiadów (WRD) pracownikom szkoły ustalono, że:

- ewidencji wpłat za obiady (WRD) dokonywano z pominięciem księgowań na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, co było niezgodne z opisem tego konta wynikającym z rozporządzenia w sprawie planu kont,

- dowody KP nie zawierały numeru i pozycji raportu kasowego, co było niezgodne z pkt 7 działu VI - dowody kasowe – obowiązującej w ZSB „Gospodarki kasowej”, według której dowody KP winny zawierać takie elementy,

- numeracja dowodów KP - wydawana z bloczków - nie odpowiadała numeracji dowodów KP generowanej z systemu księgowego i wykazywanej na grzbietach raportów kasowych. W ocenie kontroli powyższe zaburza w znaczący sposób procesy kontrolne nad prawidłowością rozliczania druków ścisłego zarachowania oraz przedstawia nieprawdziwy obraz obrotu ww. drukami. Z grzbietu Raportu kasowego nie można było bowiem jednoznacznie ustalić numeru dokumentu źródłowego (numeru dowodu KP) stanowiącego podstawę zapisu w raporcie kasowym,

- nie dokonywano bieżącej ewidencji wpłat gotówki odprowadzanej do kasy ZSB za wykupione obiady (w raportach kasowych, koncie 101 - kasa). Ujęcie ww. wpłat w ewidencji księgowej następowało w dniu przyjęcia gotówki przez kasjera od intendenta/magazyniera. Wpłaty gotówki przekazywane przez intendenta/magazyniera dotyczyły różnych okresów (kilku dni). Powyższe było niezgodne z art. 24 ust. 1 oraz ust. 5 pkt 3 uor, wg którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli m.in. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

W toku kontroli ustalono, że w Raporcie Kasowym nr 2/2016 (budżetu) z dn. 15.01.2016 r., zaewidencjonowano przychód gotówki w wysokości 3.360 zł, na podstawie odcinka czeku ze wskazaną datą: 31.12.2015 r. Podczas kontroli ustalono, że pracownik ZSB pobrał w dn. 15.01.2016 r. ww. gotówkę, a błąd leżał po stronie banku wskazując na datowniku inną (niż faktyczną) datę pobrania gotówki.

W opinii kontrolującego, w powyższej sytuacji zawiodły mechanizmy kontrolne, w tym kontrola zgodności operacji gospodarczej z dowodem źródłowym. Powyższe naruszało zapisy rozdziału III lit. a Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 16/2015 z dn. 27.08.2015 r. dot. działań Dyrektora w zakresie realizacji Regulaminu Kontroli Wewnętrznej. Jedną z przyjętych w ww. Zarządzeniu nr 16/2015 form kontroli w ZSB to samokontrola, która polegała m.in. na bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy. Gdy powstaną nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczej lub innych przedsięwzięć i w dowodach dokumentujących te zdarzenia, dokonujący samokontroli powinien przedsięwzięć niezbędne działania mające na celu usunięcie nieprawidłowości oraz poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

 Osobą odpowiedzialną za nadzór nad dokumentacją kasową sprawował specjalista ds. księgowych (kasjer).

W toku kontroli ustalono, ze na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami (wg zapisów ZPK ZSB) w §075 -wpływy z najmu i dzierżawy,główny księgowy ewidencjonował naliczone odsetki (noty odsetkowe) za nieterminowe regulowanie należności zaś wpłaty ww. odsetek, ujmował w §092 - wpływy z pozostałych odsetek. Powyższe było niezgodne z opisem §075 zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, według którego w §075 ujmuje sie odchody z tytułu najmu, zaś odsetki winny być ewidencjonowane w §092 – wpływy z pozostałych odsetek.

W toku kontroli umów najmu oraz umów użyczenia pomieszczeń ZSB obowiązujących w 2016 r. ustalono, że:

- 19 umów najmu obowiązujących w roku szkolnym 2015/2016 zostało zawartych przez Wicedyrektorów szkoły oraz 1. umowa użyczenia została podpisana przez Wicedyrektora. Wicedyrektorzy ZSB nie posiadali upoważnienia Prezydenta Miasta do zawierania ww. umów, a jedynie upoważnienie otrzymane od Dyrektora. W trakcie kontroli Dyrektor wyjaśnił, że Wydział Oświaty został poinformowany, o fakcie długotrwałej nieobecności Dyrektora i upoważnieniu wicedyrektorów szkoły do sprawowania nadzoru nad placówką oraz podejmowaniu decyzji zgodnie z kompetencjami. Zgodnie z § 1 Upoważnienia nr 366/04 z dn. 28.06.2004 r. wydanego przez ówczesnego Prezydenta Miasta Szczecin, osobą upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zwykłego zarządu mieniem miasta, obejmującym statutową działalność jednostki był Dyrektor. Ponadto pismem z dnia 2.10.2015 r. wyłącznie Dyrektor otrzymał pełnomocnictwo w sprawie zawierania ww. umów najmu lub dzierżawy,

- w 1. przypadku nie uzyskano zgody Prezydenta Miasta Szczecin na zawarcie umowy użyczenia gabinetu profilaktyki i pomocy przedlekarskiej, co było niezgodne z § 6 ust. 1 i 3 w zw. z § 8 uchwały nr LXIII/1169/06 Rady Miasta Szczecin z dnia 16 października 2016 r. w sprawie określenia szczegółowych warunków korzystania z nieruchomości gminnych przez miejskie jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.

Osobą odpowiedzialną za bieżący monitoring należności był główny księgowy. Osobą odpowiedzialną za wystawianie faktur najmu była pomoc administracyjna.

