Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2016 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin (zw. dalej WKiAW) w okresie 07.11.2016 r. - 17.11.2016 r. przeprowadził kontrolę w Radzie Osiedla Głębokie - Pilchowo w Szczecinie przy ul. Pogodnej 49 w zakresie gospodarki finansowej Rady Osiedla Głębokie - Pilchowo za 2015 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20.12.2016 r.

 I. Ocena ogólna kontrolowanej działalności

W wyniku kontroli przeprowadzonej w Radzie Osiedla Głębokie - Pilchowo (zw. dalej RO) w zakresie gospodarki finansowej za 2015 r., stwierdzono jedynie nieprawidłowości dotyczące niezgodnego z ówcześnie obowiązującymi „Procedurami i zasadami prowadzenia gospodarki finansowej rad osiedli" (zw. dalej zasadami prowadzenia gospodarki finansowej) sposobu prowadzenia w RO wstępnej ewidencji zrealizowanych wydatków.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie:

• dokumentowania zrealizowanych wydatków,
• pobierania i rozliczania zaliczek gotówkowych,
• uzgadniania prowadzonej ewidencji z Biurem Rady Miasta.

II. Oceny cząstkowe

1. Wydatki budżetowe

Plan wydatków budżetowych RO na 2015 r. wyniósł 27.163 zł (wg Uchwały Nr IV/13/15 Rady Miasta Szczecin ze zm.), tj. 2,2 % wydatków zaplanowanych dla wszystkich 37. rad osiedli w kwocie ogółem 1.254.648 zł.

Wg Uchwały Nr XX/464/16 Rady Miasta Szczecin z dnia 21 czerwca 2016 r. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2015 oraz sprawozdania finansowego Miasta Szczecin za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r., wykonanie planu wydatków RO wyniosło 26.542 zł i stanowiło 97,7 % ww. planu.

Kontrolą objęto wydatki RO na kwotę ogółem 22.850,26 zł, co stanowiło 86 % wydatków zrealizowanych w kwocie ogółem 26.542 zł. W toku kontroli sprawdzono:

• 3 dowody źródłowe dokumentujące wydatki poniesione przez RO, opłacone przelewem przez Urząd Miasta Szczecin na kwotę ogółem 4.580 zł,
• 28 dowodów źródłowych dokumentujących wydatki poniesione przez RO, rozliczone poprzez zwrot poniesionych wydatków na kwotę ogółem 7.481,14 zł,
• 1 dowód źródłowy dokumentujący wydatki poniesione przez RO na kwotę ogółem 2.595,30 zł, rozliczony z zaliczki pobranej na kwotę 2.000 zł,
• 1 rachunek wystawiony tytułem zawartej na rzecz RO umowy – zlecenia na kwotę ogółem wydatków 3.435 zł,
• 10 oświadczeń dotyczących diet wypłaconych członkom RO na kwotę ogółem 4.758,82 zł.

W toku kontroli sprawdzono ponadto, czy wydatki zakwalifikowane do poszczególnych zadań były zgodne z treścią ekonomiczną tych zadań.

W toku kontroli stwierdzono, że RO nie posiadała dokumentu potwierdzającego pobranie przez mieszkańców i członków Zarządu RO 66. biletów zakupionych na „Czarowną noc” (faktura nr 1/2015 z dnia 09.01.2015 r. na kwotę 1.980 zł)oraz 10. biletów do Filharmonii im. M. Karłowicza(faktura nr 47/FVS/15 z dnia 15.01.2015 r. na kwotę 200 zł). Dostarczony przez przewodniczącego do celów kontrolnych wykaz uczestników dotyczący jedynie spektaklu „Czarowna noc”, nie stanowił w opinii kontrolującego potwierdzenia pobrania biletów.

W 2015 r. na rzecz RO dokonano zakupów gotówkowych na kwotę ogółem 10.076,44 zł, co stanowiło 38% wydatków ogółem zrealizowanych w 2015 r. w kwocie 27.542 zł, czym wypełnione zostały zapisy pkt 12 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, wg których podstawową formą płatności za wykonane prace, usługi, bądź zakupy jest przelew z rachunku bankowego Urzędu Miejskiego, co oznacza bezgotówkową formę płatności.

Wszystkie wydatki poddane kontroli potwierdzone były dokumentami źródłowymi (faktury, rachunki, noty, listy wypłat), które ujęte zostały w ewidencji księgowej Urzędu Miasta Szczecin.

Wszystkie dokumenty źródłowe potwierdzające zakupy dokonane przez RO zawierały opis merytoryczny w postaci wskazania uchwały RO dotyczącej danego wydatku oraz były zatwierdzone przez przewodniczącego i skarbnika danej kadencji.

Wszystkie diety wypłacone zostały w oparciu o listy wypłat sporządzone przez RO, podpisane przez osobę pobierającą dietę oraz zaakceptowane do zapłaty przez przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego i skarbnika danej kadencji.

Diety naliczane były i wypłacane przewodniczącemu w kwocie 397,50 zł miesięcznie, tj. zgodnie z § 27 ust. 1 Statutu RO obowiązującego od nowej kadencji 2015 r., wg którego przewodniczącemu przysługiwała dieta miesięczna w wysokości 15% diety Przewodniczącego Rady Miasta. Ponieważ kwota bazowa określona w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 r. o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw nie uległa zmianie na 2015 r., całkowita miesięczna dieta przewodniczącego RO w 2015 r. winna wynieść 397,45 zł. W toku kontroli stwierdzono jedynie niewłaściwe zaokrąglanie kwoty do wypłaty.