Wszystkie poddane kontroli umowy najmu były zatwierdzone pod względem formalno – prawnym przez Radcę Prawnego UM Szczecin.

 2. Należności

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27s, które sporządzone zostało według stanu na dn. 31.12.2016 r., wykazane zostały należności wymagalne w kwocie 65.399,96 zł (w tym: 2.520,69 zł w § 092 – odsetki, 50.531,63 zł w § 097 oraz 12.347,64 zł w §075 – należność główna). Należności wymagalne dotyczyły lat: 2001 – 2010.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD na dzień 31.12.2016 r., wykazane zostały należności w łącznej kwocie 17.883,95 zł: tytułem nadpłaty, najmu, wyżywienia uczniów oraz odsetki od należności niezapłaconych w terminie.

W sprawozdaniu o stanie należności (Rb-N) na dzień 31.12.2016 r., wykazano należności w wysokości łącznie 79.396,31 zł (w tym: należności wymagalne w wys. 62.879,27 zł (netto) z tytułu dostaw towarów i usług oraz pozostałe należności w wys. 16.517,04 zł z tytułu dostaw towarów i usług).

W 2016 r. Dyrektor nie podejmował działań windykacyjnych zmierzających do ściągnięcia należności wymagalnych w łącznej kwocie 65.399,96 zł. Ponadto w 2016 r. Dyrektor nie występował do Prezydenta Miasta Szczecin o ewentualne umorzenie ww. należności wymagalnych.Stan należności wymagalnych (stan w 2017 r.) wynosił odpowiednio:

- zadłużenie: 62.572,76 zł

- odsetki: 9.703,36 zł (stan na dn. 4.05.2017 r. oraz 28.03.2017 r.)

Kwota ogółem: 72.276,12 zł.

 W trakcie kontroli przygotowano i wysłano dłużnikom ponownie wezwania do zapłaty wraz z naliczonymi odsetkami.

W sprawozdaniu Rb-34S z wykonania dochodów i wydatków na WRD oraz w kwartalnym sprawozdaniu o stanie należności Rb-N, wykazana została należność w kwocie 357,02 zł. Ww. należność dotyczyła nadpłaty/zaliczki dokonanej przez ZSB na poczet przyszłych zobowiązań. Szczegółowy opis zawarto w pkt 3.2 niniejszego wystąpienia.

W 2016 r. 1. kontrahentowi za najem pomieszczenia szkoły (sali korekcyjnej) główny księgowy naliczał odsetki za nieterminowe regulowanie należności ale ich nie księgował. W związku z powyższym nie zostały one wykazane w sprawozdaniach Rb-34s oraz Rb-N. Szczegółowy opis zawarto w pkt 1.2. niniejszego wystąpienia. W trakcie kontroli przygotowano i wysłano dłużnikom wezwania do zapłaty wraz z naliczonymi odsetkami.

 3. Wydatki budżetowe, w tym WRD

3.1 Wykonanie wydatków budżetowych i WRD

Kontroli poddano 39. dowodów księgowych na kwotę 472.358,84 zł, co stanowiło 7,10% wydatków jednostki na łączną kwotę 6.645.734,66zł (środki budżetowe na kwotę 6.218.048,56 zł – wg ewidencji, WRD na kwotę 427.686,10 zł).

Obowiązujący w ZSB Zakładowy Plan Kont (zw. dalej ZPK) zawierał konto 202 – Rozrachunki z dostawcami oraz konto 700 - Wynajem. Powyższe było niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych wykazanym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie planu kont), według którego rozrachunki z dostawcami przypisane są dla konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zaś nazwę konta 700 ustalono jako: Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia.

W dokumentacji przedstawionej do kontroli brak było dowodów księgowych (źródłowych) o numerach od 113 do 115 (budżet) oraz o numerach od 1230 do nr 1299 i numeru 1024 (WRD). W wyjaśnieniach składanych podczas kontroli Dyrektor wskazał, że powyższe było wynikiem przeoczenia, a dowody księgowe o ww. numerach (budżet) „nie istnieją.” Powyższe w znaczący sposób naruszyło zapisy art. 13 ust. 5 oraz art. 23 ust. 1 uor, według których przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald, a zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

W 2016 r. księgi rachunkowe w ZSB nie były prowadzone rzetelnie i bezbłędnie. Księgi nie były sprawdzalne i prowadzone na bieżąco. Zapisy księgowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Numery nadawane poszczególnym dowodom księgowym dot. środków budżetu (fakturom, wyciągom bankowym) nie odpowiadały numeracji wynikającej z ewidencji księgowej. Ewidencja wpłat gotówkowych w księgach rachunkowych ZSB (dot. WRD) następowała w dniu księgowania/sporządzania raportu kasowego. Powyższe naruszało zapisy art. 24 ust. 1 – 4 oraz ust. 5 pkt 3 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie  w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Osobą odpowiedzialną za ewidencję dowodów księgowych oraz kontrolę ich numeracji dot. budżetu był główny księgowy. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dowodów księgowych WRD był specjalista ds. księgowych.

Kontrola 39. dowodów księgowych dotyczących poniesionych w 2016 r. wydatków (budżet/WRD) wykazała, że:

- faktura na kwotę 55.693,61 zł, z dn. 04.01.2016 r. za dostarczenie energii cieplnej, dotycząca 2015 r., ujęta została w księgach 2016 r., co nie wypełniło zapisów art. 6 ust. 1 uor, wg którego w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty,

- w 1. przypadku fakturę za usługi hydrauliczne wystawioną na kwotę861,00 zł (WRD), uregulowano w kwocie wyższej o 100,00 zł, niż wynikało z ww. zobowiązania. Było to niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (zw. dalej uofp), według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W księgach rachunkowych zaewidencjonowano ww. fakturę również w błędnej kwocie, czym naruszono art. 24 ust. 2 - 3 uor, według którego księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe,

- w 2. przypadkach dokonano błędnej klasyfikacji wydatków realizowanych ze środków WRD. Fakturę za zakup i montaż sprzętu do nagłośnienia świetlicy w kwocie 3.808,35 zł, nieprawidłowo zaewidencjonowano w całości w §4300 – zakup usług pozostałych. Powyższe było niezgodne z opisem do ww. §4300, zawartym w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, według którego paragraf tenobejmował tylko wydatki związane z zakupem usług pozostałych. Powyższe wydatki wynikającej z ww. faktury winny być zaewidencjonowane (proporcjonalnie do rodzaju wykonanych wydatków) zarówno w §4300 – zakup usług pozostałych jak i §4210 – zakup materiałów i wyposażenia. Fakturę za usługę naprawy kserokopiarki, wymianę części oraz dojazd w kwocie łącznie 1.380,06 zł nieprawidłowo zaewidencjonowano w całości w §4270 – zakup usług remontowych, co było niezgodne z ww. cytowanym Załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji, według którego zakup części do kserokopiarki w §4210 – zakup materiałów i wyposażenia, zaś koszty dojazdu winny być ewidencjonowane w §4300 – zakup usług pozostałych,

- w 1. przypadku fakturę za wymianę systemu monitoringu na kwotę 11.580,88 zł, zaewidencjonowano w całości w koszty (konto 402) w rozdziale 80130 – szkoły zawodowe, zaś wydatek częściowo (11.387,00 zł) w rozdziale 80195 - pozostała działalność. Powyższe było niezgodne art. 24 ust. 1 uor, według którego księgi rachunkowe powinny być prowadzone bezbłędnie,

- wszystkie dowody księgowe były zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora i głównego księgowego, jednak bez daty, co uniemożliwiało ustalenie momentu zatwierdzenia sum wynikających z dokumentu do wypłaty.Dowody księgowe nie zawierały ponadto wskazania źródła finansowania wydatku (budżet), co było niezgodne ze wzorem stosowanej w ZSB pieczęci zatwierdzającej wydatek do realizacji,

- faktury/rachunki (WRD) ewidencjonowane były na koncie 202 – Rozrachunki z dostawcami, co było niezgodne Rozporządzeniem w sprawie planu kont, według którego rozrachunki z dostawcami winny być księgowane na koncie 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. W ocenie kontroli w celu zachowania przejrzystości zapisów ujmowanych na ww. koncie oraz w celu usystematyzowania poszczególnych tytułówrozrachunków można dokonać podziału ww. konta syntetycznego 201 na konto 201-01 oraz 201-02.

- faktury dotyczące wydatków inwestycyjnych (§6050) ewidencjonowane były m.in. na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki, zamiast na koncie 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Było to niezgodne z opisem konta 201 zwartym w Rozporządzeniu w sprawie planu kont, wg którego konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług.

W toku kontroli wykonania zapisów wynikających z Zarządzenia nr 303/16 Prezydenta Miasta w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo Zamówień Publicznych (zw. dalej Zarządzeniem nr 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin) stwierdzono, że: 1. przypadku bezzasadnie udzielono zamówienia (styczeń 2016 r.) na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4a ówcześnie obowiązującego Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta (ze zm.). W uzasadnieniu wyboru wykonawcy w ww. trybie Dyrektor wskazał, że zapytanie o cenę wymiany serwera systemu monitoringu skierowano do wykonawcy, który zakładał oraz modernizował system monitoringu w szkole od 2008 r., a wymiana serwera monitoringu polega nie tylko na dostarczeniu nowego sprzętu urządzenia, ale też na przeniesieniu istniejącej konfiguracji systemu monitoringu ze starego serwera na nowy.W ocenie kontroli wybór wykonawcy na podstawie § 11 ust. 4 pkt 4 lit. a ówcześnie obowiązującego Załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 314/13 Prezydenta Miasta nie było zasadne. W opisanym przypadku nie zachodziły bowiem przyczyny techniczne powodujące, że istniał jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia.

Odpowiedzialność za dokumentowanie ww. postępowania w zakresie zamówienia publicznego w ZSB ponosił Dyrektor oraz kierownik administracji.

Kontrola umów kosztowych obowiązujących w ZSB w 2016 r. wykazała, że 2. z 10. zawartych przez Dyrektora umów kosztowych (umowa wykonanie ekspertyz z zakresu ochrony przeciwpożarowej oraz zabezpieczenia i naprawy poszycia dachu budynku), nie zostały zaopiniowane pod kątem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta Szczecin. Było to niezgodne z wytycznymi zawartymi w piśmie z dn. 19.02.2009 r., podpisanym przez ówczesnego dyrektora Wydziału Oświaty Urzędu Miasta, według którego wszelkie umowy wymagają zatwierdzenia ich pod względem formalno – prawnym przez radcę prawnego Urzędu Miasta.