W przypadku pobrania zaliczki gotówkowej, skarbnik RO wystąpił ze stosownym wnioskiem o udzielenie zaliczki, maksymalnie do kwoty wskazanej w pkt 9 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. do 2.000 zł, a rozliczenie zaliczki nastąpiło zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Szczecin „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącą Załącznik Nr 2 do zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 41/15 z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zw. dalej zasadami rachunkowości).

We wszystkich przypadkach treść ekonomiczna zrealizowanych wydatków ustalona na podstawie dowodów źródłowych poddanych kontroli była zgodna z zakresem zadań wymienionych w § 7 Statutu RO.

 2. Sprawozdawczość

Plan finansowy RO na 2015 r. po zmianach wyniósł 27.163 zł i wzrósł o 8.000 zł w stosunku do planu pierwotnego w kwocie 19.163 zł, a wykonanie wydatków zamknęło się kwotą 26.542 zł.

Kontroli poddano zgodność danych wykazanych przez RO w ”Wykonaniu planu rzeczowo – finansowego Rady Osiedla Głębokie – Pilchowo na dzień 31/12/2015” ze sprawozdaniem z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2015 oraz sprawozdaniem finansowym Miasta Szczecin za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r.

Kontrola „Wykonania planu rzeczowo – finansowego Rady Osiedla Głębokie – Pilchowo na dzień 31/12/2015” wykazała, że wykonanie wydatków za 2015 r., które wyniosło ogółem 26.542 zł było niższe w stosunku do planu po zmianach w kwocie 27.163 zł o 621 zł.

Dane wykazane w ww. wykonaniu planu rzeczowo – finansowego były zgodne ze sprawozdaniem z wykonania budżetu Miasta Szczecin za rok 2015 oraz sprawozdaniem finansowym Miasta Szczecin za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r.

 3. Ewidencja i prowadzenie dokumentacji finansowo - księgowej

W toku kontroli zweryfikowano, czy:

• RO prowadziła wstępną ewidencję dokumentów księgowych,
• ewidencja wstępna prowadzona była według zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania,
• ewidencja wstępna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych,

Kontroli poddano także sposób księgowania wydatków RO przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin.

W opinii kontrolującego, ewidencja wstępna wydatków prowadzona była niezgodnie z zapisami pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, ponieważ ewidencję w RO należało prowadzić wg zaakceptowanego planu i rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania. Na ewidencję wydatków za 2015 r. prowadzoną przez RO, dostarczoną do celów kontrolnych, składała się podpisana przez przewodniczącego 1. tabela „Wykonanie planu rzeczowo – finansowego Rady Osiedla Głębokie – Pilchowo na dzień 31/12/2015”. Wydatki poniesione w 2015 r. wykazane zostały w ww. tabeli w kwotach ogółem za 2015 r., wg zaakceptowanego planu oraz rzeczywiście poniesionych wydatków na poszczególne zadania, jednak bez wskazania kwot składowych wynikających z dowodów źródłowych (faktur i rachunków). Wg słownika języka polskiego ewidencja, to wykaz, spis, który w przypadku RO powinien zawierać narastający wykaz środków wydatkowanych w poszczególnych zadaniach wymienionych w planie rzeczowo – finansowym RO, wynikających z dowodów źródłowych. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie wstępnej ewidencji dokumentów księgowych był skarbnik RO, na podstawie zapisów pkt I.18 zasad prowadzenia gospodarki finansowej.

Rozrachunki z tytułu zaliczek pobieranych na potrzeby RO ewidencjonowane były w Urzędzie Miasta Szczecin na koncie 234-01-103. Powyższe było niezgodne z opisem do konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami, zawartym w § 31 ust. 1 „Zakładowego planu kont dla jednostki budżetowej Urząd Miasta Szczecin”, stanowiącego Załącznik Nr 7 do zasad rachunkowości, według którego konto służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia np. z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, wydatków wyłożonych za pracowników oraz z tytułu udzielonych pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a także należności od pracowników z tytułu niedoborów i szkód. Powyższy opis wskazywał na rozrachunki z pracownikami, a tymczasem radni RO nie posiadali statusu pracownika.

Wydatki dotyczące RO ewidencjonowane były w ZSI-FK Urzędu Miasta Szczecin w rozdziale 75022 i 75095 wraz z wydatkami wszystkich pozostałych 36. rad osiedli. Powyższe dotyczyło także konta rozrachunkowego 234-01-103, na którym ewidencjonowane były rozrachunki z tytułu zaliczek pobranych przez wszystkich przewodniczących rad osiedli oraz konta 240-01-100 służącego do księgowania, m.in. wypłacanych diet.

Ewidencja wydatków prowadzona przez RO była uzgadniana z BRM zgodnie z zapisami pkt I.19 zasad prowadzenia gospodarki finansowej, wg których ewidencja zrealizowanych wydatków powinna była uzgadniana z BRM w okresach półrocznych.

WKiAW wydał dla Wydziału Księgowości Urzędu Miasta Szczecin zalecenia w zakresie sposobu ewidencjonowania wydatków RO w Urzędzie Miasta Szczecin po kontroli nr Z/8/15 i P/7/16. W związku z powyższym odstępuje się od ponownego wydania zaleceń w ww. zakresie.

 III. Uwagi i zalecenia

 Prezydent Miasta zalecił przewodniczącemu RO:

1. Prowadzenie ewidencji dokumentów księgowych potwierdzających wydatki poniesione przez RO zgodnie z obowiązującymi procedurami.
2. Sporządzanie stosownej dokumentacji zawierającej potwierdzenie wydania biletów lub innych dowodów na imprezy finansowane lub współfinansowane ze środków RO.