W 2016 r. w §4240 - zakup środkówdydaktycznych i książek (rozdziale 80130) dokonano pomniejszenia wydatków budżetowych, na kwotę 0,30 zł (WB nr 31/2016 z dn. 30.12.2016 r.) (ewidencja In minus - 0,30 zł – koszty i wydatki - budżetu), co było niezgodnez art. 11 ust. 1 uofp, według którego jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Dekretacja poszczególnych dowodów księgowych (wyciągi bankowe) dokonywana była w postaci wydruku z systemu księgowego (Progman Finanse), podpisanego przez głównego księgowego. Obowiązująca w ZSB dokumentacja nie stanowiła uszczegółowienia stosowanej w szkole praktyki w ww. zakresie. Ponadto wskazania dekretacyjne zawarte na wyciągach bankowych dotyczyły tylko kont syntetycznych.

Na dowodach księgowych (fakturach – wskazaniach dekretacyjnych) dokonywano poprawek poprzez skreślenia bez parafki, daty i podpisu osoby odpowiedzialnej za korektę, w sposób uniemożliwiający odczytanie pierwotnego zapisu (zamazywanie) oraz poprzez stosowanie korektora, co było niezgodne z art. 25 ust. 1 pkt 1 uor, wg którego stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.

Wszystkie faktury i rachunki były zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora.

 3.2 Płatności

Kontroli poddano 39. dowodów księgowych na kwotę 472.358,84 zł, co stanowiło 7,1% wydatków jednostki na łączną kwotę 6.645.734,66zł (środki budżetowe na kwotę 6.218.048,56 zł – wg ewidencji, WRD na kwotę 427.686,10 zł).

Płatność na kwotę 2.268,00 zł, za zakup wykładziny, uregulowana została po terminie zapłaty wskazanym na fakturze (WRD). Opóźnienie wyniosło 6 dni, co było niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Kontrahent nie naliczył jednak odsetek ZSB za nieterminowe uregulowanie ww. zobowiązania.

W 2016 r. Dyrektor dokonał wpłaty zaliczkowej na rzecz firmy ASPROD Sp. z o. o. w wysokości 357,02 zł. Według wyjaśnień Dyrektora, wpłata zaliczkowa została wygenerowana automatycznie przez bank PKO zgodnie z dyspozycją z dn. 20 grudnia 2016 r. Udzielanie wpłat zaliczkowych stoi w sprzeczności z zapisami art. 44 ust. 3 pkt 3 uofp, według którego wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. ZSB nie posiadała dokumentu potwierdzającego powstanie zobowiązania, co naruszało zapis art. 20 ust. 2 pkt 1 uor, według którego podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów. 38 płatności poddane kontroli uregulowane zostały zgodnie z terminami wskazanymi na fakturach.

 3.3 Zobowiązania

W toku kontroli sprawozdań, w których wykazywane były zobowiązania jednostki, tj. Rb-28S oraz Rb-34S ustalono, że na dzień 31.12.2016 r.  w sprawozdaniu Rb-28S wykazane zostały zobowiązania w kwocie ogółem 358.990,63zł. Na ww. zobowiązania składały się: dodatkowe wynagrodzenie roczne, składki ZUS oraz podatek PIT-4R.

W sprawozdaniu Rb-34S wykazane zostały zobowiązania w kwocie 12.237,87 zł, z tytułu dostaw i usług. Zobowiązania zostały uregulowane w pierwszym kwartale 2017 r.

W sprawozdaniu Rb-28s (Rozdział 85410 §4110) nieprawidłowo zostały wykazane zobowiązania ZSB wobec ZUS.

Różnica pomiędzy wysokością zobowiązań wykazanych w ww. sprawozdaniu Rb28S, a wysokością zobowiązań wykazaną w ewidencji księgowej wyniosła: 1.681,72 zł. Szczegółowy opis zawarto w pkt 5 niniejszego wystąpienia.

Osobą odpowiedzialną za bieżący monitoring rozrachunków z ZUS była Wanda Eysymont– główny księgowy.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa w Załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (zw. dalej komunikatem w sprawie standardów kontroli zarządczej), w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w toku kontroli terminowości regulowania ww. zobowiązań.

 4. Zatrudnienie i wynagrodzenia

Kontrolą objęto dokumentację pracowniczą 4. z 98. pracowników zatrudnionych na różnych stanowiskach pracy (4,08% ogółu zatrudnionych) oraz wynagrodzenia na kwotę 103.032,20 zł, tj.: 3% ogólnej kwoty wynagrodzeń osobowych wynoszącej 3.885.297,77 zł (zaewidencjonowanej w 2016 r. na § 4010).

W toku kontroli wynagrodzeń pracowników ZSB ustalono, że:

- w grudniu 2016 r. intendentowi/magazynierowi nieprawidłowo wypłacono dodatek stażowy w wysokości 32,18 zł, a winien otrzymać w wysokości 570,00 zł. Wyrównania ww. dodatku dokonano dopiero w dn. 10 stycznia 2017 r. (WB nr 3/2017),

- w okresie listopad-grudzień 2016 r. intendentowi/magazynierowi, wypłacano wynagrodzenie wg XI kat. zaszeregowania, co było niezgodne z obowiązującym w ZSB Regulaminem wynagradzania, wg którego ww. pracownik winien otrzymać wynagrodzenie wg kat. V-X – magazynier, V-XII – intendent,

- w styczniu 2016 r. nauczycielowi wypłacono wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe dotyczące listopada i grudnia 2015 r. (rozliczenie godzin za okres 23.11-25.12.2015 r.), co było niezgodne z art. 39 ust. 4 ustawy z dn. 26.01.1982 r. Karta nauczyciela, wg którego składniki wynagrodzenia, których wysokość może być ustalona jedynie na podstawie już wykonanych prac, wypłaca się miesięcznie lub jednorazowo z dołu w ostatnim dniu miesiąca. Jeżeli ostatni dzień miesiąca jest dniem ustawowowolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu poprzedzającym ten dzień, a w wypadkach szczególnie uzasadnionych wynagrodzenie może być wypłacone w jednym z ostatnich pięciu dni miesiąca lub w dniu wypłaty wynagrodzenia,

- nauczycielowi w okresie maj – sierpień 2016 r., wypłacano dodatek motywacyjny w wysokości 150,00 zł, co było niezgodne z pismem z dn. 8.08.2016 r., wg którego ww. pracownik (w okresie maj-sierpień) winien otrzymywać dodatek motywacyjny w wysokości 175 zł. Wyrównanie ww. dodatku za okres maj – lipiec nastąpiło dopiero w sierpniu 2016 r.,

- wynagrodzenie pracowników pedagogicznych za marzec wypłacone zostało w dn. 2 marca 2016 r., tj.: w terminie późniejszym niż wskazanym w art. 39 ust. 3 ustawy Karta nauczyciela, wg którego wynagrodzenie wypłacane jest nauczycielowi miesięcznie z góry w pierwszym dniu miesiąca. Jeżeli pierwszy dzień miesiąca jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłacane jest w dniu następnym,

- przyznany nauczycielowi dodatek motywacyjny oraz za wychowawstwo wypłacono odpowiednio w dn. 29.09.2016 r. oraz 12.09.2016 r., czyli w terminie późniejszym niż wskazanym w piśmie tj.: 1.09.2016 r.,

- wypłaty wynagrodzeń pracowników niepedagogicznych dokonywano w dniach: 28.01, 26.02, 30.03, 28.04, 30.05, 28.06, 28.07, 30.08, 29.09, 27.10, 29.11 oraz 29.12 2016 r., co było niezgodne z § 50 ust. 2 ówcześnie obowiązującym w ZSB Regulaminem Pracy, według którego wynagrodzenie pracowników niepedagogicznych winno być wypłacane w ostatnim dniu każdego miesiąca. W wyjaśnieniach Dyrektor wskazał, że od 16 kwietnia 2017 r. ww. Regulamin został zmieniony i ww. zapisy nie obowiązują.

Waktach osobowych pracownika administracji nie było wymiaru wynagrodzenia obowiązującegow okresie kwiecień – sierpień 2016 r. Ponadto w aktach osobowych pracownika administracji i obsługi nie było decyzji/pisma/informacji o przyznaniu „jednorazowej wypłaty” (zgodnie z pismem WOś z dn. 23.06.2016 r.), co było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych), według którego w części B pracodawca gromadzi dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika.

W części B akt osobowych zamieszczano m.in. wnioski o urlop.

Powyższe było niezgodne z § 6 ust. 2 pkt 1-3 w sprawie prowadzenia akt osobowych, wg którego akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują wyłącznie dokumenty wymienione w cytowanym rozporządzeniu.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracowników administracji ZSB był specjalista ds. kadr.

Wynagrodzenia poddanych kontroli pracowników ZSB naliczane były przez specjalistę ds. księgowych.

W trakcie kontroli zaktualizowano zakres czynności specjalisty ds. księgowych. Intendent/magazynier nie posiadał oświadczenia o niekaralności. W trakcie kontroli uzupełniono akta osobowe o zapytanie o niekaralności (KRK z dn. 24.04.2017 r.). W trakcie kontroli zaktualizowano zakres czynności ww. pracownika dot. pobierania opłat za obiady i odprowadzania ich do kasy szkoły.

 5. Podatek dochodowy i składki ZUS

Kontroli poddano regulowanie płatności jednostki i ich ewidencję z tytułu:

• podatku dochodowego od osób fizycznych na kwotę ogółem 373.026,00 zł, według deklaracji PIT- 4R za 2016 r.,
• składek ZUS na kwotę ogółem 1.581.268,85 zł, według deklaracji ZUS P DRA za 2016 r.

W toku kontroli odpłatności składek ZUS za 2016 r. ustalono, różnicę między wysokością zapłaconych, wykazanych w ewidencji księgowej, a należnych składek ZUS (koszty pracodawcy). Różnica pomiędzy wysokością zobowiązań wykazanych w ww. sprawozdaniu Rb-28s, a wysokością zobowiązań wykazaną w ewidencji księgowej wyniosła: 1.681,72 zł.

Na różnicę w kwocie 1.577,73 zł składała się nadpłata składek dokonana w grudniu 2016 r., a wykazana sprawozdaniu Rb-28s oraz ewidencji księgowej jako zobowiązanie wobec ZUS. Główny księgowy nie potrafił wyjaśnić przyczyny powstania pozostałej kwoty różnicy w wysokości 109,33 zł. Powyższe było niezgodne z ww. art. 24 ust. 1 - 3 uor, według których księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Osobą odpowiedzialną za bieżący monitoring rozrachunków z ZUS był główny księgowy.

Według standardu kontroli zarządczej nr 11 zawartego w grupie C – Mechanizmy kontroli, o którym mowa komunikacie w sprawie standardów kontroli zarządczej, w jednostce należy prowadzić nadzór nad wykonywaniem zadań w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

Deklaracje ZUS P DRA za 2016 r. nie były podpisane przez głównego księgowego czy/lub specjalistę ds. księgowych.

W grudniu 2016 r. Dyrektor nie skorzystał z prawa naliczenia wynagrodzenia płatnika w kwocie 126 zł za terminowe regulowanie należności z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. Wynagrodzenie płatnika stanowi dochód Gminy Miasto Szczecin i w ocenie kontroli Dyrektor powinien dochodzić wszelkich należności stanowiących dochód Gminy. Składki ZUS za 2016 r. regulowane były terminowo. Podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony i potrącony od wynagrodzeń w 2016 r. uregulowany został zgodnie z obowiązującymi terminami.

 6. Sprawozdawczość

Badaniem objęto sprawozdania:

- Rb-27s z wykonania planu dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem 10.800,79 zł,

- Rb-28s z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem 6.215.413,55 zł,

- Rb-34s z wykonania dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust. 1 uofp, na kwotę ogółem 427.686,10 zł,

- Rb-Z o stanie zobowiązań na dzień 31.12.2016 r. – brak zobowiązań,

- Rb-N o stanie należności na dzień 31.12.2016 r., na kwotę ogółem79.396,31 zł.

Wymienione sprawozdania poddano ponadto kontroli w zakresie: zgodności z planem finansowym i wprowadzanymi zmianami, zgodności z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, terminowości i kompletności podpisów.

Plan dochodów budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 9.783,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 8.783,00 zł.

Plan wydatków budżetowych na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 6.215.429,00 zł i wzrósł w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r. o 870.606,00 zł (dokonano 132 zmian planu).

Plan dochodów i wydatków WRD na dzień 31.12.2016 r. wyniósł 551.500,00 zł i nie uległ zmianie w porównaniu z planem na dzień 1.01.2016 r.

Ewidencja wydatków w podziale na działy, rozdziały i paragrafy na koncie 130 – rachunek bieżący jednostki, była niezgodna z wydatkami wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych Rb-28S na łączną kwotę 2.640,05 zł tj.: Rozdział 80130: § 4260 - różnica: 2.637,53 zł, Rozdział 80195: § 4110 – różnica 1,32 zł oraz § 4120 – różnica 1,20 zł.

Powyższe było niezgodne z § 9 ust. 1 i 2 rozporządzeniaMinistra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, według którego kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Ponadto naruszało to zapisy obowiązującej w ZSB zasad (polityki) rachunkowości (Dokumentacja zasad rachunkowości – Dział 1 - Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w ZSB pkt. 2), według których sprawozdania finansowe i sprawozdania budżetowe są sporządzane na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych jednostki.

Ponadto w toku kontroli ustalono przekroczenie planu w §4260 o kwotę 2.637,53 zł. Powyższe było wynikiem błędnego księgowania operacji gospodarczych w tym paragrafie. Powyższe stoi w sprzeczności z udzielonym Dyrektorowi przez Prezydenta Miasta Szczecin upoważnieniem, zgodnie z którym Dyrektor może składać oświadczenia woli do kwot ujętych w planie finansowym jednostki.

Wszystkie zmiany w zakresie wydatków budżetowych były zaakceptowane przez wydział nadzorujący, tj. Wydział Oświaty Urzędu Miasta Szczecin. O wszystkich zmianach wykonanych w planach finansowych wydzielonego rachunku kierownik jednostki zawiadamiał wydział nadzorujący, czym wypełnił zapisy § 4 ust. 2 Uchwały Nr XXIV/705/12 Rady Miasta Szczecin z dn. 26 listopada 2012 r. w sprawie gromadzenia dochodów na wydzielonym rachunku przez samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność w zakresie oświaty.

 7. Inwentaryzacja

W toku kontroli sprawdzono wypełnienie przez jednostkę zapisów art. 26 ust. 3 uor, w zakresie dotrzymania przez jednostkę częstotliwości inwentaryzacji, a także sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych i dokumentacji potwierdzającej jej wykonanie na dzień 31.12.2016 r.

Sprawdzono, czy stan poszczególnych rodzajów majątku według ksiąg rachunkowych był zgodny ze stanem wykazywanym w księgach inwentarzowych.

Na koniec 2016 r. wykonana została inwentaryzacja roczna. Sprawdzono, czy stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych był zgodny z otrzymanymi przez jednostkę potwierdzeniami sald na dzień 31.12.2016 r.

Kontroli poddano dokumentację potwierdzającą wykonanie czynności inwentaryzacyjnych, w tym: 3 arkusze spisu z natury oraz protokół z kontroli kasy i druków ścisłego zarachowania.

W toku kontroli dokumentacji związanej z przebiegiem inwentaryzacji rocznej ustalono, że:

- w 2016 r. nie przeprowadzono skontrum zbiorów bibliotecznych. Według wyjaśnień Dyrektora ostatnie skontrum zbiorów bibliotecznych przeprowadzono w 2011 r. Powyższe naruszało zapis § 31 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dn. 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych, według którego skontrum materiałów, do których czytelnicy mają wolny dostęp przeprowadza się co najmniej raz na 5 lat,

- na dzień 31.12.2016 r. nie przeprowadzono uzgodnienia sald księgozbioru biblioteki ZSB z księgami rachunkowymi (konto 014) oraz z danymi wynikającymi z programu bibliotecznego Mol Net+ służącemu do ewidencji księgozbioru i jego wartości. Wartości wynikające z ewidencji księgowej nie były zgodne z ewidencją księgozbioru prowadzonego w księgach zarówno ręcznie jak i w ww. programu. W trakcie kontroli główny księgowy dokonał uzgodnienia zapisów wynikających z ewidencji księgowej i księgozbioru prowadzonego w księgach „ręcznie.” Do dnia zakończenia kontroli nie uzgodniono wartości księgozbioru wynikającego z ewidencji księgowej, a programu Mol Net+. Powyższe naruszało zapis art. 27 ust. 2 uor, według którego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji,

- arkusz spisu z natury dotyczący stanuśrodków czystości - internat, sporządził pracownik materialnie odpowiedzialny (wg podpisu zamieszczonego na ww. arkuszu). Powyższe było niezgodne z pkt 1 lit d, e działu: „Inwentaryzacja w drodze spisu z natury” obowiązującej w ZSB Instrukcji inwentaryzacyjnej, według którego do obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy m.in.: rzetelne dokonanie spisu z natury wszystkich składników majątkowych oraz prawidłowe i czytelne wypełnienie arkuszy spisowych. W trakcie kontroli Dyrektor wyjaśnił, że komisja inwentaryzacyjna błędnie w pozycji ”sporządziła” wpisała imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, a nie osoby faktycznie sporządzającej spis. Kontrolujący otrzymał oświadczenie ww. pracownika, w którym, wskazano że arkusz spisu z natury sporządziła komisja.

- w księgach inwentarzowych – wyposażenia (szt. 92), nie wykazano stanu (podsumowania wartości z nich wynikających) na dzień 31.12.2016 r. Ww. księgi nie zawierały ponadto adnotacji o uzgodnieniu ich stanu z ewidencją księgową.

- arkusz nr 1 – zakupy dokonywane w internacie oraz wydruki z systemu Inwentarz Optivum (zestawienie sprzętu), nie zawierały podsumowanej wartości na koniec 2016 r. oraz nie posiadały adnotacji o uzgodnieniu ich stanu z ewidencją księgową na dn. 31.12.2016 r.

Ww. ewidencję prowadził Kierownik Internatu. Księgi inwentarzowe prowadzone były przez pomoc administracyjną.

- na dzień 31.12.2016 r. główny księgowy nie sporządził dokumentu/protokołu poświadczającego o przeprowadzeniu weryfikacji sald kont: 080, 014, 310, 234, 240, 245, 800, 810, 860. W wyjaśnieniach Główny księgowy wskazał, że dokonał uzgodnienia ww. kont lecz nie udokumentował tego faktu protokołem. Powyższe było niezgodne z art. 27 ust. 1 uor, według którego przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych,

- na koniec 2016 r. nie przeprowadzono inwentaryzacji (drogą spisu z natury) druków ścisłego zarachowania KP – wydawanych intendentowi/magazynierowi szkoły, co było niezgodne z § 2 pkt 3 Zarządzenia nr 3A/2016/2017 z dn. 2.12.2016 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w zakresie roku obrotowego 2016, według którego inwentaryzacją należy objąć składniki majątkowe: druki ścisłego zarachowania. Powyższe było niezgodne ponadto z pkt 2 lit. b oraz d Instrukcji Inwentaryzacyjnej ZSB, według którego celem inwentaryzacji jest m.in. rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie oraz przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątkowymi,

- na koniec roku na koncie 402-1 (budżet) wystąpiło saldo po stronie Ma w wysokości 0,01 zł. Było to niezgodne z opisem ww. konta zawartego w rozporządzeniu w sprawie rachunkowości planu kont, według którego na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Osobą odpowiedzialną za ewidencję księgozbioru był. Osobą odpowiedzialną za prawidłową realizację inwentaryzacji był Dyrektor.

Salda kont bankowych były zgodne z potwierdzeniem sald banku, w którym ZSB posiadało rachunki bankowe.

 8. Dokumentacja finansowo – księgowa

W toku kontroli analizie poddano poniżej wymienione zarządzenia, instrukcje i regulaminy:

1. Zarządzenie nr 6a/2015 Dyrektora ZSB z dn. 9 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Ww. zarządzenie obejmowało:

- Załącznik nr 1 do ww. zarządzenia – Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.

- Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

- Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz funkcjonowania kont ksiąg pomocniczych.

- Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych oraz ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych.

- Zasady działania programu Finanse DDJ Progman S.A. oraz ich instrukcje opisane w Instrukcji użytkownika., Zasady działania programu Kasa oraz ich funkcje opisane w Instrukcji użytkownika, System ochrony danych i zbiorów.

1. Załącznik do Zasad rachunkowości (obowiązujący w 2016 r.) – wykaz funkcjonujących w ZSB programów finansowo – księgowych.
2. Zakładowy plan kont z dn. 9.01.2015 r., który obejmował wykaz kont księgi głównej, wykaz ksiąg pomocniczych, opis przyjętych w jednostce zasad klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.
3. Zarządzenie nr 16/2016 z dn. 29 sierpnia 2016 r. – Regulamin Kontroli wewnętrznej oraz Zarządzenie nr 16/2015 z dn. 27 sierpnia 2015 r. – Regulamin Kontroli wewnętrznej.
4. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych.Instrukcja inwentaryzacyjna ZSB. Gospodarka kasowa. Ww. procedura nie zawierała daty wejścia w życie.
5. Zarządzenie nr 18/2010 z dn. 16.03.2010 r. w sprawiefunkcjonowania kontroli zarządczej.
6. Regulamin Kontroli Zarządczej - Zarządzenie nr 19/2010 z dn.16.03.2010 r.
7. Zasady Wykonywania w ZSB ustawy prawo zamówień publicznych.

Kontroli poddano także procedury dotyczące wynagradzania pracowników.

W Zakładowy Planie Kont ZSB funkcjonowało konto 202 – Rozrachunki z dostawcami.Było to niezgodne z planem kont dla jednostek budżetowych, stanowiącym załącznik nr 3 do Rozporządzenia w sprawie planu kont, według którego do rozrachunków z odbiorcami i dostawcami służy konto 201.

Polityka (zasady) rachunkowości, zawierała nieaktualną podstawę prawną, co było niezgodne z art. 10 ust. 2 uor, według którego kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację systemu rachunkowości.

Gospodarka kasowa oraz Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych nie zawierały daty wejścia w życie. W dokumentacji przedstawionej od kontroli brak było pisemnego potwierdzenia zapoznania się pracowników z obowiązującymi w ZSB procedurami tj.: zasadami (polityki) rachunkowości, ZPK, Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów księgowych, Zarządzenia w sprawie wykonywania w ZSB ustawy prawo zamówień publicznych.

Osobą odpowiedzialną w ZSB za aktualizację dokumentacji finansowo - księgowej był Dyrektor oraz główny księgowy.

W stosowanych w ZSB procedurach nie stwierdzono zapisów kolidujących z obowiązującymi przepisami.

 9. Inne obszary

W toku kontroli sprawdzono, czy Dyrektor wywiązał się z przekazywania informacji dotyczących:

• występowania w jednostce transakcji podejrzanych,
• kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce w 2016 r.

W 2016 r. w ZSB przeprowadzono 8 kontroli zewnętrznych.

ZSB działał w oparciu o statut przyjęty do stosowania uchwałą Rady Pedagogicznej z dnia 15.09.2010 r.

Według rozdziału I § 1 ust. 3 Statutu, organem prowadzącym ZSB jest Rada Miasta Szczecin,podczas gdy organem prowadzącym jednostki oświatowe jest Gmina Miasto Szczecin (art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dn. 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Informacje dotyczące występowania w jednostce transakcji podejrzanych przekazane zostały za I półrocze pismem z dn. 6.07.2016 r., a za II półrocze 2016 r. – pismem z dn. 10.01.2017 r.

 III. Uwagi i zalecenia

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi:

1. podejmować czynności windykacyjne w celu dochodzenia niezapłaconych należności oraz ich bieżącą aktualizację (naliczanie odsetek),
2. wykazywać w sprawozdaniach Rb-28s prawidłową wysokość zobowiązań,
3. dokonywać wydatków w ramach i wysokościach przyznanego planu finansowego, wykazywać w sprawozdaniach dane wynikające z ewidencji księgowej oraz nie pomniejszać wydatków budżetowych z wpłat własnych,
4. prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z art. 13 ust. 5, art. 23 ust. 1 oraz art. 24 ust. 1 – 4 oraz ust. 5 pkt 3 uor oraz zachowywać ciągłość w numeracji dowodów księgowych,przenosić na koniec roku salda kont zespołu „4” na konto 860,
5. dokonywać bieżącego monitoringu rozrachunków z ZUS,
6. dokonywać wydatków w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz potwierdzonych dowodem źródłowym,
7. naliczać i obciążać najemców odsetkami za nieterminowe uregulowanie należności na bieżąco, ewidencjonować naliczone odsetki oraz wprowadzić mechanizmy mające na celu terminowe egzekwowanie należności,
8. terminowo przeprowadzić skontrum zbiorów bibliotecznych oraz
9. dokonać weryfikacji zapisów zawartych w programie MOLNET+ oraz uzgodnić ich wartość z ewidencją księgową - kontem 014,
10. dokumentować wszystkie czynności wykonywane w ramach inwentaryzacji rocznej oraz oddawać inwentaryzacji wszystkie druki ścisłego zarachowania (KP),
11. ewidencjonować dowody księgowe do odpowiednich okresów sprawozdawczych,
12. sporządzać notatki służbowe dla zamówień publicznych zgodnie z Zarządzeniem 303/16 Prezydenta Miasta Szczecin,
13. każdorazowo przedkładać umowy kosztowe do akceptacji radcy prawnego UM, przekazywać nieruchomość do używania po uzyskaniu zgody Prezydenta Miasta oraz zawierać umowy najmu i użyczenia przez upoważnione osoby,
14. wskazywać na dowodach źródłowych daty zatwierdzenia sum do wypłatyoraz źródła ich finansowania (budżet),
15. ewidencjonować operacje gospodarcze przy wykorzystaniu poprawnych paragrafów (§083, §092, §4210, §4270 oraz §4300),
16. dokonywać bieżącej ewidencji wpłat gotówki do kasy ZSB,ujmować wpłaty gotówki w raportach kasowych zgodnie z datą ich realizacji, oraz ewidencjonować wpłaty dokonywane przez pracowników ZSB na koncie rozrachunkowym 201,
17. dokonywać wypłat wynagrodzeń w terminach określonych w Karcie nauczyciela oraz zgodnie z decyzjami Dyrektora,
18. dostosować Zakładowy Plan Kont do wzorca wskazanego w załączniku nr 3 do rozporządzenia w sprawie  planu kont oraz ewidencjonować rozrachunki z dostawcami na koncie 201,
19. zaktualizować statut ZSB zgodnie z art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy o systemie oświaty,
20. zweryfikować dokumenty zawarte w aktach osobowych pod kątem zakresów czynności,
21.  dokonywać poprawek na dowodach księgowych i księgach inwentarzowych w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 uor,
22. prowadzić dokumentację pracowniczą zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia akt osobowych oraz uzupełnienie akt osobowych o dokumenty dotyczące warunków pracy (angaży, dodatków),
23. aktualizację obowiązujących procedur pod kątem podstaw prawnych oraz stosowanych w jednostce praktyk.